Лекция 1 (3)

1.

Системы электронного
документооборота
Лекция 1

2.

1. Понятие E-invoicing
E-invoicing (от англ. Electronic Invoice) или электронное выставление
счетов обычно используется в торговле, например, заказчиками и
их поставщиками для выставления и отслеживания документов по
сделкам (транзакционных документов), а также для обеспечения
соблюдения торговых договоренностей. Документы,
передаваемые в рамках e-invoicing: счета (invoices), заказы
(purchase orders), долговые извещения (debit notes), кредитовое
авизо (credit notes), условия платежа (или сроки оплаты, – payment
terms), инструкции (instructions) и бланки перевода (remittance
slips).

3.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
В 2019 году в хозяйственный документооборот в Российской
Федерации были вовлечены 3,7 миллиона юридических лиц и 4
миллиона индивидуальных предпринимателей. Участники
хозяйственной деятельности взаимодействуют с различными
федеральными органами исполнительной власти в части
предоставления отчетности и документов в рамках их полномочий,
в том числе в ходе контрольно-надзорной деятельности. В
хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка
миллиарда документов (точный объем посчитать на текущий
момент невозможно) и 55 миллиардов фискальных чеков.

4.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание,
обработку и хранение бумажных документов по приблизительным
оценкам ежегодно составляют 6 миллиардов человекочасов.
Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют
около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,4
процента от ВВП страны за 2018 год.

5.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
Согласно исследованию, проведенному Российской академией
народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС) при
Президенте Российской Федерации, постепенное развитие
электронного документооборота в Российской Федерации в
соответствии с положениями Концепции к концу 2024 года может
привести к приросту ВВП на 4-5 процентов накопленным итогом (в
процентах от ВВП 2019 года). При этом совокупный сопутствующий
прирост занятости может составить 1,15 миллионов человек.

6.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
Опыт развития электронного документооборота в мире
показывает, что основной движущей силой при внедрении
электронных документов является администрирование налога на
добавленную стоимость и внедрение электронных счетов-фактур
(или их аналогов), а также реализация проектов по переводу
документооборота, связанного с закупками и поставками
государству и государственным органам, в электронную форму. Со
стороны государственных органов происходит улучшение качества
налогового администрирования и повышения налоговых сборов, а
также увеличения прозрачности государственных закупок и
повышения эффективности государственных расходов.

7.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
Реализация подобных проектов осуществлена в Бразилии
(дополнительный доход, полученный государством составил 58
миллиардов долларов США) и Италии (5 миллиардов евро).
Проекты по внедрению электронного документооборота в
настоящее время реализуются в Европейском Союзе, странах
Латинской Америки, а также в странах ЮгоВосточной Азии.

8.

1.2. Состояние документооборота в
хозяйственной деятельности
В настоящее время проникновение электронных документов в
хозяйственную деятельность составляет единицы процентов от
общего числа всех документов и имеет рост преимущественно в
счетах-фактурах, что обусловлено наличием нормативного
регулирования. В последние годы наблюдался рост количества
электронных счетовфактур в среднем на 30 процентов в год, и на
текущий момент их доля составляет порядка 9 процентов.

9.

1.3. Цели развития электронного
документооборота в Российской Федерации
Для государства внедрение электронного документооборота
влечет следующие положительные эффекты:
– повышение эффективности налогового администрирования и
администрирования страховых взносов, увеличение объемов
поступления налоговых сборов и страховых взносов;
– сокращение сроков проведения мероприятий налогового
контроля;
– сокращение количества документов, представляемых в
государственные органы на бумажном носителе, и стимулирование
перехода плательщиков на электронный документооборот;

10.

1.3. Цели развития электронного
документооборота в Российской Федерации
– своевременное выявление и анализ рисков с целью предупреждения
нарушений законодательства Российской Федерации о налогах и сборах
и оперативного урегулирования спорных вопросов правильности
исчисления (удержания), полноты и своевременности уплаты
(перечисления) налогов, сборов, страховых взносов;
– повышение эффективности государственного управления за счет
снижения административного бремени, путем получения и обработки
больших данных электронных документов;
– установление правил равной конкуренции за счет прозрачности
ведения хозяйственных операций для всех участников хозяйственной
деятельности;

11.

