Экспертиза ценности документов

1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ
ФОНД РФ
документы, подлежащие
вечному хранению для
использования в интересах
общества и государства
важно правильно оценить
каждый документ и определить
сроки его хранения с учетом
возможности дальнейшего
использования
документы оперативного, временного
характера, надобность в которых с
течением времени исчезает
хранение сверх сроков увеличивает
расходы на их содержание +
затрудняет поиск и использование
действительно нужных документов
преждевременное уничтожение
документов может нанести серьезный
ущерб как организации и государству,
так и каждому отдельному
гражданину

3. экспертиза ценности документов (ЭЦД)

изучение документов (их оценка)
на основании критериев их ценности
в целях определения сроков хранения документов и отбора их для
включения в состав АФ РФ

4. специалист, работающий с документами, обязательно сталкивается с проблемой

ХРАНИТЬ
НЕЛЬЗЯ
УНИЧТОЖИТЬ

5.

изменения в обществе изменения в методике
проведения ряда архивных работ (ЭЦД)
ряд положений ЭЦД в настоящее время в стадии
анализа
архивоведы до конца не определились, какие
методологические положения сохранить, а какие
разработать заново
новаторство в вопросах ЭЦД чревато необратимыми
последствиями
уничтоженные документы практически не вернуть, а
информацию, которая содержалась в них, даже по
косвенным данным (т.е. другим документам), не всегда
удается восполнить частично

6. к истории вопроса

методика ЭЦД складывалась
в течение длительного
времени
основы были заложены еще в
14-18 вв.
бурное развитие получила
только в первой половине 19 в.
(переполнение исторических
архивов и архивов учреждений
активно проводится работа
по отбору документов)
отбор документов назывался разборка «решенных
дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг»
задачи экспертизы того периода сводились к двум
моментам:
* отбору на хранение документов, которые еще не
потеряли своего практического значения для
деятельности учреждения
* уничтожению оставшихся документов с целью
высвобождения хранилища от излишних бумаг
разборка документов сыграла положительную роль,
но были и негативные моменты:
* документы разбирались нерегулярно, а по мере их
накопления
* разборкой занимались чаще всего не сами работники
учреждений, а приглашенные со стороны лица,
которые не имели специальных знаний в области
архивоведения
* каждое ведомство имело свои Правила хранения и
уничтожения «решенных дел»

7.

разборка «решенных дел» с целью
уничтожения «ненужных бумаг» нанесла
большой урон полноте состава
современного АФ РФ
Т.К.
отсутствовали единые, обязательные
для всех учреждений критерии в оценке
документов
на хранение, как правило, оставлялись
законодательные акты или документы,
свидетельствующие об исполнении НПА
(закона, положения, устава и т.п.) и
документы отчетного характера

8.

архивоведы и историки уже в19 в.
мысль о необходимости выработки научных основ ЭКСПЕРТИЗЫ и
законодательной защиты документального богатства от уничтожения
«Необходим закон о немедленном
прекращении уничтожения архивных дел в
учреждениях всех ведомств. Практика,
основанная на действующих, высочайше
утвержденных положениях и правилах
Комитета Министров, обратила это важное и
трудное дело в очень легкое, но влекущее за
собой в последнее десятилетие повальное
разрушение русских архивов с
высокоценным для науки содержанием»
Самоквасов Д.Я.

9.

к мнению ученых прислушались и в период с 1836 по 1853 гг. рядом учреждений
(Министерством внутренних дел, Военным министерством и др.) принят ряд
Перечней и Циркуляров, которые определяли порядок хранения и уничтожения
документов
P.S. значимость - предписывали оставлять на хранении документы, имеющие
историческое значение, но на практике игнорировались на хранении документы,
имеющие практическое значение и то с чисто ведомственных позиций
начало 20 в. - Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела» - ЭЦД
общегосударственное значение началась разработка теории и методологии ЭЦД, в
основу которых положены общенаучные положения - объективность, целостность и
системность
ЭЦД была излишне идеологизирована (классовый подход на первом месте, главное
внимание госаппарату и т.д.)
с демократизацией общества в теории ЭЦ наметились изменения:
* нет принципа партийности
* при отборе документов учитывается новое государственное управление, новая
экономика, многопартийность и др. и как следствие - изменения в источниках
комплектования и принципах отбора документов на хранение
основательно ЭЦД начали заниматься лишь с середины ХХ века - до этого времени в
задачи архивистов в основном входило собирание, оформление, описание и хранение
архивных документов

10.

