2.47M

Category:

finance

Документационное обеспечение управления

1.

Исходные понятия
делопроизводства
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

2.

Форматы бумаги
А5
А4
(297х210)
(210х128)
А3
(420х297)

ДОКУМЕНТАМИ называются соответствующим образом составленные, оформленные, подписанные
за ДОКУМЕНТЫ - это
соответствующим образом составленные,
оформленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми
оформляются различные хозяйственные операции, правовые отношения и
действия юридических лиц и граждан.
и
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – это процесс создания документа.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – это совокупность процессов по
созданию и обработке всех документов, создаваемых в учреждении.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
– это движение документов внутри
учреждения с момента их получения или создания до завершения
исполнения или отправки.
ОБЪЁМ ДОКУМЕНТООБОРОТА – это количество документов,
проходящих в учреждении за год.деловые бумаги, которыми оформляются
различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических

4.

УНИФИКАЦИЯ – это установление единого комплекса видов и разновидностей документовалогичных
управленческих ситуаций, разработка единых форм и документов и единых правил их
состУНИФИКАЦИЯ
– это установление единого комплекса видов и
разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций,
разработка единых форм и документов и единых правил их составления,
оформления, создания трафаретных текстов.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – это совокупность взаимосвязанных
документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – это
система документации, созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.
УНИФИЦИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ – это документ, созданный по
унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и
имеющий юридическую силу.

5.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ – это процесс установления и применения правил с
целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех
заинтересованных сторон для достижения всеобщей оптимальной экономии
(времени, средств и сил) с соблюдением функциональных условий и требований
безопасности.
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению
документов

6.

Классификация документов
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

7.

Классификация документов
По способу
фиксации
информации
По содержанию
По
наименованию
По степени
сложности
По месту
составления
По срокам
исполнения
По
происхождению
По степени
гласности
По
юридической
силе
По назначению
По срокам
хранения
По видам

8.

Классификация документов
По способу фиксации
информации
Рукописнопечатные
(письменные)
Графические
Фото-, видео-, кино-,
аудиодокументы

9.

Классификация документов
По содержанию
Справочноинформационные
Организационнораспорядительные
Снабженческосбытовые
По личному составу
Финансоворасчетные

10.

Классификация документов
По наименованию
приказы
письма
планы
заявления
уставы
акты
отчеты
инструкции
протоколы
договоры
справки
характеристики
свидетельства
И другие

11.

Классификация документов
По видам
Типовые
Примерные
Индивидуальные
Трафаретные

12.

Классификация документов
По степени сложности
Простые
Сложные

13.

Классификация документов
По месту составления
Внутренние
Внешние

14.

Классификация документов
По срокам исполнения
Срочные
Несрочные

15.

Классификация документов
По происхождению
Служебные
Официальноличные
(именные)

16.

Классификация документов
По степени гласности
Обычные
Конфиденциальные
Для служебного
пользования

17.

Классификация документов
По юридической силе
Подлинные
Действительные
Недействительные
Подложные

18.

Классификация документов
По назначению
(по стадиям создания)
Подлинник
(оригинал)
Копия
Собственно
копия
Отпуск
Выписка из
документа
Дубликат

19.

Классификация документов
По срокам хранения
Постоянного срока
хранения
Временного срока
хранения
более 10 лет
Временного срока
хранения
до 10 лет

20.

Изучение реквизитов
документов
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

21.

Формуляр-образец документа – это модель унифицированной формы
документа. В формуляре-образце четко определены площади для размещения
различных реквизитов документа, установлена длина реквизитов на рабочем и
служебном полях.
Постоянный реквизит
– это реквизит документа, наносимый при
изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. К ним
относятся, например, наименование организации-автора, справочные данные об
организации.
Переменный реквизит
– это реквизит документа, наносимый при
составлении и изготовлении документа, например, текст, адресат, дата и т.п.

22.

Унифицированный документ – это документ, созданный по
унифицированной форме, оформленный в установленном порядке.
Унифицированная трафаретная форма – форма документа, в которой
постоянные реквизиты и постоянная часть текста отпечатана в
типографии, а для переменной информации оставлено свободное
место. Это экономит время и повышает грамотность документа.

23.

Площадь унифицированной формы или бланка документа,
предназначенная для заполнения реквизитами, называется
рабочим полем документа.
Площадь, предназначенная для закрепления документа в технических
средствах хранения, для нанесения служебных отметок, называется
служебным полем документа.
Размеры полей бланков:
Левое – не менее 20 мм
Правое – не менее 10 мм
Верхнее – не менее 20 мм
Нижнее – не менее 20 мм

24.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной
на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Виды бланков:
- бланк письма (для оформления служебных писем)
- общий бланк ( для всех других видов документов)
- бланк конкретного вида документа (кроме письма)
- бланк должностного лица
Для каждого из этих видов бланков допускается 2 варианта расположения
реквизитов – угловой (флаговый) и продольный (центрованный).
При угловом расположении постоянные реквизиты (наименование организацииавтора, справочные данные об организации) размещаются от границы левого поля в
левом верхнем углу. Этот способ наиболее экономичный по использованию площади
листа и удобный для обработки.
При продольном расположении постоянные реквизиты располагают вдоль
верхнего поля листа центровано, т.е. начало и конец каждой строки реквизита равно

25.

Все реквизиты ОРД следует располагать на бланке в соответствии с
положениями табулятора (пт):
«0» пт – левое поле документа (20 мм от левого края листа)
«1» пт – абзацный отступ (1,25 см от левого поля документа)
«2» пт
«3» пт
«4» пт – середина рабочего поля документа
«5» пт
«6» пт
«7» пт
«8» пт – граница правого поля документа (10 мм от правого края
листа).

26.

Многострочные реквизиты печатаются через один
межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются
дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных
интервала.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для
реквизитов документа являются:
Times New Roman № 13, 14
Arial № 12, 13
Verdana № 12, 13
Calibri № 14 и приближенные к ним.

27.

0
1
2
3
4
5
6
7
8

28.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. ОРД.
Требования к оформлению документов.
Состав реквизитов документов:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации,
герб субъекта Российской Федерации,
герб (геральдический знак) муниципального образования)
02 – эмблема
03 – товарный знак (знак обслуживания)
04 – код формы документа
05 – наименование организации – автора документа
06 – наименование структурного подразделения – автора документа
07 – наименование должности лица – автора документа
08 – справочные данные об организации
09 – наименование вида документа
10 – дата документа
11 – регистрационный номер документа
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13 – место составления (издания) документа
14 – гриф ограничения доступа к документу
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – заголовок к тексту
18 – текст документа
19 – отметка о приложении
20 – гриф согласования документа
21 – виза
22 – подпись
23 – отметка об электронной подписи
24 – печать
25 – отметка об исполнителе
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка о поступлении документа
28 – резолюция
29 – отметка о контроле
30 – отметка о направлении документа в дело

29.

Наименование организации,
являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное
наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним.
Реквизит оформляют от «0» положения табулятора при угловом расположении постоянных
реквизитов (длина строки реквизита не более 7,5 см) или центрованным способом, когда начало и
конец строк равно удалены от левого и правого поля листа соответственно (длина сроки реквизита не
более 12 см).
Между строками (если реквизит не умещается на одной строке) – 1 межстрочный интервал.
В конце строк слова по слогам переносить не разрешается. В конце реквизита точка не ставится.
Реквизит не подчеркивается и никаким иным способом не выделяется.
Пример:
Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права

30.

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и
другие сведения по усмотрению организации-автора (номер факса, адрес электронной почты,
банковские реквизиты и др.).
Этот реквизит имеется только на бланке для письма.
Оформляют также как и реквизит «Наименование организации».
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его
определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания документа
указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только
общепринятые сокращения, например:
г.Луга
пос.Сиверский
Санкт-Петербург
Москва
При написании городов Москва и Санкт-Петербург буква г. перед названием не ставится.
Реквизит имеется только на общих бланках и оформляется от «0» положения табулятора.

31.

