ПАМЯТКА по проверке актов

1. ПАМЯТКА для работников и поставщиков АО «Национальные информационные технологии» при проверке выставленных актов выполненных

работ (оказанных услуг), акта приема-передачи
товара (-ов), отчета о внутристрановой ценности в работах и
услугах, отчета о внутристрановой ценности в закупаемых
Товарах на веб-портале https://eep.mitwork.kz
и направления служебной записики на оплату

2.

Проверка выставленных актов выполненных
работ (оказанных услуг) поставщиком
При выставлении актов поставщиком, работникам СТП необходимо обращать внимание
на:
- столбец 3 (Дата выполнения работ (оказания услуг)). Фактическая дата (выполненных
работ) оказанных услуг - Рисунок 1;
- если по договору поставщик выставляет акт за определенный период, то нужно
указывать период - Рисунок 2;
- если акт выставлен за месяц, то указывается период (месяц) - Рисунок 3.
Дата выполнения работ (оказания услуг) в акте должна подтверждаться – протоколом,
сертификатом, актом соответствия и т.д. (недопустимо прописывать другую дату).
Электронные копии документов прикрепляются поставщиком внешним файлом на вебпортале https://eep.mitwork.kz (накладная, сертификат СТ-KZ, сертификат соответствия и
т.д.).

3.

Рисунок 1

4. Рисунок 2

5. Рисунок 3

6. Проверка акта приема-передачи товара (-ов)

При выставлении акта приема-передачи товара (-ов) поставщиком,
работникам СТП необходимо проверить акт в соответствии с
Рисунком 4.
Электронные копии документов прикрепляются поставщиком
внешним файлом на веб-портале https://eep.mitwork.kz (накладная,
сертификат СТ-KZ, сертификат соответствия и т.д.).

7. Рисунок 4

8. Отчет о внутристрановой ценности в работах и услугах

Отчет по услугам и работам заполняется в соответствии с
Рисунком 5:
- столбец 2 (Стоимость договора) общая сумма договора;
- столбец 5 (Доля фонда оплаты труда казахстанских кадров);
- под таблицей ИТОГО в процентном соотношении (сумма должна
совпадать с суммой в столбце 5).
Остальные столбцы заполнять не надо.

9. Рисунок 5

10.

Далее изложены 2 отчета о внутристрановой ценности в
закупаемых Товарах:
1) Отчет о внутристрановой ценности в закупаемых Товарах
которые НЕ произведены в Республике Казахстан;
2) Отчет о внутристрановой ценности в закупаемых Товарах
которые произведены в Республике Казахстан и имеет
сертификат СТ-KZ.

11. Отчет о внутристрановой ценности в закупаемых Товарах

Отчет по товарам заполняются (если товар НЕ произведен в
Республике Казахстан) в соответствии с Рисунком 6:
- столбец 2 (Колличество товара);
- столбец 3 (Цена товара за 1 шт.);
- столбец 4 (Общая стоимость товара по акту);
- столбец 5 (Доля 0%);
- столбец 8 (Страна происхождения товара).
- под таблицей ИТОГО 0% (сумма должна совпадать с суммой в
столбце 5).
- Остальные столбцы заполнять не надо.

12. Рисунок 6

13. Отчет о внутристрановой ценности в закупаемых Товарах

Отчет по товарам заполняется (если товар произведен в Республике
Казахстан и имеет сертификат СТ-KZ) в соответствии с Рисунком 7:
- столбец 2 (Колличество товара);
- столбец 3 (Цена товара за 1 шт.);
- столбец 4 (Общая стоимость товара по акту);
- столбец 5 (Доля 100%) доля в процентном соотношении может
меняться согласно сертификата СТ-KZ;
- столбец 6 (Сертификат СТ-KZ – номер);
- столбец 7 (Сертификат СТ-KZ - дата выдачи);
- столбец 8 (Страна происхождения товара - Казахстан).
- под таблицей ИТОГО 100% (сумма должна совпадать с суммой в
столбце 5).

14. Рисунок 7

15. Распределение ролей при приеме акта

Для распределания ролей в акте необходимо:
- зайти в раздел (Задачи) (см.Рисунок 8);
- выбрать назначенный акт и нажать на него (см.Рисунок 9), далее перейти к акту (см.Рисунок 10);
- нажать кнопку (Заказчик) (см.Рисунок 11);
- выбрать из списка (Утверждающий заказчика) и нажать (Сохранить) (см.Рисунок 12);
- перейти во вкладку (Электронный акт) (см.Рисунок 13);
- нажать кнопку (Новая задача) (см.Рисунок 14);
- выбрать из списка (Исполнитель) лицо которое будет согласовывать акт, далее выбрать (Тип задачи) Согласование и
проставить дату (Срок исполнения) не более 5 (пяти) рабочих дней, нажать (Сохранить) (см.Рисунок 15) (Согласование акта
в случае необходимости);
- далее нажать (Новая задача) (см.Рисунок 16);
- выбрать из списка (Исполнитель) лицо которое будет подписывать акт, далее выбрать (Тип задачи) Подписание и
проставить дату (Срок исполнения) не более 5 (пяти) рабочих дней, нажать (Сохранить) (см.Рисунок 17);
- нажать кнопку (Направить исполнителям) (см.Рисунок 18).
Акт направлен на согласование и подписание.

