Электронный документооборот в ООО «СМК РЕСО-Мед»

1. Электронный документооборот в ООО «СМК РЕСО-Мед»

2.

С 28 июля 2025 года в ООО «СМК РЕСО-Мед» вступило в силу Положение о кадровом электронном
документообороте (-далее КЭДО) компании, подразделения постепенно перейдут на электронные
документы.
Преимущества кадрового электронного документооборота (-далее КЭДО)
Экономия времени сотрудников на работу с документами. Теперь подписание и отправка
документов занимает не часы или недели, а секунды. Вы сможете в два клика отправить
заявление на отпуск или получить справку.
Быстрый поиск оригиналов документов. Все заявления и приказы, подписанные в электронном
виде, хранятся в одном месте в сервисе от провайдера Контур. Найти нужный кадровый
документ не составит труда, все архивы будут доступны вам в течение всей жизни.
Надежность хранения. Электронные документы, в отличие от бумажных, не теряются и не
рвутся, не тонут в воде и не горят в пожаре. Провайдер обеспечивает трехразовое копирование
документов на разных серверах, которые находятся удаленно друг от друга на территории
Российской Федерации. При этом доступ к вашим документам будет только у вас.
Безопасность подписания. По всем вашим кадровым документам можно будет сформировать
протокол подписания и посмотреть, когда и кто подписывал документ. При желании вы всегда
сможете скачать ваши кадровые документы с протоколом подписания без обращения в
Управление по работе с персоналом. Также все подписи проходят проверку подлинности, чтобы
исключить возможность скомпрометировать вашу подпись. Подделать подпись на бумажном
документе гораздо проще, чем на электронном, поэтому кадровый ЭДО – это значительно
безопаснее.

3.

Про электронные подписи
Все кадровые документы, переведенные в ЭДО, можно будет подписывать удаленно в
электронном виде с помощью электронной подписи. Для разных категорий документов
понадобятся разные виды подписи:
простая электронная подпись (- далее ПЭП) подойдет для приказов на отпуск: ежегодный, без
сохранения зарплаты, донорский и учебный, а также приказов на командировки и других
документов — полный список указан в Регламенте применения ПЭП. ПЭП — это ваш логин и
пароль.
усиленная квалифицированная электронная подпись (-далее КЭП) либо усиленная
неквалифицированная электронная подпись (-далее НЭП) будут нужны для трудовых договоров и
дополнительных соглашений, приказов об изменении условий трудового договора: переводе,
изменении оплаты труда или надбавок, изменении места работы, графика, а также для заявления
на увольнение. Полный список указан в Положении о кадровом электронном документообороте.
Все документы, подписанные электронной подписью, легальны, а также на каждом таком
документе ставится метка о времени подписания и действительности подписи – подделать такой
документ невозможно в отличие от бумажных аналогов.
Переход на КЭДО происходит по желанию сотрудника. Если вы соглашаетесь на электронное
взаимодействие, он будет подписывать таким образом все кадровые документы, переведенные в
ЭДО. Выбрать только часть документов не получится.
Уточним, что КЭДО не распространяется на трудовые книжки. При переходе на кадровый ЭДО
ведение трудовой книжки останется в бумажном виде. Если вы хотите перейти на электронную
трудовую книжку, нужно написать отдельное заявление — бланк можно получить в Управлении по
работе с персоналом.

4.

Где будет осуществляться работа с кадровыми документами?
Работа будет происходить в сервисе «Модуль КЭДО» от компании Контур.
Контур с 1988 разрабатывает сервисы для бизнеса, и уже более 12 лет внедряет решения для
электронного документооборота. С Контуром работает более 2 миллионов организаций по всей
стране.
Контур – официальный оператор электронного документооборота и аккредитованный
удостоверяющий центр. Это значит, что компания прошла необходимые аккредитации и проверки
в ФНС, Минцифры, и эти государственные структуры подтвердили, что подписание, хранение и
передача электронных документов через Контур – это безопасно.
Каждому сотруднику, кто подписал соглашение о переходе, придет приглашение на вход в сервис
КЭДО на электронную почту.
Перед началом работы мы проведем обучение по работе в сервисе и предоставим инструкцию
каждому сотруднику.

5.

Чем гарантируется сохранность документов?
В продукте зашито ограничение на удаление документов, подписанных ЭП. Это значит, что
документы может отменить уполномоченный пользователь, но удалить их нельзя.
Отказоустойчивость баз данных обеспечивают три сервера. Резервные копии хранятся в четвертом
сервере. Сотрудник в любой момент может скачать свой архив с документом, подписью и
визуализацией.
У кого есть доступ к электронным документам?
При работе через сервис кадрового ЭДО доступ к документам есть только у участников
документооборота. Таким образом, ваши личные кадровые документы будут видны только Вам и
вашему кадровому специалисту. В отличие от бумажных документов, в электронных документах
уровень безопасности гораздо надежнее.
Как предоставить документ во внешнем мире?
Документ можно скачать в формате PDF со служебным оттиском ЭП и узаконенной факсимиле
уполномоченного представителя работодателя либо заархивированной папкой с ключом подписи
КЭП.
Как получить доступ к документам после увольнения?
При увольнении можно скачать себе архивы с документами, подписью и визуализацией. Также
можно сделать запрос работодателю о предоставлении электронной формы необходимого
документа со всеми подписями.
Заверенную бумажную копию электронного документа компания предоставит в течении 3 дней
также по запросу.

6.

Как перейти на КЭДО
До 01.11.2025 всем сотрудникам придет приглашение принять соглашение в электронном виде
для подписания соглашения о переходе на кадровый электронный документооборот.
Согласие на электронный документооборот означает, что ваши кадровые документы будут
оформляться в электронном виде.
Отказ — что документы будут создаваться и подписываться на бумаге.
Мы надеемся, что все сотрудники компании перейдут на КЭДО, потому что это удобно, просто и
эффективно.