Лекция №1: Общее представление о проектной деятельности

1.

Лекция №1
Общее представление о проектной
деятельности
Кафедра: Цифровые системы и модели
Лектор: Зарипова Римма Солтановна
■ План лекции:
1. Общее представление о проектной деятельности. Понятие проекта.
2. Этапы проектной деятельности.
3. Классификация проектов.
4. Важные элементы успешных проектов

2. ОбъЁм дисциплины

ОБЪЁМ ДИСЦИПЛИНЫ
9 ЛЕКЦИЙ = > ИТОГОВЫЙ ТЕСТ
17 ПРАКТИК = > ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ
РЕЗУЛЬТАТ: ЗАЧЁТ
ССЫЛКА НА КУРС:
КОД: проект1

3.

Проектная деятельность – относительно молодая дисциплина.
В настоящее время проектная деятельность – неотъемлемая часть
образовательного процесса. Он мотивирует обучающихся на развитие
творческих способностей, самостоятельную работу, поиск информации и
получение окончательного продукта.
Одним из ключевых аспектов проектной деятельности является
развитие таких навыков, как критическое мышление, командная работа и
эффективная коммуникация. Способствует развитию исследовательских
навыков, позволяя студентам самостоятельно находить решения сложных
задач, проводить эксперименты и делать выводы на основе полученных
данных.
Студенты учатся планировать свою работу, ставить цели, инициировать
свои проекты и оценивать результаты, что помогает им не только в учебе,
но и в будущей профессиональной жизни.

4.

ПОНЯТИЕ ПРОЕКТА
С проектной деятельностью мы сталкиваемся в своей жизни
постоянно. К ней можно отнести многое из того, что мы делаем. От
небольших проектов, занимающих дни или недели (например,
организации дня рождения или встречи друзей) до крупных проектов,
продолжающихся месяцы (например, подготовка выпускной работы или
книги) или даже годы (например, строительство стадиона).
Для начала определимся, что же такое проект и проектная
деятельность?
ПРОЕКТ – это временные мероприятия, направленные на создание
уникального продукта или услуги надлежащего качества в
ограниченные сроки с использованием ограниченных ресурсов.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ – это процесс создания проекта и его фиксация в
какой-либо внешне выраженной форме.

5.

Еще несколько известных формулировок:
«Проект – временное предприятие, направленное на создание уникального
продукта, услуги или результата» (Свод знаний по управлению проектами (PMI,
США);
«Проект – это метод, разработанный заранее для достижения какой-либо
цели» (толковый словарь Merriam-Webster).
«Проект – это уникальное, временное предприятие для достижения
запланированных целей, часто включающими требования ко времени, стоимости
и качеству достигаемых результатов» (Английская Ассоциация по управлению
проектами, APM)
Projectus – в переводе означает «выступающий, брошенный вперёд,
бросающийся в глаза» (латинский язык).

6.

Проектная деятельность – это способ достижения цели через детальную
разработку проблемы в условиях ограниченности по срокам и ресурсам, которая должна
завершиться определённым практическим результатом.
Ключевое отличие проектной деятельности – это уникальность результата,
ограниченность по срокам и большее число рисков. Состав исполнителей, как
правило, формируется под конкретный проект.
Примеры проектной и непроектной деятельности:
Проектная деятельность:
Постройка дома
Организация конференции
Выпуск газеты
Проектирование нового продукта
Разработка услуги
Проведение соревнования
Выпуск праздничного буклета
Создание рекламного ролика
Съёмка кинофильма
Непроектная (процессная)
деятельность:
Занятие спортом
Изучение иностранного языка
Обслуживание клиентов
Чтение лекций
Серийное производство изделий
Чистка зубов по утрам

7.

