Организация менеджмента процессов. (Тема13)

1. Тема13 ОРГАНИЗАЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЦЕССОВ

1

2. Управление процессом на основе измерения показателей процесса

Руководитель(Генеральный
(Генеральныйдиректор)
директор)
Руководитель
Владелецпроцесса
процесса
Владелец
Показатели
Показатели
процесса
процесса
Ресурсы
Ресурсы
Контроль
Контроль
Ф2
Выходы
Вход
Ф3
Ф4
Контроль
Контроль
Доработкаили
или
Доработка
утилизация
утилизация
Удовлетворенность
Удовлетворенность
потребителей
потребителей
Потребитель
Потребитель
Ф1
Показатели
Показатели
продукта
продукта
- Контрольные точки
процесса

3.

ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ
3

4.

ЗАМКНУТЫЙ ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ PDCA
PLAN
планирование
ACT
Воздействие
(управление,
корректировка)
Принятие мер по устранению
причин отклонений от
запланированного результата,
изменения в планировании и
распределении ресурсов
ACT
PLA
N
Сбор информации и CHEC
контроль результата,K
получившегося в ходе
выполнения
процесса, выявление
и анализ отклонений,
установление причин
отклонений
DO
CHECK
проверка
Установление целей и
процессов,
необходимых для
достижения целей,
планирование работ
по достижению целей
процесса и
удовлетворенности
потребителя,
планирование
выделения и
распределения
необходимых
DOресурсов
выполнение
Выполнение
запланированных
работ и основной
деятельности
процесса
4

5. Наложение требований разделов стандарта МС ИСО 9001:2008 на схему управления процессом

5.6.2
5.6.2Входные
Входные
Данные по
поставщикам
8.4 г)
Вышестоящий руководитель
данные
данныедля
для
анализа
анализа
5.4
5.4Планирование
Планирование
5.5
5.5Ответственность
Ответственностьполномочия,
полномочия,
обмен
информацией
обмен информацией
5.6
5.6Анализ
Анализсо
состороны
стороныруководства
руководства
8.2.2
8.2.2Внутренние
Внутренниеаудиты
аудиты
Владелец
Владелецпроцесса
процесса
Поставщикивходов
входов
Поставщики
8.5.2Корректирующие действия
8.5.3 Предупреждающие действия
6.2.Человеческие
6.2.Человеческиересурсы
ресурсы
6.3.
Инфраструктура
6.3. Инфраструктура
6.4.
6.4.Производственная
Производственнаясреда
среда
Вход
Вход11
Вход
Вход22
8.2.1
8.2.1Удовлетворенность
Удовлетворенность
8.4 Анализ данных
7.1
7.1Планирование
Планирование
процессов
процессовЖЦП
ЖЦП
7. Процессы ЖЦП
потребителей
потребителей
8.2.3 Мониторинг и
измерение процесса
8.2.4
8.2.4Мониторинг
Мониторингии
измерение
измерениепродукта
продукта
К
Выход
Выход11
К
8.3 Управление
несоответствующей продукцией
Брак
Брак
Выход
Выход22
5
Контроль продуктов процесса
Потребительрезультатов
результатовпроцесса
процесса
Потребитель
5.6.3
5.6.3Выходные
Выходные
данные
данныеанализа
анализа

6. Матрица распределения ответственности

Сотрудник
Функция
Владелец
Исполнитель 1 Исполнитель 2 Исполнитель 3
Планирование
О
У
Функция 1
У
И
Функция 2
И
У
Функция 3
И
О
Функция 4
У
О
Контроль
выполнения
О
У
Управление
процессом
О
У
Отчетность о
ходе процесса
О
У
И
И
О
О
У
У
И
И
О – ответственный, У – участвует в работе, И - получает информацию о результате
6

7. Правила заполнения матрицы распределения ответственности

Правило 1. В каждой строке матрицы может стоять только
одна буква «О» (ответственный). То есть за каждую функцию
может отвечать только один сотрудник. Букв «У» и «И» может
быть несколько, так как участвовать и получать информацию о
работах могут несколько сотрудников.
Правило 2. В столбце владельца не должно быть пустых
клеток. То есть руководитель или отвечает за функцию, или
участвует в ее выполнении, или получает информацию о
результате.
Правило 3. Функции в матрице ответственности
начинаются с «Планирования» и заканчиваются «Контролем
выполнения», «Управлением процессом» и «Отчетностью о ходе
процесса». Отвечает за все эти функции владелец процесса – в
его столбце должна стоять буква «О»
7