Научно-исследовательский
проектно-технологический
институт механизации и
электрификации сельского
хозяйства
(НИПТИМЭСХ)
ПРИКАЗ
25.02.2014
№ 25
Санкт-Петербург

32.

Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата
заседания (принятия решения), для акта – дата актируемого события.
Дату документа оформляют от «0» положения табулятора. На бланках документов место проставления
даты отмечено ограничительной горизонтальной чертой.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. В
конце даты точка не ставится, например, дату 5 января 2020 года следует оформлять следующим образом:
05.01.2020
Некоторые финансовые и бухгалтерские документы допускается датировать комбинированным способом,
например:
5 января 2020 г.
В тексте документа дату допускается оформлять цифровым и комбинированным способами. Если в тексте
указывается только год, то слово год записывается полностью: 2020 год. Если в тексте указан месяц и год,
то слово год пишется сокращенно: в январе 2020 г. Учебный год записывается следующим образом:
2020/21 уч.г., период времени – 2010 – 2014 гг.

33.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и пр.
Регистрационный номер оформляется от «2» положения табулятора на уровне реквизита
«Дата документа» (на бланках документов место проставления регистрационного номера
отмечено ограничительной горизонтальной чертой с символом №) при регистрации
документа.

34.

Адресат оформляется на документах, предназначенных для передачи:
- Руководству (заявления, докладные и объяснительные записки и т.д.);
- Структурному подразделению (распоряжения, указания и т.д.);
- Другим учреждениям или физическим лицам (письма и др.).
Адресат оформляют от «4» пт (в верхнем правом углу документа).
Адресат максимально может состоять из следующих составных частей, каждая из которых
размещается с новой строки, и строки выравниваются по левому краю или центруются относительно
самой длинной строки:
1. Наименование учреждения (в им.п., без предлога В или На)
2. Наименование структурного подразделения (в им.п., без предлога В или На)
3. Должность получателя (в дат.п.)
4. Фамилия и инициалы (в дат.п., перед фамилией допускается употреблять сокращение г-ну или
г-же)
5. Почтовый адрес получателя (не указывается в документах, направляемых в высшие органы
власти, вышестоящие или подведомственные организации и постоянным корреспондентам)

35.

Завод турбинных лопаток
Плановый отдел
Старшему экономисту
Алексеевой А.А.
Профсоюзная ул., д.20, Москва, 117290
При адресовании документа руководителю организации название организации
входит в наименование должности руководителя и указывается в дательном падеже,
например:
Директору завода «Свет»
г-ну Островскому А.Н.

36.

При адресовании документа руководителю структурного подразделения наименование
организации указывается в им.п., ниже – в дат.п. наименование должности руководителя,
включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы.
например:
Московский государственный университет
Декану факультета государственного
делопроизводства
Завадскому И.Н.
Или
Московский государственный университет
Декану факультета государственного
делопроизводства
Завадскому И.Н.

37.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные
подразделения одной организации адресат указывается обобщенно,
Пример:
Директорам школ Московского района
Санкт-Петербурга
При рассылке документа не всем организациям или структурным
подразделениям под реквизитом Адресат в скобках указывается (по списку),
Пример:
Руководителям дочерних обществ
АО «Свет»
(по списку)

38.

Подпись – обязательный реквизит документа. Документ
подписывает должностное лицо в пределах компетенции:
- В учреждениях, действующих на принципах единоначалия,
документ подписывается руководителем учреждения;
- документы, принимаемые коллегиальным органом,
подписывают председатель и секретарь коллегиального органа;
- денежно-финансовые документы подписывают руководитель
организации и главный бухгалтер;
- акты – члены комиссии;
- договоры – все договаривающиеся стороны.

39.

Реквизит «Подпись» состоит из следующих элементов:
- наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,
оформленном на бланке) – от «0» положения табулятора;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия) – от «6» положения табулятора на
уровне последней строки наименования должности.
Пример:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий
подпись
А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент
подпись
А.А.Борисов

40.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности
лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Исполнительный директор
ЗАО «Вектор»
подпись
Н.В.Орлов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:
Директор завода
подпись
О.И.Градов
Главный бухгалтер
подпись
З.П.Смирнова

41.

При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор завода «Луч»
подпись А.И.Федоров
Директор завода
турбинных лопаток
подпись
П.П.Ткач

42.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности
руководителя, подпись оформляется с указанием статуса
должностного лица в соответствии с приказом, например:
И.о.генерального директора
подпись
П.П.Петров
подпись
П.П.Петров
Или
Исполняющий обязанности
генерального директора

43.

Не допускается ставить косую черту, надпись За перед
наименованием должности лица в реквизите «подпись», если
документ подписывает иное должностное лицо.

44.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, на иных документах, предусматривающих
заверение подписи печатью.
Виды печати
гербовая
простая
Печать проставляют, не захватывая собственноручной подписи, или в
месте, обозначенном МП (Место печати), таким образом, чтобы на оттиске
четко прочитывались все надписи.

45.

Согласование документа
Проекты некоторых документов перед подписанием необходимо согласовать.
Виды согласования
Внутреннее
Внутри
организации
Виза
Внешнее
Со сторонними
организациями
С
общественными
организациями
Гриф
согласования

46.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием
проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование.
Виза включает в себя:
-
Должность лица, визирующего документ (от «0» пт)
-
Подпись
-
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) (от «2» пт)
-
Дата визирования (от «0» пт)
Виза оформляется РУКОПИСНО на последнем листе под подписью или на оборотной
стороне последнего листа в левом нижнем углу.
Пример:
Главный бухгалтер
Подпись И.А.Сидорова
12.09.2020
.

47.

В документах, подлинники которых хранятся в организации,
визы проставляют на подлиннике документа.
В исходящих документах визы проставляют на копиях,
хранящихся в организации и подшиваемых в дело.
Визировать нужно ДО подписания или вынесения
резолюции руководителем!

48.

Согласование документа
Внешнее
Гриф согласования
(от «0» пт)
На первом листе
документа в левом
верхнем углу
На последнем листе
документа под текстом
На листе
согласования

49.

Гриф согласования
СОГЛАСОВАНО
Директор НИПТИМЭСХ
Подпись И.А.Соколов
12.09.2020
СОГЛАСОВАНО
Советом директоров АО
«Прогресс»
(протокол от 12.09.2020
№ 03)
СОГЛАСОВАНО
Письмом Росархива от
12.09.2020 № 625

50.

Утверждение документа
Гриф утверждения
(от «5» пт)
Утверждение изданием
распорядительного
документа
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
завода от 05.09.2020
№ 124
Утверждение
должностным лицом
(лицами)
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись К.А.Смирнов
12.09.2020

51.

Отметки на документах
Отметка о
поступлении
документа в
организацию
Отметка об
исполнителе
Резолюция
Отметка о
направлении
документа в
дело
Отметка о
контроле
Отметка о
заверении
копии

52.

Отметка о поступлении
документа в организацию
Проставляется при получении документа в нижнем
правом углу (на служебном поле) первого листа
документа в процессе его регистрации
специальным штампом
23.09.2020
№ 79

53.

Резолюция
Резолюция закрепляет распоряжение
руководителя по поводу решения вопроса,
затронутого в документе:
- Фамилия и инициалы исполнителя (кому поручается
исполнение)
- Характер и порядок исполнения (что поручается)
- Срок исполнения
- Подпись лица, вынесшего резолюцию
- Дата вынесения резолюции

54.

Резолюция
Резолюция оформляется руководителем рукописно
синими чернилами в верхней правой части документа
на свободном от других реквизитов месте между
адресатом и текстом горизонтально.
Иванову И.И.
Прошу подготовить проект
договора к 01.10.2020.
Подпись 23.09.2020

55.

Отметка о контроле
Свидетельствует о постановке документа
на контроль за сроками исполнения
или исполнительской дисциплины
Проставляется штампом «Контроль» на
верхнем служебном поле первого листа
документа

56.

Отметка об исполнителе
Включает в себя:
- Фамилию, имя, отчество исполнителя
- Номер контактного телефона (можно добавить
наименование должности, структурного подразделения,
адрес электронной почты)
Обязательна при оформлении
исходящих документов

57.

