Составление заявки на покупку товаров и услуг. Описание процесса

1.

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАЯВКИ НА ПОКУПКУ
ТОВАРОВ И УСЛУГ
Производственный отдел формирует
необходимость на покупку и передает
ответственному назначенному лицу
компании технические требования
Составляется назначенным
ответственным лицом
Ответственное лицо проверяет
наличие договора между
поставщиком и компанией
Ответственное лицо проверяет
наличие верных реквизитов
компании в счетах поставщиков
Ответственное лицо отвечает за
правильность оформления заявки,
счета от поставщика, поставки товара,
соответствие товара требованиям
компании
Составляется в электронном виде с
использованием утвержденной
формы
Заполняется согласно выставленному
счету или счет-фактуре от поставщика
(одна форма заявки может
составляться для нескольких счетов)
Допускается заполнение заявки на
ориентировочную стоимость товара,
но разница не должна превышать 5%
СОГЛАСОВАНИЕ И
УТВЕРЖДЕНИЕ ЗАЯВКИ НА
ПОКУПКУ ТОВАРОВ И
УСЛУГ
3 этапа
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
НА ОПЛАТУ В
БУХГАЛТЕРИЮ
1. Главный
инженер/Супервайзер
1. Оригинал заявки на
покупку
2. Производственный
менеджер
2. Подтверждение
3. Директор
Согласование заявки может
быть в электронном виде
(емейл) или подписана
нарочно с указанием ФИО,
даты и должности
(емейл или подписи на
заявке)
3. Оригинал счета или счетфактуры
ПОСЛЕ ПРОВЕРКИ
ПРАВИЛЬНОСТИ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВСЕХ
ДОКУМЕНТОВ ОПЛАТА
ПРОИСХОДИТ В ТЕЧЕНИЕ 23 ДНЕЙ

2.

MATERIAL REQUEST FORM
Operations gives request and
technical description to an
authorized responsible person
MR is made by a responsible person
Responsible person checks if an
agreement is available between a
supplier/contractor and the
company
MR APPROVALS
3 steps
Responsible persons checks a
correctness of bank details in a
supplier/contractor invoice
An authorized person is responsible
of MR form correctness, supplier
invoices correctness, goods delivery,
terms of delivery, goods
correspondence to the company
requirements
MR is made in an electronic special
approved form
MR is made based on supplier
invoice
MR price difference vs supplier
invoice >5%
1. Chief Engineer/Supervisor
PACKAGE TO ACCOUNTS
DEPARTMENT
2. Operations Manager
1. MR original
3. Director
2. Email or written by hand
approvals
Approvals can be done by
email or MR signed by hand
with full name, job title, date
3. Invoice from
supplier/contractor
AFTER ALL PACKAGE
CHECKING BY ACCOUNTS
DEPT PAYMENT IS DONE
WITHIN 2-3 DAYS

3.

MR
+
APPROVALS
MARKETING
SEARCH
VENDOR
INVOICE
MR
MR
APPROVALS
+
INVOICE
IN ORIGINALS
TO ACCOUNTS
DEPT
PAYMENT