Управление социокультурными проектами

1. Управление социокультурными проектами

КАТУНИНА Ирина,
доктор экономических наук, профессор,
сертифицированный специалист
по управлению проектами
International Project Management Association
(IPMA)
Управление
социокультурными проектами
День 1

2. Программа и тайминг

1030 – 1130
Часть 1. Концепция проекта: цели,
критерии успеха
1130 – 1230
Часть 2. Инструменты разработки проекта
1230 – 1300
Обед
1345 – 1515
Часть 3. Деловая игра «Оценка проектов:
360º». Презентация проекта и обратная
связь

3. Концепция проекта: цели, критерии успеха

Часть 1
КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТА:
ЦЕЛИ, КРИТЕРИИ УСПЕХА

4. Что такое проект?

Проект – уникальный комплекс
взаимосвязанных мероприятий,
направленных на создание продукта
или услуги
уникальность
ограниченность по времени и ресурсам
ориентация на достижение четко
заданных результатов проекта
потребность в выделенной структуре

5. Проект и операционная деятельность

Операционная
деятельность
Проект и операционная
деятельность
Постановка
целей
Выполнение
мероприятий
Достижение
поставленных
целей
Проектная деятельность
Постановка
целей
проекта
Выполнение
работ
проекта
Достижение
целей
проекта
Рамки проекта
Завершение
проекта

6. Концепция проекта

Проблема проекта
Цели и краткое описание сути проекта
Результаты проекта
практическое применение
влияние на социум и культуру
как это влияние измерить?
Уникальность проекта

7. Концепция проекта

Проблема
Проекта
Цель
Проекта
Продукт
Проект
Эффект
Проект

8. Задание

Разработаем концепцию
Проблема проекта
Цели и краткое описание
сути проекта
Результаты проекта
Уникальность проекта

9. Продукт проекта

Что является продуктом проекта?
Проблема
Проекта
Цель
Проекта
Продукт
Проекта
Эффект
Проекта

10. Определение содержания проекта

Продукт
Проекта
Продукт проекта:
Целевая аудитория:
Особенности:
Функции:
Свойства:
Требования:
…

11. Обоснование результатов

Показатели
(индикаторы)
Показатель 1
Показатель 2
…
Показатель n
Значение
показателя
Без проекта
Значение
показателя с
проектом
Изменение
показателя

12. Обоснование результатов

Показатели
(индикаторы)
Значение
показателя
без проекта
Охват населения до 60 %
обслуживанием
Срок
до 10
рассмотрения
рабочих дней
документа
Число
7
мероприятий
мероприятий
в год
Значение
показателя с
проектом
до 70 %
Изменение
показателя
+ 10%
до 5 рабочих
дней
- 5 рабочих
дней
15
+8
мероприятий в мероприятий в
год
год

13. Стейкхолдеры проекта

Лица, непосредственно принимающие
участие в проекте
Лица, интересы которых затрагивает
проект
Лица, которые полагают, что их
интересы затрагивает проект

14. Стейкхолдеры проекта

Заказчик
Потребитель
продукции
Клиент
Куратор
Инвестор
Менеджер
проекта
Команда управления
проектом
Команда проекта

15. Задание

Кому это нужно?
Определите основных
заинтересованных лиц
проекта
Что они получат от
вашего проекта?
Как заручится их
поддержкой?
Клиенты:
Улучшится
качество
обслуживания
Бухгалтерия
Снижение
трудоемкости
Отдел…
Сокращение
срока
рассмотрения
документов

16. Инструменты разработки проекта

Часть 2
ИНСТРУМЕНТЫ РАЗРАБОТКИ
ПРОЕКТА

17. Сводный план проекта

Состав работ проекта
Календарный план проекта
Обеспечение проекта ресурсами
Смета и бюджет
Распределение задач
Риски

