Этапы и процессы управления проектами (тема 2)

1.

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Владимирский государственный университет
имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»
(ВлГУ)
Программа повышения квалификации
«Проектный менеджмент»
Тема 2
«Этапы и процессы управления проектами»
Владимир, 2021
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
1

2.

Жизненный цикл проекта
• Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ
проекта, в процессе завершения которых достигается один
из основных результатов проекта.
• Жизненный цикл проекта – полный набор
последовательных фаз проекта, название и число которых
определяется исходя из технологии производства работ и
потребностей контроля со стороны организации или
организаций, вовлеченных в проект.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
2

3.

Характеристики жизненного цикла
проекта
Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) – набор обычно последовательных, а иногда и
перекрывающихся фаз проекта, количество и состав которых определяется потребностями
управления организации или организаций , участвующих в проекте. Жизненный цикл можно
документировать с помощью методологии.
ОРГАНИЗАЦИЯ И
ПОДГОТОВКА
ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПРОЕКТА
ЗАВЕРШЕНИЕ
ПРОЕКТА
Уровень затрат и загрузки персонала
НАЧАЛО
ПРОЕКТА
Устав проекта
План управления проектом
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и Принятые результаты
Время
процессы управления
проектами
Архив
3

4.

Стадии процесса управления проектом
• Инициация. Стадия процесса управления проектом, результатом
которой является санкционирование начала проекта или очередной
фазы его жизненного цикла.
• Планирование. Непрерывный процесс определения наилучшего
способа действий для достижения поставленных целей проекта с
учетом складывающейся обстановки.
Стадии процесса управления проектом
• Организация и контроль выполнения. Стадия процесса управления
проектом, на которой осуществляется организация выполнения
включенных в план проекта работ и контроль их выполнения с
помощью соответствующих систем учета и отчетности.
• Анализ и регулирование выполнения проекта. Стадия процесса
управления проектом, на которой осуществляется: сравнение
фактического выполнения с запланированным, анализ отклонений,
прогноз их влияния на конечные результаты и оценка возможных
корректирующих действий.
• Закрытие проекта. Стадия процесса управления проектом,
результатом которой является подтверждение и документальное
оформление завершения всех работ проекта и окончательное
разрешение всех спорных вопросов.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
4

5.

Связь жизненного цикла проекта и продукта
Жизненный цикл продукта (Product Life Cycle) – набор обычно последовательных не
перекрывающихся фаз продукта, название и количество которых определяется
производственными и управленческими потребностями организации.
Гибель
продукта
Бизнесплан
Общая
идея
ПРОДУКТ
Начальная
веха
Веха4 Финальная веха
Веха1
Веха2
Начало
проекта
Организация
и подготовка
Выполнение работ
проекта
План
Прогресс
Устав
Описание
содержания
Веха3
Базовый
план
Операционная
деятельность
Изьятие
капитало
вложений
Завершение
проекта
Одобрение
Приемка
Передача
Заказчику
Жизненный цикл проекта
ЖизненныйПроектный
цикл продукта
менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
5

6.

Жизненный цикл проекта всемирного
банка (пример)
Разработка
Определение
задач
Рабочее
проектирование
Экспертиза
Разработка идеи /
концепции проекта
Переговоры
Принятие решения о
предоставлении займа
Завершение
проекта
Оценка и анализ
результатов
Контроль
реализации
Осуществление
проекта
Waren C. Baum “Project Cycle”
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
Издание Всемирного банка 1993 г.
6

7.

Участники проекта
Лицо или группа лиц, предоставляющая
финансовые ресурсы – деньгами или в
натуральном выражении – для проекта
Члены команды проекта, непосредственно
занятые в управлении
Спонсор
проекта
Менеджер
проекта
Заказчик - лицо или
Лицо, ответственное за
управление проектом
Команда
управления проектом
организация, которые будут
использовать продукт проекта
Офис управления проектом
– подразделение,
осуществляющее централизацию
и координацию управления
приписанных к нему проектов
Команда проекта
Участники проекта
Источники влияния – лица или группы, которые
напрямую не связаны с получением или
использованием продукта проекта, но которые могут
повлиять на ход выполнения проекта
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
Группа, которая выполняет
работы по проекту
7

8.