16. Рисунок 8

17. Рисунок 9

18. Рисунок 10

19. Рисунок 11

20. Рисунок 12

21. Рисунок 13

22. Рисунок 14

23. Рисунок 15

24. Рисунок 16

25. Рисунок 17

26. Рисунок 18

27. Согласование акта

Для согласования акта необходимо:
- зайти в раздел (Задачи) (см.Рисунок 19);
- выбрать назначенный акт и нажать на него (см.Рисунок 20);
- согласовать акт (см.Рисунок 21).
Акт согласован.

28. Рисунок 19

29. Рисунок 20

30. Рисунок 21

31. Подписание акта

Для подписании акта необходимо:
- зайти в раздел (Задачи) (см.Рисунок 22);
- выбрать назначенный акт и нажать на него (см.Рисунок 23);
- подписать акт (см.Рисунок 24).
Акт подписан.

32. Рисунок 22

33. Рисунок 23

34. Рисунок 24

35.

ДЛЯ ОПЛАТЫ РАСХОДНОГО ДОГОВОРА НЕОБХОДИМО:
- после исполнения договора поставщиком и после подписания электронного
на веб-портале либо бумажного акта приема-передачи поставленного товара,
выполненных работ, оказанных услуг СТП направляет на оплату служебную
записку с согласованием Управления мониторинга исполнения расходных
договоров в адрес Управляющего директора по финансам (cм. стр.37).
- СТП прилагает к служебной записке:
1) договор с контрагентом;
2) акт приема – передачи товара, выполненных работ, оказанных услуг;
3) дополнительные документы, согласно требованиям заключенного
договора, технической спецификации (отчеты, накладные, документ об
активации и т.д.);
4) в случае заключения договора о закупках товаров, документы согласно
п.5.1 Договора (накладная, сертификаты, декларации, СТ-KZ и т.д.);
5) акт о соответствии товара/работ/услуг к технической спецификации.

36.

ВАЖНО:
- прилагать все документы указанные в договоре и технической
спецификации;
- при доработке служебной записки УМИРД, прописать во вновь
направляемой служебной записке «Повтор»;
- при наличии претензии приложить зарегистрированную
претензию посредством СЭД к служебной записке;
- направлять служебную записку по каждому договору отдельно;
- не направлять служебную записку без устраненных замечаний;

37.

ФОРМА СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ НА ОПЛАТУ ПО РАСХОДНОМУ ДОГОВОРУ
БҰРЫШТАМА
КІМГЕ
Қаржы жөніндегі Басқарушы директорға С. Ахановқа
КІМНЕН
Департамент директоры
ҚОЛЫ
ҚҰЖАТТЫҢ ТҮРІ
КҮНІ
Қызметтік жазба
Тір.№
ПР-14579
Күні
15.04.2025
1- нұсқа
Сізден Бухгалтерлік есеп және салықтық есеп департаментіне ________ теңге сомасына, 20____ ж. №_____ көрсетілген қызметтерді/орындалған жұмыстарды
қабылдау-тапсыру актісіне сәйкес, __________ЖК/АҚ/ЖШС 20_____ ж. №_____ жасалған шарт (тауар/көрсетілетін қызмет/жұмыс атауын жазу) бойынша тауарды
/көрсетілген қызметтерді/орындалған жұмыстарды жеткізгені үшін төлемді жүргізуге тапсырма беруді сұраймын
Қосымша:
- Шарт / __ парақ;
- Техникалық ерекшелік / __ парақ;
- Парақта/көрсетілген қызметтерді/орындалған жұмыстарды / қабылдау-тапсыру актісі;
- Жүкқұжат / __ парақта; (тауарлар бойынша толтырылады)
- Сатып алынатын тауарлардағы/жұмыстардағы және көрсетілетін қызметтердегі елішілік құндылық туралы есеп / __ парақ;
- Кепілдік хат / __ парақта; (бар болса)
- Хат / __ парақта; (бар болса)
- Тауардың/жұмыстардың/көрсетілетін қызметтердің техникалық ерекшелікке сәйкестігі туралы акт;
- Түсімдерді жүктеп алу нысаны (шығыстар). (көрсетілетін қызметтер, жұмыстар бойынша толтырылады)
2 - вариант
Прошу Вас дать поручение Департаменту бухгалтерского учёта и отчетности произвести оплату за поставку товара/оказанные услуги/выполненные работы по
_____(прописать название товара/услуги/работы) заключенному договору от _________ г. № _____ с ИП/АО/ТОО __________, согласно акта приемапередачи/оказанных услуг/выполненных работ от _______ г. №____, на сумму ________ тенге.
Приложение:
- Договор / на ___ листах;
- Техническая спецификация / на ___ листах;
- Акт приема-передачи/оказанных услуг/выполненных работ / на ___ листах;
- Накладная / на ___ листах; (заполняется по товарам)
- Отчет о внутристрановой ценности в закупаемых товарах/работах и услугах / на ___ листах;
- Гарантийное письмо / на ___ листах; (при наличии)
- Письмо / на ___ листах; (при наличии)
- Акт о соответствии товара/работ/услуг технической спецификации;
- Форма загрузки поступления (расходы). (заполняется по услугам, работам)
*Қызметтік жазбаның нұсқасын ҚБ өз бетінше таңдайды/СТП самостоятельно выбирают вариант служебной записки

38.

Для сведения СТП:
- УМИРД и БУХ в течение 7 рабочих дней проверяют СЗ на
соответствие условиям договора.
- в случае несоответствия, УМИРД и БУХ вправе не принимать
документы на оплату.
- УМИРД и БУХ обязаны разъяснить по каким причинам и
несоответствиям документы не могут быть приняты в работу и
направить на доработку Инициатору для устранения
несоответствий;
- по требованию УМИРД и БУХ предоставить оригиналы
прилагаемых документов к служебной записке.