Tema_2_Upravlenie_proektami

1.

Автономная некоммерческая организация высшего образования
«Университет мировых цивилизаций имени В.В. Жириновского»
Тема 2 «Этапы разработки и управления проектами »
Дисциплина: Управление проектами
Проводит: д.э.н., проф. Лебедев Константин Анатольевич

2.

Литература
1.Зуб А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва:
Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5534 00725-1. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт
[сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/511087
2.Балашов А. И. и др.Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее
образование). — ISBN 978-5-534 00725-1. — Текст: электронный //
Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511087 А. Ткаченко; под общей редакцией Е. Роговой
Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва: Издательство
Юрайт, 2023. — 383 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534 00436-6. —
Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/510590
3.Поляков и др. Управление инновационными проектами: учебник и
практикум для вузов 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт,
2023. — 384 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-15534-1. — Текст:
электронный Образовательная // платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511434

3.

Введение в управление проектами
Цели проекта
Чёткое определение ожидаемых
результатов
Уникальность
Неповторимость задач и результатов
Временные рамки
Конкретное начало и завершение
работ
Ресурсы
Люди, материалы, оборудование
Управление проектами — это методология организации и контроля временных, уникальных инициатив для
достижения конкретных результатов.

4.

Что такое проект?
Проект — это уникальная временная деятельность, направленная
на создание определённого продукта, услуги или результата.
В отличие от процессной (операционной) деятельности, проекты:
Имеют конкретное начало и конец
Создают уникальный результат
Отличаются разнообразием и изменчивостью задач
Требуют специальных подходов к планированию и реализации

5.

Почему важно управлять проектами?
Без управления
С управлением
Хаос в работе команды
Структурированная работа
Срыв сроков
Соблюдение сроков
Перерасход бюджета
Контроль бюджета
Неудовлетворённые клиенты
Довольные стейкхолдеры
Низкое качество результата
Качественный результат
Управление проектом — это как навигация по маршруту: чем точнее карта и опытнее штурман, тем выше
вероятность достичь цели вовремя и с минимальными затратами.

6.

Объекты управления проектом
Ресурсы
Временные рамки
Задачи и работы
Персонал, финансы, материалы,
Сроки выполнения работ,
Конкретные действия, которые
оборудование, технологии и
этапы, вехи проекта и
необходимо выполнить для
информация.
критические точки.
достижения результатов.
Качество
Риски
Соответствие результатов требованиям и
Неопределённые события, которые могут повлиять
ожиданиям заинтересованных сторон.
на успех проекта.

7.

Субъекты управления проектом
Инициатор (заказчик)
Менеджер проекта
Определяет потребность в проекте,
Отвечает за планирование, реализацию и
обеспечивает финансирование и принимает
успешное завершение проекта. Координирует
решение о запуске проекта. Формулирует
работу команды и взаимодействие со
требования и ожидаемые результаты.
стейкхолдерами.
Команда исполнителей
Стейкхолдеры
Выполняет задачи проекта, предоставляет
Лица или организации, которые
необходимые компетенции и опыт для
заинтересованы в результатах проекта или
достижения результатов.
могут оказывать влияние на его ход.

8.

Роль менеджера проекта
Ключевые функции:
Планирование всех аспектов проекта
Координация работы команды
Управление изменениями и рисками
Коммуникация со всеми участниками
Контроль соблюдения сроков и бюджета
Мотивация и развитие команды
Отчётность перед заказчиком и руководством

9.

Эффективное управление проектом требует слаженной командной работы
и постоянной коммуникации на всех этапах

10.

Жизненный цикл проекта: 5 ключевых этапов
Планирование
Инициация
Определение целей, оценка
целесообразности, формирование
Разработка детального плана,
определение ресурсов, бюджета и
сроков
устава проекта
Выполнение
Реализация задач согласно плану,
Завершение
Сдача результатов, оценка
эффективности, формальное
закрытие
координация работы команды
Мониторинг и контроль
Отслеживание прогресса,
управление изменениями и рисками
Каждый этап жизненного цикла имеет свои задачи, результаты и инструменты управления. Они могут пересекаться во
времени, но логически образуют последовательность действий.

11.