1.3. Цели развития электронного
документооборота в Российской Федерации
– повышение конкурентоспособности национального бизнеса;
– повышение эффективности информационного обмена между
налоговыми органами стран, входящих в Евразийский экономический
союз;
– естественное стимулирование развития наукоемких технологий;
– сокращение сроков проведения мероприятий налогового контроля и
контроля полноты и своевременности уплаты страховых взносов;
– сокращение сроков на подготовку, оформление и обработку
документов, возникающих при ведении хозяйственной деятельности.

12.

1.3. Цели развития электронного
документооборота в Российской Федерации
Внедрение электронного документооборота позволяет
хозяйствующим субъектам получить следующие эффекты:
– сокращение непроизводственных расходов, связанных с работой
с документами на бумажном носителе;
– сокращение количества ошибок, связанных с обработкой
документов (снижение эффекта «человеческого фактора» при
ведении хозяйственной деятельности);
– повышение актуальности учетных данных, скорости их
обновления на основе поступающих документов;

13.

1.3. Цели развития электронного
документооборота в Российской Федерации
– эффективное управление движением документов: повышение
скорости заключения и проведения сделок, и, как следствие,
оборота финансовых средств;
– сокращение административной нагрузки на хозяйствующие
субъекты, например, в части автоматизации мероприятий
государственного контроля;
– своевременная и гарантированная доставка и получение
электронных документов;
– снижение рисков получения штрафов и пеней в рамках
налогового администрирования ввиду своевременной доставки и
получения электронных документов и т.д.

14.

2. Понятие электронного
документооборота
Документооборот в
организации можно
разделить на две большие
группы: внутренний и
внешний. При этом
внешний включает в себя
документооборот с
контрагентами и с
государственными
контролирующими
органами (ФНС, ПФР и
другие).

15.

2. Понятие электронного
документооборота
Документооборот — движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления
Комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка,
контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное
использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по
работе с документами, представленными в электронном виде, с
реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

16.

2. Понятие электронного
документооборота
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для
автоматического считывания содержащейся в нём информации,
записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью
средств компьютерной обработки информации, который может быть
подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном
носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи,
являющийся средством защиты информации, обеспечивающим
возможность контроля целостности и подтверждения подлинности
электронных документов.

17.

2. Понятие электронного
документооборота
Электронный документооборот или ЭДО - движение электронных
документов в организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления.
ЭДО – электронный документооборот;
СЭД или СЭДО – система электронного документооборота;
МЭДО – межкорпоративный электронный документооборот;
МЭДО – межведомственный электронный документооборот;

18.

2. Понятие электронного
документооборота
Оператор ЭДО СФ - организация, обеспечивающая в соответствии с
приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н обмен открытой и
конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам
связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между
продавцом и покупателем.
Оператор ЭДО - российская организация, соответствующая
требованиям, утверждаемым Федеральной налоговой службой
Российской Федерации, через которую в соответствии с пунктом 3 статьи
80 Налогового кодекса Российской Федерации в налоговый орган по
месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента)
по установленным форматам в электронной форме по
телекоммуникационным каналам представляются налоговые
декларации (расчеты).

19.

2. Понятие электронного
документооборота
Наиболее значимый на сегодня закон об ЭДО — 63-ФЗ
«Об электронной подписи». Он регулирует отношения
в области использования электронных подписей (ЭП),
которые дают электронным документам юридическую силу.
Без них обмен с контрагентами или госорганами актами,
соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве
что ознакомительный характер.

20.

2. Понятие электронного
документооборота
Не менее важны и следующие нормативно-правовые документы,
которые регламентируют электронный документооборот в России:
• Налоговый кодекс РФ. Статья 169 регулирует составление счетовфактур в электронном виде, а статья 93 — представление
электронных документов в налоговую.
• Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности
обмена документами в электронном виде.
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закона установлена
возможность составления первичного учетного документа как
на бумажном носителе, так и в виде электронного документа,
подписанного электронной подписью.
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». В статье 2 закона дано определение понятию
«электронный документ» и другим терминам.

21.

2. Понятие электронного
документооборота
Помимо федеральных законов об электронном
документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется
множеством приказов и постановлений. Среди основных —
приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Он утверждает
порядок выставления и получения счетов-фактур
в электронной форме по телекоммуникационным каналам
связи с применением усиленной квалифицированной
электронной подписи.

22.

