Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства

1. Понятие документооборота Формы организации делопроизводства

2.

Движение документов в
организации с момента их
создания или получения до
завершения исполнения или
отправления называется
документооборотом.

3.

4. Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

1.
2.
3.
4.
прохождение документов в организации должно
быть оперативным;
движение документов в организации должно
быть прямоточным, то есть желательно, чтобы
документ не проходил одну и ту же инстанцию
дважды;
движение документов должно быть
целесообразным, документ должен проходить
только через те пункты, которые необходимы;
процесс обработки основных видов документов
должен быть максимально единообразным.

5.

6.

Общее количество документов за год
составляет объем документооборота
организации.
Копии документов учитывают отдельно.
Объем документооборота выражается
дробью, где в числителе отражено
количество основных документов, а в
знаменателе — число экземпляров их
копий.

7.

Документооборот каждой организации
анализируется службой документационного
обеспечения управления.
Результаты такого анализа необходимы для расчета:
необходимой численности
делопроизводственного персонала;
загрузки подразделений и отдельных
исполнителей работы с документами;
эффективности применения средств механизации
и автоматизации делопроизводства.

8. Централизованная форма делопроизводства предполагает:

• что все виды работ с документами проводятся в
одном месте (в канцелярии, в службе
документационного обеспечения управления, у
секретаря);
эта форма наиболее эффективна в организациях с
небольшим документооборотом, так как она
позволяет максимально автоматизировать и
механизировать трудоемкие операции по
обработке документов, контролировать весь
делопроизводственный процесс и создавать
единую справочно-информационную систему по
документам.

9. Децентрализованная форма делопроизводства

применяется в организациях, имеющих
территориально разобщенные структурные
подразделения, с большим
документооборотом.
Эта форма предполагает, что в каждом
структурном подразделении есть своя
служба ДОУ или один работник, который
самостоятельно выполняет все виды работ
с документами.

10. Смешанная форма делопроизводства

В крупных организациях с большим объемом
документооборота чаще всего применяется
смешанная форма делопроизводства, при
которой одна часть делопроизводственных
операций осуществляется централизованно
(например, прием и первоначальная обработка
документов, их регистрация), а другая
(например, текущее хранение и подготовка к
сдаче дел в архив) проводится в структурных
подразделениях.

11. Основные этапы документооборота

В технологической цепочке обработки документов
можно выделить этапы:
прием и первичная обработка поступающих
документов;
предварительное рассмотрение и распределение
документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
исполнение документов;

12.

контроль исполнения;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с
номенклатурой;
хранение и использование документов в
текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.

13. Все документы организации делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат
исходную, первичную информацию для
выполнения управленческих действий. Это
документы вышестоящих органов управления
(постановления, решения, приказы,
инструктивные письма и т. д.) и документы
подведомственных организаций (письма, акты,
решения и т. д.); предложения, заявления и
жалобы граждан и др.

14.

Исходящие (отправляемые) документы
(письма, распорядительные документы,
заключения, отчеты и т. д.) несут
информацию, выработанную при
функционировании органа управления, в
целях ее передачи вышестоящим,
подведомственным, общественным и
другим организациям и отдельным
гражданам.

15.

Внутренние (не выходящие за пределы
организации) документы (акты, докладные
и объяснительные записки,
распорядительные документы и т. д.),
обеспечивающие решение задач в
пределах данного органа управления без
направления информации за его пределы.

16.

Для каждого из документопотоков в
организации разрабатывают маршрут
прохождения и составляют схему работы.
Разработка таких маршрутов базируется на
типовой технологии организации
документооборота, приведенной в
Государственной системе
документационного обеспечения
управления (ГСДОУ).

17. Прием и первичная обработка входящих документов

В организациях прием и первичную обработку
документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ —
экспедиция (при значительном
объеме документооборота);
сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;
секретарь руководителя (при небольшом объеме
документооборота).
Документы могут быть получены по почте,
доставлены курьером, переданы по электронной
почте, факсу, телетайпу и т. д.

18.

При обработке поступающей корреспонденции
проверяется правильность доставки
корреспонденции и цельность упаковки
(конверта, бандероли).
Ошибочно доставленная корреспонденция
возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции на
вскрываемую и невскрываемую.
Вскрывается почти вся корреспонденция.

19. Не вскрываются:

конверты с надписью «Лично»;
документы, адресованные общественным
организациям;
упаковки, содержащие документы на
машинных носителях.
На невскрываемых документах отметка о
поступлении делается на упаковке, далее
они поступают на сортировку.