Этап 1: Инициация проекта
Ключевые задачи инициации:
Определение целей и задач проекта
Анализ целесообразности и потенциальных рисков
Формирование и утверждение устава проекта (Project Charter)
Определение ограничений и допущений
Идентификация ключевых заинтересованных сторон
Назначение менеджера проекта и формирование команды
Получение официального одобрения на запуск проекта
Устав проекта — это основополагающий документ, описывающий цели, границы, ожидаемые результаты, ключевые
заинтересованные стороны и общие параметры проекта.

12.

Пример: София и её команда HR
София, руководитель HR-отдела в технологической компании, инициирует
проект по пересмотру системы адаптации новых сотрудников.
На этапе инициации:
Проводит анализ текущей системы и выявляет проблемы: длительное
вхождение в должность, высокий процент увольнений в первые 3
месяца
Формулирует цель: снизить срок полноценного вхождения в должность
с 3 месяцев до 1 месяца и уменьшить текучесть новичков на 30%
Согласовывает цели с руководством компании
Получает бюджет и назначается менеджером проекта

13.

Этап 2: Планирование проекта
Структура работ (WBS)
График работ
Ресурсный план
Иерархическая
Визуализация
Определение необходимых
декомпозиция всего объема
последовательности и
ресурсов и их
Выявление потенциальных
работ для достижения целей
продолжительности задач
распределение по задачам
рисков и планирование
проекта
План управления
рисками
реагирования на них
Тщательное планирование — залог успешной реализации проекта. В результате должен быть сформирован комплексный
план, охватывающий все аспекты проекта.

14.

Инструменты планирования
Ключевые методы и инструменты:
Microsoft Project
Jira
Trello
PERT-анализ: оценка времени выполнения задач с учётом оптимистичного,
пессимистичного и наиболее вероятного сценариев
Asana
Битрикс24
Матрица ответственности (RACI): распределение ролей и ответственности между
участниками проекта
GanttPRO
Диаграммы Ганта: визуализация задач во времени, отображение зависимостей и вех проекта
Метод критического пути (CPM): выявление задач, задержка которых приведёт к срыву
сроков всего проекта
Популярные программные средства:

15.

Практический совет
"Вовлекайте команду в планирование. Те, кто участвовал в создании плана, с большей вероятностью
будут ему следовать."
Преимущества вовлечения команды:
Более реалистичные оценки сроков
Учёт технических нюансов и ограничений
Повышение мотивации и ответственности
Выявление потенциальных проблем на ранних этапах
Лучшее понимание целей и задач проекта

16.

Этап 3: Выполнение проекта
Распределение задач
Организация работы
Обеспечение качества
Назначение ответственных и
Координация действий команды,
Контроль соответствия
выделение ресурсов согласно
управление рабочим процессом
результатов требованиям проекта
плану
Этап выполнения — это воплощение плана в жизнь. Менеджер проекта должен обеспечить координацию
действий всех участников, своевременное решение возникающих проблем и контроль качества промежуточных
результатов.
На этом этапе особенно важна роль лидерства менеджера проекта: мотивация команды, разрешение
конфликтов, принятие оперативных решений.

17.

Важность коммуникаций
Ключевые элементы коммуникации:
Регулярные совещания: ежедневные стендапы, еженедельные
обзоры прогресса, ретроспективы
Отчёты о статусе: регулярное информирование стейкхолдеров о
ходе проекта
Документирование решений: фиксация всех важных решений и
изменений
Управление ожиданиями: своевременное информирование о
возможных отклонениях от плана
Канал для эскалации проблем: чёткий процесс решения критических
вопросов
По статистике, до 90% времени руководителя проекта уходит на коммуникации. Эффективное общение — основа для
успешной реализации любого проекта.

18.

Этап 4: Мониторинг и контроль
1
2
Отслеживание прогресса
Управление изменениями
Регулярная проверка статуса выполнения задач по срокам,
Формализованный процесс внесения, оценки и утверждения
затратам и результатам. Сравнение фактических показателей с
изменений в проект. Анализ влияния изменений на сроки,
запланированными.
бюджет и качество.
3
4
Контроль рисков
Контроль качества
Мониторинг известных рисков, выявление новых и реализация
Проверка результатов работ на соответствие требованиям.
стратегий реагирования. Пересмотр реестра рисков.
Выявление и устранение дефектов на ранних стадиях.
Мониторинг и контроль ведутся параллельно с этапом выполнения, а не после него. Это позволяет своевременно выявлять
отклонения и принимать корректирующие действия.