КАК ВЫ ДУМАЕТЕ, В КАКИХ СЛУЧАЯХ ИМЕЕТ МЕСТО
ПРОЕКТНАЯ И НЕПРОЕКТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ?
1) Процесс выполнения ремонта в квартире.
Если мы периодически что-то доделываем,
меняем обои, прикручиваем полки, меняем
окна – это
проектная или непроектная деятельность?
Если мы задаемся целью завершить ремонт
до определенной даты в определенном месте
(квартире), например, до начала лета (если это
в принципе возможно – завершить ремонт...),
планируем
шаги
и
контролируем
их
выполнение – это
проектная или непроектная деятельность?
2) Приготовление праздничного ужина
Заранее продумав концепт праздничного
ужина с друзьями, расписав шаги когда, что
и кто будет закупать и готовить, как
сервировать
стол,
мы
получим
деятельность, больше похожую на
проектную или непроектную?
Если мы как обычно купили продукты и
приготовили
ужин
–
это
какая
деятельность?
проектная или непроектная?

8.

9.

ПОНЯТИЕ УСПЕШНОСТИ ПРОЕКТА
Успешность проекта состоит из двух слагаемых:
Успешность проекта = Успех управления проектом + Успех продукта
Каждое из слагаемых влияет на оценку успешности всего проекта.

10.

Успешность управления проектом – тот показатель,
который оценивает процесс выполнения проекта. Успех
управления проектом обычно легко поддается измерению после
завершения проекта. Критерии приведены на предыдущем
слайде.
Успешность продукта показывает, решил ли полученный
продукт поставленную в проекте проблему или нет. Есть
нюанс, что успешность продукта не всегда можно измерить по
завершению проекта, например, если проблема связана со
структурой организации, поведением социальных групп,
образовательной политикой и т.д. В таких системах изменения
происходят очень медленно.

11.

Можно привести хрестоматийный пример сочетания неуспешности
процесса управления проектом и успешности продукта проекта: театр
Оперы в Сиднее (рис. 2) – проект, создавший «национальный символ»
Австралии, но при этом закончился с перерасходом сроков и бюджета в
несколько раз. Его антипод: лондонский купол тысячелетия (рис. 1).

12.

ЭТАПЫ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Этап 1. ПРОБЛЕМАТИЗАЦИЯ
Началом работы над проектом является идентификация проблемы,
которую нужно решить, или задачи, которые нужно выполнить.
Например: проблемой может быть низкое качество или
отсутствие определенных услуг или товаров, несоответствие
функционирования некоторой технической или иной системы
определенным требованиям.
Возможна иная ситуация, когда заказчиком формулируется не
проблема, а ставится конкретная задача. В этом случае обязательно
необходимо определить, какую именно проблему заказчика решает
эта задача. Этот момент в дальнейшем может привести к другим
способам решения поставленной задачи.

13.

Например:
конференции.
перед
вами
ставится
задача
организации
научной
Постарайтесь понять, что именно хотел бы получить заказчик в
результате ее проведения:
важен сам факт проведения такого мероприятия в определенные сроки,
нужен отвечающий некоторым требованиям сборник статей,
необходимо наладить взаимодействие с определенными лицами и
компаниями для проведения совместных работ,
требуется экспертная оценка некоторой научной или практической
задачи.
Не всякая проблема заставляет человека действовать, поэтому для
формирования команды важно ее замотивировать, побудить решать
исходную проблему.

14.

Этап 2. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ
На этом этапе определяется к чему должен прийти проект и каких
целей достичь. Для этого важно провести шаг генерации идей, вариантов
решений по достижению целей.
Проект – это процесс достижения конкретной цели в установленные
сроки. Самое важное в проекте – это цель.
Существуют разные критерии, по которым можно оценить, хорошо ли
сформулирована цель. Один из распространенных подходов оценки цели
– это использование методики SMART.
Здесь SMART – мнемоническая аббревиатура, используемая для
определения целей и постановки задач в различных областях. Вообще, в
разных источниках происхождение термина присваивают различным
авторам, впоследствии появились дополнительные критерии. Поэтому
отметим суть.

15.