18. Состав работ проекта

Задача 1
Задача 2
Задача …

19. Состав работ проекта

Задача 1
Продукт 1
Задача 2
Продукт 2
Задача …
Продукт…

20. Состав работ проекта

Проект
Часть проекта 1
Задача 1.1
Подзадача 1.1.1
Часть проекта 2
Задача 2.1
Подзадача 2.1.1
Задача N.1
Подзадача N.1.1
Работа 2.1.1.1
Работа N.1.1.1
Работа 1.1.1.2
Работа 2.1.1.2
Работа N.1.1.2
…
…
…
Подзадача 2.1.2
…
…
…
Задача 1.2
…
Часть проекта N
Работа 1.1.1.1
Подзадача 1.1.2
…
…
…
Задача 2.2
…
…
Характеристики
работы: Подзадача N.1.2
…
Объем
Ресурсы
…
Оборудование
Сроки
Задача N.2
Исполнители
Стоимость…
…
…

21. Состав работ проекта

Задача 1
Продукт 1
Задача 2
Продукт 2
Задача …
Продукт…

22. Состав работ проекта

Задача 1
Шаг 1.1
Шаг 1.2
…
Продукт 1
Задача 2
Продукт 2
Задача …
Продукт…

23. Технология выполнения работ проекта

1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
3.1
3.2
2.3

24. Календарный план проекта

Сетевая диаграмма
Диаграмма Ганта
Диаграмма контрольных точек

25. Календарный план проекта

№ п/п
1
Название этапа работ/ задачи и
мероприятия по их решению
Приобретение, монтаж и
пусконаладочные работы основного
оборудования (в том числе за счет
собственных средств)
Приобретение оборудования
Приобретение оборудования
1.1 Оборудование 1 линии
Приобретение оборудования
1.2 Оборудование 2 линии
Приобретение оборудования
1.3 Оборудование 3 линии
2
Приобретение и монтаж
вспомогательного оборудования
3
Работы и услуги, выполняемые
Строительство площадки, монтаж
третьими лицами, приобретение
ангара, комплексный ремонт помещения
прав/ Материалы и комплектующие
№ п/п
2017
2018
2019
II III IV I II III IV I II III IV
кв кв кв кв кв кв кв кв кв кв кв кв
Вид затрат сметы расходования Наименование отчетного документа,
I
средств займа
отражающего результат
Приобретение оборудования
Наименование вехи
Дата
1
2
3
4
Старт Проекта
Ввод в эксплуатацию 1 линии
Выход 1 линии на 100% ПП
Ввод в эксплуатацию 2 линии
01.09.2017
31.12.2017
31.05.2018
01.08.2018
5
6
7
Выход 2 линии на 100% ПП
Ввод в эксплуатацию 3 линии
Выход 3 линии на 100% ПП
30.09.2018
30.04.2019
31.07.2019
Договор, платежное поручение оплаты
аванса, документы поставки, акт ввода в
эксплуатацию (ОС-1), Акт вып.работ, КС2 по СМР и ПНР
Договор, платежное поручение оплаты
аванса, документы поставки, акт ввода в
эксплуатацию (ОС-1), Акт вып.работ, КС2 по СМР и ПНР
Договор, платежное поручение оплаты
аванса, документы поставки, акт ввода в
эксплуатацию (ОС-1), Акт вып.работ, КС2 по СМР и ПНР
Договор, платежное поручение оплаты
аванса, документы поставки, акт ввода в
эксплуатацию (ОС-1), Акт вып.работ, КС2 по СМР и ПНР
Акт ввода в эксплуатацию (ОС-1), Акт
вып.работ, КС-2 по СМР и ПНР
Акт ввода в эксплуатацию (ОС-1), Акт
вып.работ, КС-2 по СМР
2017
III
IV
I
II
2018
III
IV
I
II
2019
III
V
V
V
V
V
V
V
IV

26. План по вехам

Цель проекта
Отклонение
по срокам
Отклонение от
цели
Веха N –
окончание
проекта
Т1
Т…
Т1
Т…
ТN
…
Веха 1
ТN

27. План по вехам

Промежуточные
результаты:
1.
2.
…
Старт
проекта
Веха 1
(дата)
Промежуточные
результаты:
1.
2.
…
Веха 2
(дата)
Промежуточные
результаты:
1.
2.
…
Веха …
(дата)
Проект
завершен