8. Ошибки в матрице ответственности

ОшибкиВладелец
в матрице
ответственности
Исполнитель
Исполнитель
Сотрудник
Функция
Планирование
Функция 1
1
2
Исполнитель
3
ОИ
У
Исп.
Исп.
У
Исп.
ОИ
Функция 2
У
ОИ
Исп.
Функция 3
ОИ
Исп.
У
У
Функция 4
У
ОИ
Контроль
выполнения
ОИ
У
Исп.
ОИ – ответственный, У – участвует в работе, Исп. - исполнитель
Ошибка 1. Руководитель (владелец процесса), утверждая такую
матрицу вместо ответственного за исполнение работы назначает
ответственного исполнителя и исполнителя.
Ошибка 2. Руководитель (владелец процесса), указал в матрице
ответственности, что к функциям 2 и 3 он не имеет никакого
отношения.
8

9. Матрица ответственности производства изделия А

Получение материалов на складе
3
Изготовление части 1
4
Изготовление части 2
5
Изготовление части 3
6
Сборка изделия «А»
7
Предъявление партии в ОТК
8
Упаковка и сдача изделий на склад
9
Учет объемов производства
10
Контроль расхода материалов и
выполнения плана
Оформление заявок на материалы и
инструмент
11
12
Упаковщик
2
Рабочий 4
Планирование производства
Рабочий 3
1
Рабочий 2
Функция
Рабочий 1
№
Начальник
цеха № 1
Матрица ответственности производства изделия А
О
И
И
И
И
И
И
И
У
О
-
У
О
-
У
О
-
У
О
-
О
О
И
О
-
-
-
-
О
-
О
-
-
-
-
-
-
-
-
Ежемесячная отчетность
О
О – ответственный, И – информируется, У - участвует
9

10. Совокупность видов деятельности владельца процесса по управлению процессом

Отчет перед руководством
(Справка о ходе процесса…)
Планы и указания руководителя
(Протокол анализа процесса)
Плановые
Отчет
Отчетооходе
ходеии Плановые Зафиксировать
Зафиксировать
показатели
выполнении
данные
выполнении показатели
данные
План
Пландействий
действий
по
управлению
по управлению
ресурсами
ресурсами
План
План
корректирующих
корректирующих
действий
действий
Устранение
Устранениепричин
причин
отклонения
отклонения
норма
Принятие
Принятие
решения
решения
Анализ
Анализ
данных
данных
Анализ
Анализ
причин
причин
Проверка
Проверкаустранения
устранения
причин
причинотклонения
отклонения
Данные
Данныеооходе
ходе
процесса
процесса
отклонение
10

11. Сбор информации о процессе

11

12. В случае, если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец

В случае, если отклонение полученных результатов от
плановых показателей превышает установленные для
этого показателя границы, владелец процесса обязан:
зафиксировать факт отклонения;
провести анализ причин отклонения и выявить эти причины;
оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;
организовать устранение причины отклонения, если это целесообразно, и
обязательно разработать мероприятия по предупреждению отклонений;
запросить дополнительные ресурсы от вышестоящего руководителя,
если это необходимо для устранения причин отклонения;
сообщать вышестоящему руководителю о своих действиях;
задокументировать результаты анализа данных, выявленные
отклонения;
принятые решения о необходимости и методах устранения причин
отклонений, результатах устранения в любой удобной форме.
12

13.