Оформляется на лицевой стороне или при отсутствии места –
на оборотной стороне последнего листа документа от «0» пт.
Может оформляться как нижний колонтитул и печататься
шрифтом меньшего размера.
Сидоров Петр Сергеевич
8-921-000-00-00
Сидоров Петр Сергеевич, плановый отдел, старший экономист
8-921-000-00-00, [email protected]

58.

Отметка о направлении документа
в дело
Включает в себя:
-
В дело
Индекс дела по номенклатуре дел
Должность лица, оформившего отметку
Подпись
Дату
Может дополняться краткими сведениями о
характере исполнения документа.

59.

Оформляется посередине нижнего служебного поля
первого листа документа.
В дело № 07-12 за 2020 год
Отправлено письмо № 96 от 17.09.2020
Начальник отдела кадров Подпись
18.09.2020

60.

Отметка о заверении
копии
Отметка проставляется под реквизитом «Подпись» в левом углу документа.
Включает слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию. Его
собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию, дату
заверения копии.
Если копия выдается для предоставления в другую организацию, то отметка
дополняется надписью о месте хранения подлинника: Подлинник документа
находится в (наименование организации) в деле № … за … год) и заверяется
печатью организации.
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись И.П.Смирнова
25.09.2020
Отметку можно проставлять специальным штампом.

61.

Текст
Официально-деловой стиль
Правдивое, точное и достоверное
освещение событий и фактов
Безупречность формулировок
Максимальная краткость при
полноте изложения информации
Нейтральный тон
Употребление устойчивых
словосочетаний
Замена сложных предложений
простыми
Прямой порядок слов
в предложении
Каждое слово несет определенную
смысловую нагрузку

62.

Текст
От 1 лица ед.числа:
Приказы, распоряжения,
заявления, объяснительные
и докладные записки
От 3 лица ед.числа:
Документы коллегиальных
органов
От 3 лица ед. или мн.числа:
Положения, инструкции,
акты, справки
В переписке:
- От 1 лица ед.числа
- От 1 лица мн.числа
- От 3 лица ед.числа

63.

Текст
Текст документа делится на абзацы, с них начинается
каждая новая мысль (не предложение).
Абзацы начинают писать или печатать от
«1» положения табулятора. Далее текст печатают от
«0» пт.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по
границам левого и правого полей документа).

64.

Текст
При создании документа на двух и более страницах вторую
и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами без
точки или каких-либо иных знаков посередине верхнего поля
документа (от «4» пт) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего
края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной
сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина
левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на
оборотной стороне листа должны быть равны.

65.

Текст
Раздел
А
Подраздел
Пункт
Подпункт
Первый подпункт третьего пункта четвертого
1.№.;.а
подраздела второго раздела обозначим так:
2.4.3.1

66.

Текст
В октябре 2020 г. Городской методический совет
проводит конференцию преподавателей экономических
дисциплин. Будут обсуждаться вопросы начисления
заработной платы.
Просим принять участие.
Для проведения экскурсии со студентами группы 3-Ф-41
12.10.2020 в г.Выборг просим выделить автобус.

67.

Текст
Прошу дополнительно выделить 600 тыс.р.
для приобретения сварочных тренажеров для
кабинета технологического оборудования.
Предполагается проведение лабораторных
занятий по сварке и резке металлов. Количество
тренажеров в кабинете рассчитывается для
обеспечения занятий одной подгруппы студентов.

68.

При создании документа на двух и более страницах вторую
и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами без
точки или каких-либо иных знаков посередине верхнего поля
документа (от «4» пт) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего
края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной
сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина
левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на
оборотной стороне листа должны быть равны.

69.

Заголовок к тексту
Обязателен для всех документов, выполненных на бумаге формата А4, и если
текст превышает 5 строк.
Оформляют в левом верхнем углу от «0» пт.
Длина строки не более 7,5 см.
Размер заголовка не более 5 срок.
Каждая строка должна иметь законченный смысл.
Слова по слогам в конце строки не переносятся.
Не подчеркивается, шрифт не меняется, в конце точка не ставится.
Не допускается применять произвольные сокращения.

70.

Заголовок к тексту
Отвечает на вопрос
О чём (О ком)
ПРИКАЗ
Чего (кого)
ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
О приеме на работу
Ведущего эксперта
ПРОТОКОЛ
Заседания Ученого Совета

71.

Составление и оформление
докладных и объяснительных
записок
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

72.

Цель и задача
Уяснить назначение и правила составления и оформления
докладных и объяснительных записок
Научиться составлять и оформлять докладные и объяснительные
записки
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

73.

План урока
Организационный этап
Изложение нового материала
Выдача задания
Выполнение задания
Проверка выполнения задания
Рефлексия
Выдача домашнего задания

74.

Докладная записка
это
документ, адресованный руководителю данной
или вышестоящей организации,
содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами
или предложениями составителя

75.

Докладные записки
внешние
- Оформляются на общем бланке А4
машинописно в 2 экз.
- Подписываются руководителем учреждения
- Регистрируются как исходящий документ
- Имеют заголовок к тексту
внутренние
- Оформляются на общем бланке А4
машинописно или рукописно в 1 экз.
- Подписываются автором
- Могут иметь заголовок к тексту

76.

Текст докладной записки п
Вводная
часть
Излагаются факты,
приводится
их анализ
Основная
часть
Делаются выводы
и предложения

77.

Формуляр-образец
внешней докладной записки
Наименование
организации
Адресат
Наименование вида документа
Дата
Рег.номер
Место составления
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
Отметка об
исполнителе

78.

Формуляр-образец
внутренней докладной записки
Наименование
организации
Адресат
Наименование вида документа
Дата
Текст
Подпись

79.

Пример оформления внешней докладной записки
Профессиональный лицей № 13
Начальнику Московского городского комитета
по народному образованию
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Архипову П.Е.
10.09.2018
№ 34
Москва
О выполнении плана набора учащихся
Довожу до Вашего сведения, что утвержденный Главным управлением профтехобразования
Москвы план приема учащихся на 2018/19 учебный год выполнен.
Принято 267 учащихся на обучение в группах с образованием на базе 9 классов и 90 учащихся в
группы на базе 11 классов.
В проведении профориентационной работы в школах Краснопресненского района Москвы особо
отличились мастера производственного обучения Облапова Г.Н., Иванова С.Т. и Кузиевский Т.Р.
Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения, добившихся
хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы.
Директор лицея
Петрова Мария Михайловна
388-08-22
В.С.Шумов

80.

Объяснительная записка
это
документ, адресованный руководству,
поясняющий содержание отдельных положений
основного документа
или объясняющий причины
какого-либо факта, события, поступка

81.

Объяснительные записки
Сопровождающие основной документ
(план, отчет, проект и т.п.)
- Оформляются на общем бланке А4
машинописно
- Подписываются автором или
руководителем учреждения или структурного
подразделения
- Имеют заголовок к тексту
Объясняющие причину каких-либо
нарушений, поступков, невыполнения
приказа, инструкции, распоряжения,
поведения отдельных работников
- Оформляются на общем бланке А4
машинописно или рукописно в 1 экз.
- Подписываются автором

82.

Формуляр-образец
объяснительной записки
Наименование
организации
Адресат
Наименование вида документа
Дата
Текст
Подпись

83.

Пример оформления объяснительной записки
Завод «Свет»
Начальнику цеха № 5
Архипову Т.С.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
10.11.2018
Я опоздал на работу 9 ноября 2018 г., так как по дороге на завод был
задержан нарядом полиции для проверки документов.
Рабочий цеха № 5
В.С.Сидоров

84.

Выполнить задание
1. Составить и оформить докладную записку от имени преподавателя
информатики, о том, что в классе информатики вышли из строя 3 компьютера
(недостающие реквизиты составьте самостоятельно).
2. Составить и оформить объяснительную записку о пропуске Вами
какого-либо учебного занятия (недостающие реквизиты составьте
самостоятельно).

