Управление проектным циклом

1. Типичные проблемы

Целевая группа четко не обозначена и не описана
Недостаточный анализ проблемы
Структура общей цели слабо разработана
Многоцелевой проект
Не выработаны допущения
Не разработаны индикаторы

2. Почему УПЦ?

Негативный опыт:
УПЦ:
Неясные стратегические рамки
Четко определенный подход
Слабый анализ ситуации
Улучшенный анализ ситуации
Планирование, ориентированное Планирование,
на мероприятия
ориентированное на цели
Эффект от проекта, не
поддающийся проверке
Результат, поддающийся
проверке
Упор на финансы
Акцент на качество
Краткосрочное видение
Фокус на устойчивость
Неточная проектная
документация
Стандартизированные
форматы
Нет взаимопонимания
Взаимопонимание целей и
процесса их достижений

3. Индикаторы Качества

Проект УМЕСТЕН, когда
- бенефициарии участвуют в процессе планирования на самой ранней
стадии;
- сделан тщательный анализ проблем;
- цели четко определены с точки зрения пользы для целевой группы.
Проект ВЫПОЛНИМ, когда
цели и результаты логичны и поддаются измерениям,
риски и допущения приняты во внимание.
планируемые цели реально достижимы в условиях, сложившихся на
момент выполнения проекта;
результаты оценки используются как опыт для пересмотра
содержания проекта
Проект УСТОЙЧИВ, если получатели помощи продолжают получать
выгоду от проекта после его завершения.

4.

Логико-Структурный Подход
ФАЗА АНАЛИЗА
ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ
1. Анализ проблемы определение участников, их
ключевых проблем, препятствий
и возможностей; выяснение
причинно-следственных связей.
4. Логическая структура определение структуры проекта,
проверка его внутренней логики, а
также формулирование целей и
результатов в измеримых величинах,
примерная оценка ресурсов.
2. Анализ целей - выработка
целей из обозначенных проблем;
выяснение связей “средствацель”.
5. Планирование деятельности определение последовательности и
зависимости действий, оценка
продолжительности, постановка вех и
распределение ответственности.
3. Анализ стратегии определение различных
стратегий для достижения цели;
обозначение общих целей и цели
проекта.
6. Планирование ресурсов - опираясь
на план деятельности, разработать
план расходов и бюджет.

5.

