Служба документационного обеспечения управления. Организация документооборота

1.

Тема 5. Служба документационного обеспечения
управления. Организация документооборота
к.э.н., доцент кафедры менеджмента
Морозова Анастасия Игоревна
Ростов-на-Дону, 2023

2.

Тема 5. Служба документационного обеспечения
управления. Организация документооборота
1. Служба делопроизводства в структуре
организации.
2. Организационное обеспечение деятельности
службы делопроизводства.
3. Документооборот. Формы организации
делопроизводства. Основные этапы
документооборота.
4. Прием, регистрация, учет и первичная обработка
входящих документов.
5. Исходящие документы: подготовка и регистрация.
6. Порядок прохождения внутренних документов.

3.

Вопрос 1. Служба делопроизводства в структуре организации.
Функции службы делопроизводства:

4.

Этапы формирования нормативной документации по организации
документооборота.
• 1. Формирование положений.
Положения разрабатываются в строгом соответствии с
установленными правилами и стандартами ведения
делопроизводства и документооборота в Российской Федерации, при
этом максимально учитываются индивидуальные особенности
бизнеса, специфики управленческого процесса организации.

5.

Этапы формирования нормативной документации по организации
документооборота.
• 2. Разработка стандартов.
Разработка стандартов позволит стандартизировать процессы в
соответствии с последними требованиями законодательства и с
учетом специфики деятельности предприятия. Кроме того, она
создаст эффективный инструмент работы с конкретным типом
документов (например, инструкциями по делопроизводству)

6.

Этапы формирования нормативной документации по организации
документооборота.
• 3. Разработка регламентов деятельности работников.
По каждому рабочему месту службы ДОУ разрабатывается регламент
деятельности конкретных работников, включающий в себя:
• перечень функций работника по ведению делопроизводства и
документооборота;
• перечень и процедуры обработки документов;
• перечень формируемых отчетных документов;
• сроки получения и предоставления документов.

7.

Этапы формирования нормативной документации по организации
документооборота.
• 3. Разработка регламентов деятельности работников.
По каждому рабочему месту службы ДОУ разрабатывается регламент
деятельности конкретных работников, включающий в себя:
• перечень функций работника по ведению делопроизводства и
документооборота;
• перечень и процедуры обработки документов;
• перечень формируемых отчетных документов;
• сроки получения и предоставления документов.

8.

Вопрос 1. Служба делопроизводства в структуре
организации.
В зависимости от объема документооборота и
структуры организации служба делопроизводства
может иметь следующие названия:
• Управление делами;
• Канцелярия;
• Общий отдел и пр.

9.

Управление делами

10.

Канцелярия

11.

Общий отдел

12.

Вопрос 2. Организационное обеспечение
деятельности службы делопроизводства
Организационное обеспечение деятельности
службы делопроизводства осуществляется
следующими документами:
• Положение о службе делопроизводства;
• Должностные инструкции работников;
• Инструкции по организации документооборота,
делопроизводства.

13.

Положение о службе делопроизводства
При разработке положения конкретизируется
состав задач и функций службы в зависимости от
реальных условий ее деятельности.
Положение разрабатывает и подписывает
руководитель службы делопроизводства,
утверждает руководитель организации. Положение
оформляется на общем бланке организации и
согласовывается с руководителями тех структурных
подразделений, с которыми в нем закреплены
взаимосвязи.

14.

Вопрос 2. Организационное обеспечение
деятельности службы делопроизводства
Приказом Минтруда России от 06.05.2015 N 276н
утвержден Профессиональный стандарт
«Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления
организацией», регламентирующий требования к
работникам, осуществляющим функции в данной
сфере

15.

Вопрос 2. Организационное обеспечение
деятельности службы делопроизводства
Профессиональным стандартом «Специалист по
организационному и документационному обеспечению
управления организацией» утверждены формы
должностных инструкций:
• должностная инструкция помощника руководителя
• Должностная инструкция секретаря-администратора
• должностная инструкция секретаря руководителя
• должностная инструкция делопроизводителя

16.

Вопрос 3. Документооборот. Формы организации
делопроизводства. Основные этапы документооборота.

17.

