Коммуникации в организации

1.

Менеджмент
Автор курса:
Бянкин Антон Сергеевич
Общеуниверситетский курс

2.

05
Коммуникационные процессы в управлении
Коммуникации в организации: сущность, виды, помехи, пути
улучшения коммуникаций

3.

Содержание
Основные понятия
Элементы и этапы коммуникационного процесса
Обратная связь
Виды коммуникаций
Трудности в развитии коммуникаций
Пути улучшений системы коммуникаций
Тренировочное задание
© А.С. Бянкин, 2021

4.

Основные понятия
Что такое коммуникационный процесс?
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или
более людьми.
Какова основная цель коммуникационного процесса?
Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся
предметом обмена, то есть сообщений.
© А.С. Бянкин, 2021

5.

Элементы и этапы коммуникационного процесса
Отправитель
- лицо,
генерирующее идеи
или собирающее
информацию и
передающее ее.
Сообщение
- собственно
информация,
закодированная с
помощью символов.
Канал
- средство
передачи
сообщения.
Получатель
– лицо, которому
предназначена
информация и
которое
интерпретирует ее.
© А.С. Бянкин, 2021

6.

Элементы и этапы коммуникационного процесса
При обмене информацией
отправитель и получатель проходят
несколько взаимосвязанных этапов.
Их задача – составить сообщение и
использовать канал для его передачи
таким образом, чтобы обе стороны
поняли и разделили исходную идею.
© А.С. Бянкин, 2021

7.

Элементы и этапы коммуникационного процесса
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, использую
слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение.
3. Передача сообщения.
4. Декодирование.
– перевод символов отправителя в мысли
получателя.
© А.С. Бянкин, 2021

8.

Обратная связь
Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы
процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному
отправителю.
© А.С. Бянкин, 2021

9.

Обратная связь
Обратная связь может способствовать значительному
эффективности обмена управленческой информацией.
повышению
Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более
точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией,
позволяя обеим сторонам устранять помехи.
© А.С. Бянкин, 2021

10.

Виды коммуникаций: во внешней среде
Потребители
Реклама,
программы
продвижения, PR –
мероприятия
Анкетирование,
опросы, изучение
мнений
Организация
Заявки на
поставку
ресурсов
Поставщики
Прайс-листы,
реклама
Запросы
Деловые партнеры,
финансовые
учреждения и т.д.
Коммуникационное
взаимодействие в
рамках решаемых
вопросов
Отчеты
Государство
(надзорные,
налоговые
органы)
© А.С. Бянкин, 2021

11.

Виды коммуникаций: во внутренней среде
Межуровневые коммуникации
Коммуникации между
различными отделами, или
горизонтальные коммуникации
Коммуникации
«руководитель-подчиненный»
Коммуникации между руководителем
и рабочей группой
Неформальные коммуникации
© А.С. Бянкин, 2021

12.

Виды коммуникаций
Межуровневые
Перемещение информации в
рамках вертикальной
коммуникации.
Могут происходить по нисходящей
(сообщения подчиненным
уровням о принятом решении), по
восходящей (отчеты,
предложения, объяснительные
записки).
© А.С. Бянкин, 2021

13.

Виды коммуникаций
Горизонтальные
Организация состоит из большого
множества подразделений, поэтому
обмен информацией между ними
нужен для координации задач и
действий. Руководство должно
добиваться, чтобы подразделения
работали совместно.
© А.С. Бянкин, 2021

14.

Виды коммуникаций
Руководитель- подчиненный
Связаны с прояснением задач,
приоритетов и ожидаемых результатов;
обеспечением вовлеченности отдела в
решение задач;
обсуждением проблем эффективности
работы;
оповещением о грядущем изменении;
получение сведений об идеях,
усовершенствованиях и предложениях
подчиненных/рабочих групп.
© А.С. Бянкин, 2021

15.

Виды коммуникаций
Неформальные
Канал распространения слухов.
Так как по каналам слухов
информация передается много
быстрее, чем по каналам
формального сообщения,
руководители пользуются им для
запланированной утечки и
распространения определенной
информации типа «между нами».
© А.С. Бянкин, 2021

16.

