Управление коммуникациями проекта

1. Управление коммуникацией

2. Определение

• Управление коммуникациями проекта (УКП) — это системный
подход к планированию, реализации и контролю всех
информационных процессов, происходящих внутри и вокруг
проекта. Данная дисциплина занимает центральное место в
методологии управления проектами и охватывает весь
жизненный цикл от инициации до завершения.
2

3.

Согласно стандарту PMI PMBOK, управление коммуникациями
включает три ключевых процесса:
Планирование управления коммуникациями —
определение потребностей заинтересованных сторон в
информации и выбор походящих методов коммуникации
Управление коммуникациями — создание, сбор,
распространение, хранение и архивирование проектной
информации
Мониторинг коммуникаций — обеспечение оптимального
информационного обмена между всеми участниками проекта
3

4.

Область
проекта
Влияние коммуникации
Потенциальные риски при
нарушении
Сроки
Своевременное информирование о
статусе задач
Задержки, срыв дедлайнов
Бюджет
Прозрачность в вопросах
финансирования
Непредвиденные расходы,
перерасход средств
Качество
Четкая передача требований и
стандартов
Несоответствие результатов
ожиданиям
Риски
Раннее выявление и обсуждение
проблем
Реализация непредсказуемых
рисков
Командная
работа
Формирование доверия и
сотрудничества
Конфликты, снижение
мотивации
4

5. Этапы управления коммуникациями

5

6. Планирование коммуникаций

• Основная задача — определить наиболее удобные и
эффективные методы связи, а также регулярность и объем
передаваемой информации.
• Результат – документ, согласованный с заинтересованными
лицами: план коммуникаций.
6

7. План управления коммуникациями проекта (коммуникационная матрица)

План УКП (коммуникационная матрица)— это документ, в котором
прописаны регламенты для взаимодействия, каналы связи и
форматы передачи информации.
Преимущества:
1. Конкретные сроки.
2. Содержание коммуникации.
3. Принятие решений.
4. Дисциплина.
5. Экономия времени.
7

8. Обеспечение коммуникаций

Сам процесс передачи информации. Менеджер распределяет
потоки сведений по заранее оговоренным каналам связи.
Коммуникации поддерживают другие процессы, связанные с
управлением проектом:
• Вовлечение заинтересованных сторон
• Отчётность и мониторинг работ
• Документирование решений
• Укрепление команды
8

9. Отслеживание реакций

Задача мониторинга — определить, насколько эффективно и
удобно для всех участников ведется коммуникация по
утвержденному плану. Если есть слабые места, их нужно
исправить.
9

10. Адаптация

Если на предыдущем этапе были выявлены недочеты, нужно их
исправить, внести корректировки в план. Наиболее часто меняют
такие критерии:
• канал связи;
• регулярность собраний;
• количество участников переговоров.
10

11. Ключевые элементы коммуникации

1. Определение информационных потребностей
заинтересованных сторон
Точная идентификация всех заинтересованных сторон проекта и
анализ их информационных потребностей. Определяется:
• общий объем необходимой информации;
• характер информации;
• частота предоставления;
• формат и уровень детализации.
11

12. Ключевые элементы коммуникации

2. Выбор оптимальных каналов коммуникации
Канал коммуникации
Личные встречи
Преимущества
Недостатки
Богатая обратная связь,
Временные затраты,
невербальная
логистические сложности
коммуникация
Видеоконференции
Визуальный контакт,
Технические проблемы,
удобство для
утомляемость при
распределенных команд длительных сессиях
Электронная почта
Документирование,
Перегруженность, задержки
асинхронность
в ответах
Мессенджеры
Оперативность,
Фрагментация информации,
неформальность
отвлекающие факторы
Проектная документация Системность, сохранность Сложность актуализации,
информации
низкая динамичность
Оптимальное применение
Разрешение конфликтов,
стратегические решения
Регулярные статус-встречи,
презентации
Официальные уведомления,
формализованные запросы
Быстрые вопросы,
координация действий
Требования, спецификации,
отчеты о статусе
12

13. Ключевые элементы коммуникации

3. Установление коммуникационных ритуалов
Регулярность и предсказуемость коммуникаций формирует
«коммуникационный ритм» проекта, снижающий неопределенность и
создающий структуру для обмена информацией.
К основным ритуалам относятся:
• Ежедневные стендапы (15-20 минут) для оперативной синхронизации
команды
• Еженедельные статус-митинги для обзора прогресса и планирования
• Ежемесячные отчетные сессии для заинтересованных сторон высокого
уровня
• Ретроспективы по итогам ключевых этапов проекта
• Специальные совещания по рискам и проблемам
13

14. Ключевые элементы коммуникации

4. Культура обратной связи
Эффективная коммуникация всегда двунаправлена.
Ключевые принципы построения культуры обратной связи:
• Своевременность
• Конкретность
• Сбалансированность
• Конструктивность
• Регулярность
14

15. Ключевые элементы коммуникации

5. Документирование и управление знаниями
Коммуникация предполагает не только передачу информации, но и
её сохранение для последующего использования.
15

16. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

Стратегия вырабатывается на этапе планирования коммуникацией.
1. Анализ коммуникационной среды проекта:
• Организационную среду и культуру коммуникаций
• Географическое распределение участников
• Технологические возможности и ограничения
• Лингвистические и культурные особенности участников
• Уровень коммуникационной компетентности команды
16

17. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

2. Составление реестра заинтересованных сторон
Для каждой выделенной группы заинтересованных сторон
определяется:
• Уровень влияния на проект и интерес к его результатам;
• Предпочтительные каналы получения информации;
• Оптимальный уровень детализации данных;
• Частоту коммуникаций;
• Ожидания относительно формата и стиля коммуникации.
17

18. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

3. Разработка коммуникационной матрицы
Тип информации
Отправитель
Статус-отчет
Руководитель
проекта
проекта
Формат/Канал
Частота
Презентация, Email с Еженедельно
отчетом
Ответственный
Аналитик проекта
Отчет о рисках
Документ в
проектном портале
Раз в 2 недели
Риск-менеджер
По мере
изменений
Стандартная форма По
необходимости
Система управления Ежедневно
проектами
Технический лид
Техническая
документация
Запрос на
изменение
Обновления по
задачам
Получатель
Спонсор,
Комитет
управления
Риск-менеджер Проектная
команда,
Руководитель
Технический лид Команда
разработки
Любой участник Комитет по
изменения
Исполнители
Руководитель
проекта
Wiki-система
Инициатор
изменения
Исполнители
18

19. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

4. Определение коммуникационных процедур и правил
Ключевые процедуры включают:
• Эскалация проблем
• Процесс принятия решений
• Регламент совещаний
• Управление изменениями в коммуникациях
19

20. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

5. Выбор и настройка инструментов коммуникации
При выборе инструментов учитываются:
• Интеграционные возможности с существующими системами
• Масштабируемость под растущие потребности проекта
• Безопасность и контроль доступа к информации
• Удобство использования и кривая обучения
• Возможности для аналитики и мониторинга коммуникаций
20

21. Этапы разработки коммуникационной стратегии проекта

6. Разработка плана внедрения
План внедрения включает:
• Последовательность введения новых практик и инструментов
• Обучение персонала новым практикам и инструментам
• Пилотирование на небольших группах перед полномасштабным
внедрением
• Метрики оценки эффективности коммуникаций
• Процедуры регулярного пересмотра и адаптации стратегии
21

22. Технологические решения для управления коммуникациями

1. Платформы для совместной работы
Цифровые рабочие пространства, объединяющие различные аспекты
проектной деятельности
2. Специализированные инструменты управления проектами
Планирование и отслеживание проектной деятельности, предоставляя
встроенные коммуникационные функции
3. Инструменты для проведения совещаний и презентаций
Синхронные коммуникации
4. Системы управления документами и знаниями
Централизованное хранение и управление проектной информацией
5. Аналитические и мониторинговые инструменты
Оценка эффективности коммуникаций и выявление области для улучшения
22

23. Критерии выбора оптимального технологического стека

Критерий
Безопасность
Ключевые вопросы для оценки
Вес при принятии решения
Соответствует ли инструмент требованиям по
Критический
защите данных?
Интеграционные возможности Насколько легко инструмент интегрируется с
Высокий
существующими системами?
Масштабируемость
Сможет ли решение расти вместе с проектом и
Высокий
организацией?
Аналитические возможности
Предоставляет ли инструмент данные для оценки
Высокий
эффективности?
Совокупная стоимость владения Какова полная стоимость с учетом внедрения и
Высокий
поддержки?
Удобство использования
Насколько интуитивен интерфейс и какова кривая
Средний
обучения?
Кастомизируемость
Можно ли адаптировать решение под
Средний
специфические потребности проекта?
Мобильный доступ
Насколько функционально мобильное приложение? Средний
23

24. Типология коммуникационных барьеров

1. Организационные барьеры
• Иерархическая фильтрация, Функциональные силосы,
Противоречивые процедуры, Информационная перегрузка,
Несоответствие формальных и неформальных каналов
2. Технологические барьеры
• Фрагментация инструментов, Техническая неграмотность, Проблемы с
инфраструктурой, Сложность интерфейсов, Несовместимость
форматов данных
3. Культурные и психологические барьеры
• Межкультурные различия, Лингвистические барьеры, Предвзятость
восприятия, Информационная асимметрия, Статусные дистанции
24

25. Стратегические подходы к преодолению барьеров

1. Аудит коммуникационной системы
Ключевые элементы аудита: Анализ коммуникационных сетей, Оценка
информационных потребностей, Измерение коммуникационной
удовлетворенности, Анализ коммуникационных инцидентов
2. Формирование коммуникационной компетентности
Фокусные области развития: Активное слушание, Эмоциональный интеллект,
Межкультурная коммуникация, Эффективная письменная коммуникация,
Навыки фасилитации
3. Технологическая оптимизация
Настройка и интеграция технических инструментов: Унификация технического
стека, Автоматизация рутинных коммуникаций, Создание единого
информационного пространства, Внедрение интеллектуальных помощников,
Обеспечение различных модальностей доступа
25

26. Стратегические подходы к преодолению барьеров

4. Культурная трансформация
Среда открытого обмена информацией: Политика информационной
прозрачности, Поощрение горизонтальных коммуникаций, Признание и
вознаграждение эффективных коммуникаторов, Ротация кадров и кроссфункциональные команды, Лидерство через пример
5. Адаптивная коррекция коммуникационных практик
Адаптация коммуникационных подходов: Регулярные ретроспективы
коммуникаций, A/B-тестирование коммуникационных подходов, Гибкое
масштабирование формальности, Кризисные коммуникационные
протоколы, Непрерывный мониторинг эффективности
26

27. Матрица RACI

• R – Responsible (исполняет);
• A – Accountable (несет ответственность);
• C – Consult before doing (консультирует до исполнения);
• I – Inform after doing (оповещается после исполнения).
Несколько правил:
• Accountable – должен быть только один.
• Responsible – должен быть в наличии по каждой деятельности, их
может быть несколько, причем возможны совмещения.
• Каждая деятельность обязательно должна иметь Accountable и
Responsible.
27

28.

28