Принципы документооборота
• Прямоточность;
• Ритмичность;
• Пропорциональность;
• Непрерывность;
• параллельность;
• самостоятельность и ответственность

18.

Этапы документооборота

19.

Вопрос 4. Прием, регистрация, учет и первичная
обработка входящих документов.
Обработка входящих документов включает:
• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение
документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

20.

Организация движения документов,
поступающих в учреждение
экспедиционная обработка и сортировка документов,
предварительное рассмотрение документов,
включение документов в СЭДО (сканирование документов,
регистрация и др.),
рассмотрение документов руководством и вынесение
резолюции,
передача документов на исполнение.

21.

Работа с документами
• https://yandex.ru/video/preview/?text=мультфильм%20про%20докумен
ты&path=yandex_search&parent-reqid=166379092150044111930454092906142129-vla1-5154-vla-l7-balancer-8080-BAL5043&from_type=vast&filmId=3770260984288917238

22.

Прием и первичная обработка
Входящие документы могут быть получены по
почте, доставлены фельдъегерской связью,
курьером, посетителями или переданы по
электронной почте или по факсу.

23.

Предварительное рассмотрение и
распределение документов
• проверка правильности доставки корреспонденции;
• Вскрытие конверта и оценка состояния - если текст
документа поврежден, отсутствуют приложения, то
составляется акт.
Предварительное рассмотрение документов
проводится с целью распределения входящей
корреспонденции на документы, требующие
специального рассмотрения руководством организации
или структурных подразделений, для того, чтобы
освободить руководителя от рассмотрения
второстепенных вопросов, ускорить движение
документов и их исполнение.

24.

Распределение документов
Распределение входящих документов между
руководством основано на приказе о
распределении обязанностей между руководством,
где закрепляются направления деятельности за
каждым должностным лицом. Передача
документов на рассмотрение руководящему
составу организации производится исходя из
важности содержания документа и в соответствии с
функциями и компетенцией должностных лиц,
которым документ направляется на рассмотрение
на основании установленного в организации
распределения обязанностей.

25.

Регистрация документов
Учет входящих документов состоит в
проставлении отметки о поступлении. Она
включает учетный порядковый номер документа и
дату поступления (при необходимости часы и
минуты). Отметка проставляется в правом нижнем
углу первого листа документа

26.

Рассмотрение руководством
• Рассмотрение документа руководством состоит в
том, что соответствующее должностное лицо пишет
на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по
информации, содержащейся в документе.
• Резолюция переносится в регистрационную
форму.
После этого документ передается на исполнение

27.

Вопрос 5. Исходящие документы: подготовка и
регистрация.
Обработка исходящих документов включает:
• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

28.

Подготовка исходящих документов
• https://yandex.ru/video/preview/?text=простоквашино%20как%20писал
и%20письмо&path=yandex_search&parent-reqid=16637917485684979067997784044601469-vla1-5154-vla-l7-balancer-8080-BAL845&from_type=vast&filmId=12660113037061198688

29.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих
документов являются:
• проверка правильности оформления проекта
документа в соответствии с установленными
правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного
индекса;
• обработка документа для отправки.

30.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно
проверить:
правильность оформления документов (наличие
подписи, даты, регистрационного индекса, отметку
о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом
документе, и соответствие количества экземпляров
количеству адресатов;
• правильность адресования.

31.

Вопрос 6. Порядок прохождения внутренних
документов.
Внутренние документы имеют ряд особенностей
их обработки, которые определяются видовой
принадлежностью документов:
• проекты приказов обязательно визируются
представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а
также согласования и визирования.

32.

Порядок прохождения внутренних
документов.
Все документы должны передаваться с
отметками о факте передачи в соответствующих
регистрационных формах. Если документ
передается из одного структурного подразделения
в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник,
передававший документ, должен сообщить этой
службе о факте передачи.

33.

Порядок прохождения внутренних
документов.
В каждой организации утверждается порядок
организации внутреннего документооборота, в
котором отражаются вопросы:
• Порядок подготовки, согласования и
утверждения документов;
• Сроки согласования;
• Функциональные обязанности структурных
подразделений и пр.

34.

35.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Ростов-на-Дону