Similar presentations:
Документирование управленческой деятельности в ОВД. Лекция 5
1.
Документированиеуправленческой
деятельности в ОВД
Презентация разработа Доцентом кафедры к.ю.н.,
доцентом полковником полиции Бажуковой Ю.В.
Утверждена на заседании кафедры 30.04.2019
Протокол № 15.
2.
Индекскомпетен
ции
Формулировка компетенции
ПК-21
Способность правильно и полно отражать
результаты профессиональной
деятельности в процессуальной и иной
документации
10.11.2019
2
3.
ГКафедра административного праваПрохорова О.В., Бажукова Ю.В., Шамрай В.Н.
Утверждены на заседании кафедры, протокол № 15 от 30.05.2019
4.
Цели занятия:• Изучить сущность, принципы и задачи
документирования управленческой
деятельности;
• Уяснить место организации документооборота
в органах внутренних дел;
• Выработать стойкое внутреннее убеждение и
понимание необходимости изучения
делопроизводства как основы деятельности
сотрудников ОВД.
10.11.2019
4
5.
Используемая литература и НПА:• Основная:
• 1.основы управления в органах внутренних дел. Курс лекций/ под ред. Булавчика
В.Г. Изд-во СПб университета ВД России, 2016 г.
• 2.Альбом схем по дисциплине «Делопроизводство в органах внутренних дел ( в
схемах и комментариях)», Санкт-Петербург, 2017 г.
• 3.Основы управления в органах внутренних дел // Учебник. – СПб, 2016.
• 6.Основы управления в органах внутренних дел: /Альбом схем. – СПб.: СПбУ МВД
России, 2017.
• .
6.
• Дополнительная• 1.
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство):
учебник / М.И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2015. – 413 с. – (Среднее
профессиональное образование).
Нормативные акты:
1.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации".
2.
ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» (Принят и введен в действие постановлением Госстандарта от 03.03.03. №65).
3.
«Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв.
Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 06.08.2008)
4.
Приказ МВД России от 04.05.2010г. №333 «Об утверждении Инструкции о порядке
приема, регистрации и разрешения в ОВД РФ заявлений, сообщений и иной
информации о происшествиях».
5.
Приказ МВД России от 20.07.2012г. №615 «Об утверждении инструкции по
делопроизводству в ОВД».
7.
Сущность, принципывопрос и задачи
документирования
управленческой
деятельности
1
10.11.2019
7
8.
После реформы МВД России,
сокращения численности личного
состава и подразделений, особенно
на районном уровне, вопрос
снижения документационной
нагрузки на сотрудников
приобрел особую остроту
9.
• впоследние
годы
сохраняется
устойчивая
тенденция
увеличения
документооборота. За 2015–2019 годы количество официальных документов,
зарегистрированных в системе МВД России, увеличилось на 18,3% (в среднем на
3,7% в год) и превысило 130 миллионов (131 874 626). Особенно заметен рост
объемов переписки в центральном аппарате МВД России (+55,7%), в
территориальных органах этот показатель втрое меньше (+17,9%). В основном
прирост документооборота образуется за счет входящих документопотоков
(+18,8%, в среднем на 3,8% в год), в том числе в центральном аппарате
Министерства – на 78,4% (+15,7% в год), в территориальных органах – на 17,7%
(+3,5% в год). В то же время число подготовленных документов оставалось
относительно стабильным, как в целом (+1,1%), так и в территориальных органах
МВД России (+0,9%), заметно увеличившись только на федеральном уровне
(+17,6%, +3,5% в год). Рост документооборота в территориальных органах МВД
России в основном обусловлен увеличением переписки с подчиненными ОВД, с
органами, организациями, не входящими в систему МВД России, удельный вес
которой составляет приблизительно треть от общего объема.
10.
• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ«О полиции»
«Использование достижений науки и техники,
современных технологий и информационных
систем»
• Полиция в своей деятельности обязана
использовать достижения науки и техники,
информационные системы, сети связи, а также
современную информационнокоммуникационную инфраструктуру;
11.
• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ «Использованиедостижений науки и техники, современных
технологий и информационных систем»
• Полиция в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации, применяет электронные формы
приема и регистрации документов, уведомления о ходе
предоставления государственных услуг, взаимодействия с
другими правоохранительными органами,
государственными и муниципальными органами,
общественными объединениями и организациями.
12.
• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ «Использованиедостижений науки и техники, современных технологий
и информационных систем»
• Полиция использует технические средства, включая
средства аудио-, фото- и видеофиксации, при
документировании обстоятельств совершения преступлений,
административных правонарушений, обстоятельств
происшествий, в том числе в общественных местах, а также
для фиксирования действий сотрудников полиции,
выполняющих возложенные на них обязнности.
13.
Значениедокументирования
управленческой
деятельности в ОВД
14.
Делопроизводство в ОВД является деятельностью,обеспечивающей реализацию как основных, так и обеспечивающих
функций аппарата управления. Применительно к видам функций
различают два вида делопроизводства:
ОБЩИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
15.