Что такое SMART-цели?
Аббревиатура SMART впервые была использована в 1981 г. Джорджем Т.
Дораном – управляющим процессами стратегического планирования в одной из
компаний Вашингтона. Он опубликовал статью с названием «S.M.A.R.T. – способ
описания управленческих целей и задач». По его версии:
SMART – это аббревиатура из первых букв английских слов:
S = Specific (конкретная),
M = Measurable (измеримая),
A = Achievable (достижимая),
R = Relevant/Realistic/Results Focused (релевантная/ реалистичная/
ориентированная на результат),
T = Timely/Trackable (своевременная/отслеживаемая).
SMART в переводе с английского обозначает «умный». Поэтому SMART-цели
ещё называют умными целями.

16.

SMART-цели могут быть использованы всеми и везде, без
подготовки и специальных инструментов.
Люди используют эту технику не только в бизнесе, но и в частной
жизни для решения конкретных проблем. Концепция SMART
подойдёт для любых обстоятельств.
Итак, рассмотрим каждую букву аббревиатуры и шаблоны умных
задач на конкретном примере – развитии проекта при помощи
контента.
Хорошо сформулированная цель — это первый шаг на пути к
успеху. Правильно поставив цель, повышаются шансы на успешное
её достижение.

17.

S – конкретизировать свои задачи.
Не забывайте записывать их.
Постараться быть конкретнее в том, что хотите сделать.
Определить, чего вы ожидаете от остальных.
Меньше употреблять общие слова и использовать глаголы действия.
Быть осторожнее с деталями. Например, ваш опытный коллега
нуждается в меньшем количестве деталей по сравнению с новичком.
Включить в задачи ответы на конкретные вопросы: кто, что, когда, где,
который и почему.
Пример:
❌ Неправильная цель: создать несколько статей для публикации в
блоге сайта.
✅ Правильная цель: подготовить пять образовательных статей,
которые будут опубликованы в блоге сайта с интервалом в 3 дня.

18.

М – определить меры.
Определить, какие показатели вы будете использовать для
понимания соответствия своей цели.
Выделить конкретные сроки, по которым можно измерить ваш
прогресс.
Пример:
❌ Неправильная цель: создать несколько статей для
публикации в блоге сайта.
✅ Правильная цель: подготовить пять образовательных
статей для блога сайта, каждая из которых привлечёт до 1 000
читателей в день.

19.

А – убедиться, что цель достижима
Подумать о том, есть ли у вас необходимые инструменты и
навыки для достижения цели.
Убедиться, что выполнение этой задачи находится в пределах
ваших возможностей.
Проверить все неконтролируемые факторы, если такие есть.
Пример:
❌ Неправильная цель: поручить менеджеру написать пять
статей в блог.
✅ Правильная цель: поручить написание пяти текстов в
блог копирайтеру или контент-маркетологу.

20.

R – убедиться, что ваша цель реалистичная и
ориентированная на результат
Проанализировать, является ли цель практичной и
ориентированной на конкретные результаты.
Проверить, имеет ли она отношение к вашим навыкам и
квалификации.
Пример:
❌ Неправильная цель: важен сам факт написания статей в
блог, качество и ценность не имеют значения.
✅ Правильная цель: необходимо написать такие статьи,
которые увеличат трафик и конверсию (эффективность действий).

21.

T – установить время и сделать цель отслеживаемой
Указать срок, когда задача должна быть завершена.
Установить сроки, используя дни, месяцы, кварталы.
Пример:
❌ Неправильная цель: создать несколько статей для
публикации в блоге сайта.
✅ Правильная цель: подготовить пять образовательных
статей, которые будут опубликованы в блоге сайта до 31 декабря
текущего года.

22.

Таким образом, хорошо сформулированная цель проекта должна
быть:
конкретной (однозначно воспринимаемой всеми участниками),
измеримой (это значит, что вы должны сформулировать
выявленную проблему в конкретных показателях),
достижимой при
заданных
временных
и
ресурсных
ограничениях.
Пример: надо увеличить посещаемость сайта до 1000
посетителей в сутки за 2 месяца с помощью ежедневной публикации
новых материалов и рекламы ресурса в социальных сетях.
Желательно представить себе как можно больше способов
достижения цели и выбрать из них самый оптимальный. Естественно,
при выборе пути решения не забудьте оценить свои возможности.