19.

Методы контроля
KPI и метрики проекта
Инструменты мониторинга
Ключевые показатели эффективности для измерения успешности проекта:
Дашборды и отчёты о статусе проекта
Трекинговые системы и диаграммы прогресса
Контрольные списки и чек-листы
Метод освоенного объёма (Earned Value Management)
Регулярные обзорные совещания
Отклонение по срокам (SV): разница между запланированным и фактическим прогрессом
Отклонение по стоимости (CV): разница между запланированным и фактическим бюджетом
Индекс выполнения сроков (SPI): отношение выполненной работы к запланированной
Индекс выполнения бюджета (CPI): отношение запланированных затрат к фактическим

20.

Этап 5: Завершение проекта
Передача результатов
Подведение итогов
Демонстрация и сдача продукта заказчику
Получение формального подтверждения о
Сравнение запланированных и фактических
результатов
приёмке
Оценка эффективности проекта
Передача документации и обучение
Анализ достижения бизнес-целей
пользователей
Документирование опыта
Формальное закрытие
Сбор уроков проекта
Фиксация лучших практик
Создание базы знаний для будущих проектов
Закрытие договоров и финансовых
обязательств
Роспуск команды проекта
Архивация всей документации
Грамотное завершение проекта так же важно, как и его начало. Это позволяет зафиксировать успех, извлечь
уроки и создать основу для будущих проектов.

21.

Успешное завершение проекта — результат
слаженной работы всей команды и грамотного
управления на всех этапах

22.

Инициатор проекта (заказчик)
Ключевые функции:
Формулирует бизнес-потребность и цели проекта
Определяет ожидаемые результаты и критерии успеха
Обеспечивает финансирование и ресурсную поддержку
Принимает стратегические решения по проекту
Утверждает основные документы и изменения
Участвует в приёмке результатов проекта
Инициатор проекта может быть представлен различными ролями: генеральный директор,
руководитель подразделения, внешний клиент, спонсор.
В крупных проектах часто разделяют роли заказчика (кто
формулирует потребность) и спонсора (кто обеспечивает ресурсы и
поддержку).

23.

Менеджер проекта
70%
30%
5x
Коммуникации
Планирование
Эффективность
Времени менеджера уходит на общение
Проектов терпят неудачу из-за
Выше у команд под руководством
с командой и стейкхолдерами
недостаточного планирования
опытного менеджера проектов
Компетенции успешного менеджера проекта:
Технические:
Лидерские:
Стратегические:
Мотивация команды
Бизнес-понимание
Принятие решений
Управление изменениями
Методология управления
проектами
Планирование и контроль
Разрешение конфликтов
Переговоры
Управление рисками
Делегирование
Критическое мышление
Документирование

24.

Команда проекта
Состав команды:
Специалисты с необходимыми компетенциями для выполнения задач
проекта
Технические эксперты в соответствующих областях
Административный персонал (координаторы, ассистенты)
Специалисты по качеству и тестированию
Аналитики и документаторы
Команда может быть выделенной (работающей только над этим проектом) или
матричной (совмещающей проектную работу с функциональными
обязанностями).
"Хорошая команда проекта — это не просто набор специалистов, а слаженный организм, где каждый понимает общую цель и свой
вклад в её достижение."

25.

Стейкхолдеры
Ключевые
1
2
3
4
Высокое влияние и интерес
Поддерживающие
Высокий интерес, низкое влияние
Влиятельные
Высокое влияние, низкий интерес
Второстепенные
Низкое влияние и интерес
Внутренние стейкхолдеры:
Внешние стейкхолдеры:
Руководство компании
Клиенты и пользователи
Сотрудники и подразделения организации
Поставщики и подрядчики
Акционеры и инвесторы
Государственные органы
Конкуренты и СМИ
Управление стейкхолдерами включает: идентификацию, анализ интересов и влияния, планирование коммуникаций, мониторинг отношений и удовлетворённости.

