Организация службы делопроизводства (лекция 3)

1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
СТРУКТУРНЫЕ ЧАСТИ
СЛУЖБЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ОРГАНИЗАЦИЯХ
РАЗЛИЧНЫХ УРОВНЕЙ
УПРАВЛЕНИЯ.

2.

ПЛАН:
1.
Организационная структура службы
делопроизводства.
2.
Организационные формы работы с документами
3.
Цель, задачи и функции службы ДОУ.
4.
Должностной и численный состав службы ДОУ.
5.
Нормативная регламентация работы
делопроизводственной службы

3.

1. Организационная структура службы
делопроизводства
Создание службы
делопроизводства
структура, функции,
задачи службы ДОУ
Организационная
форма
делопроизводства
Квалификационные
требования
Должностной и
численный состав

4.

1. Организационная структура службы
делопроизводства
КАТЕГОРИИ ПРЕДПРИЯТИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ В СИСТЕМЕ ДОУ:
I. С объемом документооборота более 100 тыс. документов
в год (крупные предприятия);
II. С объемом документооборота более от 25 до 100 тыс.
документов в год;
III. От 10 до 25 тыс. документов в год;
IV. До 10 тыс. документов в год.

5.

2. Организационная структура службы
делопроизводства
Объем
документооборота, тыс. Организационные формы службы ДОУ
документов в год
Менее 10
Обычно один-два секретаря руководителя организации
От 10 до 25
Служба организационно оформляется; требуется группа
работников с выделением ответственных за отдельные участки
работы (специализация сотрудников)
От 25 до 50
Создается подразделение, включающее несколько участков
работы
От 50 до 100
Более развитая структура, в рамках которой организационно
оформлены все основные участки работы; в качестве
самостоятельного участка выделяется корпоративное
регулирование и совершенствование ДОУ, в т. ч. на основе
автоматизации
Свыше 100
Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая
от специфики работы организации и её структуры
и использования автоматизированных систем

6.

1. Организационная структура службы
делопроизводства
Типовые организационные
структуры службы
делопроизводства
Управление делами
(в федеральных органах
исполнительной власти )
Канцелярия
(в (не)гос. науч.-исслед.
учреждениях, ВУЗах)
Общий отдел
(в ОМС)
Секретарь
(в небольших
организациях)

7.

8.

9.

10.

2. Организационные формы работы с
документами

11.

2. Организационные формы работы с
документами

12.

2. Организационные формы работы с
документами

13.

3. Цель, задачи и функции службы ДОУ

14.

3. Цель, задачи и функции службы ДОУ

15.

4. Должностной и численный состав службы ДОУ

16.

4. Должностной и численный состав службы ДОУ
Методика
расчета
численности
работников
службы ДОУ (построена
на
учете
объема
документооборота,
общей численности работников
организации и постоянного коэффициента среднего
уровня производительности труда работников
службы ДОУ):
где:
– количественный состав службы ДОУ;
—
постоянный коэффициент среднего уровня
производительности труда;
— объем документооборота в год;
— численность работников аппарата управления

17.

5.Нормативная регламентация работы
делопроизводственной службы
Служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативнометодическими документами по вопросам делопроизводства и архивного
дела, приказами и распоряжениями руководства, положением о службе,
инструкцией
по
делопроизводству
организации,
должностными
инструкциями ее работников.
• Положение о службе ДОУ
• Инструкция по документированию
управленческой деятельности
• Должностная инструкция
• Табель форм документов