28. Обеспечение проекта ресурсами

Продукт
Доступные
Ресурсы, требуемые Предложения по
ресурсы и
для реализации
обеспечению
инфраструктура
проекта
ресурсами
Продукт 1
Продукт 2
…
• Площади
• Сырье и
материалы
• Оборудование
• Другие ресурсы в
наличии
Площади
Сырье и материалы
Оборудование
Комплектующие
Другие требуемые
нефинансовые ресурсы
План
строительства/
ремонта/
поставок

29. Разработка бюджета проекта

Бюджет проекта
Резерв
руководства
Базовый план по стоимости
Резерв на
непредвиденные
расходы
Оценка стоимости пакетов работ
Резерв
Оценка стоимости операций

30.

Направления целевого использования средств:
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
4
5
6
Научные и иные исследования в интересах проекта, включая
аналитические исследования рынка
Разработка нового продукта/технологии
Проведение опытно-технологических работ (ОТР) и опытно-конструкторских работ
(ОКР)
Технические, производственно-технологические, маркетинговые тестирования и
испытания
Проведение патентных исследований, патентование разработанных решений
Сертификация, клинические испытания и другие обязательные для вывода продукта
на рынок контрольно-сертификационные процедуры
Приобретение расходных материалов для проведения мероприятий по настоящему
разделу.
Приобретение или использование специального оборудования для
проведения необходимых опытно-конструкторских работ, и
отработки технологии, включая создание опытно-промышленных
установок
Разработка технико-экономического обоснования инвестиционной
стадии проекта, предынвестиционный анализ и оптимизация
проекта, исключая аналитические исследования рынка
Приобретение прав на результаты интеллектуальной деятельности
у правообладателей
Инжиниринговые услуги
Обеспечение необходимой адаптации технологического оборудования и инженерных
6.1. коммуникаций для обеспечения внедрения результатов разработок в серийное
производство
6.2. Проектно-изыскательские работы
6.3.
7.
8
9
10
11
12
Разработка проектной документации для объектов капитального строительства
включительно до стадии «Проектная документация»
Государственная экспертиза проектной документации
Разработка рабочей документации для объектов капитального
строительства
Приобретение технологического оборудования, его монтаж,
наладка и иные мероприятия по его подготовке для серийного
производства
Общехозяйственные расходы, связанные с выполнением работ по
Проекту
Строительство и реконструкция объектов капитального
строительства
Прочие капитальные вложения в проекте: приобретение зданий,
сооружений, земельных участков, иные вложения
Итого
В том числе распределение по годам:
ХХХ1
ХХХ2
ХХХ…
В том числе по видам затрат:
Зарплата
Работы и услуги, выполняемые
Материалы и
Приобретение
Итого
сотрудников третьими лицами, приобретение прав комплектующие оборудования

31. Планирование команды

Организационная структура
проекта – наиболее соответствующая
проекту временная организационная
структура, включающая всех его
участников и создаваемая для
успешного достижения целей проекта
позволяет осуществлять функции
распределения, координации и интеграции
работ проекта

32.

Пример оргструктуры проекта
Высшее
руководство
компании
Роль
____________________
____________________
____________________
Проектный
комитет
Ответственность
____________________
____________________
____________________
Куратор проекта
Менеджер
проекта
Руководитель
функциональной
области (например,
финансы, персонал)
Исполнители
Руководитель
подпроекта
Подрядчики
Администратор
проекта
Субподрядчики
Полномочия
____________________
____________________
____________________

33. Пример оргструктуры проекта

Заказчик
Исполнитель
Куратор
проекта
Неформальное взаимодействие
Куратор
проекта
Менеджер
проекта
Формальное взаимодействие
Менеджер
проекта
Члены
команды
Неформальное взаимодействие
Члены
команды

34. Матрица RACI: пример

4. Подбор преподавателей
5. Проведение маркетинговых мероприятий
6. Формирование группы слушателей
A
I
Маркетолог
2. Согласование концепции
3. Разработка пакета документов
Методист
1. Разработка концепции семинара
Менеджер
Куратор
Работа / Роль
АR
R
C
R
AR
R
I
A
A
A
R
C
R
R
R – Responsible (исполняет)
A – Accountable (несет ответственность)
C – Consult before doing (консультирует до исполнения)
I – Informed after doing (оповещается после исполнения)