26.

Взаимодействие субъектов управления
Пример коммуникационной цепочки:
Заказчик
Менеджер проекта
Формулирует потребность, выдвигает требования, принимает результаты
Уточняет требования, планирует работы, контролирует выполнение
Команда проекта
Обратная связь
Реализует задачи, создаёт продукт, отчитывается о прогрессе
Демонстрация результатов, внесение корректировок
Эффективное взаимодействие требует прозрачности, своевременности и полноты информации на всех этапах проекта.

27.

Риски и неопределённости в проекте
75%
60%
40%
Человеческий фактор
Изменение требований
Недооценка сложности
Проектов сталкиваются с рисками из-за ухода ключевых сотрудников
Проектов испытывают значительные изменения в требованиях
Проектов сталкиваются с непредвиденной технической сложностью
Типичные риски проектов:
Нереалистичные сроки и ожидания
Недостаточно детализированные требования
Нехватка ресурсов (финансовых, человеческих)
Низкая квалификация исполнителей
Технологические ограничения

28.

Как управлять рисками?
Оценка
Идентификация
Определение вероятности и потенциального
Выявление потенциальных рисков проекта
воздействия
Мониторинг
Планирование
Отслеживание известных рисков и выявление
Разработка стратегий реагирования на риски
новых
Стратегии реагирования на риски:
Избежание
Передача
Снижение
Принятие
Исключение условий
Перенос ответственности на
Уменьшение вероятности или
Готовность к последствиям без
возникновения риска
третью сторону
последствий
активных действий

29.

Пример из IT-проекта
Проблема: изменение требований
Типичная ситуация для IT-проектов: заказчик меняет
требования уже в процессе разработки, что ставит под
угрозу сроки и бюджет.
Традиционный подход (Waterfall):
Жёсткая фиксация требований в начале проекта
Формальная процедура управления изменениями
Пересчёт бюджета и сроков при каждом изменении
Гибкий подход (Agile):
Итеративная разработка короткими спринтами
Регулярная демонстрация промежуточных результатов
Возможность изменения приоритетов между спринтами

30.

Методологии управления проектами
Водопад (Waterfall)
Гибкие методы (Agile)
Kanban
Последовательные фазы
Итеративная разработка
Визуализация рабочего процесса
Чёткое документирование
Адаптивность к изменениям
Ограничение работы в процессе
Фиксированный объём работ
Постоянная обратная связь
Оптимизация потока задач
Для проектов с ясными
Для проектов с высокой
Для непрерывного улучшения
требованиями
неопределённостью
процессов
Современные проектные команды часто используют гибридные подходы, сочетающие элементы разных методологий в
зависимости от специфики проекта.

31.

Выбор методологии зависит от:
Тип проекта
Размер и сложность проекта
Уникальность или повторяемость
Требования к формальной документации
Команда и ресурсы
Опыт и компетенции команды
Географическое распределение участников
Доступные инструменты и технологии
Организационный контекст
Корпоративная культура
Сложившиеся процессы и практики
Регуляторные требования
Требования заказчика
Степень вовлеченности заказчика
Гибкость в изменении требований
Ожидания по прозрачности и контролю
"Не существует универсальной методологии для всех проектов.
Лучший подход — адаптировать методы под конкретную
ситуацию и команду."

32.

Визуализация этапов проекта
Жизненный цикл проекта — это последовательность фаз, через которые проходит проект от начала до
завершения. Каждая фаза имеет определённые цели, задачи и результаты, которые должны быть достигнуты.
Несмотря на различные методологии, базовая структура жизненного цикла проекта остаётся схожей, что
позволяет применять единые принципы управления.

33.

Кейс: Реализация крупного проекта строительства
Инициация
Действия: Анализ рынка, ТЭО, утверждение бюджета, формирование команды.
Результат: Утверждённый устав проекта, предварительный бюджет, назначение руководителя.
Планирование
Действия: Детальное проектирование, составление графика работ, планирование закупок.
Результат: Проектная документация, детальный график, план ресурсов и коммуникаций.
Выполнение
Действия: Строительство объекта, контроль качества, управление подрядчиками.
Результат: Возведённый объект, соответствующий требованиям и спецификациям.
Мониторинг
Действия: Ежедневные отчёты о прогрессе, контроль отклонений, корректировки плана.
Результат: Своевременное выявление и решение проблем, соблюдение ограничений.
Завершение
Действия: Проверка соответствия требованиям, сдача объекта, оценка результатов.
Результат: Принятый заказчиком объект, извлечённые уроки, формальное закрытие.