ЛСП: Средство разработки и управления проектом
1. Анализ проблемы
2. Анализ целей
3. Анализ стратегии
Каковы проблемы
целевой группы?
Каковы существующие варианты
обращения к этим проблемам?
К каким вариантам
обратится наш проект?
IN
High infant
mortality rate
High rates of
infection among
babies & infants
Infant mortality
rate reduced
High % of
infections
untreated
Low calorific
intake of babies
& infants
Mothers
suspicious of
modern medicine
Mobile clinics
held irregularly
& infrequently
High rate of reinfection in
hospital
Low standards
of patient care
by staff
Reduced rate of
infection among
babies & infants
Shortage of
drugs
Calorific intake of
babies & infants
increased
Increased % of
infections treated
Mothers willing to
attend mobile
clinics
Overall
Objective
Reduced rate of
re-infection in
hospital
Mobile clinics
held regularly
Standards of
patient care
improved
Project
Purpose
Increased % of
infections treated
Results
Mothers willing to
attend mobile
clinics
Sufficient drugs
available
5. Планирование
деятельности
Как будут достигнуты цели
проекта?
Intervention Logic
Objectively Verifiable
Indicators
Sources of
Verification
Overall
Objective
Infant mortality rate reduced
Mortality rates for under-1s &
under-5s reduced from X to Y
by 19xx
Dept of Health statistics,
analysed ex-ante, midterm & ex-post
Project
Purpose
Health status of infants and
babies improved
Rate of re-infection in hospital
reduced from X to Y by 19xx
Rates of successful treatment
of infectious diseases (polio,
measles, tetanus) among
under-5s increased from X to
Y by 19xx
Rates of successful treatment
of birth complications
increased from X to Y by 19xx
Hospital & clinic
records, analysed exante, mid-term & ex-post
Number of patients treated
increased from X to Y by 19xx
Rate of re-infection during
hospitalisation reduced from X
to Y by 19xx
Increased patient satisfaction
with standards of care
Hospital records,
analysed quarterly
Results
1.
2.
Activities
Quality of secondary
healthcare services
improved.
Access to basic PHC
services ensured for
infants & babies.
1.1 Design & implement staff
training programme for
patient care
1.2 Improve procedures for
drug procurement, storage
& control
1.3 Train staff in data
collection & analysis
2.1 Replace vehicles &
equipment.
2.2 Conduct awareness
raising campaign
2.3 Hold monthly rural clinics.
Number of villages provided
with mobile clinic services
increased from X to Y by 19xx
Proportion of under-5s
vaccinated against polio,
measles & tetanus increased
from X to Y by 19xx
Increased patient satisfaction
with quality of services
provided
Technical Assistance
Equipment
Medical supplies
(See activity schedule)
Client satisfaction
survey, conducted
annually
Clinic attendance
records, analysed
quarterly
Clinic vaccination
records, analysed
quarterly
UNICEF community
healthcare programme
improves awareness
of good household
nutrition & hygiene
practices succeeds in
improving nutritional
status of babies &
infants.
Client satisfaction
survey, conducted
annually
Fees
Expenses
(See budget)
Suitably qualified staff
willing to work in rural
areas.
Result 1: Quality of secondary healthcare
services improved
1.1 Design & implement staff training
programme for patient care
1.1.1 Conduct staff training needs assessment
1.1.2 Design training modules
1.1.3 Conduct training
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
Improve procedures for drug procurement,
storage & control
Conduct management audit of current procedures
Design & test new procedures
Implement new procedures
Conduct periodic review
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
Train staff in data collection & analysis
Design training modules
Conduct training
Conduct client satisfaction surveys
Result 2: Access to basic PHC services
ensured for infants & babies
2.1 Design & implement new schedule for
mobile rural clinics
2.2
Conduct awareness-raising campaign
2.3
Replace mobile clinic vehicles & equipment
2.4
Hold monthly rural clinics.
Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
1
2
Standards of
patient care
improved
Sufficient drugs
available
Calorific intake of
babies & infants
increased
Raise women’s
awareness of
services available
Upgrade staff
skills
Institute new drug
storage & control
procedures
6. Планирование ресурсов
Что должно быть сделано?
Когда? Кто ответственный?
ACTIVITIES
Reduced rate of
infection among
babies & infants
Replace mobile
clinic vehicles &
equipment
Какие требуются ресурсы?
Сколько? Когда?
Assumptions
UNICEF community
healthcare programme
succeeds in reducing
rate of infection
among babies &
infants.
Reduced rate of
re-infection in
hospital
Clinics held
regularly
Activities
4.Логическая структура
OUT
Infant mortality
rate reduced
Reg. Health Planning
Officer
Adviser
Training
Adviser
3
Ref
ACTIVITIES/INPUTS
Unit
Quantity per
planning period
Q1 Q2 Q3 Q4
Cost/
unit
Funding Cost Codes
source Donor Govt
Q1
Costs per planning period
Q2
Q3
Q4
Project
Total
Annual
Recurrent
Costs
1.1 Design & implement staff training
programme for patient care
4
5
6
9
7
EQUIPMENT
Computers
Fax modem
Office furniture
SALARIES & ALLOWANCES (LOCAL)
Counterparts
Office staff
ETC.
8
10
11
12
Milestones
1 TNA completed by end 1st qtr
2 Patient care training modules completed by end 2nd qtr
3 All clinical staff trained in improved patient care by end 3rd qtr
4 Audit report completed by end 2nd qtr
7
8
9
10
Administrative staff training in data collection by end 2nd qtr, yr2
1st client satisfaction survey report completed by end 3rd qtr, yr2
New mobile clinic schedule prepared by end 1st qtr
All districts visited by mobile clinic at least once by end 3rd qtr
Lead responsibility
Support role
no. 2
no. 1
lump 1
2
mm 4
mm 2
4
3
1,000
500
3,000
4
3
4
3
200
100
EU
EU
EU
3.4
3.4
3.4
A/1.3 2,000 2,000
A/1.3
500
A/1.3 3,000
-
-
-
4,000
500
3,000
Govt
Govt
5.2
5.2
B/2.1
B/2.1
800
300
800
300
3,200
1,100
800
200
800
300
3,200
1,100