• Общее делопроизводство - это документирование общейуправленческой деятельности, присущей любому органу
управления, и организация работы с документами,
создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности.
• Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций
(финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу
т.д.) аппарата управления.
16.
Специальное делопроизводство регулируется законами,исполнение которых связано с реализацией основной функции
управления или организации: правоохранительной,
правообеспечительной, надзорной, контролирующей.
Создание и систематизация документов в дела осуществляется по
специальным правилами (составление и оформление уголовнопроцессуальных, оперативно-розыскных, административнопроцессуальных документов, отражающих деятельность
органов внутренних дел по непосредственной охране
общественного порядка и борьбе с преступностью).
17.
В органах внутренних дел применяются три системыорганизации делопроизводства:
Централизованная Децентрализованн Смешанная
- все операции по
ая - делопроизводство ведется система - одна часть
делопроизводству выполняются
в одном месте, в единой для
всего органа канцелярии и у
секретаря (такая система
характерна, например, для
горрайоргана внутренних дел,
отдела полиции).
по отдельным структурным
звеньям органа (эта система
обычно применяется в крупных
или территориально
разобщенных подразделениях
аппарата управления).
делопроизводства осуществляется
централизовано, а другая - в
структурных подразделениях
(данная система используется в
крупных органах, сложных по
структуре и с большим
документооборотом, например в
МВД, ГУВД, УВД).
18.
• Величина документооборота показывает загруженностьучреждения его управленческого аппарата (для подсчета
учитывают только число оригиналов документов, без
учета копий, дубликатов и приложений.
• Отчет по документообороту всегда показывает
внушительную работу служб ДОУ, которые
обеспечивают, главным образом, технологию
работы с различной управленческой
документацией.
19.
• Принципы в организацииделопроизводства определяют исходные
правила и общие начала.
• К числу основных принципов относятся:
20.
1. Унификация – подразумевает приведение какого-либообъекта к единой форме, системе (правила выполнения
документационных операций);
2. Стандартизация – установление и применение
стандарта как образца. (Федеральное агентство по
техническому регулированию и метрологии);
3. Системность нормативно-методического
регулирования делопроизводства – установление
единых требований к организации делопроизводства в
законодательных, нормативных и методических актах;
21.
4. Централизация органов контроля и методическогообеспечения делопроизводства – центральным органов контроля
обеспечения делопроизводства в Российской Федерации является
Госстандарт, а методического контроля – Федеральное архивное
агентство (Росархив);
5. Децентрализация делопроизводства – каждое министерство
(МВД РФ) самостоятельно устанавливает задачи службы ДОУ в
своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач.
(данный принцип закреплен в Типовой инструкции по
делопроизводству. При этом ведомственные нормативнометодические документы (инструкции) не должны ей противоречить
только по основным положениям)
22.
Вывод:Внедрение и развитие принципов научной
организации делопроизводства создает условия для
сокращения документов и потерь времени,
затраченного на обработку документов.
Отсутствие определенного единообразия работы
с документами ведет к бюрократии, к произвольному
увеличению числа документов.
23.
• Основными задачами служб ДОУ являютсядокументационные и организационные задачи.
• Документационные задачи связаны с
документированием процесса управления и
организации работы с документами.
• К ним относятся:
24.
1. Прием и регистрация входящих документов,отправка исходящих документов;
2. Предоставление документов руководителю для
ознакомления и наложения резолюции, то есть
краткого указания о порядке исполнения документа;
25.
3. Передачадокументов сотрудникам – исполнителям,
которая должна производиться под роспись
исполнителя в регистрационном журнале с указанием
даты его получения;
4. Контроль над сроками исполнения документов;
5. Информационно-справочная работа;
6. Составление (подготовка проектов документов) и
изготовление документов в соответствии с поручениями
и указаниями руководства, изготовление и выдача
копий;
26.
7. Систематизация документов, находящихся вделопроизводстве, в соответствии с описью документов;
8. Хранение документации в делах (папках), внутри
которых документы располагаются в хронологическом
порядке;
9. Обеспечение сохранности печатей, бланков и штампов
для регистрации, и заверения официальных документов;
10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой,
утвержденной начальником органа внутренних дел;
11.Подготовка документов и дел для передачи в архив с
указанием сроков его хранения.
27.
• Организационные задачи делопроизводствасвязаны с вопросами оптимизации процессов
управления и отдельных управленческих процедур.
• К ним относятся:
28.
1. Подготовка рабочего места руководителя;2. Обслуживание штатных средств оргтехники и
информационно-справочных карточек
(автоматизированных баз данных);
3.
4.
5.
6.
Организация приема посетителей;
Вызов сотрудников по указанию руководителя;
Организация телефонных переговоров;
Выдача справок по телефону;
29.
7. Подготовка служебных командировок;8. Подготовка совещаний, заседаний, а также их
стенографирование;
9. Подготовка информационно-справочных материалов
по указанию руководства;
10.Обучение сотрудников методике организации
документооборота;
11.Внедрение средств автоматизации делопроизводства.
