Структура управления документацией. Лекция №1

1. Лекция №1. Структура управления документацией

План:
1. Понятие документационного обеспечения и
его составляющие.
2.Правовое обеспечение документационного
обеспечения.
3.Нормативно-методические акты, содержащие
основные принципы работы с документами.
4.Кадровое обеспечение документационного
обеспечения.
5.Унификация и стандартизация в управлении
документацией.

2.

Основная литература:
1. Быкова,
Т.А.
Документационное
обеспечение
управления (делопроизводство): учеб. пособ.- 2-е изд.,
перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2013.- 304 с.
2. Корнев И.К., Пшенко А.В., Машурцева В.А.
Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012.300с. - (Высшее образование: Бакалавриат).
3. Ларионова, Т.М. Документационное обеспечение
управления персоналом / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина.М.: ФОРУМ, 2012.- 416 с.
4. Панасенко,
Ю.А.
Делопроизводство:
документационное обеспечение управления: учеб. пособ. /
Ю.А. Панасенко.-3-е изд.- М.: ИНФРА-М, 2013.- 112 с.

3.

Дополнительная литература
1. Глухова
О.В.
Документационное
обеспечение
управления [Электронный ресурс]: курс лекций/ Глухова
О.В.— Электрон. текстовые данные.— Волгоград:
Волгоградский институт бизнеса, Вузовское образование,
2013.—
72
c.—
Режим
доступа:
http://www.iprbookshop.ru/19177.— ЭБС «IPRbooks», по
паролю
2. Гринберг
А.С.
Документационное
обеспечение
управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С.,
Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые
данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим
доступа:
http://www.iprbookshop.ru/10497.—
ЭБС
«IPRbooks», по паролю

4. 1 вопрос. Понятие документационного обеспечения и его составляющие.

Традиционно сфера деятельности, связанная с
обработкой документов, называется делопроизводством.
Термин «делопроизводство» в России возник, по
данным словарей русского языка, во второй половине
XVIII века (во всяком случае, именно с этого времени
фиксируют его употребление, следовательно, в речевой
практике он появился несколько раньше).
Этот
термин
образован
от
сочетания
слов
«производство
дела».
Значение
его
становится
понятным, если иметь виду, что термин «дело»
обозначал не папку с документами (его современное
понимание), а вопрос (судебный или административный),
который было необходимо решить органу управления.
Именно это значение и легло в основу термина
«делопроизводство».

5.

В
наше
время
термин
«делопроизводство»
определяется
следующим
образом:
отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние
годы употребляется и синонимичный ему термин
«документационное
обеспечение
управления».
Возникновение его связано:
- с изменением организационно-технической основы
делопроизводства
- с изменением методологических подходов к его
совершенствованию, ставшее возможным благодаря
активному внедрению в сферу работы с документами
средств вычислительной техники и современных
информационных технологий создания, сбора, обработки,
накопления,
хранения,
поиска
и
использования
информации в управлении.
Таким
образом,
термин
«документационное
обеспечение
управления»
как
бы
подчеркивает
информационно-технологическую
составляющую
в
современной организации делопроизводства.

6. Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документооборота в нем;

документирование
деятельности
предприятия,
осуществляемое посредством фиксации (записи)
информации на различные носителях в соответствии с
установленными
порядком
и
правилами.
Объект
делопроизводства
–
оформление
документов, отражающих весь спектр деятельности
предприятий.
Предмет делопроизводства – правильность
оформления документов, надлежащая и рациональная
организация документооборота предприятия согласно
ГОСТу.
Цель данного обучающего курса:
• овладеть
основами
правильного
оформления
документов;
• уметь
организовывать
экономический
документооборот.

7. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – 1. интегрированная система документирования и организация работы с документами;

2. деятельность аппарата управления, охватывающая
вопросы документирования в процессе осуществления
им
своих
функций.
ДОУ осуществляется по средствам фиксации, записи
информации на различных носителях в соответствии с
установленными порядком и правилами.
ДОУ регулируется действующим законодательством,
распорядительными
документами,
вышестоящими
документами, положениями о предприятии, основными
положениями
ГСДОУ
и
правилами
архивного
управления.