85.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- Что такое докладная записка?
- Назовите реквизиты докладной записки.
- Что такое объяснительная записка?
- Назовите реквизиты объяснительной записки.

86.

Составление и оформление
служебных писем
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

87.

88.

Цель и задача
Изучить состав реквизитов служебного письма
Изучить требования к тексту служебных писем
Научиться составлять и оформлять служебные письма
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

89.

Служебное письмо
это
обобщенное название различных
по содержанию информационных
документов, выделяемое в связи
с особым способом передачи текста –
пересылкой по почте

90.

Служебное письмо
Самый распространенный вид деловых
документов. Составляется для оперативной связи
с другими учреждениями и предприятиями по
различным вопросам.
Являясь связующим звеном между
организациями, переписка занимает около
80% от объёма входящей и исходящей
документации

91.

Письма, отправляемые
из учреждения
инициативные
ответные

92.

Текст письма
введение
доказательства
прямой порядок
заключение

93.

Текст письма
заключение
введение
обратный порядок
доказательства

94.

Тон письма нейтральный
(используем вводные слова и конструкции):
По-видимому…
По-прежнему…
Учитывая…
Как известно…
Если возможно…
Считая…
Тщательно изучив Ваши предложения…
Внимательно рассмотрев Ваши замечания…
В порядке обмена…
В порядке исключения…
Рассматривая…
Принимая во внимание…
Руководствуясь…
В связи…

95.

Виды писем
-
Письмо-приглашение
Информационное письмо
Письмо-извещение
Письмо-подтверждение
Письмо-напоминание
Письмо-претензия
Письмо-запрос
Письмо-ответ
Гарантийное письмо
Сопроводительное письмо
и т.д.

96.

Отметка о наличии приложения
1.
Приложение упомянуто в тексте:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
2.
Приложения не названы в тексте:
Приложение: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документация
внешнеторговая» на 5 л. В 1 экз.
2. Отзывы на проект стандарта на 3 л. в 1 экз.
3. К письму прилагается документ, имеющий приложение:
Приложение: письмо Кировского экспериментального завода от 10.10.2018
№ 184 и приложение к нему, всего на 7 л.
Приложения сброшюрованы:
4.
Приложение: Методические указания по внедрению и применению Государственных стандартов на ОРД, 12 экз.

97.

Оформление служебных писем
Бланк для
письма
угловой или продольный
А4
Бланк для
письма
угловой или продольный
А5

98.

Формуляр-образец письма
Наименование
организации
Адресат
Справочные данные об
организации
Дата
Рег.номер
Ссылка на номер и дату
документа (для ответных писем)
Заголовок к тексту (для А4)
Текст
Подпись
Отметка об
исполнителе

99.

Последовательность действий
по оформлению письма
Составить
Напечатать
Подписать
Зарегистрировать
Сделать копию
Согласовать
(проставить визу на копии)
Подлинник отправить по адресу
Копию подшить в дело

100.

Выполнить задание
Составьте и оформите служебное письмо со следующими исходными данными:
Автор письма – Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов
и права.
Ситуация: Санкт-Петербургский архитектурно-строительный колледж выслал
в адрес СПТОТФиП проект рабочей программы дисциплины «Статистика» (письмо
№ 165 от 25.08.2019) с просьбой провести рецензирование программы нашими
преподавателями.
Необходимо возвратить этот проект после ознакомления с ним с рецензией
или отзывами наших преподавателей.

101.

Трудности и характерные ошибки
Определить вид письма
Оформление реквизита «Ссылка на дату и номер документа»
Оформление отметки о наличии приложения

102.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- Из каких частей состоит текст письма?
- Назовите реквизиты письма
- На каких бланках оформляется служебное письмо?
- В каких случаях и как оформляется отметка о наличии
приложения?

103.

Образец бланка для письма
Санкт-Петербургское Государственное бюджетное
профессиональное образовательное учреждение
«Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий,
финансов и права»
196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20
Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55
__________ № ______
На № ________________

104.

Пример оформления письма
Санкт-Петербургское Государственное бюджетное
профессиональное образовательное учреждение
«Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий,
финансов и права»
196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20
Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55
__________ № ______
На № ________________
Руководителю ООО «Энерговектор»
Сидорову О.Г.
Подтверждая получение оборудования для лаборатории электрических машин техникума,
сообщаем, что для установки и наладки машин Ваш специалист согласно договору должен прибыть в
техникум до 01.12.2018.
Директор техникума
Петрова Мария Сергеевна
388-08-22
О.Г.Виноградов

105.

Составление и оформление
справок личного характера
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

106.

107.

Цель и задача
Уяснить назначение и правила составления и оформления
справок
Научиться составлять и оформлять справки личного характера
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

108.

СПРАВКА
это
документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и событий

109.

Виды справок
Удостоверяющие
юридический факт
и выдаваемые
гражданам
и учреждениям
(чаще всего личного
характера)
Информационные,
содержащие описание
фактов и событий,
составляемые по
запросу или указанию
вышестоящих
должностных лиц
и организаций

110.

Оформление справок
Общий бланк
или
Общий бланк
унифицированная
трафаретная форма
или
А5
унифицированная
трафаретная форма
А4

111.

Текст справки
личного характера
Фамилия, имя, отчество (в им.п.)
Должность
Все необходимые сведения
Справка должна объективно отражать состояние дел
Составление справки требует тщательного сбора
и проверки предоставляемых сведений
Справка не должна подменять характеристику

112.

Текст справки
личного характера
Не должно быть архаичных выражений:
Настоящая справка…
Справка дана…
Действительно работает…
Состоит учащимся…
Работает по настоящее время
и т.д.

113.

Необходимо указать
наименование
организации, куда
выдается справка
Или
последним
абзацем текста
Или
в виде
адресата

114.

Справку подписывают лица, составившие справку и
несущие ответственность за предоставленные данные
(руководитель организации, начальник или инспектор
отдела кадров, руководитель организации и главный
бухгалтер)
Подписи заверяются печатью

115.

Пример оформления
справки личного характера
Завод «Ударник»
СПРАВКА
12.03.2018
№ 64
г.Луга
Иванов Иван Иванович работает на заводе инженером с 01.09.2009.
Дана для предоставления в Прокуратуру Московского района СанктПетербурга.
Инспектор отдела кадров
Подпись, печать
П.П.Попова

116.

Пример оформления
справки личного характера
Завод «Ударник»
Прокуратура Московского
района Санкт-Петербурга
СПРАВКА
12.03.2018
№ 64
г.Луга
Иванов Иван Иванович работает на заводе инженером с
01.09.2009.
Инспектор отдела кадров Подпись, печать
П.П.Попова

117.

Пример оформления
информационной справки
Кировское районное
книготорговое объединение
Московское городское объединение
книжной торговли «Москнига»
СПРАВКА
02.02.2018
№ 186
Москва
О комплектовании
товарных фондов в 2017 году
В 2017 году комплектование товарных фондов магазинов района
происходило за счет следующих источников (в тыс.р.):
Книготорговая база «Москнига» - 2998,00
Объединение «Книгоэкспорт» - 640,00
Издательство «Прометей» - 124,00
Специальная книжная экспедиция – 72,00.
Заведующий объединением
Скворцова Майя Ивановна
388-00-11
Подпись, печать
А.Н.Трошина

118.

Составление и оформление
актов
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

119.

Цель и задача
Уяснить назначение и правила составления и оформления актов
Научиться составлять и оформлять акты
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

120.

121.

Акт
это
документ, подтверждающий установленные
комиссией факты и события

122.

Комиссии могут быть:
Постоянно действующие
Назначенные распоряжением руководства для
разового случая

123.

Акты бывают:
Ликвидации учреждения
Проверки
Инвентаризации
Проведения испытаний
Приема законченных работ
Списания пришедшего в негодность оборудования
Приема-передачи
Дегустации
и т.п.

124.

Текст акта
Вводная
часть
• Основание
• Состав комиссии
• Присутствовавшие
Констатирующая
часть
Основание
Цель
Задачи
Существо работы
Результаты работы
Заключительная
часть
• Выводы
• Заключение
• Предложения

125.

