İç kontrol bi̇ri̇mi̇

1.

İÇ KONTROL BİRİMİ
2020

2.

İÇ KONTROL SİSTEMİ
İç kontrol; faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde
kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her
türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir.
İç kontrol sadece finansal işlemler ve raporlama ile ilgili değil; yönetimi, idare süreçlerini, kurumun stratejisi ile diğer faaliyet ve
operasyonlarını kapsayan, uyum ve performans ölçeğinde uygulanan tüm kontrolleri ifade eder. Bu süreç, kaynak kullanımını
etkileyen her şeyi kapsayan, kurumların misyonlarını gerçekleştirmelerinde çalışanların tamamının rol aldığı dinamik bir süreçtir.
Bu kapsamda mevzuatımız, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından COSO’nun iç kontrol standartlarına uygun biçimde
oluşturulmuştur
.

3.

İÇ KONTROL SİSTEMİ

4.

İÇ KONTROL SİSTEMİ

5.

İÇ KONTROL SİSTEMİ
• Başlatan (Tetikleyici)
• Girdiler (insan,makine, para, bina, bilgi..)
• Tedarikçiler
• Süreç Adımları (İşlem Adımları)
• Çıktılar
• Hizmet Alan(lar)

6.

7.

1. ÇEYREK DÖNEM

8.

1. ve 2. Çeyrek Dönem
2020 Yılı İş Takvimi

9.

10.

11.

2. ÇEYREK DÖNEM

12.

İŞ SÜREÇLERİ TANIMLAMA
FORMU

13.

İŞ SÜREÇ KODLARI
1. Müdürlük Makamı
1.1 Hukuk ve Muhakemat Süreci
1.2 Sivil Savunma ve Seferberlik Hizmetleri Birimi
1.3 Döner Sermaye Muhasebe Hizmetleri Birimi
1.4. İnceleme ve Soruşturma Süreci
1.5.Hasta Hakları İl Koordinatörlüğü Süreci
1.6.İl Kalite Koordinatörlüğü Süreci
1.7 TGAP
5. İlaç ve Tıbbi Cihaz Hizmetleri Başkanlığı
5.1 Eczacılık Birimi
5.2 İlaç ve Tıbbi Cihaz Hizmetleri Başkanlığı
2. Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı
2.1 Hastane Hizmetleri Birimi
2.2 İstatistik,Analiz ve Raporlama Birimi
2.3 Finansal Analiz ve Faturalandırma Birimi
2.4 Sağlık Bakım ve Hastane Hizmetleri Birimi
2.5 Şehir Hastaneleri Birimi
2.6 Tedarik Planlama,Stok ve Lojistik Yönetimi Birimi
2.7 Verimlilik Birimi
3. Halk Sağlığı Hizmetleri Başkanlığı
4. Acil Sağlık Hizmetleri Başkanlığı
3.1 Aile Hekimliği Birimi
4.1 Afetlerde Sağlık Hizmetleri Birimi
3.2 Aşı Programları Birimi
4.2 Acil Sağlık Hizmetleri Birimi
3.3 Bulaşıcı Hastalıklar Birimi
4.3 SAKOM Birimi
3.4 Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar ve Kronik Durumlar Birimi
3.5 Çalışan Sağlığı Birimi
3.6 Çevre Sağlığı Birimi
3.7 Çocuk, Ergen, Kadın ve Üreme Sağlığı Birimi
3.8 Göç Sağlığı Birimi
3.9 İzleme, Değerlendirme ve İstatistik Birimi
3.10 Kanser Birimi
3.11 Ruh Sağlığı Birimi
3.12 Sağlıklı Beslenme ve Hareketli Hayat Birimi
3.13 Toplum Sağlığı Birimi (Halk Sağ. Laboratuvarı)
3.14 Toplum Sağlığı Hizmetleri ve Eğitim Birimi
3.15 Tüberküloz Birimi
3.16 Tütün ve Madde Bağımlılığı ile Mücadele Birimi
6. Sağlık Hizmetleri Başkanlığı
6.1 Sağlık Hizmetleri Birimi
6.2 Kamu Sağlık Tesisleri Birimi
6.3 Özel Ayaktan Tanı ve Tedavi Merkezleri Birimi
6.4 Özel Hastaneler Birimi
6.5 Eğitim ve Tescil Birimi
6.6 Sağlık Meslekleri Birimi
6.7 Sağlık Hizmetleri İzleme,Değerlendirme ve Denetim Birimi
7. Personel Hizmetleri Başkanlığı
7.1 Sağlık Personeli Atama Birimi
7.2 Disiplin İşlemleri Birimi
7.3 Diğer Sağlık Personeli Atama Birimi
7.4 Diğer Sağlık Personeli Özlük İşlemleri Birimi
7.5 Eğitim Hizmetleri Birimi
7.6 Sağlık Personeli Özlük İşlemleri Birimi
8. Destek Hizmetleri Başkanlığı
8.1 İdari Hizmetler Birimi
8.2 Sağlık Bilgi Sistemleri
8.3 Mali Hizmetler Birimi
8.4 Yatırımlar Birimi
Ana kodlara ek kodlar eklenebilir 8.3.4..(8.Destek H. 3. Mali H. 4. Gider Tahakkuk)

14.

