Разработка проекта по созданию информационной системы по контролю за исполнением заявок заказчика

1. Тема работы:

«Разработка проекта по созданию
информационной системы по контролю за
исполнением заявок заказчика, с учетом
требований, предъявляемых к операционной
деятельности организаций, входящих в
контур ГК «Ростех»»
Авторы:
Грушко А.А.
Проворова Н.Н.

2. Цель работы:

- разработать проект по созданию на предприятии
локальной информационной системы (ЛИС), позволяющей
в режиме реального времени отслеживать исполнение
обязательств
перед
заказчиками,
одновременно
контролировать исполнение регламентных процедур
бюджетного
процесса,
закупочной
деятельности,
казначейства, а также получать отчетность согласно этим
регламентам.
Задачи работы:
1. Анализ действующего процесса;
2. Определение ключевых требований к ЛИС;
3. Разработка проекта по созданию и внедрению ЛИС;
4. Разработка индикаторов результативности реализации
проекта.

3. Бизнес-деятельность:

- Предприятие организовано в 2010 г., находится в
г. Новосибирск.
- Предприятие является дочерней организацией ПАО ОАК,
входит в ГК «Ростех».
- Организационная структура носит иерархический
характер, в штате 80 человек.
- Основной вид деятельности предприятия ремонт
оборудования
- Цель деятельности предприятия - проведение
качественного, быстрого ремонта оборудования
заказчика за минимальное время и стоимость.
- Выручка за 2021г составила 92 млн. руб. Рентабельность
по чистой прибыли 1%.

4. Данные:

ИТ-приложения:
Данные:
- РСБУ
- 223-ФЗ
- Регламенты ГК «Ростех»
- 1С:Бух
- разрозненные файлы Excel
- АСФЗД
победителем конкурса "Проект года – 2020" (0+) в
номинации "Лучший управленческий проект".
АСФЗД
унификация бизнес-процессов
Закупки
обеспечение настраиваемых процессов
согласования
Договоры
Казначейство
Бюджет

5.

-1С, находится на сервере предприятия
-разрозненные файлы Excel, для
синхронизации и передачи информации
между функциональными подразделениями
-АСФЗД
(автоматизированная
система
контроля
финансовозакупочной
деятельности), находится на сервере
ГК
«Ростех», доступ по защищенному
выделенному каналу.

6. Анализ заявок на ремонт 2021

• Среднее кол-во заявок на ремонт оборудования в
день 10 шт.
• Кол-во заявок в год 2640 шт.
• Кол-во заявок закрытых без закупки запасных частей
и материалов 2190 шт.
• Кол-во заявок закрытых после закупки запасных
частей и материалов 450 шт.
В связи с текущей макро-экономической
ситуацией кол-во заявок в 2022 выросло в
1,5 раза

7.

8. Функциональная блок-схема процесса по ремонту оборудования

9.

Краткая характеристика процесса
подготовки и проведения закупки
Внутренний
Сторонние
документооборот учетные системы
Всего временные затраты
на подготовку и
проведение закупки,
чел/час, в т.ч.
12,5
Подготовка закупочной
документации, чел/час
6
Контроль
ОАК / ГК
8
1 сутки / 1 сутки
Справочная информация:
Регламентные временные затраты на проведение конкурентной
закупки – от 30 до 60 календарных дней.

10.

Оценка экономической
эффективности проекта
Наименование показателя
Кол-во закупок в год, шт.
Время на подготовку закупочной
документации, чел/час.
Необходимое время на
подготовку в год, чел/час.
Норма рабочего времени на 1
сотрудника в год, час.
Необходимое количество
сотрудников, ед.
Текущий
момент
После
внедрения ЛИС
450
450
6
2
2700
900
1797
1797
1,5
0,5
При СЗП сотрудника в 50 тыс. руб. экономия предприятия с учетом
начислений взносов на ЗП составит 786 тыс. в год.

11. Концепция ЛИС

ЛИС предназначена для сотрудников предприятия,
которые участвуют в процессе исполнения заявок стороннего
заказчика на ремонт оборудования.
Система будет знать, на каком этапе исполнение находится
заявка, отслеживать состояние заявки на ремонт
оборудования с декомпозицией до 1 дня, с точностью до
текущей операции.
В отличие от действующих сейчас ручных механизмов
ведения документации проектируемая ЛИС будет
автоматически формировать закупочную документацию
интегрировать ее в автоматизированную систему контроля
финансово- закупочной деятельности ГК «Ростех».