20. Определяется необходимость сохранения упаковки

Конверты сохраняют в случаях, если:
получена доплатная корреспонденция;
адрес отправителя написан только на
конверте;
дату отправки и получения документа
можно установить только по почтовому
штемпелю на конверте.

21.

Проверяется комплектность каждой упаковки,
то есть наличие всех страниц документа и всех
приложений.
В случае обнаружения каких-либо недостатков
на самом документе и в регистрационной форме
об этом делается отметка, ставится в известность
отправитель письма, затем составляется акт.
На сортировку документ передается вместе с
этим актом.

22.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о
поступлении документа в организацию».
Реквизит проставляется от руки или с помощью
специального штампа. Эта отметка состоит из
даты поступления и входящего
регистрационного номера документа. Иногда
добавляют сокращенное название организацииполучателя.
Отметка о поступлении документа проставляется
в правом нижнем углу первого листа документа.
Она подтверждает факт и время поступления
документа в организацию.

23.

На телеграммах и документах с отметками
о срочном вручении рекомендуется
проставлять также часы и минуты
поступления.

24.

Правила приема, обработки и распределения
документов, поступивших в организацию в
электронном виде, виды документов, которые
можно передавать по каналам электрической
связи, и необходимость доотправки адресату
оригинала документа закрепляются в инструкции
по делопроизводству организации.
Входящие и исходящие электронные документы,
как и все остальные, должны пройти этапы
приема, регистрации, доставки исполнителям,
составления проекта, отправки документа
адресату и др.

25. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи Типовая инструкция предлагает

объем передаваемого документа (текста, схемы,
графического изображения), выполненного на
бумаге формата А4 черным цветом, не должен
превышать пять листов;
документ для передачи по каналу факсимильной
связи сдается с заявкой установленного образца,
подписанной руководителем подразделения.
Заявки хранятся в течение одного года;

26.

ответственность за содержание передаваемой
информации возлагается на исполнителя,
подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках
отправляются при наличии перевода,
заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с
пометкой «Для служебного пользования»;

27.

подлежащий передаче документ регистрируется.
Подлинники документов после передачи возвращаются
исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются
адресатам под расписку в день их приема, срочные —
немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник
документа направляется в соответствующее
подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.

28.

Затем производится предварительное
рассмотрение и распределение
документов.
На этапе предварительного рассмотрения
документов сотрудник службы ДОУ или
секретарь распределяет корреспонденцию
между руководством организации и
структурными подразделениями.

29. При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов:

1. Документы, поступающие на рассмотрение
руководства (директора и заместителей). В эту
группу документы попадают по степени
важности, по авторству, по виду, по срочности и
т. д.
На поступивших к нему документах
должностное лицо пишет резолюцию (реквизит
17). В резолюции указывают:
исполнителя;
содержание поручения;
срок исполнения.

30.

Если при предварительном рассмотрении документа
устанавливают, что для принятия решения необходимо
подобрать дополнительный материал, то такой материал
подбирают и передают руководителю вместе с основным
документом.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то
документ передается первому в списке, который
считается ответственным исполнителем.
Если в резолюции не указан срок исполнения, то
принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10
«Перечень типовых сроков исполнения документов»).
Например, срок исполнения служебного письма — 10
дней.

31.

После резолюции руководства документы
возвращаются в службу ДОУ, где в
соответствии с резолюцией
разрабатывается их дальнейший
маршрут. Резолюция переносится в
регистрационную форму.

32.

2. Документы, направляемые в структурные
подразделения и не требующие
резолюции руководства.
Не передают на просмотр руководителю
организации документы, не требующие принятия
решения на уровне руководителя.
Это документы, адресованные в структурные
подразделения, конкретным исполнителям в
соответствии с их функциями и компетенцией.

33.

3. Документы, не требующие регистрации: для
них сразу разрабатывается маршрут.
Большинство документов подлежит
обязательной регистрации. Это документы,
требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях, а также предложения,
заявления, жалобы и обращения граждан.
Не регистрируют поздравительные письма и
телеграммы, рекламные проспекты,
информационные сводки, присылаемые в
копиях для сведения

34.

В инструкции по делопроизводству
организации должен быть перечень
документов, не подлежащих регистрации
службой документационного обеспечения,
с указанием места их регистрации.
Основой для создания такого перечня
может быть примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации.

35. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления:

Письма, присланные в копии для сведения.
Телеграммы и письма о разрешении командировок и
отпусков.
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Сводки и информации, присланные для сведения.
Учебные планы, программы.
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций и т. п.
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов.

36.

Поздравительные письма и пригласительные
билеты.
Бухгалтерские документы.
Печатные издания (книги, журналы,
бюллетени).
Научные отчеты по темам.
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
Формы статистической отчетности.

37.

Документы, перечисленные в пп. 4,6,11-15,
подлежат специальному учету в
соответствующих службах учреждения
(бухгалтерии, отделе снабжения, отделе
кадров, библиотеке, отделе научнотехнической информации).

38.

4. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы
и ходатайства граждан).
Обращения граждан следует рассматривать как важное
средство осуществления и охраны прав личности.
Обращения граждан выражаются как в письменной, так и
в устной форме. В обращениях могут быть поставлены
вопросы, касающиеся прав и законных интересов как
автора обращения, так и других граждан или интересов
всего общества.
Обращения граждан должны подаваться в те органы,
учреждения и тем должностным лицам, от которых
зависит разрешение данного вопроса.

39.

Документы, решение которых не входит в
компетенцию данной организации:
Они возвращаются отправителю или передаются по
назначению.
Такое предварительное распределение
документов сокращает время, необходимое для
решения вопроса.
До отправки по маршруту документы должны
быть зарегистрированы.
5.

40. Регистрация документов

Регистрация документов — запись учетных
данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления
или получения. Регистрация преследует три
цели:
учет документов, то есть создание банка данных
о документах организации;
контроль над их исполнением;
поиск документов.
Документы регистрируются независимо от
способа их доставки, передачи или создания.

41.

По регистрационным данным можно получить
сведения о времени поступления или отправки
документов, об их содержании и
местонахождении.
Процедура регистрации состоит из двух этапов:
проставление отметки на документе;
заполнение регистрационной формы,
установленной в организации (журнал,
карточка, электронная карточка).
Регистрация должна быть однократной!

42.

При регистрации документы делятся на
несколько групп, каждая из которых
регистрируется отдельно:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы.

43.

Из документа в регистрационную форму, как правило,
выписываются следующие сведения:
дата получения и входящий индекс (номер);
дата и индекс документа, присвоенный ему
организацией-автором;
автор (корреспондент), то есть чей это документ;
заголовок (о чем документ);
резолюция (срок исполнения, исполнитель);
ход исполнения (отметки о контроле);
номер дела, куда подшит документ после исполнения.

44.

Индексация документов — присвоение
документам регистрационных номеров
(порядковых номеров и условных обозначений)
при регистрации.
При регистрации каждой группы документов
должны применяться единые унифицированные
способы присвоения номеров (индексов).
Порядковые регистрационные номера
присваиваются документам в пределах каждой
регистрационной группы.

45.

Внутренние документы регистрируются
отдельно по видам (наименованиям) документов:
приказы по основной деятельности отдельно от
приказов по личному составу, протоколов и др.
Индексами распорядительных документов,
протоколов, актов являются порядковые номера,
которые присваиваются документам в пределах
каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с
первого января и заканчивая нумерацией 31
декабря каждого года.

46.

Входящим и исходящим документам
присваиваются номера, состоящие из следующих
элементов:
условное обозначение структурного
подразделения, указывающее место исполнения
или составления документа (индекс отдела);
номер дела по номенклатуре, в которое будет
подшит документ или копия-отпуск;
порядковый номер документа по журналу или
картотеке (традиционной или электронной).

47.

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:
01 — индекс (условное обозначение)
структурного подразделения;
12 — номер дела по номенклатуре, в которое
будет подшит документ;
32 — индивидуальный порядковый номер,
полученный при регистрации.
Последовательность может быть обратная.

48.

Регистрационный номер документа можно
дополнять по усмотрению организации
информацией о корреспонденте, исполнителях и
др.
При индексации предложений, заявлений, жалоб
и обращений граждан регистрационный номер
документа может дополняться первой буквой
фамилии заявителя.
Так, номер 205-Д будет означать, что заявление
подано Деминой.

49. вопросы

1.Докуметооброт это2.Требования к рациональному
документообороту
3.Формы делопроизводства
4.Назовите виды документных потоков
организации
5. Какие формы регистрации документов
существуют