15.

*
*
*İmza: uzman/başkan yardımcısı /başkan
*

16.

GÖREV/İŞ DAĞILIM FORMU
(Merkez birimler)

17.

18.

Sorumluluk Matrisi

19.

*
**
* İş sorumlusu tanımlaması yapılırken kişi ismi yerine unvan (ilgili personel/birim sor….) yazılacaktır
**İmza: uzman/başkan yardımcısı /başkan

20.

İL YÖNETİCİLERİ USES
BİLDİRİM FORMU

21.

22.

3. ÇEYREK DÖNEM

23.

GÖREV-İŞ TANIMI
OLUŞTURMA FORMU

24.

25.

26.

Rapor Döküm Formu

27.

28.

29.

RİSK

30.

RİSK TANIMI
Her türde ve büyüklükte kurum; kendi hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmeyeceklerini veya ne zaman
gerçekleştireceklerini belirsiz kılan iç/dış faktörler ve etkilerle karşılaşır.
Bir kuruluşun hedefleri üzerindeki bu belirsizlik etkisi “risk”tir.
Olumlu yönde
etkilediğinde risk
FIRSAT
Olumsuz yönde
etkilediğinde
TEHDİT

31.

RİSKLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Olasılık, bir olayın belirli bir zaman
diliminde gerçekleşmesi durumunu
ifade eder.
Etki ise bu olayın meydana gelmesi
halinde, idarenin hedef faaliyetleri
üzerinde yaratacağı sonucu ifade eder.
1 rakamı bir
riskin
gerçekleşme
olasılığının
hemen hemen
olmadığı;
5 rakamı riskin
gerçekleşmesinin
neredeyse kesin
olduğu anlamına
gelir.
1 rakamı riskin
gerçekleşmesi
sonucu doğuracağı
sonucun çok az
önemli olduğu
5 rakamı bu
sonucun çok
önemli olduğu
anlamına gelir.

32.

RİSKLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Etki ve olasılık matrislerle matematiksel değerlerle ifade edilmeye çalışılır. Etki ve olasılığın
çarpımı bize risk puanını verir. Bu matrisler 3x3, 5x5 ve 10x10 şeklinde oluşturulabilir.
ETKİ
OLASILIK
Derece
Açıklama
Derece
1
İhtimal Dışı
1
Çok Düşük
İhmal edilebilir Etki
2
Zayıf Olasılık
2
Düşük
Karşılaşılabilir zorluklar
3
Olası
3
Orta
Hedeflerde ulaşmakta gecikmeler
4
Yüksek Olasılık
4
Yüksek
Yeniden yapılanma gerekliliği
5
Neredeyse Kesin
5
Çok Yüksek
Hedeflere ulaşamama
Açıklama

33.

RİSKLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Risk = Etki X Olasılık
RİSK

34.

SÜREÇ RİSKLERİNİN BELİRLENMESİ
VE RİSK SKORLARININ
ÖLÇÜMLENMESİ FORMU

35.

36.

RİSKLERE YÖNELİK ALINACAK KARARLARIN BELİRLENMESİ
RİSKLERE YÖNELİK ALINACAK
KARARLARIN BELİRLENMESİ

37.

RİSKLERE YÖNELİK ALINACAK KARARLARIN BELİRLENMESİ
Risklere yönelik alınacak kararların
belirlenmesi, kurumun amaç ve
hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek
eylemlere karar verilmesidir.

38.

RİSKLERE YÖNELİK ALINACAK KARARLARIN BELİRLENMESİ
ALT SÜREÇ RİSKLERİ KONTROL
FAALİYETLERİ FORMU

39.

40.

4. ÇEYREK DÖNEM

41.

Kontrol Faaliyetleri Eylem
Planı Formu

42.

Kontrol Faaliyetleri Eylem Planı Formu

43.

Kontrol Faaliyetleri Eylem Planı Formu
Üçüncü çeyrek dönemde Alt Süreç
Riskleri Kontrol Faaliyetleri Formunun
‘‘Kontrol Faaliyeti Yeterli mi’’ Kısmında
kontrol faaliyeti yok ya da yetersiz olan
eylemlere yönelik her ana süreç için bir form
doldurulacaktır

44.

Risk Envanteri Formu

45.

RİSK ENVANTERİ FORMU

46.

RİSK ENVANTERİ FORMU
Süreç Risklerinin Belirlenmesi ve Risk Skorlarının
Ölçümlenmesi Formunda alt süreç düzeyinde
belirlenen risk skorları, risk envanteri formunun sağ
üst kısmında yer alan tabloya göre rengiyle birlikte
riskin derecesi kısmına yazılmalıdır. Bu form ana süreç
düzeyinde doldurulmalıdır.

47.

Hassas Görev Tespit Formu

48.