30.
Вывод:Документационные и организационные задачи
формируют необходимость создания в структуре
секретариатов специализированных подразделений,
обеспечивающих исполнение и копирование документов, а
также общественные приемные.
Непосредственно в секретариатах концентрируется
управленческая документация органа внутренних дел. Ее
объем определяет сложность выполняемой обязанности.
31.
2Организация
вопрос
документооборота в
органах внутренних
дел
10.11.2019
31
32.
Документооборот – движение документов ворганизации с момента их создания или получения до
отправки, или уничтожения
• Цель – обеспечение рациональной работы с
документами.
• Значение – информационный обмен, элемент
коммуникационной деятельности.
33.
Вся документация в учрежденииделится на три документопотока
ВНУТРЕННИЕ
ВХОДЯЩИЕ
ИСХОДЯЩИЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ
34.
ВХОДЯЩИЕпоступают в ОВД из других
органов и организаций
ИСХОДЯЩИЕ
создаются в ОВД и предназначены
для отправки в адрес других
органов, организаций,
учреждений
ВНУТРЕННИЕ
не предназначены для отправки
в другие организации и служат
для решения
внутриорганизационных
вопросов ОВД
35.
Формы учета• 1. Журнальная форма (достоинство - наиболее простая,
недостатки – трудоемкость, сложный поиск документов);
• 2. Карточная форма (достоинство – легкость поиска
документов, недостаток
трудоемкость заполнения);
–
сравнительно
высокая
• 3. Автоматизированная форма – ведется с помощью
средств компьютерной техники.
36.
В системе органов внутреннихдокументооборота
основывается
нормативных актов МВД РФ
• В каждом органе внутренних дел
разрабатываются:
• - инструкция по делопроизводству;
• - табель документов;
• - альбом форм;
• - номенклатура дел.
дел
на
организация
требованиях
37.
Инструкция по делопроизводству• Устанавливает систему делопроизводства в
ОВД, порядок работы с документами,
основные правила их подготовки и
оформления, порядок рассмотрения
обращения граждан.
38.
Табель документов• Включает перечень форм документов,
необходимых и достаточных для реализации
функций и задач ОВД.
• При этом запрещается создавать документы, не
утвержденные табелем.
39.
Альбом форм документов• Разрабатывается на основе табеля
документов. (Сборник прошедших
унификацию формуляров документов,
образцов)
40.
Номенклатура дел• Систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в ОВД, с
указанием сроков хранения, оформленный в
установленном порядке.
41.
Основные правила научного подхода вделопроизводстве к организации и сокращению
документооборота
• 1. Прямоточность движения – исключение
потерь времени на возвратные движения
(разработка схем прохождения основных
управленческих документов в структуре ОВД)
42.
Основные правила научного подхода вделопроизводстве к организации и сокращению
документооборота
• 2. Ритмичность движения – сокращение
любых «простоев».
43.
Ежеквартально по объему документооборота в ОВДсоставляются отчеты:
Что позволяет:
• Выявить закономерности в колебаниях объема
документопотоков ы структуре ОВД;
• Выявить организационные просчеты в работе с
отдельными группами документов;
• Оптимизировать маршруты движения
документов;
44.
Ежеквартально по объему документооборота в ОВДсоставляются отчеты:
Что позволяет:
• Совершенствовать делопроизводство и его
отдельные технологическое участки;
• Рассчитывать штаты отдельных
организационных структур, непосредственно
обслуживающих документопотоки.
45.
Задачи делопроизводства в системе МВД РФ• 1. соответствие специфике оперативнослужебной деятельности;
• 2.соответствие принципам демократии и
защиты прав человека и гражданина в
современном обществе.
46.
ФЗ от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции»• 1. открытость и доступность информации,
содержащейся в ведомственных документах,
является одной из конституционных норм и
принципиальным положение ФЗ «Об
информации, информационных
технологиях и о защите информации».
47.
• В деятельности органов внутренних делнедопустимо нарушение положений Закона
РФ «О государственной тайне»
48.
Вывод:• Т.о. сложные и ответственные задачи требуют
постоянного контроля со стороны
руководящего состава ОВД, в том числе
тщательной нормативной регламентации
отдельных аспектов работы секретариатов и
канцелярий, а также должностных обязанностей
работников этих структурных подразделений
ОВД
49.
Вывод:• Четкое выполнение обязанностей,
профессионализм работников секретариата
создают условия для эффективной
управленческой деятельности.
50.
• Налаженное делопроизводство во многом позволяетэкономить время и силы на подготовку, исполнение и
поиск документов.
• В то же время нерациональное документационное
обеспечение сопровождается большими
организационными и временными издержками.
• Каждое лишнее управленческое звено снижает
скорость исполнения документов, одновременно
увеличивая их объем. Каждый необоснованный
документ тяжким бременем ложится на плечи
исполнителей, рядовых сотрудников, особенно в
территориальных органах МВД России на районном
уровне, отвлекая от исполнения прямых
обязанностей.