Модуль. Кадровый ЭДО

1.

Модуль
Кадровый ЭДО

2.

СКБ Контур
Официальный оператор ЭДО и аккредитованный УЦ
33 года
11 лет
Делаем сервисы для бизнеса
Внедряем ЭДО
1 место
2+ млн
SaaS в России
Клиентов пользуются сервисами
СКБ Контур

3.

Сравнение
электронных
и бумажных
документов

4.

Какой объем документов в вашей организации
>80 типов документов по кадровым
вопросам закреплено в российском
трудовом законодательстве
В среднем 4-19 документов личного
характера в год создается на одного
работающего сотрудника
От 10 до 70 массовых документов
в год формируют кадры на одного
работающего сотрудника
До 75 лет — срок хранения
документов по личному составу
Сколько времени, трудозатрат и ресурсов уходит у вас
на бумажный документооборот?

5.

Бумажный документооборот
Сколько это стоит?
30 000
9 400 ₽
5 800 ₽
подписей на документах
собирает один кадровик
каждый год
в год тратится на сбор
подписей с одного
сотрудника: ФОТ, пересылка,
бумага, картриджи, архивы
в год с одного сотрудника
можно оптимизировать
с помощью КЭДО: ФОТ,
почтовые расходы
Данные приведены согласно собственному исследованию компании Контур

6.

Распространенные типы документов
Личного характера
Массовые документы
Влияют только на одного сотрудника:
трудовой договор и приказы
об изменении трудового договора,
увольнении, принятии, переводе,
отпуске, отгуле, командировке
Должны быть ознакомлены
все сотрудники или определенные
подразделения: инструкции,
распоряжения, регламенты
и регулярные изменения к ним

7.

С электронными документами все становится проще
— Доставка происходит за секунды
— Документы не надо распечатывать, упаковывать и передавать с курьером
— В любой момент вы можете проверить статус подписания
отправленных документов
— Документы не теряются и не портятся со временем
— Их легко найти для представления в контролирующие органы
— Доступ к персональным данным есть только у определенных сотрудников,
документы не попадут в случайные руки

8.

Кадровый ЭДО —
это законно

9.

Электронные документы — оригиналы
— В системе ЭДО документы подписываются усиленной квалифицированной
электронной подписью – КЭП
— Подписание КЭП приравнивает электронные документы к бумажным
с собственноручной подписью
— Электронные документы юридически значимые, их можно использовать
в качестве доказательства в суде
— Руководство компании подписывает документы КЭП. Сотрудники — КЭП,
НЭП, ПЭП, с разной степенью защиты. При этом документы, подписанные
каждой из видов подписей, сохраняют юридическую значимость

10.

Законодательство по КЭДО
— С 2017 года проходят эксперименты Минтруда по переводу кадровых
документов в электронный вид
— С 2020 года введены электронные трудовые книжки
— С 2021 года внесены изменения в главу 49.1 ТК РФ о дистанционных
работниках
— В ноябре 2021 года принят закон № 377-ФЗ «О внесении изменений
в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому компания
может использовать кадровые документы в электронном виде
без дублирования на бумажном носителе

11.

Перевод кадровых документов в электронный вид
В электронном виде:
— Заявление на отпуск
— Приказ
— Трудовой договор
— Заявление об увольнении
— Табель учета рабочего времени
— Другие массовые и личные
документы
Обязательно ведение на бумаге:
только для работы «в офисе»
— Акт о несчастном случае на производстве
— Приказ об увольнении
— Журналы регистрации прохождения
инструктажа по охране труда
Положение об электронных документах не применяются также в отношении
трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности

12.

Причины
перехода
на кадровый
ЭДО

13.

Причины перехода на КЭДО
Работа с удаленными
сотрудниками
Цифровизация компании
и переход на ЭДО
Широкая география
компании
Экономия бюджета
и ресурсов

14.

Для руководителя
Для НR
Для IT
— Сокращение затрат
на кадровый процесс
— Снижение трудозатрат
и высвобождение времени
— Автоматизация процессов
кадрового учета
— Сокращение
вероятности штрафов
и репутационных рисков
— Получение и отправка
документов в кадровых
учетных системах: 1 С,
SAP, БОСС-Кадровик
и любой другой из одного
окна
— Хранение документов
на серверах Контура
с подтвержденной
надежностью по результатам
внешнего аудита
— Онлайн-контроль
за подписанием
документов сотрудниками
— Соблюдение корпоративных
требований безопасности
— Защита от потери
и утечки данных
— Быстрая передача данных
в бухгалтерию для расчетов

15.