HASSAS GÖREV/İŞ TESPİT FORMU
HASSAS GÖREV NEDİR?
Yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse
idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve
benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük
önem taşımaktadır.
Bu doğrultuda hassas görevler;
Birimin temel işlevini, varoluş sebebini etkin biçimde yerine
getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,
Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde
karar alma süreçlerini güçlendiren,
Kaynakların etkin kullanımını sağlayan,
Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevlerdir.

49.

HASSAS GÖREV/İŞ TESPİT FORMU
4. HASSAS GÖREVLER NASIL TESPİT EDİLİR?
Hassas görevler tespit edilirken birimlerin hizmet envanteri, operasyonel plan, görev tanım rehberlerinde yer alan
görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:
Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
Hangi işler yüksek maliyetlidir?
Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
Yukarıdaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin, hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru
sorulmalıdır:
Birimin fonksiyonunu yerine getirebilmesi için hangi işin aksamaması gerekir?
Örneğin, personel kayıtları gizlidir ancak görmemesi gereken bir kişinin bu kayıtları görmesi birimin fonksiyonunu
yerine getirmesini engeller mi?
Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir

50.

HASSAS GÖREV/İŞ TESPİT FORMU
HASSAS GÖREV ÖRNEKLERİ
Bilişim sistemlerinde; personele tüm sisteme giriş yapma yetkisi verilmişse ve bu görevdeki bir aksaklık, birimin çok
büyük maddi zarar/ itibarının zedelenmesi/ faaliyetlerini tamamlayamaması ile karşılaşmasına neden olacaksa bu
personelin işi hassas olarak belirlenebilir.
Birimin fonksiyonu açısından belirli dönemlerde bir belgenin belirli yerlere ulaşması gerekiyorsa, belgenin
ulaşmaması birim açısından çok büyük sorunlara neden olacaksa; o belgenin dağıtımını yapan personelin bu görevi
hassastır denebilir.
Bütçede yer alan ödenekler kamu hizmetlerinin yürütülebilmesi için tahsis edilmektedir. Kamu hizmetinin aksamadan
devamı ve kaynak israfının önlenebilmesi için, yürütülecek kamu hizmetinin önemi ve büyüklüğü dikkate alınarak
tahsis edilen ödeneklerin doğru planlanması hassas görev olarak belirlenebilir.
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal alımı, hizmet alımı ve yapım işi temininde yaklaşık maliyetin
hesaplanması ve kaydedilmesi sürecinde görev alan personelin işi hassas görev olarak belirlenebilir.
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu hükümleri gereğince aylık prim ve hizmet belgesinin
düzenlenmesi, verilmesi işlemlerinin süresinde yapılmaması idari para cezası uygulamasına sebep olduğundan bu
görev hassastır denebilir.
Hassas görevlerin sağlıklı yönetilebilmesi için önemli bir hususunda bilinmesi gerekir. Hizmetin herhangi bir aksama
olmadan sürdürülebilmesi için yeni görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik
belirlenecek prosedürle, görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi,
sorumluluğu altındaki dosyaları da bir tutanakla teslim etmesi önem arz etmektedir. Raporda, yürütülmekte olan
önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli ve zamanlı işler listesi ve benzeri hususlara yer
verilmelidir.

51.

HASSAS GÖREV/İŞ TESPİT FORMU

52.

Hassas Görev Envanter
Formu

53.

HASSAS GÖREV/İŞ ENVANTER FORMU

54.

HASSAS GÖREV/İŞ ENVANTER FORMU
Hassas Görev/İş Tespit Formunda belirlenen hassas
görevler Hassas Görev/ İş Envanter Formunda Hassas Görev/ İş
kısmına yazılarak form doldurulmaya devam edilmelidir.

55.

USES EĞİTİMİ
TAMAMLANMA DURUM
RAPORU FORMU

56.

USES EĞİTİMİ TAMAMLANMA DURUM RAPORU FORMU

57.

Risk Haritası

58.

RİSK HARİTASI

59.

RİSK HARİTASI
Risk Haritası Harcama Birimi düzeyinde doldurulacaktır.
Süreç Risklerinin Değerlendirilmesi formunda riskin derecesine
göre kaç riskimiz varsa Risk Haritasında uydun yerlere sayıları
yazılmalıdır

60.

RİSKLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Risk = Etki X Olasılık
RİSK

61.

ARTIRIM TALEP EDEN
BİRİM FORMU

62.

ARTIRIM TALEP EDEN BİRİM FORMU

63.

EK BÜTÇE TALEP EDEN
BİRİM FORMU

64.

EK BÜTÇE TALEP EDEN BİRİM FORMU

65.

RİSKLERİN RAPORLANMASI

66.

RİSKLERİN RAPORLANMASI
Raporlama; risk yönetiminin tüm süreçleri boyunca etkin bir
şekilde işletilmesi gereken hayati bir unsurdur.
Raporların, mümkün olduğunca kısa ve öz bilgilerden
oluşması, değerlendirmelere ilişkin kanıtları göstermesi,
gerektiği zamanda ve gerekli kişilere sunulması özel önem
taşımaktadır.

67.

RİSKLERİN RAPORLANMASI

68.

TEŞEKKÜR EDERİZ