Текст вводной части
Основание
Распоряжение
(указание,
приказ)
руководства,
его рег.номер
и дата
Председатель
Должность,
фамилия,
инициалы
Члены
комиссии
Столбиком
пронумеровав,
в алфавитном
порядке
(по фамилиям):
должность,
фамилия,
инициалы
Присутствовали
(при
необходимости)
Столбиком
пронумеровав,
в алфавитном
порядке
(по фамилиям):
должность,
фамилия,
инициалы

126.

В конце текста перед подписями при необходимости
указывают количество составленных экземпляров акта
и их местонахождение, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. направлен в Минвуз РФ;
2-й экз. – в канцелярии института.

127.

Председатель комиссии Подпись
Члены комиссии
Подпись
Подпись
О.Н.Борисов
Л.С.Конторкина
Д.Г.Чернова

128.

Формуляр-образец акта
Наименование
учреждения
Гриф утверждения
(при необходимости)
Наименование вида
документа
Дата
Рег.номер
Место составления
документа
Заголовок к тексту
Текст
Подписи

129.

Последовательность действий
по оформлению акта
Составить
Напечатать
Подписать
Зарегистрировать
Размножить или сделать выписки
Подлинник подшить в дело
Копии или выписки из акта
направить в структурные
подразделения

130.

Пример оформления акта
Научно-исследовательский
институт им.М.В.Ломоносова
АКТ
25.10.2018
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
подпись П.П.Попов
26.10.2018
№ 09
Москва
О выполнении темы
«Системный анализ
информационных изданий
межотраслевых центров «НТИ»
Основание: распоряжение директора института от 11.10.2018 № 130
Составлен комиссией в составе:
Председатель – ученый секретарь Комаров А.И.
Члены комиссии: 1.Младший научный сотрудник Кузнецова В.В.
2.Старший научный сотрудник Молина Т.А.
3.Руководитель темы Чевсикова Л.Н.
В период с 13.10.2018 по 24.10.2018 комиссия установила, что по теме № 4.10.2 «Системный анализ

131.

2
информационных изданий межотраслевых центров «НТИ» составлены:
1. Методика исследований и программа научно-исследовательской работы.
2. Отчет по 3 этапу «Описание и классификация информационных изданий ЦНТИ».
3. Проект методических требований к информационным изданиям межотраслевых
территориальных ЦНТИ.
Тема по этапам работы выполнена полностью.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. – в канцелярии института;
2-й экз. – в бухгалтерии института.
Председатель комиссии
Члены комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
А.И.Комаров
В.В.Кузнецова
Т.А.Молина
Л.Н.Чевсикова

132.

Выполнить задание
Составьте и оформите акт. Недостающие реквизиты произвольные.
Завод «Свет». Состав комиссии: председатель – начальник канцелярии Борисов О.Н.,
члены комиссии: старший инспектор Чернова Д.Г., заведующая экспедицией Л.С.Конторкина.
С предприятия-поставщика в адрес завода 20.10.2018 прибыла посылка за номером 65. При
вскрытии почтового ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной комплектующих
изделий к аппарату «Х» на общую сумму 87 тыс.р. Комиссия пришла к выводу потребовать от
предприятия-поставщика досылки недостающих комплектующих изделий. Нарушений правил
доставки посылок не обнаружено.
Определить количество экземпляров акта, их местонахождение.
Акт утвердить директором завода.

133.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- Что такое акт? Каково его назначение?
- Назовите реквизиты акта.
- Перечислите составные части текста акта.
- Что является основанием для составления акта?
- Кто подписывает акт?
- Что является датой акта?

134.

Пример оформления акта
Завод «Свет»
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
подпись
П.П.Попов
23.10.2018
АКТ
22.10.2018
№ 08
О вскрытии посылки
Основание: приказ директора завода от 21.10.2018 № 129
Составлен комиссией в составе:
Председатель – начальник канцелярии Борисов О.Н.
Члены комиссии: 1.Заведующая экспедицией Контрокина Л.С.
2.Старший инспектор Чернова Д.Г.
С предприятия-поставщика в адрес завода 20.10.2018 прибыла посылка за номером 65. При
вскрытии почтового ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной комплектующих
изделий к аппарату «Х» на общую сумму 87 тыс.р. (восемьдесят тысяч рублей).
Комиссия пришла к выводу потребовать от предприятия-поставщика досылки недостающих
комплектующих изделий.
Нарушений правил доставки посылок не обнаружено.

135.

2
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в канцелярии завода;
2-й экз. – предприятию-поставщику;
3-й экз. – почтовому отделению № 70 Московского района Санкт-Петербурга.
Председатель комиссии
Члены комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
О.Н.Борисов
Л.С.Конторкина
Д.Г.Чернова

136.

Составление и оформление
протоколов
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

137.

138.

Цель и задача
Уяснить назначение и правила составления и оформления
протокола
Научиться составлять и оформлять протоколы
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

139.

Протокол
это
организационно-распорядительный документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений
на заседаниях коллегиальных органов

140.

Текст протокола
Вводная
часть
Председатель
Секретарь
Присутствовали
Приглашённые
Повестка дня
Основная
часть
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
РЕШИЛИ

141.

Текст вводной части
Председатель
Секретарь
Фамилия,
инициалы
Фамилия,
инициалы
Перечисляются в порядке значимости
вопросы, вынесенные на рассмотрение,
нумеруются, начинаются с предлога «О»,
Указывается докладчик: должность,
фамилия, инициалы.
Нельзя включать вопрос «Разное»!
Присутствовали
Приглашённые
Фамилии, инициалы
в алфавитном
порядке в строчку
через запятую
Столбиком
пронумеровав,
в алфавитном
порядке
(по фамилиям):
должность,
фамилия, инициалы
Повестка дня

142.

Присутствовали: 32 человека (список прилагается)

143.

Повестка дня:
1. О перспективах развития завода. Доклад
директора завода Спиридонова П.С.
или
2. Об итогах социологического опроса
рабочих (докладчик – начальник социальной
службы Петров С.С.)

144.

Текст основной части
СЛУШАЛИ:
Фамилия,
инициалы
в род.п.,
текст от 1 лица
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия,
инициалы в им.п.,
текст от 3 лица
Вопросы
Вопросы
РЕШИЛИ:
• Кому
• Что сделать
• К какому сроку

145.

СЛУШАЛИ:
Спиридонова П.С. – текст доклада
прилагается.

146.

Смирнов В.К. – Были ли приняты меры для
ликвидации аварии на стройке?
Иванов И.И. – К 8 часам утра следующего
дня вода была полностью откачена, и последствия аварии ликвидированы.

147.

К следующему вопросу повестки дня
не переходят до тех пор,
пока не будет полностью обсуждён
предыдущий пункт повестки дня
и по нему не будет принято решение!

148.

12 – 14.11.2018

149.

Примеры заголовков
к тексту протокола
Заседания стипендиальной комиссии
Совещания студсовета

150.

Подписание протокола
Председатель
И.О.Фамилия
Секретарь
И.О.Фамилия

151.

Последовательность действий
по оформлению протокола
Составить черновик
Уточнить, составить проект
Напечатать
Подписать
Зарегистрировать
Утвердить (при необходимости)
Сделать копии или выписки
Подлинник подшить в дело
Копии или выписки направить
в структурные подразделения или
исполнителям

152.

Выполнить задание
Оформить протокол заседания научно-технической комиссии по
общетехническим и методическим стандартам. Повестка дня: 1. О проекте
Государственного стандарта «Единая система технологической документации».
Доклад члена НТК Осипова В.М. 2. О проекте Государственного стандарта
«Микрофотокопирование». Доклад члена НТК Дорофеева А.Д. Постановили:
1. Проект стандарта утвердить.Установить срок введения стандарта в действие
с 01.01.2019. Контроль за введением стандарта в действие возложить на
Управление уполномоченных Госстандарта РФ. 2. Проект стандарта
утвердить. Установить срок введения стандарта в действие с 01.01.2019.
Недостающие реквизиты составить самостоятельно.

153.