эксперт документов cегодня
квалифицированный историк –
архивист, который не только
должен знать основные принципы
и критерии ЭЦ, но и уметь
применять их
ЭЦ проводится только на основе
действующего законодательства и правовых актов РФ в области
архивного дело и ДОУ
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их
хранения, типовых и примерных номенклатур дел
нормативно-методических документов Росархива и органов управления
архивным делом субъектов РФ

11.

принципы проведения ЭЦД
универсальные общенаучные принципы
историзм все явления, факты и
события необходимо
рассматривать
в их развитии
всесторонность и комплексность
оценка документов с учетом всех факторов не
только с позиции сегодняшнего дня, но и с учетом
интереса будущих поколений, когда появятся
новые факторы, неизвестные сегодня и документ
сможет получить совершенно иное значение
документы должны изучаться не обособленно друг от друга, а с учетом их
взаимосвязи, с учетом их места и значения в составе всего комплекса архивных
документов, т.к. одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а
четвертые полностью поглощены вторыми
системный подход
(комплексное изучение
документов)
функциональный анализ
(документы оцениваются с
учетом функций, которые
выполняют учреждения и сами
документы)
информационный
анализ

12.

критерии ЭЦД
система научно обоснованных признаков, на основе
которых определяется ценность документов
критерий
происхождения
документов
критерий содержания
критерий внешних
особенностей
документов
каждый из критериев имеет свой набор признаков

13. критерий происхождения

значение учреждения или лица в жизни общества
(чем значительнее роль учреждения или лица, тем ценнее его документы)
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах
(чем больше влияния оказывает событие на развитие какой-либо области жизни
общества или человека, тем ценнее документы, в которых оно отражено)
время и место образования документов
(предпочтение следует отдавать документам, созданным одновременно с
событием или вскоре после него; документам созданным там, где происходило
событие или в непосредственной близости к нему)

14. критерий содержания

значение имеющейся в документе информации
(основного внимания заслуживают документы, которые содержат новые,
обобщенные или единственные свидетельства о существенных событиях,
предметах или явлениях)
повторяемость документной информации
(ценнее тот документ, в котором, содержащиеся в нем сведения,
отражены в меньшем объеме других документов)
целевое назначение документов
(наибольшую ценность имеют документы, в которых отражены вопросы
основной деятельности учреждения)

15. критерий внешних особенностей документов

подлинность
юридическая сила документа
иметь ввиду, что ряд категорий документов (договора, планы и отчеты, разного
рода акты) составляются в нескольких экземплярах, каждый - подлинник
+ соответствующим образом оформленные копии – удостоверения об образовании,
акты гражданского состояния, и выписки (из приказов, протоколов и т.д.)
наличие резолюций, виз, помет на документе
пометы определяют характер исполнения и дополняют содержание документа,
повышают его научное и практическое значение
внешний вид документа, форма передачи содержания, оформление документов
усиливают ценность документа
физическое состояние документов
предпочтение отдается экземплярам, которые лучше сохранились, но ОЦД и УД независимо от повреждения (т.к. техника реставрации совершенствуется
Например, в нач. 50-х гг. 20 в. в ЦНИЛ Главархива СССР фотографировали в
инфракрасных лучах документы с полностью выцветшим текстом, и на
фотографии текст был ясно виден документы, которые мы не можем прочесть
сегодня, возможно смогут прочесть наши потомки

16.

разработка критериев
ведется давно
вырабатывались
постепенно
поиск новых
критериев продолжается

17. задачи, организация, порядок проведения ЭЦД

18. задачи экспертизы ценности документов

определение состава документов организации,
которые содержат ценную информацию и,
следовательно, подлежат посточнному хранению
установление конкретных сроков хранения
документов, подлежащих уничтожению
установление профильности документов
тому или иному архиву
обеспечение полноты состава архивного фонда
путем восполнения утраченных документов
определение уникальных и особо ценных дел и
документов

19.