Преимущества КЭДО от Контура
— СКБ Контур — официальный оператор ЭДО и аккредитованный
удостоверяющий центр
— Опыт внедрения электронного документооборота — более 10 лет
— Участие проектной команды КЭДО в законотворческих группах Минтруда
— Круглосуточная экспертная техподдержка 7 дней в неделю
— Безопасное и надежное хранение данных по результатам регулярных аудитов
— Бессрочное хранение данных без доплат
— Глубокая проработка клиентских сценариев, чтобы пользователь тратил
минимум времени

16.

Как работает
кадровый ЭДО

17.

Как работает кадровый ЭДО
Мобильная версия/веб-версия
— Создание, отправка
и получение документов
— Контроль подписания
документов сотрудниками
— Удобный формат ведения
протоколов, реестров
и отчетности по сотрудникам
— Ознакомление с документами
— Подписание электронной подписью
— Отправка заявлений в отдел
кадров

18.

Функциональность
модуля КЭДО

19.

Основные бизнес-процессы в модуле КЭДО
— Согласование и ознакомление с кадровыми документами
— Подписание кадровых документов
— Обработка входящих и исходящих документов
— Хранение и архив

20.

СКБ Контур —
оператор ЭДО и Удостоверяющий Центр
Официальный оператор юридически значимого электронного
документооборота, п. 1.2 Приказа ФНС России от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@
— Подключаем сервис и выдаем
подписи — в одном месте
— Проверяем валидность подписи
в момент подписания и ставим
метку CADES-T

21.

Надежность хранения данных
—Минимум 5 лет— срок хранения кадровых документов
— Создаем три резервные копии всех документов и технологических
файлов на серверах
— Храним данные бессрочно и без ограничения по объему (документы,
технологические файлы) без дополнительных действий со стороны пользователя
— У Диадока есть сертификат надежности хранения данных по результатам
внешнего аудита
— Проводим регулярные внутренние аудиты силами собственного отдела
информационной безопасности

22.

Преимущества КЭДО от Контура
— СКБ Контур — официальный оператор ЭДО и аккредитованный
удостоверяющий центр
— Опыт внедрения электронного документооборота — более 10 лет
— Круглосуточная экспертная техподдержка 7 дней в неделю
— Безопасное и надежное хранение данных по результатам регулярных аудитов
— Простой интерфейс сервисов для кадровика и сотрудника
— Глубокая проработка клиентских сценариев

23.

СКБ Контур — аккредитованный оператор ЭДО
и удостоверяющий центр
— Подключаем сервис и выдаем подписи — обе услуги в одном месте
— Проверяем валидность подписи в момент подписания и ставим метку
времени CADES-T
— Предоставляем доказательства юридической значимости документов
— Гарантируем, что никто не сможет подписать документы недействующей
электронной подписью

24.

Интеграция КЭДО
Коробочное решение
Интеграция через API
— 1C ЗУП 3.1
— Любые конфигурации 1С
— SAP
— Босс-Кадровик
— Внедрение — 1 день
— Битрикс.24
— Другие учетные системы
— Понятная документация
— Помощь специалистов Контура
для легкого внедрения системы

25.

Веб-сервис для сотрудников
— Простой интерфейс
— Вход по единой учетной
записи (SSO)
— Четкие требуемые
действия
— Гибкие фильтры

26.

КЭДО для 1С
— Устанавливается 1С ЗУП
ред. 3.1
— В другие УС — по API
— Простой интерфейс
— Работа со всеми документами
в одном окне
—Четкие требуемые действия
— Гибкие фильтры
— Поддерживает любые печатные
формы
— Выгрузка заверенного
документооборота

27.

Кадровый документ
— Гибкий маршрут согласования
— Возможность менять
согласующих в процессе
— Различные бизнес-процессы
подписания
— Проверка валидности подписи
в момент подписания
— Синий штамп для сохранения
юридической значимости
— Формирование протокола
подписания

28.

Адаптивная мобильная версия
— Гибкий маршрут
согласования
— Возможность менять
согласующих в процессе
— Различные бизнес-процессы
подписания
— Проверка валидности
подписи в момент подписания
— Синий штамп для сохранения
юридической значимости
— Формирование протокола
подписания

29.