35. Риски проекта

Риск проекта – опасность
возникновения непредвиденных
ситуаций или рисковых событий в
проекте, которые могут негативно или
позитивно воздействовать на
достижение целей проекта

36. Риски проекта

Факторы риска
рисковое событие, его источник
вероятность наступления рискового
события
размер потерь
Риск - сочетание вероятности и
величины последствий рисковых
событий

37. Оценка вероятности риска

Очень
низкая
Событие может произойти в исключительных
случаях
Предположение больше теоретическое, чем
практическое
Реально подобный риск не случался
Низкая
Редкое событие, но уже однажды произошло
Средняя
Есть свидетельства, достаточные для
предположения возможности события
Событие произошло 1-2 раза в других проектах
Высокая
Событие весьма вероятно
В предыдущих проектах такое случалось часто
«50 на 50» и выше
Очень
высокая
Событие скорее всего случится
Уверенность, что это произойдет

38. Оценка степени воздействия

Низкое
Среднее
Минимальное
отклонение
от
требований к
продукту
Продукт не
соответствует
нескольким
второстепенным
требованиям
Продукт не
соответствует
одному из
основных
требований или
множеству
второстепенных
Продукт не
соответствует
основным
требованиям
Продукт
фактически
бесполезен
Качество
Минимальное
отклонение
от
требований к
результатам
проекта
Незначительное
отклонение
от
требований к
результатам
проекта
Как минимум
одно
требование к
результатам
проекта не
выполнено
Большая часть
результатов
проекта не
соответствует
требованиям
Результаты
проекта
существенно
ниже
требований и
фактически
бесполезны
Стоимость
Незначительное
увеличение
Увеличение
более, чем на
10%
Увеличение на
10-20%
Увеличение на
20-40%
Увеличение
более, чем на
40%
Незначительное
увеличение
Увеличение
более, чем на
5%
Увеличение на
5-10%
Увеличение на
10-20%
Увеличение
более, чем на
20%
Содержание
Оч. низкое
Сроки
(на примере негативной составляющей)
Сильное
Оч. сильное

39. Описание уровней риска

Уровень риска
Описание
Высокий
(критический)
Любое событие с вероятностью и степенью воздействия
(на одну из целей):
-«средняя» и выше … «оч. высокая»
-«высокая» и выше … «высокая»
- «оч. высокая» … «средняя»
Любое событие со средней степенью воздействия на 3 и
более целей
Средний
(умеренный)
Любое событие с вероятностью и степенью воздействия
(на одну из целей):
-«оч. низкая» … «высокая» и выше
-«низкая» … «средняя» и выше
- «средняя» … «низкая» - «высокая»
- «высокая» … «оч. низкая» - «средняя»
- «оч. высокая» … «оч. низкая» - «низкая»
Любое событие с оценкой вероятности «оч. низкая» и со
средней степенью воздействия на 3 и более целей
Любое событие с вероятностью и степенью воздействия
Низкий
(незначительный) (на одну из целей):
-«средняя» … «оч. низкая» - «средняя»
-«низкая» … «оч. низкая» - «низкая»
-«оч. низкая» … «средняя» и ниже

40. Матрица анализа рисков

Вероятность
Степень воздействия
Оч.
низкая
Оч. высокая
Низкая
Средняя
А
В
Высокая
Средняя
Низкая
Оч. низкая
Высокая
А
В
Оч.
высокая

41. Стратегии реагирования

Критические
• Уклонение
Умеренные
• Перенос риска на других участников с
помощью
• Снижение риска
Несущественные
• Принятие риска

42. Риски проекта

Риск 1
План
действий
Риск 2
План
действий
Риск …
План
действий

43. Деловая игра «Оценка проектов: 360º» Презентация проекта и обратная связь

Часть 3
ДЕЛОВАЯ ИГРА «ОЦЕНКА
ПРОЕКТОВ: 360º»
Презентация проекта и обратная связь