Оптимизация процесса документооборота через использование Google-таблиц

1. Оптимизация процесса документооборота через использование Google-таблиц

Жаркова Ирина Андреевна,
зам.директора по УВР
МКОУ «Специальная школа № 106»

2.

3. Команда проекта

Жаркова Ирина Андреевна, зам. директора по УВР
Кузнецова О.В., зам. директора по БЖ
Запольская С.Н. зам. директора по АХЧ
Петрова Т.А., учитель информатики
Машковская Л.М., специалист по кадрам

4. Карта текущего состояния процесса

Линейный способ картирования
В
Х
О
Д
Входящая
документация
Сбор
информации
Обработка
информации
Обработка
информации
(корректировка,
внесение в форму)
Информирование
и постановка цели
и задач
Отправка
информации
В
Ы
Х
О
Д

5.

Трата большого количество времени на
сбор и обработку данных
Долго передавать, объяснять,
обрабатывать информацию
Почему?
Почему?
Необходимость тиражировать информацию
Почему?
Необходимо правильно сформулировать задачу
Почему?
Корневая причина:
не оптимизирован
процесс документооборота
:
Для получения полного и исчерпывающего,
правильно оформленного ответа
Почему?

6. Пирамида проблем

Федеральный уровень
Региональный уровень
Уровень организации
Лимитированное время
для решения задач
Лимитированное время
для решения задач
Большой расход материалов
(бумага, тонер), временные
затраты на коммуникацию
с сотрудниками,
на приведение информации
в соответствие с требованиями

7. Карта целевого состояния процесса

Оптимизация процесса документооборота через использование
Google-таблиц для уменьшения временного показателя затрат
Текущий показатель – 1-2 дня
Целевой показатель – 2 часа

8. Ожидаемая эффективность

Снижение временных затрат на формулирование запроса и
сбор необходимой информации в нужном виде
Снижение временных затрат на обработку и проверку
собранной информации
Снижение финансовых затрат на расходные материалы
(бумага, тонер)

9. План мероприятий по устранению проблем

Создание автоматизированной системы
для внесения и обработки данных
Актуализация данных в созданной системе

10. Карта идеального состояния процесса

Линейный способ картирования
В
Х
О
Д
Входящая
документация
Заполнение
Google-таблицы
Обработка
информации
Отправка
информации
В
Ы
Х
О
Д

11. Метод Парето

12. Достигнутые результаты

Наименование цели
(ед.изм)
1) Снижение временных
затрат на
формулирование запроса
и сбор необходимой
информации в нужном
виде
2) Снижение временных
затрат на обработку и
проверку собранной
информации
3) Снижение
финансовых затрат на
расходные материалы
(бумага, тонер)
Текущий показатель
Целевой
показатель
Полученный результат,
эффект
1) 12 часов (1 день)
1) Сокращение
времени сбора
информации
в 10 раз
1) Сбор информации за 2 часа.
2) 24 часа (2 дня)
2) Сокращение
времени обработки
информации
в 20 раз
3) Отсутствие расходов
2) Обработка информации за 1
час.
3) 300 р (картридж) + 500 р
(бумага)
3) 0 рублей

13. Достигнутые результаты

1 день
2
часа
Было
2 дня
Стало
1 час
800
Было
0 рублей
Было
Стало
Стало

14. Достигнутые результаты

15. Решённые проблемы

Федеральный уровень
Региональный уровень
Уровень организации
Достаточное время
для решения задач
Достаточное время
для решения задач
Нет расхода материалов
(бумага, тонер), нет временных
затраты на коммуникацию
с сотрудниками,
на приведение информации
в соответствие с требованиями

16. Результаты проекта «Было» – «Стало»

17. Оптимизация процесса документооборота через использование Google-таблиц