Документационное обеспечение управления

1.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Цепилова Ирина
Анатольевна

2.

Введение. Предмет, цели и
задачи учебной дисциплины.
Документы и способы
документирования

3.

Цель занятия:
изучение основных
терминов и определений
ДОУ;
определение места и роли
документов в деятельности
предприятия;
рассмотрение
классификации документов

4.

Вопросы для изучения:
1. Понятие делопроизводства.
2. Место и роль документов в
управлении на современном
этапе.
3. Классификация документов.

5.

Понятие ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство рассматривается как
одна из важнейших сторон
деятельности организации,
обеспечивающая выполнение ее
функциональных задач, т. к. работники
сферы управления затрачивают на
работу с документами в среднем 60%
рабочего времени.

6.

Делопроизводство — деятельность по
созданию документов и дел в соответствии с
государственными стандартами и
организации работы с ними, а именно
создание условий для движения, поиска и
хранения документов.
В основе управленческой деятельности
любой организации (от министерства до
небольшого предприятия) лежат процессы
получения информации, ее обработки,
принятия решения, доведения его до
сведения исполнителей, исполнения и
подведения итогов.

7.

Большая часть управленческой
информации поступает в
документированном виде.
Поэтому делопроизводство называют
также документационным
обеспечением управления (ДОУ).

8.

Документационное
обеспечение
управления (ДОУ)—
отрасль деятельности,
обеспечивающая
документирование и
организацию работы с
официальными
документами.

9.

Понятие «документационное
обеспечение управления» подразумевает
деятельность аппарата управления,
которая охватывает вопросы
документирования и организации
работы с документами в процессе
осуществления им управленческих
функций.

10.

ДОУ — документационное обеспечение
управления или документооборот, —
отдельное направление деятельности
предприятия, осуществляемое, как
правило, специальным подразделением,
контролирующим процессы
документирования и организующим
работу со всеми видами официальных
документов, как поступающих извне, так
и разрабатываемых внутри компании.

11.

Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой,
производственной и иной
деятельности предприятия в
соответствующих документах;
обеспечение рационального
использования документов в
деловой практике предприятия.

12.

Главная задача ДОУ – обеспечение
эффективной работы организаций
различного профиля,
совершенствование управленческого
труда, удешевление и сокращение
управленческого аппарата.

13.

Объект ДОУ
как отдельные документы,
так и вся совокупность
документации.

14.

Предмет ДОУ
правильность оформления
документов, отражающих весь
спектр управленческой
деятельности предприятия;
надлежащая организация
документооборота согласно
требованиям ГОСТа.

15.

Цель изучения
дисциплины
заключается в
овладении основами
правильного оформления
документов и
надлежащей
организацией
документооборота
согласно требованиям
ГОСТа.

16.

Технологии документационного
обеспечения управления
В технологию работы с документами входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение
документов.

17.

Формы организации делопроизводства на предприятии:
При централизованной форме все операции по
обработке документов сосредоточиваются в едином
центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает
рассредоточение делопроизводственных операций
между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют
централизованно (прием, регистрация) и
децентрализовано (хранение, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с
учетом размера предприятия, объема
документооборота, состава структурных
подразделений. (В небольших коммерческих
предприятиях чаще всего применяется
централизованная форма).

18.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно
связанных компонентов: документирования и
организации работы с документами.
Документирование — запись информации на
различных
носителях
по
установленным
правилам.
В современном делопроизводстве сочетается
работа с бумажными документами и с
документами, представленными в электронной
форме.

19.

Организация работы с документами —
организация документооборота, хранения и
использования
документов
в
текущей
деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная
организация
работы
с
документами
обеспечивает
оптимальные
условия для всех видов работ с документами с
момента их создания или получения до
уничтожения или передачи на архивное
хранение.

20.

От организации
делопроизводства зависят:
- эффективность управления;
- экономичность;
- оперативность;
- культура труда работников
управления.

21.