23.

Здесь же стоит определиться с продуктом проекта. Под
продуктом проекта понимается то, что должно быть реализовано
(создано) для завершения проекта для достижения цели.
Продуктом
проекта
могут
быть
товары,
услуги,
разработанные методологии, определенные информационные
материалы, результаты исследований и т.д.
Продукт проекта отчуждаем от его создателя, т.е. его можно
«передать» при необходимости.
Пример: если цель проведения конференции – это наладить
взаимодействие с определенными лицами и компаниями для
проведения совместных работ, то продукт проекта – это
конкретные соглашения с определенными временными рамками,
составом участников и тематикой работ.

24.

Этап 3. ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование — это процесс создания детального плана
действий, необходимых для достижения конкретной цели.
Определяются требования к продукту проекта, выбираются
способы и сроки выполнения, назначаются исполнители и
ответственные и т.д.
Планирование является важным инструментом управления
любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или
бизнес-процесс в компании.
Как показывает практика управления проектами, использование
методик планирования и контроля за ходом работ не только
позволяет ускорить выполнение проекта, но и в значительной мере
уменьшает затраты на реализацию программы.

25.

26.

Правило Парето (закон 80/20)
представляет собой утверждение, что около 20% действий
являются ответственными за 80% результатов.
Принцип Парето применяется в разных областях. Примеры:
— в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли,
а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
— в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80%
отказов на конечном товаре;
— в личной жизни: 20% времени,
потраченного на выполнение задач,
может привести к 80% продуктивности.

27.

ABC планирование
— это метод планирования и тайм-менеджмента,
который применяется для определения наиболее важных и
наименее важных задач. Здесь все задачи делятся на 3 категории:
A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа
задач, но имеют наибольший вклад в достижение результата. Это
первоочередные задачи, без которых невозможно достичь результата.
B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего
числа задач и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа
задач и вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.

28.

Матрица Эйзенхауэра
— это метод планирования задач, который был разработан Дуайтом
Эйзенхауэром, бывшим американским 34-м президентом и генералом
армии США. Суть метода заключается в том, что каждая задача
измеряется по двум критериям: важности и срочности. В результате
задачи делятся на 4 категории:
— самые важные и срочные задачи;
— важные, но несрочные задачи;
— неважные, но срочные задачи;
— неважные и несрочные задачи.

29.

Хронометраж
Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый
для исполнения конкретной задачи. Хронометраж применим во
многих областях: от производства и до спорта. Сегодня для
хронометража используются различные методы, например, наблюдения
за временем выполнения операции, разделения работы на элементы,
составление расписания и т. д.
В целом, хронометраж является важным инструментом, который
успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать
производительность в различных сферах деятельности.

30.

Техника SMART
Техника SMART – это методология, которая используется для
установления эффективных и достижимых итоговых показателей.
Акро́ним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны
обладать поставленные цели.
(см. слайды выше)

31.

Метод OKR
Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления,
используемая для установления целей и их измерения. Был разработан
компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других
технологических компаниях, таких как Google и Amazon.
Система ОКR состоит из двух основных элементов:
Цели (Objectives) – это конкретные результаты, которые нужно
достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть
долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области
деятельности.
Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные
инструменты, которые используются для измерения прогресса в
достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть
количественными или качественными и должны быть связаны с
конкретными целями.

32.

Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального планирования
проекта. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по
горизонтальной оси отображается время, а по вертикальной оси –
перечень задач, необходимых для выполнения задачи.
Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой
равна продолжительности времени, необходимого для ее выполнения.

33.

34.

ДИАГРАММА ГАНТА — это визуальная гистограмма для планирования и
отслеживания прогресса по проекту. Она представляет собой хронологию, на которой
показаны все задачи, даты их начала и завершения, их очередность, контрольные
точки, зависимости между задачами и исполнителями. Она позволяет оценить
продолжительность каждой задачи и общее время проекта.
Диаграмма Ганта состоит из двух частей: в левой части указывается список задач,
а в правой — хронология проекта.