Пример оформления протокола
Государственный комитет РФ
по народному образованию
УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя комитета
от 14.09.2018 № 683
ПРОТОКОЛ
12.09.2018
№ 14
Москва
Заседания Ученого Совета
Председатель – Фоминых Б.И.
Секретарь – Флешина О.Н.
Присутствовали: Жрайтак Д.И., Кузин В.С., Морозова М.А., Носов П.А., Оборин О.Д., Шестаков Д.Н.
Приглашенные: зав.лабораторией обучения стенографии Лимонова Т.Б.
Повестка дня:
1. Об утверждении программы обучения детей шестилетнего возраста. Доклад зав.отделом учебных
заведений Кузина В.С.
2. Об утверждении методических рекомендаций к учебным заданиям по стенографии. Доклад
зав.лабораторией обучения стенографии Лимоновой Т.Б.
1. СЛУШАЛИ:
Кузина В.С. – предлагаю вниманию Ученого Совета программу обучения детей шестилетнего возраста.
Проводится подготовка к проведению экспериментального обучения в ряде школ Москвы и СанктПетербурга.

154.

ВЫСТУПИЛИ:
Оборин О.Д. – рассказал о первых результатах экспериментальной проверки программы обучения
шестилеток.
Морозова М.А. – Каковы результаты эксперимента?
Оборин О.Д. – Результаты хорошие.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердить экспериментальную программу обучения детей шестилетнего возраста.
1.2. Отделу учебных заведений определить до 12.10.2018 три школы Москвы для организации
экспериментального обучения по утвержденной программе.
2. СЛУШАЛИ:
Лимонову Т.Б. – текст доклада прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить и рекомендовать к изданию методические рекомендации к учебным заданиям по
стенографии.
Председатель Подпись
Секретарь
Подпись
Б.И.Фоминых
О.Н.Флешина

155.

Рефлексия
Продолжи фразу:
Мне было интересно…
Мы сегодня разобрались …
Я сегодня понял, что …
Мне было трудно на уроке…
На следующем занятии я хочу …

156.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- Назовите реквизиты протокола.
- Какие виды протоколов Вы знаете?
- Какие требования предъявляются к тексту протокола?
- Каковы требования к составлению повестки дня?
- Кто подписывает протокол?
- Что является датой протокола?

157.

Пример оформления протокола
Госстандарт РФ
ПРОТОКОЛ
15.11.2018
№ 16
Москва
Заседания
научно-технической комиссии
по общетехническим стандартам
Председатель – Фомин П.И.
Секретарь – Ласточкина Л.Ю.
Присутствовали: 19 человек (список прилагается)

158.

Повестка дня:
1. О проекте Государственного стандарта «Единая система технологической документации». Д окладчик – член НТК В.М.Осипов.
2. О проекте Государственного стандарта «Микрофотокопирование». Докладчик –
член НТК А.Д.Дорофеев.
1. СЛУШАЛИ:
Осипова В.М. – текст доклада прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Проект стандарта утвердить.
1.2. Установить срок введения стандарта в действие с 01.01.2019.
1.3. Контроль за введением стандарта в действие возложить на Управление
уполномоченных Госстандарта РФ.
2. СЛУШАЛИ:
Дорофеева А.Д. – текст доклада прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Проект стандарта утвердить.
2.2. Установить срок введения стандарта в действие с 01.01.2019.
Председатель Подпись
П.И.Фомин
Секретарь
Л.Ю.Ласточкина
Подпись

159.

Составление и оформление
приказов по основной
деятельности учреждения
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

160.

161.

Цель и задача
Научиться составлять и оформлять приказы по основной деятельности
учреждения
Развивать навыки работы с документами, в том числе с использованием
информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с документами

162.

Правила составления и оформления приказов по
основной деятельности учреждения
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителями
министерств, ведомств, учреждений, действующими на основе
единоначалия.
Приказы
По основной
деятельности
учреждения
По личному
составу

163.

Формулировки приказа :
должны быть
- безупречными в юридическом отношении;
не должны
- допускать различных толкований
- противоречить по смыслу ранее изданным документам
ПОМНИТЕ!
Приказ обладает повышенной юридической функцией!
Приказ – это побудитель к действию!

164.

Текст приказа
по основной деятельности
Констатирующая
часть
Распорядительная
часть
ПРИКАЗЫВАЮ
приказываю

165.

В распорядительной части указываются
• Исполнитель (конкретное должностное лицо)
• Предписываемое действие (что сделать):
Подготовить, зачислить, организовать, обеспечить
и т.д.
Поднять, повысить, усилить, улучшить, принять
меры, активизировать
• Срок исполнения

166.

В конце текста приказа может быть
приведен список документов,
утративших силу или подлежащих изменению
в связи с изданием данного приказа.
Последним пунктом указывается лицо,
на которое возлагается контроль
за исполнением приказа в целом.

167.

Заголовок к тексту приказа
О назначении…
Об утверждении…
Об итогах…
О мерах …

168.

Согласование приказа
• Со всеми лицами, указанными в приказе
• С должностным лицом, готовившим проект приказа
• С юристом

169.

Форма регистрации приказов

170.

Формуляр-образец приказа
Наименование
учреждения
Наименование вида документа
Дата
Рег.номер
Место составления документа
Заголовок к тексту
Текст
Подпись

171.

Последовательность действий
по оформлению приказа
Составить
Напечатать
Согласовать
Подписать
Зарегистрировать
Размножить
Подлинник подшить в дело
Копии направить в структурные
подразделения

172.

Образец оформления приказа
Завод «Динамо»
ПРИКАЗ
20.04.2019
№ 76
Москва
Об обеспечении
противопожарной безопасности
в период праздничных дней
В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период
праздничных дней 1 и 9 мая 2019 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Главному инженеру Ефремову А.А. до 28 апреля 2018 г. представить мне список лиц,
пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни 1 и 9 мая 2019 г.
2. Главному электрику Петрову В.Е. проверить состояние электропроводки электрооборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля 2019 г. выключить все рубильники.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника АХО Панкратова А.М.
Директор завода
Н.П.Желнов

173.

Выполнить задание:
Оформить приказ директора техникума о направлении
студентов группы 2-Ф-41 с 10.11.2019 по 24.11.2019 на
производственную практику в Налоговую инспекцию
Московского района Санкт-Петербурга в соответствии с
Положением о производственной практике студентов ССУЗ от
08.09.2003 № 390, учебным планом, договорами с
предприятиями и запросами

174.

Характерные ошибки
Не соблюдается длина реквизита «Заголовок к тексту»
Некорректно формулируется констатирующая часть текста
Не нумеруются пункты распорядительной части
Подписание производится до согласования

175.

176.

Выполнить задание:
Оформить приказ директора техникума о направлении
студентов группы 2-Ф-39 с 10.11.2018 по 24.11.2018 на
производственную практику в Налоговую инспекцию
Московского района Санкт-Петербурга в соответствии с
Положением о производственной практике студентов ССУЗ от
08.09.2003 № 390, учебным планом, договорами с
предприятиями и запросами.

177.

Составление и оформление
заявлений
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

178.

179.

Цель и задача
Изучить требования к составлению и оформлению заявлений
Научиться составлять и оформлять заявления
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

180.

Заявление
Это
документ, адресованный руководителю и
содержащий какую-либо просьбу

181.

Оформление заявлений
Рукописно!
Общий бланк
или
Общий бланк
или
унифицированная
трафаретная форма
А4
унифицированная
трафаретная форма
А5

182.

Заявление отвечает на вопрос чьё, а не от кого,
поэтому в адресующей части перед фамилией
автора не принято писать предлог от.
Не принято употреблять архаизмы и
канцеляризмы:
Весьма убедительно…
Заранее Вам признателен…
В просьбе прошу не отказать…
И т.п.

183.

Виды заявлений
О приеме
на работу
А4
очередной
О
предоставлении
отпусков
А4
учебный
или
декретный
О переводе
на другую
должность
А5
без
сохранения
заработной
платы
Об
увольнении
А5

184.