12. Требования к ЛИС

Система должна:
- отслеживать состояние заявки на ремонт оборудования с
декомпозицией до 1 дня с точностью до текущей операции;
-давать прогноз даты завершения, как этапа, так и
исполнение заявки в целом;
- формировать закупочную документацию;
- давать прогноз исполнения различного видов бюджетов и
финансовый результат деятельности предприятия с учетом
влияния сроков исполнения;
- поддерживать интеграцию с действующими ИС 1С:бух и
АСФЗД.

13. Реестр заинтересованных лиц ЛИС

Наименование
подразделения
Центр принятия решений
(Директор)
Подразделение по ремонту
оборудования
Производственное
подразделение
Снабжение
Закупочное подразделение
Что получает из ЛИС
Информацию для принятия
управленческих решений
Дата поступления запасных
частей
Дата поступления материалов
Ключевые даты договоров с
поставщиками
Документы-обоснования для
проведения закупки
Казначейство
Прогноз платежного календаря
Экономическая служба
Прогноз исполнения бюджета

14. Устав проекта

Цель проекта:
Рабочей группе из 4 человек под руководством
Проворовой Н.Н. разработать и внедрить на предприятии
ЗАО «Чкаловский РМЗ» локальную информационную систему
(ЛИС), позволяющую в режиме реального времени отслеживать
исполнение обязательств перед заказчиками, одновременно
контролировать
исполнение
регламентных
процедур
бюджетного процесса, закупочной деятельности, казначейства,
а также получить отчетность согласно требованиям корпорации
к закупочной деятельности и текущей бюджетной модели.
Срок реализации проекта до 30 ноября 2022 года.
Бюджет проекта - 500 000 руб.

15. Оценка необходимых ресурсов

Ресурсы и их стоимость
оценка
Характеристики ресурса
в наличии
требуются
в наличии
требуются
3 сотрудника
1 привлеченный
специалист или
специализированная
организация
Соответствует
требованиям
Технический
исполнитель
(разработчик)
ЛИС
Собственные
средства, расходы
заложены в
бюджет 2022г
500 тыс. руб.
Реестр
требований к
ЛИС
Сервер для
хранения ЛИС
Техническое
задание
Требования
должны быть
достаточными, но
не избыточными
Соответствует
требованиям
Прогнозный
результат
SMART
Разработка ЛИС
Срок реализации не
позднее
30 ноября 2022 года
Возможно
реализовать в
рамках
утвержденного
бюджета
Бюджет 500 тыс. руб.
4 сотрудника
Ответственный:
Проворова Н.Н.

16. Команда проекта

Функциональная роль
Проектная роль
Директор
Заказчик, инвестор
Зам. директора по ЭиДПР
Инициатор, руководитель,
основной исполнитель
Специалист по закупкам
Основной исполнитель
Главный бухгалтер
Советник, косвенный
исполнитель
Руководители
производственных
подразделений
Сторонний специалист /
специализированная
организация
Советник
Технический исполнитель

17. Этапы реализации проекта

Разработка концепции ЛИС,
Составление реестра
требований к ЛИС, Описание 05-06.2022г
блок-схемы работы ЛИС
Разработка ТЗ, Разработка
макета ПО
07.2022г
Выбор субподрядной организации,
08-09.2022г
технический проект
Разработка ПО ЛИС
Внедрение, опытная эксплуатация
09-10.2022г
10- 11.2022г

18. Риски проекта

Критический
риск
Профилактика
(бюджет, время)
Смена
технического
исполнителя
Регулярный отчет
исполнителя о
проделанной работе
Бюджет: 0 р.
Время: без увеличения
Перерасход
бюджета
Согласование перед
началом работ
выполнимости
технического задания
в разрезе бюджета
Бюджет: 0 р.
Время: без увеличения
Ликвидация
(бюджет, время)
Поиск нового технического
исполнителя
Бюджет: 100 тыс. руб.
Время: 1 месяц.
Оценка целесообразности
дополнительных затрат с
необходимым
дополнительным
функционалом.
Бюджет: 0 -100 тыс. руб.
Время: 1 месяц.

19. Функциональная блок-схема процесса по ремонту в ЛИС

20. Индикаторы эффективности проекта:

Снижение времени на подготовку закупочной процедуры в 3
раза;
Интеграция с действующими системами 1С:бух, АСФЗД;
Уменьшение расходов на персонал - 786 тыс. руб. в год;
Доступность информации 24/7;
Время реализации проекта – до 30.11.2022г;
Срок окупаемости проекта - 1 год.