Документоведение и делопроизводство

1. Документоведение и делопроизводство

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Лекция 1

2.

3. Связи организации с внешней средой

4.

5. Предмет и задачи курса

Документационное обеспечение управления (ДОУ) —
отрасль
деятельности
аппарата
управления,
обеспечивающая документирование
и организацию
работы с официальными документами в процессе
осуществления им управленческих функций.
ДОУ является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение
руководства информацией о состоянии дел на предприятии
для принятия обоснованных управленческих решений и
контроле их выполнения.

6. Предмет и задачи курса

Объектом ДОУ являются как
отдельные документы, так и вся
совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность
оформления документов,
отражающих весь спектр
управленческой деятельности
предприятия; надлежащая
организация документооборота.

7. Предмет и задачи курса

Предполагается, что курс ДОУ даст:
общую концепцию о документировании
деятельности современной организации и работе
с документами;
практические навыки в составление основных
видов управленческих документов в
соответствии с требованиями действующих
законодательных актов и нормативнометодических материалов.

8. Основные задачи ДОУ

отражение управленческой, производственной
и иной деятельности предприятия в
соответствующих документах;
обеспечение рационального использования
документов в деловой практике предприятия.

9. Основные понятия

Документирование- часть делопроизводства,
непосредственно связанная с созданием документов.
(запись информации на различных носителях по
установленным правилам)
Документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или получения до
завершения их исполнения и передачи в архив.
Архивное дело - деятельность по организации хранения
документов.
Организация работы с документами — организация
документооборота, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения.

10. Основные понятия

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения,
передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации".
В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах независимо от формы их представления;
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два
жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

11. Основные понятия

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство,
доказательство), материальный объект, содержащий информацию в
зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи
во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага,
перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п.
Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — материальный носитель с
зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста,
звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет
реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для
передачи во времени и в пространстве в целях общественного
использования и хранения.
Официальный документ (имеющий право на использование в
организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный
юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

12. Свойства документа

Информативное - способность передавать
информацию (актуальность, достоверность,
доступность информации и др.)
Эксплуатационное - способность противостоять
различным воздействиям, долговечность,
прочность документа, т.е. сохранность
документа, которая зависит от материального
носителя и средств письма.

13. Функции документа

Информационная (в документе фиксируются факты, события,
явления практической и мыслительной деятельности
человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается
воздействие на коллективы людей для организации и
координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечивает внешние связи
предприятия.
Юридическая (содержание документа используется в качестве
доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя,
требует повышенного уровня образовательной подготовки, а
хорошо оформленный документ воспитывает эстетический
вкус).

14. Классификация документов

по отражаемым в них видам деятельности
документы по общим и административным
вопросам (вопросы общего руководства
предприятием и его деятельностью). Такие документы
могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления.
Эти документы составляют работники финансовых органов,
бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

15. Классификация документов

по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

16. Классификация документов

по содержанию
простые;
сложные.
по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа
«для служебного пользования» - информация,
предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна» - информация, разглашение которой
может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» - информация, составляющая государственную
тайну.

17. Классификация документов

по происхождению
официальные
или служебные (составленные
юридическим или физическим лицом и
оформленные в установленном порядке
документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного
лица, именные документы).
по месту составления
внутренние;
внешние.

18. Классификация документов

по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию
подлинников и все его внешние признаки, не имеющие
юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении
подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило,
подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами,
придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа
сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) выдаются при утере или уничтожении подлинника.

19. Классификация документов

по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание
которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания
документа заранее подготовлены, а другая часть
заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные
процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и
оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо
унифицированную систему документации).

20. Классификация документов

по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
по срокам хранения
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.

21. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

Система документационного обеспечения
управления включает три взаимосвязанных
составных части:
1.
подготовка управленческих документов;
2.
технология работы с документами;
3.
систематизация документов в течение
календарного года и организация их архивного
хранения.

22. Состав нормативно-методической базы

Нормативно-методическая база ДОУ — это
совокупность законов, нормативно-правовых актов,
организационных и методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки,
хранения и использования документов в текущей
деятельности организации или учреждения.
Эта
база
также
включает
регламентацию
деятельности службы ДОУ и других служб аппарата
управления (штаты, функции, структуру, техническое
обеспечение и другие аспекты).

23. Нормативно-методическая база включает:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов
исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие
вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ —
Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской
Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ
различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы
ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хранения документов.

24. Стандартизация и унификация системы ДОУ

Унификация
Унификация производится в целях сокращения количества
применяемых в управленческой деятельности документов, типизации
их форм, установления единообразных требований к оформлению
документов, создаваемых при решении однотипных управленческих
задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов,
достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых
в различных отраслях деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) рационально организованный комплекс
взаимосвязанных документов, созданный по единым
правилам и требованиям и применяемый в
определенной области деятельности

25. Стандартизация

Стандартизация
Суть стандартизации заключается в возведении в норму,
обязательную для применения, оптимальных правил и
требований по разработке и оформлению документов,
принятых в установленном порядке для всеобщего и
многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде
межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР),
отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий,
учреждений и организаций (СТП).
ГОСТ 23670-79

26. Результатом работы по унификации и стандартизации

стандарты на отдельные виды документов
(например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской
работе. Структура и правила оформления")
стандарты на унифицированные системы документации
(например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов" входит в состав унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД).
а также унифицированная система банковской документации,
документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой
документации и т.д.
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе
управленческой документации ОК 011-93.)

27. Государственная система документационного обеспечения управления

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
изданная в 1990 г.
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой
государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые
требования к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях
и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций,
сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее
благоприятных условий для применения технических средств и современных
технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования
управленческой деятельности, организации работы с документами,
механизации и автоматизации работы с документами, организации службы
документационного обеспечения управления.

28. Управленческая документация. Системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И
ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ
БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

29. УСПЕХ ПРЕДПРИЯТИЯ

В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:
1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все
работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к
руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие
заключается в характере работы с документами.
2. От технологии организации работы с документами и от качества
создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность
управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности
организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить
эффективное управление.