Работа с данными в MS Excel

1.

ИНФОРМАТИКА
Старший преподаватель департамента информационных технологий и автоматики
Шеклеин Алексей Александрович

2. Работа с данными в MS Excel

РАБОТА С ДАННЫМИ В MS EXCEL
• Понятие базы данных
• Ввод, удаление, просмотр записей БД
• Сортировка данных
• Поиск данных
• Анализ данных
Подведение итогов в таблице
Создание сводной таблицы
2

3. Понятие Базы данных

ПОНЯТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
База данных – это таблица, состоящая из
однотипных записей (строк).
Столбцы таблицы являются полями записи в
базе данных.
Каждый столбец называется полем.
Каждая строка – записью.
3
Под имена полей выделяется первая строка
базы данных (заголовок таблицы).

4.

Поля БД
(столбцы):
Товар,
Количество,
Цена,
Сумма
4
Записи
(строки)

5.

Работа с любой базой данных
заключается в
• обработке информации (ввод, удаление,
просмотр записей)
• поиске информации по определенному
критерию,
5
• перегруппировке записей в зависимости
от критерия (создание различных
отчетов)

6.

MS Excel для работы с БД предоставляет:
6
команды меню Данные

7. форма

ФОРМА
Добавлять, просматривать, удалять записи
можно с помощью команды Форма
Добавление команды Форма… на панель
Данные:
1)щелкните на пустом месте панели
Данные и выберите Настройка ленты;
2)в диалоговом окне слева выберите
команду Форма; справа – создайте свою
группу;
7
3)нажмите кнопку Добавить

8. Настройка ленты меню

8
НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ МЕНЮ

9.

9
Пример: ввод данных с помощью
команды Форма

10. Сортировка записей

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ
Для сортировки:
1) выделите любую ячейку базы данных;
2) выберите команду Данные /
Сортировка;
10
3) настройте способ сортировки: выберите
поле и порядок сортировки

11.

11
Пример: сортировка по нескольким полям

12.

12
Результат сортировки:

13. Поиск записей

ПОИСК ЗАПИСЕЙ
Команда Фильтр позволяет выводить записи,
удовлетворяющие условию.
1) выделите любую ячейку базы данных;
2) выберите команду Данные / Фильтр;
3) настройте критерии поиска с помощью
команды Текстовые фильтры
13
Чтобы вернуть все записи обратно выберите
повторно команду Фильтр.

14.

14
Применение команды Фильтр

15.

15
Пример: сложные критерии задаются с
помощью логических связок: И, ИЛИ
(команда Текстовые фильтры):

16. Анализ данных с помощью команды Итоги

АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ
КОМАНДЫ ИТОГИ
Команда Данные / Промежуточный итог
позволяет организовать записи в группы,
выводя под каждой из них итоговую
информацию (например, сумма значений,
среднее, максимальное, минимальное
значения и т.п.).
16
После выполнения команды список записей
представляется в структурном виде.
Каждую группу записей можно сворачивать
и разворачивать.

17.

Пример
1. Отсортируем записи в списке по полю, на основе
значений которого будут базироваться группы
(например, поле Товар).
2. Выберем команду Данные / Промежуточный итог
3. В диалоговом окне Промежуточные итоги в поле
При каждом изменении выделите столбец для
подсчета итогов (тот, по которому вы отсортировали
список в п.1)
4. В поле Операция выберите операцию для
вычисления итогов (например, Максимум)
6. Нажмите ОК.
17
5. В поле Добавить итоги по выберите столбцы, по
которым необходимо подвести итоги (например, поле
Сумма)

18.

18

19. Сводные таблицы

СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ
Сводная таблица – наиболее сложный
инструмент анализа данных в Excel.
Команда позволяет выводить записи списка в
новой, потенциально полезной комбинации.
Можно создавать не только сводные таблицы,
но и цветные диаграммы (графические
отчеты)
19
Способ: команда Вставка / Сводная таблица

20.

Пример:
1. Выделите пустую ячейку на рабочем листе (где
расположен список).
2. Выберите команду Вставка / Сводная
таблица.
3. В диалоговом окне Создание сводной
таблицы выделите диапазон данных (весь
список вместе с заголовками!).
20
4. Укажите расположение сводной таблицы
(отчета) – Новый лист.

21.

21

22.

5. Нажмите ОК. Программа откроет новый
лист и поместит туда макет таблицы,
список доступных полей и панель Работа
со сводными таблицами.
22
6. Сформируем новый список (отчет).
Перетащим:
в область строк – поле Товар
в область столбцов – поле Количество
в область Значения – поле Сумма

23.

23
Макет сводной таблицы:

24.

24
Результат:

25.

25
Сводная диаграмма:

26. Способы обмена данными между приложениями Office

СПОСОБЫ ОБМЕНА ДАННЫМИ
МЕЖДУ ПРИЛОЖЕНИЯМИ OFFICE
• Статическое копирование или
перемещение данных
26
• Связывание и внедрение данных
(Технология OLE)

27. термины

ТЕРМИНЫ
Приложения, между которыми происходит
обмен данными называют:
27
приложение-приёмник и приложение-источник
≡
файл-источник и файл-приёмник
≡
документ-источник и документ-приёмник

28. Статическое копирование и перемещение

СТАТИЧЕСКОЕ КОПИРОВАНИЕ И
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ
Самый простой способ – через буфер
обмена:
1) в документе-источнике: Копировать,
2) в документе-приемнике: Вставить
28
Такой способ обмена данными –
статический.

29. Технология OLE

ТЕХНОЛОГИЯ OLE
OLE (Object Linking and Embedding) –
технология связывания и внедрения
объектов.
При связывании данные хранятся в файлеисточнике, а файл-приёмник содержит лишь
сведения о местонахождении файлаисточника.
29
Внедрённый объект становится частью
файла-приёмника и не зависит от изменений
файла-источника.

30.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА
Связывание и внедрение осуществляется с
помощью команды Специальная вставка.
Способ:
1) В документе-источнике Копировать.
2) В документе-приемнике Вставить
Специальная вставка.
3) Выбрать формат вставки (вставить Как:).
32
4) Установить связь (если нужно).

31.

33
Диалоговое окно Специальная вставка

32. Специальная вставка

ФОРМАТЫ ВСТАВКИ
Объект. Осуществляет внедрение объекта.
В данном случае при выполнении двойного
щелчка на объекте вы получаете
возможность запустить приложениеисточник и с его помощью обрабатывать
объект.
34
После завершения работы с приложениемисточником объект в приложенииприемнике обновляется.

33.

Текст в формате RTF. Фрагмент при вставке
в документ-приемник сохраняет
форматирование документа-источника.
Неформатированный текст. Внедряемый
объект теряет форматирование документаисточника и приобретает признаки
форматирования документа-приемника.
35
Рисунок. Внедряемый объект становится
рисунком. Его можно будет перемещать и
масштабировать как единое целое.

34. Форматы вставки

ВНЕДРЕНИЕ ДАННЫХ
Блок внедренных данных называется
внедренным объектом.
В любой документ Office можно внедрить
данные, созданные в другом приложении
Office или в средствах Office таких как
• Microsoft Graph
• Microsoft Equation
36
• или любой другой программы Windows,
например, Microsoft Visio.

35.

Внедрение данных. 1 способ:
1) Документ-источник – Копировать
(Вырезать)
2) Документ-приемник – Вставить /
Специальная вставка
37
3) Выбрать любой из форматов,
содержащий слово «объект»

36. Внедрение данных

Внедрение данных. 2 способ:
1) В документе-приемнике выбрать
команду Вставка / Объект
38
2) Указать тип объекта

37.

39