Нормативно-методическая основа
(база) делопроизводства - совокупность
требований, норм, правил и рекомендаций
по составлению документов и работе с
ними, установленных правовыми актами,
стандартами, инструкциями и
методическими пособиями.

22.

Нормативно-методическая
регулирует:
база
делопроизводства
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура,
штат);
- внедрение новых информационных технологий в работе
с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения
доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и
другие вопросы.

23.

Вопросы документационного
обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
государственными
и
отраслевыми
стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
государственными
и
отраслевыми
инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству
конкретного предприятия.

24.

Законы РФ:
Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ "Об
информации, информатизации и защите информации"
- содержит базовые понятия информации, документа и
устанавливает правовой режим создания, хранения,
использования
информации,
порядок
ее
документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ "Об
электронной цифровой подписи" - устанавливает
основы придания юридического значения электронным
документам;
Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485 "О государственной
тайне" - определяет полномочия госорганов и
должностных лиц по защите гостайны и работе с
документами, содержащими ее;

25.

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от
30.11.1994 г. № 52-ФЗ) - содержит нормы права и
положения
по
документам
сферы
гражданских
правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от
31.12.2001г. № 197-ФЗ) - содержит нормы права и
положения
по
документам
сферы
трудовых
правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996
г. № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) -устанавливает
уголовную ответственность за неправомерные действия с
документами и информацией;
Основы законодательства РФ об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 г. определяют порядок формирования, хранения, учета и
использования архивных документов.

26.

Правила работы с документами в конкретной
организации составляют систему делопроизводства.
Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный
документ по организации делопроизводства
«Государственная система документационного
обеспечения управления» (ГСДОУ).
ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые
требования к документированию управленческой
деятельности и работе с документами в органах
государственного управления.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение
документооборота организаций, сокращение количества и
повышение качества документов, создание наиболее
благоприятных условий для применения технических
средств и технологий сбора, обработки, использования и
хранения информации.

27.

ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы)
на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования,
предъявляемые к форме документов, бланкам, составу
реквизитов.
Основные виды ГОСТов:
- ГОСТ 6.01.1 – 87 – Единая система классификации и
кодирования информации;
- ГОСТ 6.10.5 – 87 – Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от
08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
- ГОСТ Р 51141 – 98 – Делопроизводство и архивное дело.

28.

Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм
документов, используемых в деятельности
органов власти и управления, которые должны
проставляться на документах.
Общероссийский классификатор
предприятий и организаций (ОКПО) –
содержит коды предприятий и организаций,
установленные при государственной
регистрации.

29.

Государственные инструкции по
делопроизводству:
-Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти от
27.11.2000 г. №68 - содержит общие требования к
документированию управленческой деятельности и
технологии работы с документами, требования по
подготовке законодательных актов и правила
оформления отдельных документов;
-Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. устанавливает сроки хранения документов. На основе
типовых разрабатываются отраслевые инструкции по
делопроизводству и инструкции предприятия.

30.

Таким образом, традиционная российская технология
процессов документационного обеспечения
управления имеет следующие особенности:
- четко выраженный вертикальный характер движения
документов (руководитель — исполнитель —
руководитель) внутри организации;
- отслеживание всего комплекса работ с документами
в регистрационных журналах или машинописных
картотеках, куда заносятся все сведения о
документах, их перемещениях, резолюциях
начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и
т.п.;

31.

- ведение централизованных регистрационноконтрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или
журналов);
- для обеспечения единого порядка обработки
документов предусматривается создание
специализированных служб: управлений делами,
секретариатов, канцелярий;
- относительно небольшое разнообразие процессов
делопроизводства и документооборота, их высокая
степень стандартизации;
- основы технологии документационного обеспечения
управления закреплены в государственных нормативнометодических документах.

32.

История отечественного делопроизводства
Выделяют следующие этапы:
1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (ХХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХIXV вв.)
2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)
4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX
вв.)
5. Советская эпоха государственного делопроизводства

33.

Понятие ДОКУМЕНТ
Основу деятельности любой
организации или предприятия
составляет работа с информацией.
Информация – (от лат. Information –
разъяснение, изложение)

34.