6. Пример Дерева Проблем

Высокий уровень
смертности
младенцев и
матерей
СЛЕДСТВИЯ
Высокий уровень
инфекций у
младенцев
Высокое число
заболеваний при
досрочных родах
Высокий уровень до
и послеродовых
инфекций у матерей
Низкое качество
гигиены и заботы
персонала о
пациентах
Плохое
детское
питание
Низкий процент
младенцев
прошедших
вакцинацию
Плохая
диагностика
осложнений при
родах
Коммерческ
ое давление
по
использован
ию
молочного
заменителя
Сезонная
нехватка
протеина в
пище
Низкая
посещаемость
поселковых
клиник
ПРИЧИНЫ
Матери не
желают
посещать
клиники
Мало и
редко
располож.
клиники
Нехватка
лекарств
Неопытный
персонал

7. Пример Дерева Целей

Уровень смертности
младенцев и
матерей упал
РЕЗУЛЬТАТЫ
Менее высокий
уровень инфекций
у младенцев
Детское
питание
улучшилось
Увеличилась
число млад.,
вскармливаемых
грудью
СРЕДСТВА
Число заболеваний
при досрочных родах
стало меньше
Большее число
мл-цев проходит
вакцинацию
Больше стало
продуктов,
содерж.
протеин
Матери охотно
посещают
клиники
Более ранняя и
хорошая
диагностика
осложнений при
родах
Более низкий
уровень до и
послеродовых
инфекций у матерей
Качество гигиены и
заботы персонала
о пациентах
улучшилось
Увеличилась
посещаемость
поселковых
клиник
Увеличилась
равномерность
и число клиник
Необходимые
лекарства в
достатке
Более
грамотный
персонал

8. Анализ стратегии (1)

- Стратегия вторичного
здравоохранения
- Стратегия первичного
здравоохранения
Низкий уровень
инфекций у
младенцев
Улучшенное
детское
питание
Кол-во детей,
прошедших
вакцинацию
стало выше
Большее
число
младенцев,
вскармливае
мых грудью
Больше
продуктов
содержит
протеин
Низкий уровень
смертности
младенцев и
матерей
- Общая цель
Низкое число
заболеваний при
досрочных родах
Низкий уровень до
и послеродовых
инфекций у
матерей
Более ранняя и
хорошая диагностика
осложнений при
родах
Более высокое
качество гигиены и
работы персонала
Более высокая
посещаемость
клиник
Матери охотно
посещают
клиники
Большее
кол-во
клиник
Достаточное
кол-во
лекарств
Более
грамотный
персонал

9. Анализ стратегии (2)

Уровень
Общей Цели
Уровень
Цели Проекта
Уровень
Результатов
В ПРОЕКТ
Низкий уровень смертности
младенцев и матерей
Низкий уровень
инфекций у
младенцев
Кол-во детей,
прошед.
вакцинацию
стало выше
Низкое число
заболеваний при
досрочных родах
Большее
количество
родовспоможений
Более высокая
посещаемость клиник
матерями
Уровень
Мероприятий
(Действий)
ЗА ПРОЕКТ
Низкий уровень
до и
послеродовых
инфекций у
матерей
Более высокое
качество гигиены
и работы
персонала
Более ранняя и качественная
диагностика
осложнений при родах
Медицинский
транспорт в
норме
Обслуживающий
персонал
поселковых
клиник подобран
и обучен
Более грамотный
(обученный)
персонал
Управление и
контроль за
фондами
улучшен
Кадровое
обеспеч
улучшилось
(увеличилось)
Достаточное колво соответств.
лекарств
Новые вилы
процедур
внедрены
Персонал обучен
для …или в …
Улучшенное
детское
питание
Большее число
младенцев,
вскармливаем.
грудью
Большее кол-во и
покрытие клиниками
Больше
продуктов
содерж.
протеин
Матери более охотно
посещают
поселковые клиники

