Коммуникации в организации. Занятие 5

1.

Коммуникации в
организации
(занятие 5)
Подготовила: Вандышева В.В.,
ст. преподаватель кафедры ФОиЖ

2. План занятия

1. Понятие организационных коммуникаций.
2. Основные элементы, типы, формы и
направления коммуникаций.
3. Роль организационных коммуникаций .
4. Коммуникационные барьеры и пути их
преодоления.

3. Классификация коммуникаций

Организационные коммуникации:
внешние (коммуникации организации с внешней
средой),
внутренние (между подразделениями и уровнями
управления),
Межличностные коммуникации:
формальные,
неформальные.

4. Понятие, функции и значимость организационных коммуникаций

Коммуникация в организации– процесс обмена информацией внутри
организации и с внешней средой
Организационные коммуникации – система и процесс передачи информации сотрудникам
внутри организации и институтам за пределами организации, обеспечивающие координацию
деятельности по горизонтали и вертикали управления.
Значение коммуникаций:
Хорошо отлаженная система коммуникаций необходима для эффективного
управления.
Подсчитано, что руководители большую часть своего времени тратят на
коммуникации, поскольку именно они обеспечивают реализацию основных
функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля.
Организационные коммуникации включают систему правил, норм отношений между
людьми в рамках организации, связанную с выполнением ими закрепленных
функций, а также систему документооборота.
Функции организационных коммуникаций:
Информативная (передача сведений, необходимых для принятий управленческих
решений)
Мотивационная (побуждение работников к исполнению и улучшению работы с
помощью различных методов управления поведением – убеждения, внушения,
просьбы, приказа и т.д.)
Контрольная – корректировка деятельности работников на основе иерархии и
формальной подчиненности
Экспрессивная – выражение переживаний и эмоций, отношения к происходящему

5. Понятие бизнес коммуникации

Организационные коммуникации
(communication) –
информационные взаимодействия, в
которые люди вступают при
выполнении своих функций и
обязанностей в организации.

6. Смысл бизнес-коммуникации

Основной принцип организации коммуникации:
Передавая сообщение, дайте возможность:
Услышать
Понять
Сделать

7. Потребности в информации в организации

Организационная потребность обеспечение сотрудников информацией об организации (ее
потребностях, проблемах, целях и задачах, изменениях и пр.),
необходимой для понимания ими направления стратегического
развития организации и своего места в организации.
Потребность рабочего места (должности) –
обеспечение сотрудника информацией, необходимой для
нормального выполнения им своих обязанностей.
Субъективная (персональная) потребность–
необходимость информации для комфортности пребывания
сотрудника в организации, для снижения неопределенности, для
придания смысла индивидуальному существованию в
организации.

8. Коммуникационная структура и связи в организации.

Коммуникационная структура
(совокупность каналов или связей
передачи информации);
Вертикальные связи (строятся по линии
руководства от начальника к
подчиненным).
Горизонтальные связи ( между равными
по уровням иерархии субъектами в
организации).
Диагональные связи ( между
работниками разных уровней, не
связанными линейно ).

9. Виды коммуникаций внутри организации:

Межуровневые коммуникации.
Могут происходить по нисходящей
(сообщение подчиненным уровням
о принятом управленческом
решении) и восходящей (отчеты,
предложения, объяснительные
записки).
Горизонтальные коммуникации.
Обмен информацией между
подразделениями для координации
задач и действий для того , чтобы
подразделения работали
совместно, продвигая организацию
в нужном направлении.

10. Виды коммуникаций внутри организации:

Коммуникации «руководитель – подчиненный».
Связаны с обеспечением вовлеченности
сотрудников в решение задач, обсуждение
проблем , получением сведений об идеях,
предложениях подчиненных.
Коммуникации между руководителем и рабочей
группой. Позволяют руководителю повысить
эффективность действий группы.
Неформальные коммуникации. Распространение
слухов, которые передается намного быстрее, чем
по каналам формального сообщения.

11. ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Непосредственная (в прямом общении людей) и
Опосредованная (с использованием посредников:
телефон, электронная почта, письмо и пр.)
Формальная (связанная с формальным статусом
человека) и
Неформальная (связанная с неформальным, личным
статусом человека)
Восходящие и
Нисходящие
Односторонняя
Двусторонняя

12. Нисходящие коммуникации

Постановка конкретных задач по выполнению
работы
Обеспечение информацией о принятых
процедурах и правилах
Обеспечение информацией о смысле
исполняемой работы
Информирование подчиненных об оценке их
работы
Идеологическая информация для облегчения
восприятия целей

13. Восходящие коммуникации

Отчет по конкретным задачам по выполнению
работы
Запрос на консультацию
Запрос на обратную связь по оценке работы
Участие в принятии решений
Процедура "обжалования"

14. Односторонняя коммуникация

Описывает коммуникацию как линейный
процесс, без обратной связи.
Эффективна при постановке простых,
ясных, однозначно понимаемых задач.
При постановке сложных и неоднозначно
понимаемых задач снижает эффективность
коммуникации.
Характерна для иерархических, линейнофункциональных организаций.