2. Понятие электронного
документооборота
Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной
деятельности
Утверждена решением президиума Правительственной комиссии по
цифровому развитию, использованию информационных технологий для
улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской
деятельности (протокол от 25 декабря 2020 г. № 34)
В Концепции определены цели, задачи и основные принципы развития
и функционирования в Российской Федерации юридически значимого
электронного документооборота между участниками электронного
взаимодействия, как при взаимодействии хозяйствующих субъектов с
органами государственной власти, так и при взаимодействии
хозяйствующих субъектов между собой. Основной целью Концепции
является определение путей и способов цифровизации
документооборота в Российской Федерации.

23.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи

24.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой
информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой
информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на
бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего
центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу
сертификата ключа проверки электронной подписи;
3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи,
соответствующий требованиям, установленным настоящим Федеральным законом и иными
принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, созданный аккредитованным
удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в
сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган), и
являющийся в связи с этим официальным документом;

25.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в
установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки
электронной подписи;
5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для
создания электронной подписи;
6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно
связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной
подписи (далее - проверка электронной подписи);
7) удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо
государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию
и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции,
предусмотренные настоящим Федеральным законом;

26.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
8) аккредитация удостоверяющего центра - признание соответствия удостоверяющего центра
требованиям настоящего Федерального закона;
9) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые
для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка
электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
10) средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые
для реализации функций удостоверяющего центра;
11) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в
электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации,
индивидуальные предприниматели, а также граждане.

27.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Основными функциями электронной
подписи являются:
• контроль целостности передаваемого
документа;
• защита от изменений (подделки) документа;
• невозможность отказа от авторства;
• доказательное подтверждение авторства
документа.
Область применения электронной подписи

28.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ выделяют три вида электронной
подписи:
простая электронная подпись или ПЭП;
усиленная неквалифицированная электронная подпись или НЭП;
усиленная квалифицированная электронная подпись или КЭП.
Простая электронная подпись (ПЭП) – подтверждает, что электронное сообщение
отправлено конкретным лицом. Предназначена для подписания электронных сообщений,
направляемых в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному
лицу.
Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП) – позволяет не только идентифицировать
отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документ не менялся.
Усиленная квалифицированная ЭП (КЭП) – предназначена для взаимодействия юридических
лиц и госорганов с использованием государственных информационных систем.

29.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Существует две схемы построения систем, использующих электронную подпись:
Прямая ЭП. Взаимодействуют только отправитель и получатель. Получатель знает открытый ключ
отправителя. Основана на применении алгоритмов симметричного и ассиметричного шифрования.
Арбитражная ЭП. Предусматривает наличие в системе третьего лица — арбитра, пользующегося
доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт шифрования его секретным
ключом и передача его арбитру.
Применительно к тому, как электронная подпись взаимодействует и передается с
подписываемым документом, определяют две ситуации:
Присоединенная ЭП. При создании присоединенной подписи создается новый файл, в который
помещается подписываемый документ и подпись к нему. Этот процесс можно сравнить с
запечатанным конвертом с документом внутри с подписанными данными. Этот файл можно
копировать, пересылать по почте и т.д.
Отсоединенная ЭП. Отсоединенная подпись формируется в отдельном от подписываемого
документа файле. Файл подписи называется так же, как подписанный документ и имеет расширение
*.sig или *.sgn. Хранить и пересылать нужно оба эти файла, переименовывать их нельзя.

30.

3. Правовые аспекты применения электронной цифровой подписи
Технической
электронной
функция.
основой
реализации
подписи является хэш-
Криптографическая хэш-функция h — это
функция, определенная на битовых строках
произвольной длины со значениями в
строках битов фиксированной длины. Ее
значение часто называют хэш-кодом или
хэш-значением.
Хеширование – преобразование входного
набора данных.
Хеш-функция
(функция
свертки)
сжимает исходный массив данных.
–
Общий порядок подписания электронного документа
электронной подписью

31.

4.1 Электронный документооборот
Технология ЭП широко используется в системах электронного
документооборота различного назначения: внешнего и
внутреннего обмена, организационно-распорядительного,
кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего.
Это продиктовано главным свойством электронной подписи – она
может быть использована в качестве аналога собственноручной
подписи и/или печати на бумажном документе.

32.