10. Уровни целей

Ключевым шагом в применении подхода логической структуры является понимание
определений различных уровней целей в логической структуре. Ниже приводится
несколько полезных определений, которые послужат руководством при подготовке
логической структуры.
1) Общая цель проекта должна показать - почему данный проект столь важен
обществу, с точки зрения долгосрочной выгоды для конкретных бенефициариев и для
более широких слоев населения. Также она должна указывать на то, как данный
проект сочетается с общими приоритетами всей программы в целом и конкретного
региона. Как правило, ОЦ не достижима в результате только лишь одного проекта
(интервенции), а требует воздействия множества других проектов или программ.
2) Цель проекта – это центральная проблема конкретного проекта, выраженная в той
выгоде или преимуществах, которые проект дает бенефициариям или целевой группе
в долгосрочном плане. ЦП относится не к предоставляемым проектом услугам
(являющимися результатами), а к использованию этих услуг бенефициариями.
3)Результаты описывают услуги, предоставляемые в ходе проекта бенефициариям
или целевой группе, другими словами, это то, что достигает проект ко времени его
завершения. К ЦП обычно приводят несколько результатов.
4)Мероприятия – это то, как необходимые услуги и средства будут предоставлены,
то есть запланированные задания на основе запланированных ресурсов.

11. Планирование деятельности

План деятельности:
Обеспечивает логико-структурный подход,
направленный на цель
Разбивает виды деятельности на текущие задачи
Разъясняет последовательность,
продолжительность и приоритетность задач
Определяет ключевые вехи
Определяет ответственность работников и
руководителей
Workplan
Workplan
Workplan

12. Допущения

Определить вопросы «окружающей среды» и
устойчивости проекта
Факторы, которые руководство проекта не
может или не собирается контролировать
Вмешательства в проект со стороны
Для успеха проекта очень важно: необходимые
предварительные условия
Допущения на переходе “Результаты- Цель”
являются критическими факторами успеха
проекта

13. Роль индикаторов

Индикаторы объективно поддающиеся проверке (ОПИ)
описывают цели проекта в измеримых величинах, и
обеспечивают основу для измерения качества
выполнения.
ОПИ должны быть К-И-Д-У-С:
Конкретными в плане качества, количества и времени
(ККВ)
Измеримыми в конкретных рамках затрат
Доступными из уже существующих источников или при
разумных дополнительных усилиях/затратах
Уместными по отношению к целям и чувствительными к
изменениям
Своевременными для обеспечения полезности для
руководства проекта
20

14. Определение индикаторов - ККВ

Цель: Улучшение положения в здравоохранении
Установить качество (природа индикатора): снижение
уровня смертности
Установить целевую группу (кто): снижен уровень
детской смертности
Установить место (где): уровень детской смертности
снижен в северо-западной провинции
Установить количество: уровень детской смертности в
северо-западной провинции снижен с X до Y
Установить время: уровень детской смертности в
северо-западной провинции снижен с X до Y к 2005

15. Планирование деятельности (2)