35.

История диаграммы Ганта
Первый вариант диаграммы Ганта придумал Кароль Адамецкий в 1896
г., назвав своё изобретение «гармонограммой».
В 1910 году Генри Гант популяризировал собственный аналогичный
график в США. Он разработал его для отображения количества времени,
которое заводские рабочие затрачивают на выполнение какой-то задачи.
Впоследствии эти две системы были объединены и названы диаграммой
Ганта. Со временем диаграммы Ганта стали использоваться и для
отслеживания проектных графиков.

36.

Для чего используется диаграмма Ганта
Точное выстраивание проекта. Диаграмма позволяет наглядно
выстроить все части проекта и разделить его по этапам. Можно
декомпозировать задачи и разместить их вдоль шкалы времени. Далее
добавить зависимость между заданиями и обозначить контрольные точки.
Поэтапность задач. Можно выстроить зависимость между задачами в
диаграмме. Тогда к выполнению нового задания можно будет приступить
только после завершения предыдущего. Если задача задерживается по
срокам, то остальные автоматически переносятся во времени.
Отслеживание результатов. Для контроля прогресса проекта можно
просматривать контрольные точки и другие показатели в диаграмме.
Таким образом можно следить за продуктивностью команды и
эффективностью работы.

37.

Элементы диаграммы Ганта
Шкала времени. Рисуется слева направо, имеет единую единицу
измерения для всех подзадач: день, неделя, месяц, год.
Задачи. Изображаются отрезками по временной шкале. Идут
последовательно, но возможно параллельное расположение нескольких
операций, если между ними нет строгой зависимости.
Ответственный исполнитель.
Вехи. Это границы отрезков, которые привязаны не ко времени, а к
задачам. По окончании вехи проводятся собрания, формируются
промежуточные отчеты.
Зависимости. Они
строятся линейно: каждая
последующая задача
зависит от предыдущей.

38.

39.

40.

ДИАГРАММА ГАНТА ПОЗВОЛЯЕТ:
визуально оценить последовательность задач, их относительную длительность и
протяженность проекта в целом;
сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
детально проанализировать реальный ход выполнения задач (например, задача
выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.).
Диаграмма Ганта позволяет руководителю компании определить:
• на каком этапе сейчас находится проект;
• кто является ответственным за каждый этап;
• где происходит задержка сроков;
• как связаны задачи между собой;
• какой последовательности работ в проекте нужно придерживаться;
• какое количество ресурсов отведено на каждый этап.

41.

КАК СОСТАВИТЬ ДИАГРАММУ ГАНТА
1. Определить временные рамки. Диаграмма Ганта должна быть цельным
проектом с датами начала и завершения.
2. Добавить задачи с датами начала и завершения. Диаграммы Ганта работают
лучше всего, когда у отдельных задач есть даты начала и завершения. В этом случае
сотрудникам проще понять, когда следует приступать к работе над задачей. Так они
не будут застигнуты врасплох проектом, который должен быть завершён завтра.
3. Добавить исполнителей задач.
4. Выделить зависимые элементы. В крупных проектах обязательно будут
задачи, которые нельзя начать, пока не будут завершены другие. Чтобы проект шёл
гладко и работа всех отделов была синхронизирована, на диаграмме Ганта можно
наглядно отобразить зависимости между задачами.
5. Указать вехи. Вехи – даты окончания этапов проекта. Они помогают понять,
какую работу ставить в приоритет. Они являются ориентирами, позволяющими
отмечать значительные достижения проекта.
6. Обновлять план при внесении изменений. Планы могут меняться, поэтому
нужно вовремя вносить коррективы.