34.

Ошибки в управлении проектами
65%
Недостаточное планирование
Проектов проваливаются из-за отсутствия детального плана или нереалистичных сроков
57%
Плохая коммуникация
Проектов сталкиваются с проблемами из-за неэффективного обмена информацией
45%
Игнорирование рисков
Проектов терпят неудачу из-за отсутствия управления рисками или их игнорирования
30%
Недостаточные компетенции
Проектов испытывают трудности из-за нехватки опыта или квалификации команды
По статистике, только около 35% всех проектов
завершаются успешно, соблюдая изначально
запланированные сроки, бюджет и объём работ.

35.

Как избежать ошибок?
Чёткое определение ролей и ответственности
1
Использование матрицы RACI для распределения ответственности
Документирование полномочий по принятию решений
Регулярное обсуждение ожиданий с каждым участником
Эффективная система коммуникаций
2
Регулярные статус-митинги и обзоры прогресса
Прозрачная отчётность для всех заинтересованных сторон
Использование единого источника информации о проекте
Реалистичное планирование и оценка
3
Вовлечение исполнителей в оценку трудозатрат
Учёт буфера на риски и неопределённость
Регулярная переоценка плана с учётом фактического прогресса
Гибкость и адаптация к изменениям
4
Внедрение формализованного процесса управления изменениями
Регулярная переоценка приоритетов и допущений
Готовность корректировать подход в зависимости от ситуации

36.

Современные инструменты управления проектами
Популярные программные решения:
Ключевые тенденции:
Jira: отслеживание задач, гибкое планирование, управление спринтами
Искусственный интеллект для прогнозирования рисков и оптимизации ресурсов
Microsoft Project: детальное планирование, управление ресурсами, отчётность
Облачные решения для распределённых команд
Asana: управление задачами, коллаборация, интеграция с другими инструментами
Интеграция с другими бизнес-системами (CRM, ERP)
Trello: визуальное управление задачами на основе канбан-досок
Автоматизация рутинных задач и отчётности
Битрикс24: комплексное решение для управления проектами и бизнес-процессами
Расширенная аналитика и визуализация данных проекта
Monday.com: гибкие рабочие процессы, визуализация и автоматизация

37.

Итоги и ключевые выводы
Управление проектом — это
комплексный процесс
Важно понимать роли и
взаимодействие участников
Успешное управление проектами требует системного
Чёткое определение ролей и ответственности всех
подхода, охватывающего все этапы жизненного цикла:
субъектов управления (заказчика, менеджера проекта,
от инициации до завершения. Ключевым фактором
команды и стейкхолдеров) создаёт основу для
успеха является баланс между объёмом работ,
эффективной работы и принятия решений.
сроками, ресурсами и качеством.
Планирование и контроль — залог успеха
Тщательное планирование с учётом рисков и
Выбор методологии зависит от
контекста проекта
постоянный мониторинг выполнения позволяют
Не существует универсального подхода к управлению
своевременно выявлять отклонения и принимать
проектами. Необходимо выбирать и адаптировать
корректирующие меры для достижения целей
методологию (Waterfall, Agile, гибридную) в
проекта.
зависимости от типа проекта, команды и
организационного контекста.

38.

Вдохновляющий пример
"Успешные проекты меняют бизнес и жизнь
людей"
Проект реконструкции заброшенной промышленной зоны в
современное общественное пространство:
Комплексный подход к управлению с вовлечением всех
заинтересованных сторон
Чёткое планирование с разбивкой на фазы и контрольные точки
Гибкое реагирование на изменения в требованиях местного
сообщества
Прозрачная коммуникация с жителями района на всех этапах
Результат: вместо заброшенной территории — процветающее
пространство, повышение качества жизни местного населения, рост
стоимости недвижимости в районе на 40%.