15. Двухсторонняя коммуникация

Описывает коммуникацию как серию
сообщений, посылаемых в реальном
времени.
Линейная коммуникация с обратной связью.
Эффективна при постановке задач
нерутинных, сложных, неоднозначно
понимаемых.
Более характерна для дивизиональных и
матричных структур.

16. Транзактная коммуникация

Делает акцент на важности личных взаимоотношений
для коммуникации.
Существенно значение культурного контекста.
Показывает, что оба партнера по общению
одновременно включены в коммуникацию в рамках
одного контекста (каждый влияет на каждого).
Характерна для проектных структур с выработанной
командной культурой.
Иногда стихийно существует на начальном
(предпринимательском) этапе развития организации.

17. Обратная связь в организации

Обратная связь - это процесс, посредством которого
одно лицо передает свои представления или
ощущения относительно поведения другого лица.
В бизнесе, обратная связь – это обмен мнениями и
наблюдениями о процессе работы.
Цель - достигнуть поставленной задачи, усиливая или
изменяя линию поведения.
Предоставление обратной связи – важный
профессиональный навык менеджера, который
может быть развит на основе использования
следующих ориентиров:

18. Принципы предоставления обратной связи.

Сосредоточьтесь на улучшении - не используйте обратную связь
только для критики.
Взвесьте нужды других. Необходимости обратной связи основывается
на потребности в помощи при собственном росте и росте других.
Стремитесь лишь описывать, а не трактовать. Открытое поведение
чрезвычайно объективно и очевидно. Когда мы приписываем
поведению другого определенный мотив, мы трактуем намерения
этого человека, что является нашим субъективным мнением.
Учитывайте детали. Чтобы быть конструктивной, обратная связь должна
быть конкретной. Говорите о действиях, а не о личности.
Концентрируйтесь на поведении, которое может быть изменено.
Эффективная обратная связь всегда нацелена на поведение, которое
можно относительно легко изменить.
Осуществляйте обратную связь непосредственно после поступка,
пока событие еще свежо в памяти обоих людей. Таким образом,
обратная связь служит «зеркалом поведения» человека.

19.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА
1 – Необходимость данной информации;
2 – Достаточность (оптимальность объема);
3 – Своевременность;
4 – Адекватность кодирования информации;
5 – Доступность (возможность своевременно получить
необходимую информацию).

20.

Критерии эффективности
коммуникаций
Надежность
Скорость
Помехоустойчивость
Подчиненность элементов в цепи
Характер связи элементов
Жизнеспособность
Оперативность
Чувствительность
Гибкость
Централизованность
Целостность

21. Коммуникационные роли в организации

Сторож
Связной
Лидер мнения
Космополит

22. Сторож

Работник, занимающий такое место
в структуре, которое позволяет ему
регулировать потоки сообщений,
идущие по данному каналу
Предотвращение информационных
перегрузок
Проведение “нужной” руководству
политики

23. Связной

Лицо, связывающее две или
более группы в системе
Координация действий
Передача информации
между членами
организации

24. Лидер мнения

Лицо, способное оказывать достаточно заметное
влияние на установки или поведение других членов
группы
Влияние на принятие решений
Обеспечение контактов с отдельными частями
внешней среды

25. Космополит

Лицо, имеющее более
сильные и разнообразные
связи вне организации, чем
остальные ее члены
Налаживание связей с
внешней средой и
получение нужной
информации

26. Информационные культуры (Дональд А. Маршанд)

Сегодня в организациях и компаниях можно встретить
четыре разновидности информационной культуры:
Функциональная культура
Культура взаимодействия
Культура исследования
Культура открытости
Каждая информационная культура влияет на
информационное поведение (способ использования
информации).
Информационная культура отражает приоритеты руководителей
компании в использовании информации для достижения успеха или
предотвращения провалов.

27. Функциональная культура

Руководители, менеджеры высшего звена используют
информацию, чтобы управлять подчиненными или
влиять на них.
Присуща жестко структуированным компаниям, где
информация служит, прежде всего, для управления и
контроля.
Характерным для этой культуры информационным
поведением является контроль.

28. Культура взаимодействия

Менеджеры и специалисты доверяют друг другу и
делятся информацией (в т.ч. о наличии проблем и
неудач).
Могут обмениваться информацией, важной для
совершенствования процессов и роста
эффективности.
Прямой обмен информацией о возможных срывах и
провалах необходим для устранения проблем и
адаптации к изменениям

29. Культура исследования

Руководители и сотрудники ищут информацию, чтобы
лучше понимать будущее.
Руководители и сотрудники стремятся к пониманию
будущих тенденций и нахождению лучшего способа
отразить возможную угрозу.
Господствующим информационным поведением
является предвидение.