8.2. Владелец процесса несет ответственность за:
а) доведение до всего персонала важности удовлетворения требований клиентов и нормативных
документов;
б) установление целевых показателей для Процесса __________(название процесса) и соответствие
этих целевых показателей целям организации;
в) регулярный анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и
предупреждающих действий;
г) обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.
Владелец процесса осуществляет управление процессом, выполняя планирование,
мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений.
Владелец процесса производит планирование на периоды ____________________и подает
план работы подразделения на планируемый период вместе со справкой хода процесса за
отчетный период к_____________(указать число) числу каждого месяца своему
вышестоящему руководителю. В план работы подразделения следует включить предлагаемые
в справке мероприятия по улучшению процессов.
Для контроля за ходом и результатами процесса, удовлетворенностью клиентов процесса
используется набор показателей, утвержденных в настоящей КП.
Владелец процесса осуществляет контроль показателей процесса, продуктов процесса путем
сравнения полученных фактических значений показателей с плановыми/нормальными
значениями. Владелец процесса осуществляет мониторинг удовлетворенности клиента путем
сравнения полученных фактических значений показателей с значениями показателей за
предыдущий период. Если отклонения показателей выходят за допустимые границы, то
владелец процесса разрабатывает корректирующие мероприятия по улучшению процесса.
Владелец процесса ежемесячно составляет справку о результатах измерения показателей и о
запланированных действиях. К справке Владелец процесса прикладывает протоколы анализа
отклонений, оформленные в течение отчетного периода. Владелец процесса представляет на
рассмотрение своему руководителю справку вместе с планом подразделения _______________
____числа каждого месяца.
13

14.

14

15.

15

16.

Анализ показателей процесса за год
16

17.

17

18. Анализ дефектности процесса. Пять составляющих частей процессов «5М»

Material
Material
Материалы
Материалы
Method
Method
Технология
Технология
Men
Men
Персонал
Персонал
Выход
Вход
Процесс
Процесс
Machinery
Machinery
Оборудование
Оборудование
Milieu
Milieuouvrier
ouvrier(фр.)
(фр.)
Производственная
Производственнаясреда
среда
18

19. 12 СОСТАВЛЯЮЩИХ ПРОЦЕССА

5 М можно разбить на 12 составляющих,
которые должны быть в распоряжении
владельца процесса:
1. Технология
2. Персонал
3. Оборудование
4. Оснастка и инструменты
5. Контрольно-измерительное и испытательное оборудование
6. Нормативная документация
7. Основные материалы
8. Вспомогательные материалы
9. Производственная среда
10. Теплоэнергоносители
11. Программное обеспечение
12. Информация
19

20. Анализ несоответствий процесса

20

21. Анализ несоответствий процесса

21

22.

Причинно-следственная диаграмма процесса
производства и продажи швейной продукции

23.

МЕРОПРИЯТИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ПРОЦЕССА
В целях повышения результативности процесса производства и продажи швейной продукции на
ОАО «РТФ «Апрель» рекомендуются к выполнению следующие мероприятия:
1. Проведение работ по изысканию новых отечественных поставщиков и заключение договоров
на срок более 1 года. Это снизит риск фабрики, связанный со сбоями закупки сырья и материалов.
Кроме того, поскольку закупка тканей за границей увеличивает себестоимость изделий, повышается
цена, что в связи с конкуренцией является неблагоприятной тенденцией, наиболее целесообразным
является поиск именно отечественных поставщиков.
2. Размещение на сайтах поставщиков заказов по дизайнерским разработкам. Такой подход
позволит не ограничивать фантазию модельера, будет способствовать творческому процессу.
3. Для увеличения скорости обновления ассортимента и соответствия текущим модным
тенденциям целесообразны следующие мероприятия:
1) Открытие двух вакансий «Художник-модельер». Просто необходим молодой художник с
абсолютно новым, свежим взглядом, возможно мужчина. Это привлечёт новые половозрастные
категории потребителей и физически позволит разрабатывать намного больше новых моделей, чем
сейчас, даже учитывая, что эскизы выполняются без применения ЭВМ, с помощью устаревшего
оборудования.
2) Обновление оборудования художественной лаборатории, в том числе компьютерного, что
также будет способствовать увеличению скорости разработки новых моделей, соблюдению сезонности.
3) Своевременное обеспечение художественной лаборатории необходимыми исходными
данными. При проектировании новых моделей художник должен руководствоваться свежими
журналами мод, показами новых коллекций известных модельных домов (видео или экспозициями
фото), чтобы обеспечить соответствие производства спросу.
•.
•…………………
•…………………….