8. В качестве подсистемы ДОУ выступает документационный менеджмент

Документационное обеспечение управления
Документационный
менеджмент
Организаторы
документационного
менеджмента
Делопроизводство
Прямые и обратные
системные связи
Объекты
документационного
менеджмента

9. Документационный менеджмент (ДМ) – это система управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за

работу
с
документами;
комплекс
организационных мероприятий, согласованных между собой по
срокам и способам проведения и направленных на эффективное
управление документацией и персоналом предприятия; технология
управления
документацией
и
персоналом
предприятия.
По сути, ДМ образует организационную основу для
эффективного осуществления ДОУ.
Ключевые элементы ДМ:
организаторы ДМ должностные лица, инициирующие процесс
управления документацией, а также персоналом, несущим
ответственность за работу с документами предприятия;
объекты
ДМ
(документация,
персонал,
несущий
ответственность за осуществление непосредственной работы с
документами предприятия);
системные связи – каналы управления, по которым с
установленными правилами и порядком осуществляется передача
управляющих воздействий от организаторов к объектам ДМ и
обратная связь между ними.

10.

Организаторами ДМ являются должностные лица и
структурные подразделения, несущие ответственность
за управление работой с документами предприятия.
Ведущая роль в документации ДМ, как правило,
принадлежит службе ДОУ (иному аналогичному
подразделению или специально назначенному для этой
цели должностному лицу предприятия).
Цель ДМ – эффективное управление ДОУ предприятия
в целом.
Функции
ДМ:
административная;
регулятивная;
координационная; контрольная; обучающая.
Принципы
организации
ДМ:
законности;
последовательности; гибкости;
технологичности;
комплексности.

11. 2 вопрос. Правовое обеспечение документационного обеспечения.

Правовое обеспечение ДОУ – это комплекс
мероприятий, направленных на разработку
законодательных, нормативных, нормативноправовых
актов
и
руководящих
(организационно-распорядительных,
организационно-методических) документов по
вопросам ДОУ и внедрения их требований в
повседневную практику работы с документами
предприятия.
Законодательные акты и руководящие
документы по вопросам ДОУ в своей
совокупности образуют правовую базу ДОУ.

12.

Разработка
первых
(законодательных
актов)
является
прерогативой органов законодательной власти; разработка вторых
(руководящих документов) – федеральных, территориальных,
местных, ведомственных (отраслевых) органов управления, решения
(указания) которых являются обязательными для исполнения
предприятием.
В дополнение к законодательным актам и руководящим
документам предприятие вправе издавать собственные (локальные)
руководящие документы по вопросам ДОУ для более полного учёта
специфики организации и содержания деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
• внедрение новых информационных технологий в работе с
документами;
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами, и другие
вопросы.

13. Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

• законами РФ;
• государственными
и
отраслевыми
стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными
и
отраслевыми
инструкциями по делопроизводству;
• инструкциями по делопроизводству
конкретного предприятия.

14. СРС

Перечислите:
Законы РФ,
Государственные стандарты,
Регламентирующие правовое
обеспечение документационного
обеспечения управления.

15. 3 вопрос. Нормативно-методические акты, содержащие основные принципы работы с документами.

Нормативно-методическая
база
документационного обеспечения управления
(ДОУ) включает ряд документов, регулирующих
процессы создания и функционирования
документов.

16.

В 1959 г. было принято постановление правительства о
создании
Единой
государственной
системы
делопроизводства (ЕГСД). Эта работа потребовала
концентрации
усилий
специалистов
в
сфере
документоведения, что послужило одной из причин открытия в
1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
4 сентября 1973 г. созданный документ был одобрен
постановлением № 0435 Госкомитета стандартов Совета
Министров СССР по науке и технике и рекомендован для
применения министерствам, ведомствам и организациям, что
стало
началом
нового
этапа
совершенствования
делопроизводства в стране.
Таким образом, впервые появился общегосударственный
нормативный акт, в котором были изложены единообразные
правила работы с документами на всех этапах их
функционирования; работники делопроизводственной сферы
получили четкое представление о методике работы,
упорядочивающей деятельность предприятий и ведомств по
составлению и обработке управленческих документов.

17.

ЕГСД носит комплексный характер, т.е. включает не только
вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной
организации труда служащих, структуре делопроизводственных
служб и их техническому оснащению. Документ состоит из общей
части, тематических разделов и приложений.
ЕГСД по большей части не утратила своего практического
значения, так как, несмотря на широкое внедрение компьютерных
технологий, основные принципы работы с документами остаются
неизменными. Реализация ее положений повысила общую
культуру управления, содействовала оптимизации работы
делопроизводственной службы.
Однако в конце 1980-х гг. возникла необходимость пересмотра
ЕГСД и формирования новой, более современной концепции в
связи с произошедшими изменениями в области использования
новых
информационных
технологий
и
с
расширением
международных.