30. Культура открытости

Менеджеры и служащие открыты для нового
понимания природы кризисов и радикальных
перемен, и ищут способы прорыва к более высокой
конкурентоспособности.
Компании сознательно отбрасывают старые подходы к
бизнесу, чтобы освободиться для поиска новых
перспектив и идей, обещающих создание новых
продуктов и услуг, которые могли бы изменить условия
конкуренции поверх рынков и отраслей.
Немало компаний обладают анклавами культуры
открытости, где:
собирают и обрабатывают информацию,
разрабатывают новые продукты и сценарии развития
бизнеса,
добиваются партнерских отношений с потребителями
и поставщиками.

31. Корпоративная коммуникация

Примеры из практики

32. Проблемы: как вы думаете?

Нужны ли принудительные меры для
активизации коммуникаций между
сотрудниками организации?
Что делать, если сотрудники не хотят
делиться информацией, знаниями?

33. Способы повышения эффективности коммуникаций в организации

Регулярный двусторонний обмен
информацией в организации:
Внутренняя почта
Внутриорганизационная газета
Видеоконференции
Обучение сотрудников деловой
коммуникации

34. Роль организационных коммуникаций в различных концепциях

Параметры
сравнения
Школа
научного
управления
Школа
человеческих
отношений
Школа
социальных
систем
Значимость
коммуникаций
Невелика, основной
акцент на
вертикальной
коммуникации, от
руководителя к
подчиненным
Основное внимание к
взаимодействию
работников на одном
организационном
уровне
Коммуникации –
связующий
элемент всех
частей
организации
Цели
коммуникации
Передача и
контроль за
выполнением
приказов
Удовлетворение
потребностей
работников, их
вовлечение в
процесс принятия
решений
Координация и
контроль.
Адаптация к
изменениям внешней
среды. Помощь в
принятии решений.
Направление
коммуникационных
потоков
Вертикальные:
сверху вниз
Горизонтальные и
вертикальные
сверху - вниз
Горизонтальные
Вертикальные
сверху – вниз и
снизу вверх. Связь
с внешней средой
Виды каналов
коммуникации
Письменные
формальные
Формальные и
неформальные
Формальные,
Неформальные,
С внешней средой

35.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ
1. Неоптимальная структура организации,
ограничивающая возможности обмена
информацией.
2. Плохая организация коммуникативных сетей.
3. Неадекватный выбор канала (средства) передачи
информации.
4. Большое число управленческих уровней,
обусловливающих потерю информации.
5. Неоптимальный объем информации.

36.

СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ
преграды
1. Различия в профессиональном опыте.
2. Различия в должностном статусе.
3. Различия в социальных установках.
5. Стиль работы руководителя.
6. Фильтрация информации.
7. Преждевременная оценка информации.
8. Превалирование эмоционального восприятия над
рациональным.
9. Различная мотивация.
10. Отношение к источнику информации (каналу, средству).
11. Эмоциональное состояние.
12. Психологическая готовность к принятию информации.

37. Пути преодоления барьеров?

38. Самостоятельная работа Ваши предложения преодоления барьеров организационной коммуникации (3-4 предложения письменно)

39. Решение проблем структурных коммуникаций

Регулирование информационных потоков, путем создания банка
информационных данных, отслеживания и сортировки информации,
отслеживания мест информационных перегрузок
Контроль за процессами обмена информацией, информационными
каналами
Организации системы сбора информации от подчиненных к
руководству без системы фильтров. «Ящики для предложений»
Создание дополнительных каналов для исключения искажения
информации, путем повторения распоряжений и приказов в
специальных бюллетенях, информационных листках, доски объявлений
и т.д.
Использование современной системы информационных технологий:
эл. почта, Интернет (локальные сети) и т.д.
Планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей
деятельности организации. Создание коммуникационных сете
сотрудников, функционально связанных в процессе работы
Предотвращение возникновения барьеров между различными
подразделениями и должностными статусами (профилактика)

40. Источники

1. Асташина, О.В. Коммуникативные стратегии в организации / О.В.
Асташина // Вестник науки и образования Северо-Запада России. - 2015. - №
4. - С. 151 - 156.
2. Данилова А.С. Развитие корпоративной культуры посредством
эффективных коммуникаций организации / А.С. Данилова, О.М. Федорова,
С.В. Здрестова-Захаренкова // Вестник Северо-Кавказского федерального
университета. - 2016. - № 2. - С. 42 - 47.
3. Деловые коммуникации / Под ред. В.П. Ратникова. - М.: Юрайт, 2017. - 528 с.
4. Лисс, Э.М. Деловые коммуникации / Э.М. Лисс, А.С. Ковальчук. - М.:
Дашков и Ко, 2018. - 342 с.
5. Шарков, Ф.И. Социальные технологии управления коммуникациями в
профессиональной деятельности / Ф.И. Шарков, А.М. Горохов //
Коммуникология: электронный научный журнал. - 2016. - № 1. - С. 61 - 67.

41. Подготовиться к контрольной работе (текущий контроль).

1.
Повторить материалы
занятий 1-5.