Видео-обзор решения

30.

Установка и начало работы
1
— Внедрение от 5 дней
— Экспертный отдел
внедрения
— Доработки под
процессы компании
2
3
— Помогаем подготовить
локальные нормативные
акты
— Загрузка сотрудников
по SSO, из 1 С, по API,
через веб-сервис
— Обучаем сотрудников
— Авторегистрация
пользователя
— Предоставляем
инструкции

31.

Отправка документов и уведомления
— Отправка нескольких документов одному получателю
— Отправка документа в подразделение
— Отправка документа множеству сотрудников с формированием листа ознакомления
— Загрузка печатных форм документов прямо в 1С
Уведомления
на электронную почту
Уведомления
из 1С
Мобильные
уведомления

32.

Подписание документов
— Проверка валидности подписи в момент подписания
— Фиксация метки CADES-T
— Различные бизнес-процессы подписания: последовательное, одностороннее,
просмотр документов без подписи
— Синий штамп подписи на каждой странице для сохранения юридической значимости
— Формирование протокола подписания
— Возможность не подписывать документ при отправке
— Возможность не запрашивать подпись у получателя

33.

Маршруты согласования
— Заданный алгоритм согласования и подписания документов разными участниками
— Неограниченное количество согласователей и подписантов
— Добавление, удаление, смена согласующего
— Маршруты доступны как кадровому специалисту, так и сотруднику
— Согласование документов через мобильную версию, веб-версию
или модуль для 1С

34.

Автоматический процесс согласования по одному
из вариантов маршрутов

35.

Поиск и статусы
— Отображение истории изменений документа
— Фиксация действий по взаимодействию с документами, в том числе открытие
— Поиск по сотруднику, его роли в документе, по подразделению
— Поиск документов по наименованию
— Фильтрация списка документов по статусу и дате создания
— Возможности поиска в 1 С

36.

Выгрузка и формирование архива
Благодаря статусу оператора ЭДО выгружаем уже заверенные
протоколы обмена
— Выгрузка документооборота целиком: исходный документ, печатная
форма документа в формате pdf со штампами подписей, протокол
движения, подписи сторон
— Загрузка архива через 1 С, API или веб-сервис
— Автоматическая связка документов сотрудника с документом в 1С

37.

Как перейти на кадровый ЭДО
Назначить координатора проекта с вашей стороны
Сформировать план-график перевода для каждого
отдела
Разработать ЛНА и подписать их с сотрудниками
Контур предоставляет шаблоны каждого ЛНА
Запустить пилотный проект в КЭДО на одном отделе
Посетить обучение для кадровых специалистов
от Контура
Масштабировать проект КЭДО на остальные отделы
Локально-нормативные
акты
— Положение об электронном
документообороте — единое
по всей компании
— Регламент по использованию
электронной подписи единый
по всей компании
— Соглашение об электронном
документообороте и электронной
подписи с каждым работником
— Изменения в коллективный договор,
трудовой договор, локальные
нормативные акты при необходимости

38.

Наши клиенты

39.

Опыт наших
клиентов при
переходе
на КЭДО

40.

Количество дистанционных работников за 2020 год у нас увеличилось
до 20 %. Мы так и не вышли в офис в полном режиме. По несколько пачек
документов формата А4 лежало на подписи. Наши кадровики просто
взвыли.
Мы тщательно выбирали сервис и даже пытались поднять на собственной
системе документооборота. Но в итоге пришли к решению от Диадока,
кадровые документы подписываем электронно.
У удаленных сотрудников не возникло вопросов по работе в сервисе,
даже не потребовались инструкции — все в сервисе интуитивно понятно.
Александр Сигачев I Bercut, ГК Ростелеком

41.

Из-за пандемии пришли к гибридному формату работы. Часть сотрудников
работает в офисе, кто-то перешел на удаленку, кто-то иногда появляется в
офисе. Много дистанционных сотрудников.
Расходы на курьерские услуги по доставке кадровых документов выросли,
мы задумались, что делать дальше.
Наши сотрудники не любят подписывать кадровые документы.
Чем проще — тем легче. Они были только рады переходу на электронный
формат. Мы все документы перевели в электронный вид.
Мария Корзун I CS Money

42.

Ваш персональный менеджер
Имя Фамилия
Телефон
Почта