Информация имеет большое значение,
так как на ее основе принимаются
решения, зависящие от полноты
информации, ее достоверности и
своевременности представления.

35.

Требования, предъявляемые к
управленческой информации
Полнота
Оперативность
Достоверность
Адресность
Доступность для
восприятия.

36.

В русском языке термин «документ» появился
благодаря Петру I, который одновременно ввел и
соответствующий порядок работы с
документами, получивший теперь название
«делопроизводство».

37.

Документ (от латинского documentum –
«доказательство», «свидетельство») –
это материальный объект, являющийся
носителем определенной информации и
предназначенный для ее передачи во
времени и пространстве.
Документ – это зафиксированная на
материальном носителе информация.

38.

Официальный документ
(имеющий право на
использование в организации,
учреждении, предприятии) –
документ, созданный
юридическим лицом или
физическим лицом, оформленный
и удостоверенный в
установленном порядке.

39.

Делопроизводство – процесс создания,
обработки и хранения документа.

40.

Вопросы движения и учета
документов связаны с понятием
документооборот.

41.

42.

Деятельность по организации
хранения документов относится
к архивному делу.

43.

СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА:
Информативное свойство документа –
это его способность передавать
информацию.

44.

Эксплуатационное свойство
определяет сохранность документа,
которая зависит от материального
носителя и средств письма.

45.

Свойства документа
Информативные
Эксплуатационные
Актуальность
Долговечность
Достоверность
Прочность
Полнота
информации
Способность
противостоять
различным
воздействиям
Доступность

46.

Документированная
информация (документ) материальный объект с
информацией, закрепленной
созданным человеком
способом для ее передачи во
времени и пространстве.

47.

Основные функции документа:
Документы многофункциональны.
К основным функциям документов можно отнести:
- информационную
(документирование, хранение и
предоставление информации);
- управленческую (с помощью
документов решаются управленческие
вопросы);
- коммуникативную (документы
являются средством обмена
информацией);

48.

- правовую (документ может являться
письменным доказательством в суде и
быть источником права, например,
закон);
- организационную (документ
устанавливает или упорядочивает
действия участников правовых
отношений, например, должностная
инструкция);
- научно-историческую (с помощью
архивных документов сохраняется
историческое, научное и культурное
наследие).

49.

Классификация документов
Все документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на два класса:
1) Документы по общим и административным
вопросам (вопросы общего руководства
предприятием и его деятельностью).
Такие документы могут составлять работники всех
подразделений.
2) Документы по функциям управления.
Эти документы составляют работники финансовых
органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и
сбыта.

50.

Документы
классифицируются по
наименованиям: служебные
письма, приказы, протоколы,
акты, докладные записки,
договоры и т.д.
Оформление всех этих
документов унифицировано, но
они могут быть разными:

51.

по способу документирования:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-фотодокументы.

52.

по сфере использования:
организационно-
распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

53.

по содержанию:
простые;
сложные.
по месту
составления:
внутренние;
внешние.

54.

по степени гласности:
открытые;
с грифом ограничения доступа.
с грифом ограничения доступа («для
служебного пользования» - информация,
предназначенная только для работников
данного предприятия;
«коммерческая тайна» - информация,
разглашение которой может нанести ущерб ее
обладателю;
«секретно» - информация, составляющая
государственную тайну).

55.

по происхождению:
официальные или
служебные (составленные
юридическим или физическим
лицом и оформленные в
установленном порядке
документы, отражающие
интересы предприятия);
личные (затрагивающие
интересы определенного лица,
именные документы).

56.

по юридической силе:
оригиналы или подлинники (первые или
единственные экземпляры официальных
документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью
воспроизводящие информацию подлинников
и все его внешние признаки, не имеющие
юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку
при оформлении подлинника и остающаяся
в делах предприятия, как правило,
подписью не заверяется);

57.