Шаг 1 Список
основных действий из
матрицы ЛСП
Мероприятия
1.1 Разработать и применить
программу переобучения
персонала
1.1.1 Оценить потребности в
обучении
1.1.2 Создать модули курса
обучения
1.1.3 Провести обучение
1.2 Улучшить процесс закупки,
хранения и контроля лекарств
1.2.1 Провести аудит управления
1.2.2 Разработать новые приемы
1.2.3 Ввести в практику
1.2.4 Провести периодический
контроль
Шаг 5 Итоговое
расписание для
основных мероприятий
Шаг 4 Оценка начала
продолжительности и
окончания задачи
Месяц 1
Месяц 2
1
Шаг 6 Контрольные пункты (вехи):
1. Оценка нужд по тренингу к концу 1
месяца
2. Модули обучения готовы к концу 3 мес.
3. Весь штат клиники обучен к концу 5
мес.
4. Аудит отчет готов к концу 2 мес.
Месяц 3
Месяц 4
2
Месяц 5
Шаг 7 Определение
ответственных
работников.
КП
ЕЭ
И
т.д.
3
Л
Л
4
5
Шаг 2 Разбить
мероприятия на задачи
Шаг 3 Прояснить
последоват. и
взаимозависимость
П
Л
Л
Л
Л
П
Л
П
6
КП – Консультант
планировщик
ЕЭ – Европейский
эксперт преподаватель
Л – Лидер
П – Помощник

16. Планирование ресурсов

Обеспечивает логико-структурный подход,
направленный на цель
Обеспечивает бюджетирование, ориентированное
на результаты, и оценку эффективности затрат
Предоставляет базу для запланированного
привлечения ресурсов (внешних и внутренних)
Определяет требования к затратам
- Требования контрпартнеров
- Послепроектная финансовая устойчивость
Budget
Budget
Salaries
5000 5500
Budget
Allowances
1250 1750
Salaries
5000 5500
Vehicle Op. 1250 3750
Allowances
Salaries
5000 5500 1750
750
VehicleOffice
Op. 1250 3750
Allowances
1750 4250
Tel/Fax
400
Office
750
Vehicle Op.
3750 4250 750
Seeds
850
Tel/Fax
400
Office
750 750 400
2300
SeedsFertiliser
Tel/Fax
400 850
400 1100
SeedsFertiliser
850 2300
1100 3100
Fertiliser
2300 3100
4250
750
400
1100
3100

17. Планирование ресурсов (2)

Шаг 2 Определение
необходимых ресурсов
Шаг 1 Скопировать
мероприятия из
расписания меропр.
Шаг 4
Определить ед.
измерения
Шаг 5
Определить
количество за
период
Шаг 7 Определить
источник финансов
Шаг 6 Оценить
Ед. Кол-во за период Цена/ Источн
ик
Ед.
финанс
К1 К2 К3 К4
1.1. Разработать и применить программу переобучения персонала
Оборудование
ЕС
1000
Шт 2
Компьютер
ЕС
5000
Шт 1
Копировальный
аппарат
ЕС
500
Шт 2
Принтер
Зарплаты и разовые выплаты
Прав
1700
6
6
6
Ч/ 6
Штат российского
м
партнера
Прав
900
3
3
3
Ч/ 3
Штат офиса проекта
м
ЕС
10 30
10
Ч/д
Суточные
Шаг 3
Разбить
ресурсы по
статьям
расходов
К1-4 – Кварталы 1,2,3,4
Ч/м – человек в месяц, Ч/д – человек в день
ЕС – Европейский Союз
Прав. – Правительство страны-партнера
план расходов
Шаг 10 Подсчитать
общие расходы по
cтатьям расходов
Шаг 8 Показать
стоимость ед. изм.
коды бюджета
Бюджетная
статья (код)
Прав К1
ЕС
Шаг 11
Подсчитать
регулярно
возникающие
расходы
Шаг 9 Показать
Стоимость за период
К2
К3
Итого
проект
К4
3.4
3.4
А/1.3
А/1.4
2000
5000
2000
5000
3.4
А/1.5
1000
1000
5.2
В/2.1
10200
10200 10200
5.2
В/2.2
2700
2700
?
?
300
2700
Текущие
годовые
затраты
10200
40800
40800
2700
10800
10800
300
600

18. Факторы, влияющие на устойчивость

Окончание проекта
Отдача
Результат
Результат
Цель
проекта
Устойчивый
Неустойчивый
Результат
Время
Политическая поддержка Гендерные и социально-культурные вопросы
Соответствующая
Организационные и руководящие возможности
технология
Финансово-экономическая жизнеспособность
Защита окружающей среды