Структура команды проекта
Высшее руководство компании
Проектный комитет
Куратор проекта
Команда управления
проекта
Менеджер проекта
Руководитель
функциональной
области (финансы)
Руководитель
функциональной
области (персонал)
Главный инженер
проекта (ГИП)
Проектный офис и/или
администратор проекта
Команда проекта
Исполнители
Подрядчики
Субподрядчики
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
8

9.

Роль менеджера проекта
Менеджер проекта ( Project Manager, PM)– это лицо,
назначаемое исполняющей организацией ответственным
за достижение целей проекта.
ЗНАНИЯ
РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ
ЛИЧНЫЕ
КАЧЕСТВА
• Современные методы управления проектами
• Основы юриспруденции
• Знания основ общего менеджмента
• Знания, стандартов и нормативных актов для области приложения проекта
• Умения и навыки в управлении проектами
• Навыки межличностных отношений
• Коммуникативные навыки
• Лидерство
• Ответственность
• Коммуникабельность
• Лояльность компании
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
9

10.

Окружение проекта.
Заинтересованные стороны (стейкхолдеры)
• Окружение проекта (Project Environment) – среда
проекта, порождающая совокупность внутренних и
внешних сил, которые способствуют или мешают
достижению целей проекта. Выделяют ближнее и
дальнее окуржение.
• Заинтересованные стороны проекта (Stakeholders) –
физические лица и организации, которые
непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы
могут быть затронуты при осуществлении проекта.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
10

11.

Заинтересованные стороны
(стейкхолдеры)
Инвестор
Государство
Чиновники
Общественные организации
«Зеленые»
и т.д.
Заказчик
Балансодержатель
Функциональный
заказчик
Акционеры компании
Высшее руководство компании
Подразделения компании
Функциональные менеджеры
и т.д.
Менеджер
проекта
Конечные
пользователи
Исполнители
Подрядчики
Субподрядчики
Контракторы
Семьи участников
Профсоюзы
и т.д.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
11

12.

Каждый участник управляет своим
проектом
Инвестор инвестиционный
проект
Заказчик – проект
по созданию и сдаче
в эксплуатацию
актива
Подрядчик –
проект по
выполнению работ
Балансодержатель
– ведет проектный
учет и эксплуатирует
созданный актив
Проект Инвестора (инвест.
проект)
Проект Заказчика
Проект
подрядчика
Деятельность балансодержателя
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
12

13.

Управление взаимодействием со
стейкхолдерами
Ключевые вопросы:
• Кто является участником моего
проекта?
• Каковы цели/интересы каждого
участника?
• Кто поддерживает проект, а кто
препятствует его реализации?
• Кто имеет сильное влияние на
проект?
Алгоритм управления
стейкхолдерами:
• Выявление заинтересованных
сторон
• Выявление интересов
стейкхолдеров
• Оценка их влияния/отношения
• Ранжирование/приоретизация
• План взаимодействия
• Реализация Плана, контроль,
анализ, внесение изменений
• Подведение итогов…
• … Выявление заинтересованных
сторон и т.д.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
13

14.

Функциональная структура
Высшее руководство
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Функциональный
Руководитель
(Координатор проекта)
Исполнитель
Исполнитель
Исполниетль
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
14

15.

Проектная структура
Высшее руководство
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Менеджер проекта
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
15

16.

Матричная структура
Высшее
руководство
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Менеджер
проекта
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Менеджер
проекта
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Менеджер
проекта
Исполнитель
Исполнитель
Менеджер
проекта
Менеджер
программы
Матрица может быть:
•Слабая
•Жесткая
•Сбалансированная
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
16

17.