заверенные копии (копии с
необходимыми реквизитами, придающими
им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием,
из какого документа сделана выписка,
заверенные должностным лицом и
печатью);
дубликаты (повторные экземпляры
подлинника документа, имеющие такую же
юридическую силу, как и подлинник) выдаются при утере или уничтожении
подлинника.

58.

по форме изложения (степени
унификации):
индивидуальные (разовый документ,
содержание которого излагается в
произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть
содержания документа заранее
подготовлены, а другая часть заполняется
при его составлении);

59.

типовые (документы,
описывающие стандартные
процессы и явления- типовые
инструкции);
примерные (используются для
составления и оформления
документов по аналогии);
унифицированные (входящие
в какую-либо унифицированную
систему документации).

60.

по срокам исполнения:
срочные (с указанием срока
исполнения);
несрочные.
по срокам хранения:
временного хранения ( до 10 лет);
долговременного хранения
(свыше 10 лет);
постоянного хранения.

61.

Понятие об организационной технике
Комплект специальных приспособлений
для создания, обработки, хранения,
передачи документов носит название
средства организационной техники
(оргтехника).
Цель использования средств
оргтехники — сокращение трудозатрат
на обработку информации и создание
комфортных условий работы
сотрудников.

62.

Классификация средств оргтехники
по функциональному признаку
Носители информации
носители информации на бумажной
основе (несветочувствительные)
носители для репрографических
процессов ( термобумага, диазобумага,
фотопленка, калька, бумага
многослойная для электроискрового
копирования)
микроносители визуальной и звуковой
информации ( кино и фото пленка,
микрофильмы, магнитные ленты, CD
диски и др.)

63.

Средства составления и изготовления
документов:
ручные пишущие средства (ручки,
карандаши)
пишущие машины
диктофонная техника
компьютерные печатающие устройства
(принтеры (струйные, матричные,
лазерные); плоттеры и
графопостроители).

64.

Средства репрографии и оперативной
полиграфии.
Средства обработки документов.
Средства хранения, поиска и
транспортировки документов.
Средства электросвязи.
Офисная мебель и оборудование.
Другие средства оргтехники.
Средства оргтехники, применяемые на
конкретном рабочем месте, называют малой
оргтехникой (конторская мелочь,
карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей,
скрепки, и т.д.)

65.

Понятие электронного документа
Современное делопроизводство предполагает
применение компьютера в управленческой
деятельности для хранения, поиска и
отображения информации, позволяя свести к
минимуму или исключить полностью
применение бумажных носителей.
Электронный документ — документ, в
котором информация представлена в
электронной форме, с реквизитами,
необходимыми для признания его
действительным.

66.

Сегодня существует большое число концепций построения
электронного офиса.
Преимущества использования электронных документов:
- компьютерная обработка электронных документов (например,
заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка
бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск
любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная
передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых
носителях большое количество информации и поэтому не требуется
больших площадей для архивов;
- возможность использования полученной информации для
подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
- компьютерный набор документов сводится к минимуму при
использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

67.

К недостаткам электронных
документов можно отнести:
- недолговечность хранения по сравнению
с бумажными документами;
- необходимость наличия технических
средств для прочтения.

68.

Работа с электронными документами,
посылаемыми по электронной почте,
проводится аналогично работе с
документами на бумажных носителях.
Электронные документы передаются
адресатам в соответствии с указанием на
рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК,
который при необходимости можно
перенести на бумажный носитель. С
помощью ПК происходит регистрация
электронных документов.
Руководитель, получив электронный
документ, проставляет на нем
резолюцию, и по внутренней сети
документ пересылается на ПК
исполнителю (исполнителям).

69.

Процесс исполнения
электронных документов
аналогичен исполнению
документов на бумажных
носителях.
Электронный документооборот
постоянно возрастает, особенно
в связи с развитием Интернетторговли.
Срок хранения электронных
документов такой же, как и у
бумажных

70.

В перспективе развитие электронного
документооборота ориентировано
на максимальное использование электронных
документов, что предполагает изменение
существующих отечественных традиций
делопроизводства и постепенный отказ от
бумажных носителей информации.