что уничтожить
документ легко, восстановить
практически невозможно и
перестраховка приводит к
засорению фондов ненужными
документами
в отечественной истории архивного дела случаев уничтожения ценных
документов значительно
чем избыточного хранения макулатуры
Например
«макулатурные кампании» 19 века, 1927-1929 гг., когда архивы едва не были принесены
в жертву индустриализации и бумажной промышленности, которая испытывала
сырьевой кризис (архивная статистика - в первые месяцы 1929 года только 75
центральных учреждений Москвы передали на утилизацию 285 тон бумажного сырья)
+ уничтожение документов в ходе социальных катаклизмов
+ стихийные бедствия

20.

• из документального фонда организации только незначительная часть
поступит на хранение в ведомственный архив
• из документов, поступивших в ведомственный архив, далеко не все будут
«достойны» в дальнейшем храниться на архивной полке государственного
(муниципального) архива
ЭЦ документов последовательно проходит три основных этапа
делопроизводстве
ведомственном
архиве
государственном
(муниципальном)
архиве

21. Вы работник делопроизводственного фронта (ЭЦД в структурных подразделениях)

проводится
при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность еще не «родившегося»
дел + на обложке конкретный срок хранения, не имея еще документов, т.е. прогноз
ценности “нарождающегося” дела на основании перечней документов и опыта работы
дела будут “расти”, “толстеть”,
документами, т.е. при формировании
отнесения документов к ним
“мудреть”, постоянно пополняясь новыми
уже заведенных дел и проверке правильности
в конце года прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным
при подготовке дел к последующему хранению в ведомственном архиве и при выделении
дел к уничтожению придется еще раз уточнить все сроки хранения
осуществляется ежегодно самими работниками + делопроизводственными службами +
ЭК организации под непосредственным методическим руководством ведомственного
архива (если есть)
отбор документов на постоянное хранение производится на основании ведомственного
(если есть) или типового перечня документов и номенклатуры дел организации

22.

ПЕРЕЧНИ
– только инструмент отбора, основа для первичной
классификации документов по делам
в любом перечне содержатся не
наименования
документов,
а
только
наименования каждого вида документов
конкретные
обобщенные
в отличие от номенклатуры дел в перечнях
называются, в основном, именно виды документов, а не дел
срок хранения каждого дела может быть установлен
лишь в том случае, если все документы дела имеют единый
срок хранения
в любое дело в процессе формирования могут попасть
документы разных сроков хранения чтобы отобрать
действительно ценные документы недостаточно только
прочитать заголовок с обложки дела, необходимо провести
полистный просмотр дел

23. полистная экспертиза ценности документов

-
Изъять:
дублетные экземпляры документов (размноженные, растиражированные)
черновики
неоформленные копии документов
документы временного срока хранения
скрепки
Придать юридическую силу:
-
подписать
проставить дату
регистрационный номер
утвердить (согласовать)
-
Особо - дела с пометкой «ЭПК»:
выделить документы с постоянным сроком хранения (если есть)
выделенные документы оформить в дела

24. Вы работник ведомственного архива (ЭЦД в ведомственном архиве)

проводите
формирование архивных фондов (учреждения, возможно личных фондов
работников, пожелавших увековечить себя в документах и т.д.)
выделение из документального фонда учреждения дел постоянного хранения
и подготовку их для сдачи в государственный (муниципальный) архив, т.е.
создаете архивный фонд(ы) своей организации + составление описи
отбор на уничтожение документов с временными сроками хранения задача «трагична», но необходима + составление акта о выделении дел к
уничтожению
провожая «времянку» в «последний путь» не забудьте сохранить дела по
личному составу - за каждым из них судьба человека !!!
ЭЦД силами специалистов архива совместно с ЭК

25. Вы работник государственного (муниципального) архива (ЭЦД непосредственно в государственном (муниципальном) архиве)

