Similar presentations:
Состояние внедрения и использования систем электронного документооборота на государственной и муниципальной службе
1. Состояние внедрения и использования систем электронного документооборота на государственной и муниципальной службе
12.
По оценке TAdviser, в 2016 г. положительная динамика российского рынка СЭД/ECMсистем сохранилась. Как и годом ранее она составила 10%, при этом объем рынка врублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.
2
3.
Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 годах3
4.
Нормативное регулированиеУказ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О стратегии развития информационного общества в
РФ на 2017-2030 годы»;
Федеральный Закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации» (посл. изменения от 18.06.2017 № 127-ФЗ);
Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (посл. изменения от
23.06.2016 N 220-ФЗ);
Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации» (посл. изменения от 03.11.2015 N 305-ФЗ);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных» (посл. изменения от
03.07.2016 N 231-ФЗ);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 2769-р «Концепция
региональной информатизации» (посл. изменения от 03.03.2017 N 256-ФЗ);
5.
Нормативное регулированиеПостановление Правительства РФ от 15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (посл. изменения от
26.04.2016 № 356);
Постановление Правительства РФ от 09.02.2012 № 111 «Об электронной подписи,
используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при
организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а так
же об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной
подписи»;
Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания,
развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных
информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных
информации» (посл. изменения от 11.05.2017 № 555);
6.
Федеральный закон «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации»
Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение
информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.
Основные понятия:
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию
или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной
форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах;
электронное сообщение - информация,
информационно-телекоммуникационной сети;
переданная
или
полученная
пользователем
7.
Федеральный закон «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации»
Старая редакция
В
ФОИВ
документирование
информации осуществляется в порядке,
устанавливаемом Правительством РФ.
Правила
делопроизводства
и
документооборота, установленные иными
государственными органами, органами
местного самоуправления в пределах их
компетенции, должны соответствовать
требованиям,
установленным
Правительством
РФ
в
части
делопроизводства и документооборота
для ФОИВ.
Новая редакция (с 18.06.2017)
В государственных органах, органах
местного
самоуправления
документирование
информации
осуществляется
в
соответствии
с
правилами
делопроизводства,
установленными
уполномоченным
федеральным органом исполнительной
власти в сфере архивного дела и
делопроизводства.
8.
Федеральный закон «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации»
Статья 11-1. Обмен информацией в форме электронных документов при осуществлении
полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления
1. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации,
осуществляющие в соответствии с ФЗ отдельные публичные полномочия, в пределах своих
полномочий обязаны предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций
информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной
электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев,
если иной порядок предоставления такой информации установлен ФЗ или иными
нормативными правовыми актами РФ, регулирующими правоотношения в установленной
сфере деятельности.
2. Информация, необходимая для осуществления полномочий органов государственной власти и
органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих в соответствии с ФЗ
отдельные публичные полномочия, может быть представлена гражданами (физическими
лицами) и организациями в органы государственной власти, органы местного
самоуправления, в организации, осуществляющие в соответствии с ФЗ отдельные публичные
полномочия, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, если
иное не установлено ФЗ, регулирующими правоотношения в установленной сфере
деятельности.
3. Требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме граждан (физических
лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с
организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные
публичные полномочия, и порядок такого взаимодействия устанавливаются Правительством
РФ в соответствии с ФЗ от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
9.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и озащите информации»
Обладатель информации, оператор информационной системы обязаны обеспечить:
1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее
лицам, не имеющим права на доступ к информации;
2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;
3) предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка
доступа к информации;
4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в
результате которого нарушается их функционирование;
5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной
или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;
6) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации;
7) нахождение на территории Российской Федерации баз данных информации, с
использованием которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление,
хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных
граждан Российской Федерации (с 01.09.2016).
10. Что называют «электронным документооборотом»
«Электронныйдокументооборот»
Обмен формализованным электронными
сообщениями данными/документами между
физическими/юридическими лицами (ЭДО)
Процессы работы с документами в
офисных/корпоративных системах
управления документами (СЭД)
Электронный (цифровой)
документооборот
Управление документами в цифровой форме на
всех этапах их жизненного цикла: создание,
обработка, пересылка, хранение
11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Система электронного документооборота— организационнотехническая система, обеспечивающая процесс создания, управления
доступом и распространения электронных документов в компьютерных
сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в
организации.
СЭД обеспечивают:
процесс создания, управления доступом и распространения больших
объемов документов в компьютерных сетях;
контроль над потоками документов в организации.
К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление
доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
11
12. Системы электронного документооборота
Главное назначение СЭД - организациясоздания и хранения электронных
документов, а также управление их
жизненным циклом
СЭД должны:
- объединять разрозненные потоки документов территориально
удаленных организаций в единую систему;
- обеспечивать гибкое управление документов с помощью жесткой
или свободной маршрутизации документов;
- реализовывать жесткое разграничение доступа пользователей к
различным документам в зависимости от их компетенции,
занимаемой должности и назначенных им полномочий;
- настраиваться на существующую организационно-штатную
структуру и систему делопроизводства предприятия;
- интегрироваться с существующими корпоративными системами.