Заявления о предоставлении отпусков
очередной
• Вид отпуска
• Дата начала
отпуска
• Количество
календарных дней
учебный или
декретный
• Вид отпуска
• Дата начала отпуска
• Количество
календарных дней
• Приложить
документ (справкавызов учебного
заведения,
мед.справка и т.п.)
без сохранения
заработной платы
• Вид отпуска
• Причины
предоставления
отпуска
• Даты отпуска

185.

Выполнить задание
Оформить следующие заявления, текст произвольный:
- заявление о приеме на работу;
- заявления о предоставлении отпусков
а) очередного
б) учебного
в) без сохранения заработной платы;
- заявление об освобождении от занимаемой должности.

186.

Домашнее задание
Повторить пройденный материал (по конспекту)
4.2. Ответить на вопросы:
- Назовите виды заявлений.
- На чем оформляются заявления?
- Каковы особенности оформления адресующей
части заявления?

187.

Составление и оформление
приказов по личному составу
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

188.

189.

Цель и задача
Научиться составлять и оформлять приказы по личному составу
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

190.

Формулировки приказа
должны быть
- безупречными в юридическом отношении;
не должны
- допускать различных толкований
- противоречить по смыслу ранее изданным
документам
ПОМНИТЕ!
Приказ обладает повышенной юридической
функцией!
Приказ – это побудитель к действию!

191.

Текст приказа
по личному составу
Констатирующая часть –
может отсутствовать
Распорядительная
часть
НАЗНАЧИТЬ
УВОЛИТЬ
ПРЕДОСТАВИТЬ
ПЕРЕВЕСТИ
КОМАНДИРОВАТЬ
и т.п.
от «0» п.т.

192.

В распорядительной части
указываются
Фамилия (заглавными буквами), имя, отчество
Должность
Структурное подразделение
Содержание действия

193.

В пункте приказа
о назначении на должность
указывается
На какую должность принимают сотрудника
В какое структурное подразделение
С какой даты
С каким окладом

194.

В пункте приказа
о предоставлении отпуска
указывается
очередной
• Вид отпуска
без сохранения заработной платы
учебный, академический, декретный
• Количество предоставляемых календарных дней отпуска
• Дата начала отпуска
• Дата окончания отпуска
или конкретные даты (при предоставлении отпуска без
сохранения заработной платы)

195.

В пункте приказа
об увольнении указывается
• Причина увольнения
• Статья Трудового кодекса РФ
• Дата увольнения

196.

Приказ по личному составу
должен
по каждому пункту (по каждому конкретному лицу)
содержать основание, в котором указывают
документы (с датами и рег.номерами),
послужившие основанием для издания приказа:
Заявление гражданина
График отпусков
Листок временной нетрудоспособности
Справка учебного заведения
Докладные и объяснительные записки
Письма вышестоящих организаций и т.п.

197.

Примеры заголовков
к тексту приказа
О приеме на работу
О переводе на другую должность
О предоставлении отпуска
Об объявлении благодарности
О поощрении
О нарушении
О командировании
Об увольнении и т.п.

198.

Согласование приказа
Начальник отдела кадров
Руководитель соответствующего структурного подразделения
Главный (старший) бухгалтер
Юрист

199.

Регистрация приказа
Дата подписания
Рег.номер может быть дополнен буквенным индексом
№ 09/ок
№ 09/к
№ 09/лс
№ 09-ОК
№ 09-К
№ 09-ЛС

200.

Форма регистрации приказов
Дата
Рег.номер
Краткое содержание
Расписка в
получении

201.

Подписанный приказ доводится
до сведения лиц, в отношении которых
он издан, под роспись (на первом экземпляре)
С приказом ознакомлен:
Роспись
Дата
И.О.Фамилия

202.

Формуляр-образец приказа
Наименование учреждения
Наименование вида документа
Дата
Рег.номер
Место составления документа
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
С приказом ознакомлен

203.

Последовательность действий
по оформлению приказа
Составить
Напечатать
Согласовать
Подписать
Зарегистрировать
Довести до сведения под роспись
Размножить
Подлинник подшить в дело
Копии направить в структурные
подразделения

204.

Примеры оформления приказов по личному составу
Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
20.09.2018
№ 297-ОК
О приеме на работу
НАЗНАЧИТЬ
ПЕТРОВА Петра Петровича на должность вахтера общежития с 01.10.2018 с
окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Петрова П.П.
Директор техникума
С приказом ознакомлен:
Подпись
О.Г.Иванов

205.

Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
20.09.2018
№ 298-ЛС
О предоставлении отпуска
ПРЕДОСТАВИТЬ
АЛЕКСЕЕВОЙ Ольге Дмитриевне, дворнику, очередной отпуск на 28 календарных дней с 10.10.2018 по 07.11.2018.
Основание: заявление Алексеевой О.Д., график отпусков.
Директор техникума
Подпись
С приказом ознакомлен:
О.Г.Иванов

206.

Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
21.09.2018
№ 299/ЛС
О предоставлении отпуска
ПРЕДОСТАВИТЬ
СИДОРОВУ Сергею Сергеевичу, лаборанту, учебный отпуск на 40 календарных дней
с 10.10.2018 по 19.11.2018.
Основание: заявление Сидорова С.С., справка-вызов Института управления и экономики
№ 146 от 15.09.2018.
Директор техникума Подпись
О.Г.Иванов

207.

Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
21.09.2018
№ 300-К
О предоставлении отпуска
ПРЕДОСТАВИТЬ
КОЛЯДИНОЙ Анне Федоровне, преподавателю, отпуск без сохранения
заработной платы 24 и 25 сентября 2018 г.
Основание: заявление Колядиной А.Ф.
Директор техникума Подпись
С приказом ознакомлен:
О.Г.Иванов

208.

Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
22.09.2018
№ 301-ОК
Об увольнении
УВОЛИТЬ
ДУБРОВИНА Андрея Игоревича, мастера производственного
обучения, с 04.10. 2018 по собственному желанию в соответствии
со ст.31 ТК РФ.
Основание: заявление Дубровина А.И.
Директор техникума
Подпись
С приказом ознакомлен:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома техникума
№ 07 от 21.09.2018
О.Г.Иванов

209.

Санкт-Петербургский техникум
отраслевых технологий,
финансов и права
ПРИКАЗ
21.09.2018
№ 301-К
О предоставлении отпусков
1. ПРЕДОСТАВИТЬ
СИДОРОВУ Сергею Сергеевичу, лаборанту, учебный отпуск на 40 календарных дней с 10.10.2018 по 19.11.2018.
Основание: заявление Сидорова С.С., справка-вызов Институт управления и экономики № 146 от 15.09.2018.
2. ПРЕДОСТАВИТЬ
АЛЕКСЕЕВОЙ Ольге Дмитриевне, дворнику, очередной отпуск на
28 календарных дней с 10.10.2018 по 07.11.2018.
Основание: заявление Алексеевой О.Д., график отпусков.
Директор техникума
Подпись
С приказом ознакомлены:
О.Г.Иванов

210.

Выполнить задание
На основании заявлений (см.предыдущую работу)
оформить приказы:
1. О приеме на работу
2. Об увольнении
3. Сложный приказ о предоставлении отпусков: очередного,
учебного, без сохранения заработной платы

211.

Характерные ошибки
Некорректно формулируется и оформляется основание к приказу
Не нумеруются пункты распорядительной части
Подписание производится до согласования

212.

213.

Домашнее задание
1. Повторить материал сегодняшнего урока (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
Какие действия оформляются приказами по личному составу?
Из каких составных частей состоит текст приказа?
Что является основанием для издания приказа по личному составу?
Как проводится согласование проекта приказа по личному составу?
Перечислите реквизиты приказа
Справочный материал – ГОСТ Р 7.0.97-2016

214.

Составление и оформление
характеристик
Дисциплина
«Документационное обеспечение
управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

215.

216.

Цель и задача
Научиться составлять и оформлять характеристики
Развивать навыки работы с документами, в том числе с
использованием информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с
документами

217.