проводите в двух случаях
во-первых, как самостоятельный вид работы
* при выделении к уничтожению документов по личному составу (после 75
лет)
* при обработке (упорядочении) документов «россыпи»
во-вторых, при переработке описей дел

26. требования к ЭЦД

Анализировать состав документов в целом, т.е. уточнять в каких
подразделениях должны храниться основные экземпляры документов
(организационно-распорядительных, планово-отчетных и т.д.)
Выделять дублетные документы только после сличения их с оригиналом
!!! Дублетные экземпляры в текстах которых имеются расхождения или
какие-либо пометы, резолюции, визы изменяющие или дополняющие
оригинал оставляйте
Особое внимание к отбору и уничтожению документов с повторяющейся
информацией (планово-отчетная)
Например:
информация в годовых отчетах и планах поглощает информацию,
содержащуюся в месячных и квартальных
При обнаружения недостачи документов постоянного хранения,
проводить их розыск –о фактах утраты сообщается руководству

27. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭЦД

оформление и описание дел
составление описей дел
постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения
по личному составу
электронные документы
составление актов о выделении к уничтожению дел,
не подлежащих хранению

28. помните!!!

акты о выделении дел к уничтожению составляются только после
утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения, т.к.
государственные (муниципальные) архивы имеют право потребовать
включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на
временное хранение или к уничтожению
дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января того года, в котором составляется акт
Например:
Дело завершено в делопроизводстве в 2008 году, его срок хранения – 5
лет можно уничтожать только в 2014 году
акт о выделении к уничтожению составляется на дела всей
организации
дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
утилизацию) → передача оформляется приемо-сдаточной накладной
(дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры) или
путем «шредирования»

29. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ ОРГАНОВ

центральная экспертно-проверочная комиссия
(ЦЭПК)
экспертно-проверочные
(ЭПК)
экспертные комиссии (ЭК)
создается в каждом учреждении независимо от
организационно-правовой формы

30. экспертная комиссия организации

постоянно действующий совещательный орган
создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее трех человек
ФУНКЦИИ ЭК
o организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
o рассмотрение и одобрение номенклатур дел, описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу,
актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
o подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК предложений об изменении
сроков хранения отдельных категорий документов, установленных
перечнями, и об определении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями;
o участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и
методических документов по вопросам работы с документами в
организации.

31. СОСТАВ ЭК (не менее 3-х человек из числа наиболее квалифицированных специалистов)

Председатель
один из руководителей организации, курирующий
вопросы делопроизводства и архива
(как правило)
Секретарь
руководитель архива или лицо,
ответственное за архив
(обязательно)
Члены
Представитель
Специалисты ведущих отделов
(обязательно)
государственного
(муниципального) архива
(целесообразно)

32. порядок работы ЭК

Заседания проводятся в соответствии с планом работы и по мере
необходимости (но не реже 2-х раз в год)
Заседания ЭК протоколируются
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии
Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем
организации
Помните !!! Руководитель организации может утвердить протоколы ЭК
только после их рассмотрения ЭПК архивного органа, если в них
содержатся решения:
- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел
- об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями
или типовыми (примерными) номенклатурами дел

33. ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫЕ КОМИССИИ

ФУНКЦИИ
согласовывает списки организаций, учреждений, которые будут
передавать документы на хранение в архивы
разрабатывает перечни документов, подлежащих приему в архивы
разрабатывает проекты типовых и примерных номенклатур дел
рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов, которые устанавливаются типовыми или
ведомственными перечням
рассматривает все виды описей дел и актов о выделении к уничтожению
заслушивает ЭК организаций и оказывает им помощь
и ряд других

34. ЦЭПК Росархива

разрабатывает принципы ЭЦД и комплектования АФ РФ
определяет основные категории организаций, от которых будет
производиться прием документов в архивы
определяет категории ОЦД и УД
определяет состав документов, которые будут передаваться в архивы и
те, которые будут храниться в организациях

35. ЭЦД – сложная и ответственная работа организации в ответе за то, что не сохранили