12
13. СЭД позволяет автоматизированными средствами решить задачи учреждения
ускорение прохождения документов;обеспечение своевременной подготовки и направления ответов
организации на запросы внешних корреспондентов;
исключение многократного тиражирования документов;
разгрузка трафика корпоративной сети;
сокращение ошибок доставки документов;
налаживание и упрощение контроля за исполнительской
дисциплиной и использованием трудовых ресурсов;
исключение потери документов;
проведение мониторинга процедур прохождения документов и
поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в
учреждении, и их оптимизация;
совершенствование средств надежного централизованного
хранения и эффективного поиска документов.
13
14.
По данным статистических исследований, средний %рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
на поиск и ожидание поступления
документов
на согласование и утверждение
документов
на передачу документов между
подразделениями
на подготовку стандартных отчетов о
движении документов
20 %
20 %
10 %
10 %
Т.е. суммарное среднее время,
которое сотрудники офиса тратят на
рутинную обработку документов более 60%.
14
15. Основные свойства систем электронного документооборота
1. Открытость СЭД.2. Высокая степень интеграции с прикладным программным
обеспечением (ПО) – на основе технологий OLE Automation, DDE,
ActiveX, ODMA, MAPI и др
3. Особенности хранения документов
4. Маршрутизация документов
5. Разграничение доступа
6. Отслеживание версий и подверсий документов
7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов
8. Аннотирование документов
9. Поддержка различных клиентских программ
15
16. Преимущества от использования СЭД
СтратегическиеТактические
- Появление возможности коллективной работы
над документами;
- Значительное ускорение поиска и выборки
документов;
- Повышение безопасности информации;
- Повышение сохранности документов и удобства
их хранения;
- Улучшение контроля за исполнением документов.
- освобождением физического места для
хранения документов;
- уменьшением затрат на копирование и
доставку документов в бумажном виде;
- снижением расходов на персонал и
оборудование и др.
СЭД
Производительность труда
персонала увеличивается на
20-25%
Стоимость архивного
хранения электронных
документов на 80% ниже в
сравнении со стоимостью
хранения бумажных архивов
16
17.
Основные драйверы российского рынкаСЭД/ECM-систем
Импортозамещение
Цифровая экономика и цифровая
трансформация
Стремительное развитие технологий
Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО
Развитие мобильности
Облака
Напряженная экономическая ситуация
17
18.
19.
ГП «Информационное общество 2011-2020»Цели и задачи Госпрограммы — получение
гражданам и организациями преимуществ от
применения информационных и
телекоммуникационных технологий и создание
условий для оперативного и эффективного
взаимодействия государства с гражданами и
бизнесом с их использованием.
Программа состоит из четырех подпрограмм:
- «Информационно-телекоммуникационная инфраструктура
информационного общества и услуги, оказываемые на ее
основе»;
- «Информационная среда»;
-«Безопасность в информационном обществе»;
- «Информационное государство».
20.
2021. Программа «Цифровая экономика» об электронном документообороте
Раздел 1. Государственное регулированиеп.1. Снять правовые ограничения для развития цифровой экономики
пп. a. Внести изменения в нормативные правовые акты в целях
формирования базовых понятий и институтов цифровой экономики
(в том числе электронный документ, электронный архив,
понятия, обеспечивающие формирование единой цифровой среды
доверия и т.п.), 2018
Раздел 6. Государственное управление
п.10. Обеспечить ведомственный (СЭД) и межведомственный
(МЭДО) электронный документооборот с применением
электронной подписи.
пп. с. Требования по автоматизации ведомственного
документооборота (СЭД), включая архивное хранение
документов, 2019
пп. е. Доля ведомственного и межведомственного электронного
документооборота составляет 90 %, 2025 год
22. Регулирование: примеры руководящих документов
Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890.«О мерах по совершенствованию электронного документооборота
в органах государственной власти»
Переход к полноценному электронному документообороту
Развитие системы МЭДО и решение вопросов архивного хранения электронных документов
Госуслуги - процесс обработки и выпуска документов
при взаимодействии физических лиц и организаций
Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта»
«Совершенствование налогового администрирования
Включает стимулирование перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный
документооборот
23. Основные барьеры российского рынка СЭД/ECM-систем
ИмпортозамещениеОграничения законодательной базы
Психологический фактор и
сопротивление переменам
Отсутствие единого стандарта,
регламентов и недостаточная
унификация СЭД
23
24. ECM - управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management)
• Общие функции управления содержимым• Функции управления процессами
• Интеграция с другими ECM-системами
24
25. Типы СЭД
СЭД, ориентированные набизнес-процессы (businessprocess EDM).
корпоративные СЭД
(enterprise-centric EDM)
Системы управления
содержимым (content
management systems).
Системы управления
информацией (information
management systems) »
порталы.
Системы управления потоками
работ (workflow management
systems).
25
26.
Тренды российского рынка СЭД/ECMРасширение функциональности СЭД/ECM
Интерес к облакам
Корпоративные соцсети
Импортозамещение
Проникновение в СЭД идей BPM
Укрепление позиций OpenText
Мобилизация СЭД
Юридически значимый документооборот
«Умные системы»
Создание полноценных электронных архивов
Замена устаревших СЭД
26
27.
Какие важные изменения и события произошли нароссийском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах?
Законодательные изменения, направленные на использование в
госсекторе отечественного офисного ПО
Распоряжение Правительства РФ от 26.07.2016 г. №1588-р, обязавшее к переходу на
отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и
государственные внебюджетные фонды
Постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года,
Курс на цифровую экономику
Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum
Изменения в сфере регулирования ЭДО
Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД
27