18.

Эти пробелы были отчасти восполнены при переработке
ЕГСД
и
создании
Государственной
системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
одобренной
решением
коллегии
Государственного
архивного управления и принятой в 1988 г. (последняя
редакция документа относится к 1991 г.).
В настоящее время это основной общегосударственный
нормативно-методический документ, который представляет
собой совокупность правил, устанавливающих единые
требования
к
документированию
управленческой
деятельности и организации работы с документами в
органах государственного управления, на предприятиях, в
учреждениях и общественных организациях;
он носит рекомендательный характер. Таким образом,
основные цели ГСДОУ — упорядочение документооборота
организаций, сокращение количества и повышение качества
документов, создание наиболее благоприятных условий для
применения технических средств и современных технологий
сбора, обработки, использования и хранения информации,
совершенствование работы аппарата управления.

19.

ГСДОУ состоит из общих положений и четырех
тематических разделов:
• «Документирование управленческой деятельности»;
• «Организация работы с документами»;
• «Механизация и автоматизация работы с документами»;
• «Служба документационного обеспечения управления».
Раздел
«Документирование
управленческой
деятельности» в свою очередь включает четыре части:
• состав управленческих документов;
• унификация и стандартизация управленческих документов;
• оформление управленческих документов (эти нормы в
настоящее время устарели);
• составление текстов управленческих документов.
При этом в ГСДОУ рассматриваются документы не только
на бумажных, но и на других видах носителей.

20.

В число приложений к ГСДОУ входят:
примерный
перечень
документов,
подлежащих
утверждению;
примерный перечень документов, на которых ставится
гербовая печать;
правила
заполнения
реквизитов
регистрационноконтрольных форм;
формы номенклатуры дел;
перечень типовых сроков исполнения документов;
форма обложки дела постоянного и временного сроков
хранения;
примерная структура текста должностной инструкции для
работников службы ДОУ.
Эти приложения могут быть использованы в практической
деятельности и в настоящее время.

21.

Таким образом, ГСДОУ — система менее жесткая,
чем ЕГСД, содержащая необходимый минимум
требований, — явилась новой, более высокой ступенью
в работе с документами, она до сих пор обеспечивает
единство процессов документирования.
Но за последние 15 лет в нашей стране произошли
существенные изменения, что не могло не сказаться на
документации и системе работы с ней, поэтому часть
информации ГСДОУ устарела и требует пересмотра.

22.

В 1992 г. Государственной архивной службой
Российской
Федерации
была
утверждена
Типовая инструкция по делопроизводству в
министерствах
и
ведомствах
Российской
Федерации
(в
редакции
2001
г.),
устанавливающая
единый
порядок
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти и служащая основой для
разработки индивидуальных инструкций по
делопроизводству.
В Инструкции получили развитие основные
положения ГСДОУ. Этот документ в большей
степени отражает современное состояние дел в
сфере ДОУ.

23.

Инструкция имеет следующую структуру:
• общие положения;
• документация федеральных органов исполнительной
власти;
• требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных актов;
• особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов;
• правила оформления документов;
• организация
документооборота
и
исполнения
документов;
• поисковая система по документам;
• контроль исполнения документов;
• организация документов в делопроизводстве;
• порядок передачи документов на хранение в архив;
• приложения.

24.

В 2003 г. был разработан государственный стандарт ГОСТ Р
6.30—2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», а в
последствии Р 7.0.97-2016 в которых содержатся рекомендации по
оформлению организационно-распорядительных документов
(ОРД).
ГОСТ состоит из следующих разделов:
«Область применения»;
«Состав реквизитов документа»;
«Требования к оформлению реквизитов документа»;
«Требования к бланкам документа и оформлению документа»;
Государственный стандарт установил единый формуляр-образец
ОРД, представляющий собой графическую модель или схему
построения документа с указанием размеров полей и места
расположения реквизитов.
Также Р 7.0.97-2016 определил состав реквизитов и правила их
оформления, требования к бланкам документов.

25.

Сегодня
действует
Типовая
инструкция
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (Приказ Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти устанавливает общие
требования к функционированию служб документационного
обеспечения
управления,
документированию
управленческой деятельности и организации работы с
документами в федеральных органах исполнительной
власти - министерствах, службах, агентствах.
В перечисленных актах содержатся общие требования к
составлению, оформлению и последующей обработке
документов.
Но
специфика
организаций
может
обусловливать дополнительные требования к работе с
документами, и эти конкретные требования должны быть
изложены в положении (уставе) организации, инструкции по
делопроизводству, регламентах, правилах и других
нормативных документах.