Группа
процессов
инициации
• Разработка
Управление
интеграцией проекта устава проекта.
Группа процессов планирования
Группа процессов
исполнения
• Разработка плана управления проектом.
• Руководство и управление
исполнением проекта.
Группа процессов мониторинга Группа процессов
и управления
завершения
• Мониторинг и управление
работами проекта.
• Осуществление общего
управления изменениями.
Управление
содержанием
проекта
• Сбор требований.
• Определение содержания.
• Создание ИСР.
• Подтверждение содержания.
• Управление содержанием.
Управление сроками
проекта
• Определение операций.
• Определение последовательности
операций.
• Оценка ресурсов операции.
• Оценка длительности операции.
• Разработка расписания.
• Оценка стоимости.
• Определение бюджета.
• Управление расписанием.
Управление
стоимостью проекта
Управление
качеством проекта
Управление
человеческими
ресурсами
Управление
коммуникациями
проекта
Определение
заинтересованных сторон.
• Управление стоимостью
• Планирование качества.
•Обеспечение качества.
• Разработка плана управления
человеческими ресурсами.
• Набор команды проекта.
• Развитие команды пр-та.
• Управление командой
проекта.
• Распределение
информации.
• Управление ожиданиями
заинтересованных сторон.
• Планирование коммуникаций.
• Завершение
проекта или фазы.
Управление рисками
проекта
• Планирование управления рисками.
• Идентификация рисков.
• Качественный анализ рисков.
• Количественный анализ рисков.
• Планирование реагирования на риски.
Управление
закупками проекта
• Планирование закупок.
• Осуществление
закупок.
процессы управления
проектами
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
• Контроль качества.
• Подготовка отчетов об
исполнении.
• Мониторинг и управление
рисками.
• Управление закупочной
деятельностью.
17
• Закрытие
закупок.

18.

Управление интеграцией
проекта
Разработка устава проекта
Разработка плана управления проектом
Управление
интеграцией
проекта
Руководство и управление исполнением проекта
Мониторинг и управление работами проекта
Осуществление общего управления изменениями
Завершение проекта или фазы
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
18

19.

Разработка устава проекта
Develop Project Charter
Входы
• Описание работ
проекта
Инструменты и
методы
Выходы
• Экспертные оценки
• Устав проекта Project
Expert judgment
charter
Project statement of work
• Экономическое
обоснование Business
case
• Контракт
Contract
• Факторы среды
предприятия Enterprise
environmental factors
• Активы процессов
организации
Organizational process
assets
• Другие подразделения;
• Консультанты;
• Заинтересованные
стороны проекта, в том
числе заказчики или
спонсоры;
• Профессиональные и
технические ассоциации;
• Отраслевые объединения;
• Эксперты по отдельным
вопросам;
• Офис управления
проектами (PMO).
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
19

20.

Экономическое обоснование
Элемент
Примеры
Требования рынка
Действия конкурентов, требования
клиентов, запросы дилеров
Потребность организации
Повышение квалификации, аварии,
Требования Заказчика
Развитие бизнеса, потребности в росте,
диверсификации и др.
Технический (технологический) прогресс
Удешевление процесса (продукта),
повышение качества, увеличение
возможностей
Правовые требования
(Требования законодательства)
Требования ГОСТов, СНиПов, техники
безопасности, Законов и др.
Экологические воздействия
Строительство очистных сооружений,
переход на новые экологические стандарты
Социальные потребности
Гигиена, экология, здравый смысл
20
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами

21.

Разработка Устава проекта
Устав проекта – документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который
формально узаконивает существование проекта и предоставляет менеджеру проекта
полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта.
Структура Устава:
•Назначение или обоснование проекта;
•Измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
•Требования высокого уровня;
•Описание проекта высокого уровня;
•Риски высокого уровня;
•Сводное расписание контрольных событий;
•Сводный бюджет проекта;
•Требования к одобрению проекта;
•Назначенный менеджер проекта, уровень ответственности и полномочий;
•Имя и полномочия спонсора или другого лица , утверждающего Устав проекта.
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
21

22.

Подготовлено:
УСТАВ ПРОЕКТА
Дата выпуска
Название проекта
Объем проекта
Цели проекта
Клиенты проекта (участники бюджетного процесса)
Потребности проекта
Конечный продукт проекта
Требования клиента
Стадии жизненного цикла
Критерии приемки клиентом
Основные заинтересованные стороны проекта
Организационные цели
Гарантии проекта
Ограничения по рискам
Анализы и утверждения
Отчет о статусе
Задания команды
Сроки
Лимиты на трудовые затраты
22
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами

23.