4.1 Электронный документооборот
Во внутреннем документообороте ЭП используется, как средство
визирования и утверждения электронных документов в рамках
внутренних процессов. Например, во время согласования договора
директор подписывает его ЭП, что значит, что договор утвержден и
может быть передан в исполнение.

33.

4.1 Электронный документооборот
При построении межкорпоративного документооборота
(B2B) наличие ЭП является критически важным условием обмена,
поскольку является гарантом юридической силы. Только в этом
случае электронный документ может быть признан подлинным и
использоваться в качестве доказательства в судебных
разбирательствах. Подписанный усиленной электронной подписью
документ также может длительное время храниться в цифровом
архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

34.

4.2 Электронная отчетность для
контролирующих органов
Современный подход к сдаче отчетности через интернет состоит в
том, что клиент может выбрать любой удобный для себя способ:
отдельное ПО, продукты семейства 1C, порталы ФНС, ФСС. Основа
этой услуги –сертификат электронной подписи, который должен
быть выпущен надежным удостоверяющим центром, метод же
отправки не имеет решающего значения. Такая подпись нужна для
придания документам юридической значимости.

35.

4.3 Государственные услуги
Каждый гражданин Российской Федерации может получить
электронную подпись для получения госуслуг. С помощью ЭП
гражданин может заверять документы и заявления, отправляемые
в ведомства в электронном виде, а так же получать подписанные
письма и уведомления о том, что обращение принято на
рассмотрение от соответствующих органов власти.

36.

4.4 Государственные услуги
Пользователь имеет возможность подписать электронной
подписью заявление, отправляемое в орган исполнительной
власти (при готовности органа исполнительной власти принимать
заявления, подписанные электронной подписью). При реализации
этого механизма используются отечественные стандарты ЭП (ГОСТ
Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) и применяются сертифицированные
в системе сертификации ФСБ России средства криптографической
защиты информации, такие как «Aladdin e-Token ГОСТ» и
«КриптоПро CSP», что дает основания считать данную подпись
усиленной квалифицированной электронной подписью (Источник:
портал Госуслуги).

37.

4.5 Электронные торги
Электронные торги проходят на специальных площадках (сайтах).
Электронная подпись необходима поставщикам на
государственных и коммерческих площадках. ЭП поставщиков и
заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с
реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты
приобретают юридическую силу только при его подписании
обеими сторонами.

38.

4.6 Арбитражный суд
При возникновении каких-либо споров между организациями в
качестве доказательства в суде могут использоваться электронные
документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ,
полученные посредством факсимильной, электронной или иной
связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом
собственноручной подписи, относятся к письменным
доказательствам

39.

4.7 Документооборот с физическими
лицами
С помощью ЭП заверять различные документы могут физические
лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на
основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять
акты приемки-сдачи работ в электронном виде

40.

5. Обмен электронными документами с ЭП
Межкорпоративный документооборот - обмен электронными документами
между компаниями (B2B).
Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству,
например, можно использовать следующие виды документов:
• письма (требующие юридической значимости);
• договоры;
• счета;
• товарные накладные;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• акты сверки взаиморасчетов;
• счета-фактуры

41.

5. Обмен электронными документами с ЭП
Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически
сильными (или юридически значимыми) электронными документами
необходимо решить задачи:
• Подписание ЭП и отправка электронных документов контрагентам.
• Приём и проверка подписи на электронных документах от
контрагентов.
• Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка
подписанных электронных документов.
• Обеспечение юридической значимости документов в процессе
архивного хранения

42.

5.1.Сервисы межкорпоративного обмена
Задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под
управлением операторов электронного документооборота. При
выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие
факторы:
• наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
• возможности интеграции сервиса обмена с вашими
корпоративными информационными системами;
• предлагаемые варианты тарификации передачи электронных
документов.

43.

5.2 Юридическая сила электронного
документа
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения" даёт следующее
определение юридической силы документа (юридической
значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления».

44.

5.2 Юридическая сила электронного
документа
Юридическую силу электронному документу, равно как и
бумажному, придает обязательное наличие определенных
реквизитов:
• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• название организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

45.

5.3 Хранение электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один
год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить
пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата,
документ не потеряет юридической силы, так как в момент
подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе.
Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был
действителен на момент подписания документа. Так, в момент
подписания документа проставляется штамп времени и результат
проверки сертификата.