Документирование управленческой деятельности. Тема № 2

1.

ЛЕКЦИЯ
ДИСЦИПЛИНА: «Делопроизводство и режим секретности»
Тема № 2:
«Документирование управленческой
деятельности»
Кафедра управления и информационно-технического
обеспечения деятельности УИС
Гордиенко Ирина Владимировна, ст. преподаватель
САМАРА 2020

2.

ВОПРОСЫ ЛЕКЦИИ
1. Документирование. Подготовка и
оформление документов.
2. Организация работы с документами.
Документооборот.
3. Регистрация и контроль исполнения
документов.

3.

Делопроизводство .
Документационное обеспечение управления
(ДОУ)
Документирование
процесс создания и
оформления документа
Организация работы с
документами
обеспечение движения документов в
аппарате управления, их использования
в справочных целях и хранения.

4.

6
Документ: понятие, классификация, функции.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальные документы — это документы, созданные
юридическими или физическими лицами, оформленные и
удостоверенные в установленном порядке..
Реквизит документа — обязательный элемент оформления
официального документа.

5.

6.

Основные требования к составлению и оформлению документа
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским
способом постоянной информацией.
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов:
Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие
большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь
поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм
и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35
мм для удобства переплета.

7.

Структура документа. Требования к оформлению документов
по ГОСТ Р 6.30-2003
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и
все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для
каждого вида документов существует свой набор реквизитов,
предусмотренный ГОСТом.
Реквизит - обязательный элемент любого официального документа,
строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется
формуляром документа.
Формуляр-образец — модель построения документа,
устанавливающая область применения, форматы, размеры полей
требования к построению конструкционной сетки и основные
реквизиты.

8.

Схема расположения реквизитов на документе

9.

Описание реквизитов

10.

11.

Обязательные реквизиты
Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно
соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в
учредительных документах.
Помимо непосредственно наименования организации, довольно часто на
бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей
организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать его
содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается
прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для
писем вид документа не указывается.
Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую силу. Датой
документа является:
•дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
•дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
•дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата
подписания документа.

12.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенноцифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации.
Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала
года.
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также
ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 13), располагающиеся
строкой ниже.
Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа,
например "о совместной деятельности"
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения,
телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая
информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для
документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал).
Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:
наименование должности официального лица, имеющего право подписи и
подписавшего документ;
личную подпись;
расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного
лица.
Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.

13.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание
должности наименование учреждения не входит.
При оформлении документа на чистом листе под должностью
записывается название организации.
Если документ подписывается несколькими равными по должности
лицами, то их подписи располагаются на одном уровне, если документ
подписывается несколькими разными по должности лицами, то их
подписи располагаются последовательно, в порядке убывания
значимости занимаемой должности.
При изготовлении нескольких копий документа подписывается только
первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом
документации.
При рассылке документов на разные адреса подписываются все
экземпляры.

14.

Визы согласования документа (реквизит 24) - подписи
специалистов, которые проверяли достоверность
изложенной в нем информации и подтверждают
ответственность за последствия, которые может повлечь
документ.
Визы размещаются после подписи руководителя, с левой
стороны с указанием должности, подписи, расшифровки и
даты.
Если у специалиста имеются замечания, то перед визой
он делает запись "Замечания прилагаются".
Замечания записываются на отдельном листе и
заверяются подписью составителя.
Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело (реквизит 28) содержит фактическую дату
исполнения документа и номер дела, в которое
подшивается документ для хранения.

15.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеж
Минюст России
Управление
систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Болшевский
текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский
фарфоровый
завод»
В.И. Петрову

16.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно,
например:
Администрации районов
Московской области
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности, например
Генеральный директор
Главный бухгалтер
Личная подпись
Личная подпись
М.А. Медведев
Н.А.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагают на одном уровне, например
Заместитель Министра
Заместитель Министра
юстиции Российской Федерации
финансов Российской Федерации
Личная подпись
Личная подпись
В.М. Степанов
А.П. Миронов

17.

18.

19.

Пример использования реквизитов в письме
Каждый документ имеет
заголовочную часть (содержит
реквизиты, расположенные до
текста), основную (текст по сути
документа) и оформляющую
(реквизиты, расположенные после
текста).
В зависимости от типа и
назначения, документ может
содержать разный набор
реквизитов. Однако есть группа
обязательных реквизитов,
необходимых для обеспечения
юридической силы документа.

20.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его
достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается
подлинным.
Подлинник официального документа — это первый (или
единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не
получили специального удостоверения. Это, например, нотариально
заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр
подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается
при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

21.

Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает
организацию учета и контроля. Унифицированная форма, имеющая
стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля.

22.

23.

24.

По
отношению
к
системе
управления выделяют следующие
документопотоки:
• входящий
(документы,
поступающие в организацию);
• внутренний
(документы,
не
выходящие за пределы организации);
• исходящий
(документы,
отправляемые из организации).

25.

Порядок обработки входящих документов.
Необходимо организовать учет поступления документов из
всех источников, их первичную обработку, а также
координировать их движение.
Движение поступивших документов и работа с ними
происходит по следующим этапам:
• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение, распределение, разметка;
• регистрация;
• рассмотрение руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение;
• подшивка в дела;
• использование в информационно-справочной работе.

26.

Порядок обработки исходящих документов.
Исходящие
–
документы,
которые
отправляются
организацией.
Обработка таких документов происходит по следующим
этапам:
• подготовка исполнителем проекта;
• согласование проекта;
• доработка проекта (в случае необходимости);
• визирование (в случае необходимости);
• проверка правильности оформления проекта;
• подписание руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация;
• отправка адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело;
• использование в информационно-справочной работе.

27.

Порядок работы с внутренними
документами.
Составляются,
исполняются
и
хранятся в рамках данной организации.
На этапах подготовки и оформления
порядок работы с ними такой же, как и
исходящими документами.

28.

Регистрация документов – фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах. (Начальный этап контроля исполнения
документов).
При регистрации поступающих документов проставляется дата
и индекс поступления в регистрационном штампе.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения
и
использования
в
справочных
целях
(распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и т.д.), как входящие, так и
исходящие. Регистрируют документы как бумажные, так и
электронные.
Документы регистрируются в организации один раз:
поступающие – в день поступления, создаваемые – в день
подписания или утверждения.

29.

Единый подход к классификации документов в
организации обеспечивает номенклатура дел:
• систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в делопроизводстве организации, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке;
• классификационный справочник, обязательный для
составления во всех государственных организациях.
Содержит полный перечень дел, заводимых всеми
структурными подразделениями;
• закрепляет классификацию исполненных документов
в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки
хранения дел;
• основной учетный документ в делопроизводстве;
• основа для построения различных карточек,
справочников и указателей.