Оптимизация бэк-офиса продаж: Структура проекта

1.

Оптимизация бэк-офиса продаж:
Структура проекта

2.

Структура проекта: к обсуждению
Постановка целей и задач по проекту, ожидаемых результатов
Принятие промежуточных/финальных решений по проекту
Координация ролей и плана проекта
Принятие результатов проекта
Решение конфликтов внутри проекта
Согласование бюджета проекта и затрат по проекту
Решение о премировании членов проекта
Управляющий Комитет проекта
Операционная реализация проекта
(описание и анализ бизнес-процессов,
реализация плана)
Регулярная отчетность по проекту
Верченко Л (Спонсор)
Гузаиров А.
Погосян А.
Кушарев Т.
Координатор проекта
Член проектной группы
Обеспечение работы проектной группы: поддержка в
переговорах, принятия решений, административных
вопросах
Проектный офис
Кушарев Т.
Борюшкина Ю. (руководитель
проекта)
Бизнес-аналитики (+2)
Участники проекта
Бэк-офис продаж
Гончаров Д. – представитель блока продаж – общая координация всех
вопросов по блоку, проработка единой согласованной позиции
Руководители подразделений бэк-офиса продаж (уточнить)
Эксперты бэк-офиса продаж (уточнить)
Выделенные эксперты для участия в проекте
Необходимо определить % от рабочего времени для участия
проекта
Проектно в управлении руководителя проекта на выделенное
время
Интерфейсы рабочей группы проекта
HR - Валеева А. (HR BP)
Продажи КАМ (уточнить)
ИТ (уточнить)
Финансы и Бухгалтерия (уточнить)
Право (договорной отдел) (уточнить)
Привлекаются для проработки
необходимых вопросов
Возможно разовое или
эпизодическое привлечение в
качестве эксертов

3.

Роли в проекте: к обсуждению
Функциональные
руководители и
Комитет проекта
Описание
Доля участия
Лидеры и руководители вовлеченных функций
От 10 до 20% вовлечения в
Управляющий комитет, состоящий из Спонсора проекта и
проект
ключевых заказчиков проект
Эксперты из функций по ключевым направлениям
Частично работают на проект, параллельно исполняя свои текущие
От 20 до 40% вовлечения в
проект
обязанности
Эксперты проекта
Выбраны руководителями функций
Работают с руководителем проекта в плотном взаимодействии
Проектная команда
Несут ответственность за реализацию проекта
Подотчетны комитету проекта
Прорабатывают проект и решения по нему совместно с экспертами
© Copyright Allianz SE, 2 November, 2021
проекта
От 80% до 100 вовлечения в
проект

4.

Инструменты и управление проектом: к обсуждению
Управление
Инструменты
Система
принятия
решений
Описание
Цели и задачи проекта, постановка задач командам
План проекта
Критичные активности проекта
Формат отчетности по проекту
Бюджет и процесс контроля
Процесс принятия решений по проекту
Участники и роли в проекте
Риски проекта (при необходимости)
Встреча комитета проекта - минимум 1 раз в месяц
Встреча рабочей группы (команда проекта + эксперты) – 1
раз в неделю
Отчетность по проекту – онлайн 1 раз в неделю
Прочие встречи и выработка предложений – организация
за проектным менеджером
© Copyright Allianz SE, 2 November, 2021
Статус готовности
Проверить
Проверить

5.

Структура проекта: делим на подзадачи
Подзадача 1 – выстраивание, согласование и формализация ключевых бизнес-процессов
Согласование подходов к основным бизнес процессам, в т.ч.:
• Продажи: от момента инициации проекта до закрывающих документов и выплаты бонусов;
• Закупки: в рамках основной деятельности (для клиентов) от бюджета до поставки и закрывающих
документов;
• Производства: от пресейла и найма сотрудников до закрытия проекта и бонусов команде.
Рабочая группа
Гончаров Д. – представитель блока продаж – общая координация всех вопросов по блоку, проработка единой согласованной позиции;
Гузаиров Б. – представитель блока консалтинга и пресейла;
Дроздиков Д. – представитель блока производства;
Иманаев А. – представитель ДБР;
Мякота А. – производство - процессы;
Никонов Е. – процесс закупки;
Газизова Р. – финансовый блок
HR
Основная цель: договориться о подходах, определить ответственных за каждый процесс на каждой стадии реализации проектов фронт офиса для
дальнейшей автоматизации и регламентации

6.

Структура проекта: делим на подзадачи
Подзадача 2 – выстраивание и формализация процессов прочих подразделений компании
Описание текущих бизнес процессов, выработка предложений по технической оптимизации. Включает в себя
деятельность следующих подразделений:
• Продажи – в части документооборота, планирования и работы с бэк офисом;
• Закупки - в части документооборота и планирования, логистики, хранения, склада и т.п.;
• Юридический отдел
• Договорный отделВ рамках своих компетенций
• Бухгалтерия
• Экономический отдел
Участники проекта в рамках подзадачи
• Кушарев Т. –общая координация всех вопросов по подзадаче, проработка единой согласованной позиции, вынесение ее на рабочую
группу;
• Борюшкина Ю.;
• Бизнес аналитики;
• Руководители и представители соответствующих блоков в рамках своих компетенций;
Основная цель: проанализировать текущие бизнес-процессы, найти «слабые места» и несоответствия, предложить и согласовать решение
по их оптимизации

7.

Структура проекта: делим на подзадачи
Подзадача 3 – автоматизация
Анализ текущих IT систем – CRM, Jira, 1C, выработка предложений по их оптимальному использованию.
Включает в себя деятельность следующих подразделений:
• ДБР;
• IT;
• Финансовый блок;
Участники проекта в рамках подзадачи
• Борюшкина Ю. –общая координация всех вопросов по подзадаче, проработка единой согласованной позиции, вынесение ее на
рабочую группу;
• Бизнес аналитики;
• Руководители и представители соответствующих блоков в рамках своих компетенций;
Основная цель: использовать имеющееся ПО с максимальной эффективностью и с учетом рисков, связанных с отказами 1С и необходимостью
сдачи регламентированной налоговой и бухгалтерской отчетности в установленные сроки.