Характеристика
Это
Документ, содержащий мнение администрации
о сотруднике учреждения.
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности
работника, оценка его деловых и личностных качеств.
Характеристика выдается в случае необходимости по запросу
из другого учреждения или для предъявления в учебное заведение,
военкомат и др.

218.

Оформление характеристики
Общий бланк
или
унифицированная
трафаретная форма
А4
машинописно
в 2 экз.
(оригинал передается
по назначению,
копия подшивается в
личное дело)

219.

Характеристика отвечает на вопрос ЧЬЯ
( не НА КОГО !)
Начинается характеристика названием
вида документа от «3» положения табулятора
с указанием с новой строки должности сотрудника,
наименования организации, выдавшей характеристику,
с новой строки - имени, отчества и фамилии сотрудника.
Эти сведения печатаются центровано через
1,5 межстрочных интервала.

220.

Текст характеристики
анкетные
данные:
имя, отчество,
фамилия,
должность, ученая
степень и звание,
если имеются, год
рождения,
национальность
(при
необходимости),
образование
данные о
трудовой
деятельности:
специальность,
продолжительность
работы на данном
предприятии,
сведения о
продвижении по
службе, уровень
профессионального
мастерства и т.п.
собственно
характеристика,
т.е. оценка деловых
и личностных
качеств:
отношение к
работе, повышение
профессионального
уровня, поведение в
быту, отношения с
коллегами, наличие
у сотрудника
наград, служебных
поощрений или
взысканий
заключительная:
содержит вывод, в
котором
указывается
назначение
характеристики, т.е.
название
организации, куда
характеристика
выдана

221.

Подписание
характеристики
Подписывают характеристику руководитель
и представители администрации учреждения,
всего не менее 3-х подписей.
Подписи заверяют гербовой печатью.

222.

Характеристика должна быть датирована.
Дата оформления характеристики проставляется
либо в месте, отведенном для реквизита «Дата»
(если документ оформлен на общем бланке),
либо через 3 межстрочных интервала после подписей
от «0» положения табулятора.

223.

Формуляр-образец характеристики
Наименование вида документа,
должность, полное наименование
организации,
имя, отчество, фамилия
Текст
Подписи, печать
Дата

224.

Пример оформления характеристики
ХАРАКТЕРИСТИКА
старшего инспектора отдела кадров
Министерства строительства РФ
Анны Ивановны Михеевой
Анна Ивановна Михеева, старший инспектор отдела кадров, 1990 года рождения, русская,
образование высшее.
А.И.Михеева работает в аппарате Министерства строительства РФ с августа 2009 г. после
окончания СПТУ № 194 по специальности «Делопроизводитель» со знанием стенографии,
иностранной машинописи и организационной техники. Работала машинисткой, секретареммашинисткой, инспектором отдела кадров, с 2016 года работает старшим инспектором того же
отдела.
А.И.Михеева к обязанностям относится добросовестно. Творчески применяет свои знания и
умения по совершенствованию работы с документами, внимательна и тактична с посетителями и
сослуживцами, оперативно справляется с заданиями. Постоянно совершенствует свое
профессиональное мастерство, в 2017 году окончила с отличием курсы повышения
квалификации информационных работников.
Анна Ивановна в коллективе пользуется заслуженным авторитетом и уважением. В общении
вежлива и скромна, доброжелательна, аккуратна.
Характеристика выдана для поступления на заочное отделение факультета государственного
делопроизводства Московского государственного историко-архивного института.
Зам.министра
Начальник канцелярии
аппарата Министерства
Начальник отдела кадров
Дата
Подпись, печать
Подпись
М.И.Светозаров
П.А.Феофанов
Подпись
М.С.Зеленская

225.

Выполнить задание
1. Отредактируйте и оформите характеристику:
Характеристика на старшего экономиста завода «Динамо»
Петрова Андрея Евгеньевича. Петров А.Е. работает на заводе с 1992 г.,
до этого работал на заводе «Серп и молот» наладчиком станков с ЧПУ.
В 1990 г. окончил Московский станкостроительный институт по
специальности инженер-механик. Петров А.Е. активно участвует в
общественной работе, избран заместителем председателя профкома.
Проявил себя знающим специалистом. В 2010 г. назначен старшим
экономистом завода (планового отдела). Петров А.Е. родился в 1965
году в г.Москве. Пользуется в коллективе заслуженным авторитетом.
Морально устойчив.
2. Составьте и оформите характеристику соседа по парте.

226.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- На чем оформляют характеристику?
- Из каких частей состоит текст характеристики?
- Как заверяют характеристику?

227.

Регистрация
документов
Дисциплина
«Документационное обеспечение управления»
Специальность
«Право и организация социального обеспечения»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.

228.

229.

Цель и задача
Уяснить назначение и сущность регистрации документов
Научиться разрабатывать рациональные регистрационные формы
Развивать навыки работы с документами, в том числе с использованием
информационных технологий
Развивать аккуратность, самостоятельность в работе с документами

230.

Регистрация
документов
Регистрация документа – это запись необходимых сведений о
документе с последующим проставлением
на нем регистрационного номера и даты регистрации.
Цель регистрации – обеспечение учёта, контроля и поиска
документов.
Главный принцип регистрации – однократность,
т.е. конкретный документ должен быть зарегистрирован
один раз в одном месте централизовано – в канцелярии.

231.

Сроки регистрации
Входящие
документы
В день
поступления
Исходящие
документы
Внутренние
документы
В день
подписания
В день
подписания

232.

Обязательно регистрируются:
Документы из вышестоящих органов или направляемые в их адрес
Исходящие документы (справки, письма, докладные записки и т.п.)
Важнейшие внутренние документы (приказы, распоряжения, акты,
протоколы и т.п.)
Документы, поступающие из других учреждений, если они требуют
исполнения

233.

Для правильного проведения регистрации
необходимы справочные материалы:
Номенклатура
дел
Индексатор
структурных
подразделений
Списки
подведомственных
организаций
Списки постоянных
корреспондентов
Перечень
нерегистрируемых
документов

234.

Реквизит 11. Регистрационный
номер документа
Это
Цифровой или буквенно-цифровой индексатор документа,
состоящий из порядкового номера документа.
Может дополняться:
Индексом структурного подразделения
Индексом дела по номенклатуре дел
Краткими сведениями об авторе документа (например,
1-я буква фамилии)
Оформляется от «2» положения табулятора
на уровне даты документа

235.

Регистрационные учётные формы
журнальные
карточные
Недостатки:
Большое количество
журналов
(на каждый вид
документов – свой
журнал)
Недостатки:
Требуется опыт
работы
с картотеками
и аккуратность;
обосновано при
большом объёме
документооборота

236.

Форма журнала регистрации входящих документов
(примерная)
Дата
поступления
и номер
документа
Корреспондент,
дата и номер
поступившего
документа
Краткое
содержание
Резолюция
(кому
направлен
документ)
Отметка об
исполнении

237.

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних
документов (примерная)
Дата и номер
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
Отметка об
исполнении

238.

Форма единой
регистрационной карточки (РК)
(примерная)
1
3
5
7
9
11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
Корреспондент
Дата поступления
и номер документа
Дата и номер документа
Краткое содержание
Резолюция
Отметка об исполнении документа

239.

Задание
1. Ознакомиться с образцами регистрационных форм.
2. Зарегистрировать на РК следующие документы:
- гарантийное письмо в адрес Государственной
телерадиокомпании «Петербург-5 канал», Отдел рекламы с
просьбой сделать объявление по радио;
- приказ Министерства образования РФ от 20.10.2018 № 76 о
льготах по приему абитуриентов в ССУЗ РФ;
- приказ директора техникума о приеме на работу лаборантом
Ивлева В.Л.;
- письмо 121 отделения полиции Санкт-Петербурга с просьбой
подтверждения обучения в техникуме Колесникова Г.Г. от 19.10.2018
№ 68.

240.

Домашнее задание
1. Повторить пройденный материал (по конспекту)
2. Ответить на вопросы:
- Что такое регистрация документов?
- С какой целью она проводится?
- Назовите регистрационные формы.
- Как оформляется РК?
- Какие графы включены в РК?

English Русский Rules