26. 4вопрос. Кадровое обеспечение документационного обеспечения управления.

Кадровое обеспечение – это комплекс мероприятий,
направленных на оптимизацию организационной
структуры
предприятия
и
его
комплектование
персоналом, имеющим надлежащую квалификацию
для эффективной работы с документами.
Таким
образом,
кадровое
обеспечение
предусматривает решение двух параллельных задач‫׃‬
1) организационное развитие предприятия (прежде
всего аппарата управления, в состав которого входит и
служба ДОУ и др.);
2) наполнение службы ДОУ (а также других
подразделений, в которых осуществляется работа с
документами) квалифицированными кадрами.

27.

Решение
первой
задачи
достигается
путём
оптимизации штатного расписания предприятия. С этой
целью в действующее на предприятие штатное
расписание
регулярно
вносят
организационные
изменения, которые затрагивают:
1. структуру
предприятия,
что
проявляется
в
формировании
новых
и
расформировании
существующих
подразделений
(иногда
их
объединение);
2. подчиненность подразделений;
3. качественный состав персонала подразделений
(соотношение
руководителей,
специалистов
и
технических исполнителей);
4. численный (количественный) состав персонала
подразделений.

28.

Решение
второй
задачи
достигается
путем
тщательно организованной работы по управлению
персоналом, включая:
1. рекрутинг (поиск, отбор и наем) работников
требуемой квалификации;
2. адаптация вновь нанятых (или перемещённых внутри
предприятия) рабочих;
3. мотивацию работников;
4. тренинг (профессиональная подготовка с целью
повышения квалификации) работников;
5. контроллинг результатов деятельности персонала
(их учёт, оценка, периодическая аттестация);
6. перемещение
персонала
для
наиболее
целесообразного служебно-делового применения.

29. 5 вопрос. Унификация и стандартизация в управлении документацией.

Работы по унификации документов и созданию унифицированных
систем документации (УСД) поводится в целях:
• сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,
организаций и предприятий документов,
• типизации их формы,
• снижения трудовых, временных и материальных затрат на их
подготовку и обработку,
• достижения информационной совместимости автоматизированных баз
данных в народном хозяйстве.
УСД - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм
документов, обеспечивающих документированное представление данных
в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения,
нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации — установление
единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых
при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно
разрабатываются
классификаторы
техникоэкономической
и
социальной
информации,
обеспечивающие
интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся
в УСД (разработано и действует около 37 классификаторов).

30.

В настоящее время действует восемь УСД:
1. унифицированная система организационно-распорядительной
документации;
2. унифицированная система банковской документации;
3. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной
бухгалтерской
документации
бюджетных
учреждений
и
организаций;
4. унифицированная
система
отчетно-статистической
документации;
5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий;
6. унифицированная система документации по труду;
7. унифицированная система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации;
8. унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами,
которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется
их ведение, предусматривающее внесение изменений и
дополнений в контрольный массив унифицированных форм
документов по мере необходимости.

31.

Стандартизация документов – это форма
юридического
закрепления
проведённой
унификации и уровня её обязательности; это
процесс установления правил с целью
упорядочивания деятельности при участии всех
заинтересованных сторон.
Установлены
следующие
категории
стандартов:
ГОСТ (государственные стандарты);
ОСТ (отраслевые стандарты);
РСТ (республиканские стандарты).
Стандарт
устанавливает
единую
терминологию и определения.

32.

Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) является составной частью
единой системы классификации и кодирования
технико-экономической и социальной информации и
охватывает унифицированные системы документации и
формы документов, разрешённых к применению в
народном хозяйстве. Общероссийский классификатор
утверждён и введён действие постановлением
Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года № 299 (с изм.
от 16 08 2006 – 35/2006).
В ОКУД приведены наименования
обозначения унифицированных форм
входящих в УСД, например:
Код
КЧ
Наименование формы
Индекс
и кодовые
документов
Периодичность

33.

Код унифицированной формы документа состоит из семи
цифровых десятичных знаков и контрольного числа. В ОКУД
принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
1) блока идентификации;
2) блока наименований объекта классификации.
Структура кодового обозначения унифицированной формы
документа по ОКУД:
Класс форм - 09
Подкласс форм - 01
Регистрационный номер - 004
Контрольное число - 6
0901004 6- расчётная ведомость по страховым взносам в
пенсионный фонд.
Код
КЧ
Наименование формы
Индекс
Периодичность