Трудности в развитии коммуникаций
Причина
Сущность
Непреднамеренное
искажение
Может происходить в силу затруднений в межличностных контактах.
Сознательное
искажение
Отправитель-управляющий не согласен с сообщением, модифицирует
его так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.
Фильтрация
Для ускорения движения информации или придания сообщения
большей ясности различные сведения приходится суммировать и
упрощать
Несовпадение
статусов
Руководители высшего звена обладают более высоким статусом,
поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно
воспринимаемой информацией.
Страх перед
наказанием
Изменения смысла с целью избегания наказания.
© А.С. Бянкин, 2021

17.

Трудности в развитии коммуникаций
Информационные перегрузки
Менеджер поглощенный переработкой
поступающей информации и
необходимостью поддерживать
информационный обмен, не в
состоянии реагировать на всю
информации, он вынужден отсеивать
менее важную информацию и
оставлять только ту, которая кажется
ему достаточно важной.
© А.С. Бянкин, 2021

18.

Трудности в развитии коммуникаций
Неудовлетворительная
структура организации
В организации с
многочисленными уровнями
управления растет вероятность
информационных искажений,
поскольку каждый
последующий уровень
управления может
корректировать и
отфильтровывать сообщения.
© А.С. Бянкин, 2021

19.

Пути улучшения системы коммуникаций
1. Управленческое регулирование
Менеджеры на всех уровнях организации должны:
иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а
также своих начальников, коллег и подчиненных.
уметь оценивать качественную и количественную стороны своих
информационных потребностей, стараться определить, что такое «слишком
много» и «слишком мало» в информационных обменах.
практиковать встречи с подчиненными (обсуждение и прояснение новых
планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчеты по
результатам контроля).
© А.С. Бянкин, 2021

20.

Пути улучшения системы коммуникаций
2. Система обратной связи
составляют часть системы контрольноуправленческой
информационной
системы в организации (перемещение
людей из одного подразделения
организации в другое с целью
обсуждения определенных вопросов,
опрос работников).
© А.С. Бянкин, 2021

21.

Пути улучшения системы коммуникаций
3. Системы сбора предложений
- разработаны с целью облегчения поступления информации наверх.
Все работники получают возможность
генерировать идеи, касающиеся
совершенствования любого аспекта
деятельности организации.
Цель систем – снижение тенденции
фильтрации или игнорирования идей на
пути снизу-вверх.
© А.С. Бянкин, 2021

22.

Пути улучшения системы коммуникаций
4. Информационные сообщения
Крупные организации, как правила издают ежемесячные бюллетени, которые
содержат информацию для всех работников.
В подобные публикации могут
входить статьи с обзором
предложений по поводу управления,
на тему охраны здоровья работников,
нового контракта, нового вида
продукции, ответы руководства на
вопросы сотрудников.
Также часто используются
видеозаписи.
© А.С. Бянкин, 2021

23.

Пути улучшения системы коммуникаций
5. Современные информационные технологии
Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать
совершенствованию обмена информацией в организациях.
Электронная почта дает возможность
направлять
письменные
сообщения
любому человеку в организации, вне ее,
что должно уменьшить неиссякаемый
поток телефонных переговоров.
Видеоконференции способствуют людям
обсуждать всевозможные проблемы, глядя
друг другу в лицо.
© А.С. Бянкин, 2021

24.

Тренировочное задание
Проанализируйте приведенные ниже утверждения и укажите, какие из них
верны, а какие нет.
1. Коммуникации – важнейшая составная часть деятельности менеджеров.
2. Успех коммуникации зависит от того, насколько внимательно собеседники слушают друг друга.
3. Наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним.
4. Наличие обратной связи не влияет на эффективность коммуникационного процесса.
5. В формальной группе не могут возникнуть неформальные коммуникации.
6. Чтобы сократить время коммуникации, следует перебить собеседника и прямо сказать ему о
дефиците своего времени.
7. Если руководителя захлестывают эмоции, то он может неправильно понять собеседника.
© А.С. Бянкин, 2021

25.

Утверждение верное!
© А.С. Бянкин, 2021

26.

Утверждение не верное!!!
© А.С. Бянкин, 2021