42.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Свою эффективность диаграмма Ганта доказала временем. Ею пользуются более 100 лет. Она
нашла свое применение на крупных проектах среди гигантов международного бизнеса.
ДОСТОИНСТВА:
• хорошая визуализация для всех участников проекта: заказчиков, руководителей,
подчиненных. Не нужно делать много таблиц, все наглядно показано на одной диаграмме;
• четкая хронология операций;
• возможность составить диаграмму как для крупного проекта, так и для небольшой
цели;
• использование в качестве дорожной карты: удобно следить за выполнением задач в
текущем моменте;
• удобное управление ресурсами, особенно временем и людьми;
• возможность
определения
критического
пути
(самой
продолжительной
последовательности операций);
• наличие инструмента во многих CRM;
• наглядная зависимость подзадач внутри диаграммы.
Такое количество преимуществ делает инструмент востребованным в сфере производства,
образования, строительства, здравоохранения, торговли.

43.

НЕДОСТАТКИ:
• необходимость постоянного обновления графика. Нельзя создать диаграмму единожды и
работать по ней без корректировок. На практике во время проекта встречаются
непредвиденные обстоятельства, сдвигаются сроки, увольняются сотрудники, меняются
требования заказчика.
• жесткость метода. Все участники команды должны работать очень сплоченно и строго
придерживаясь графика. Если один член команды задержится, то это сорвет общие сроки и
отодвинет завершение проекта на непрогнозируемый период;
• недостаточность данных. Среди обязательных параметров диаграммы находится время.
Но кроме календаря не всегда отображаются другие ресурсы, которые нужны для выполнения
задачи: средства, материалы, оборудование. Часто сотрудникам недостаточно только
посмотреть на диаграмму, чтобы четко понять свою задачу, приходится заглядывать в другие
программы, файлы. Поэтому удобно, когда инструмент для построения диаграммы находится
внутри CRM, в которой работает вся команда;
• сложность настройки. Бывает непросто делать диаграмму как единую систему
последовательных задач, когда проект очень большой и разветвленный. Иногда зависимости
неочевидны, а процессы выполняются параллельно, что усложняет построение.
Из-за отсутствия гибкости диаграмма Ганта редко используется в тех областях, где ценится
творческий подход и креатив, т.к. в них сложнее прогнозировать сроки выполнения задач.

44.

Этап 4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
Это стадия, когда план превращается в конкретные
действия, создаются продукты или услуги, а команда
выполняет основные задачи.
Основные процессы этого этапа:
— исполнение задач (команда выполняет запланированные
работы).
— управление командой (координация работы, мотивация,
перераспределение ресурсов).
— мониторинг и контроль (отслеживание сроков, бюджета,
качества, чтобы не допустить отклонений).
— коммуникация (регулярные совещания и отчеты для всех
участников).

45.

Этап 5. СДАЧА ПРОЕКТА
Это финальная стадия проекта, включающая передачу
готового продукта заказчику, подписание документов (актов),
оценку результатов, анализ ошибок и архивацию документации.
Последний этап – это сдача проекта, публичная защита,
презентация результата работы, проведение итогового анализа
проекта, документирование извлеченных уроков, оценка работы,
признание заслуг всех членов команды и их передача на новые
проекты. В ходе презентации команда не только показывает
полученные результаты, но и демонстрируют полученный опыт и
приобретенные компетенции. Также подготовка финальной
презентации позволяет команде осмыслить проделанную работу, дает
возможность перевести полученный опыт в знания.

46.

Разбор практики №1 «Диаграмма Ганта»

47.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ:
Сделать краткий конспект по вопросам:
1. Что такое проектная деятельность?
2. Назовите основные отличия проектной деятельности от процессной?
3. Каковы основные этапы проектной деятельности. Дайте краткую характеристику?
4. Напишите основные определения понятия «Проект».
5. Зачем нужна классификация типов проектов?
6. Каковы основные признаки классификации проектов?
7. Как можно определить понятие «Успешность проекта»?
8. Какие показатели используются при оценке успешности проекта?
9. Что входит в планирование?
10. Можно ли менять планы?
11. Как расставить приоритеты при планировании?
12. На что стоит обращать внимание при планировании?
13. Какие ключевые элементы включает в себя диаграмма Ганта?
14. Какова роль диаграммы Ганта в управлении проектами?

48.

МОТИВАЦИЯ