Расписание контрольных событий
Грамотно выделенный комплекс вех составляет серию естественных
контрольных точек проекта. Достижение вехи подразумевает переход
проекта из одного состояния в другое
Цель
проекта
Веха 2
Срок
завершения
проекта
Веха 1
Время
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
23

24.

План по вехам
План по вехам
Проект «Запуск программы лояльности»
Описание вехи
Плановая
дата
Этап проекта
УП
Организация
Технический
Договора
Запуск проекта
29.09.2013
Утверждена маркетинговая концепция
первоначального предложения
01.04.2013
План проекта утвержден
15..04..2013
Готов перечень функциональных ограничений ITинфраструктуры
01.06.2013
Тендер на изготовление карт проведен
03.08.2013
Ор2
Тендер на полиграфические услуги проведен
12.08.2013
Ор3
Тендер на промокампанию проведен
12.08.2013
Ор4
Договор на изготовление карт заключен
10.08.2013
Д1
Договор с поставщиком полиграфических услуг
заключен
19.08.2013
Д2
Договор с подрядчиком промокампании заключен
19.08.2013
Д3
Тестирование учетной системы завершено
15.08.2013
Персонал прошел обучение
25.09.2013
Карты готовы и приняты на склад гипермаркета
25.08.2013
Т3
Полиграфическая продукция готова и принята на
склад гипермаркета
25.08.2013
Т4
Ввод системы в эксплуатацию
25.09..2013
Запуск программы лояльности
29.09..2013
Обучение
УП1
Ор1
УП2
Т1
Т2
О1
Т5
УП3
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
24

25.

Критерии приемки продукта
Критерии успеха (Project Success) и критерии неудач (Failure Criteria)
проекта– представляют собой совокупность показателей, которые дают
возможность судить об успешности выполнения проекта
Основные типы критериев:
• Традиционные: «в срок, в рамках бюджета, в соответствии со
спецификацией»
• Соответствие требованиям (ожиданиям) Заказчика и пользователей
• Соответствие ожиданиям других участников проекта
Пример критериев успеха ИТ-проекта:
Удовлетворенный заказчик
Реализация проекта в рамках временных и бюджетных ограничений
Результаты соответствуют спецификациям и потребностям
пользователей
Повышение производительности труда пользователей
Отладка системы выполнена до запуска в эксплуатацию, а не после
Простота внедрения и эксплуатации
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
25

26.

Разработка плана управления проектом
Develop Project Management Plan
Входы
Инструменты
и методы
• Устав проекта Project
• Экспертные оценки
charter
Expert judgment
• Выходы процессов
планирования Outputs
Выходы
• План управления
проектом
Project management plan
from planning processes
• Факторы среды
предприятия Enterprise
environmental factors
• Активы процессов
организации
Organizational process
assets
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
26

27.

План управления проектом
Общий раздел
• Жизненный цикл;
• Результаты адаптации (перечень и порядок использования выбранных процессов из РМВОК);
• Порядок выполнения работ;
• План управления изменениями и план управления конфигурацией;
• Порядок поддержания целостности базовых планов исполнения;
• Потребности участников проекта в коммуникации и методы ее реализации
Базовые планы
• Базовое расписание
• Базовый план выполнения стоимости
• Базовый план по содержанию
Вспомогательные планы
• План управления содержанием
• План управления требованиями
• План управления расписанием
• План управления стоимостью
• План управления качеством
• План усовершенствования процессов
• План управления человеческими ресурсами
• План управления коммуникациями
• План управления рисками
• План управления закупками
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
27

28.

Документы проекта
Устав проекта
Предложения
Роли и ответственности
Список операций
Закупочная документация
Список продавцов
Оценки стоимости операций
Организационная структура проекта
Критерии выбора поставщика
Журнал допущений
Контрольные списки качества
Анализ заинтересованных сторон
проекта
Журнал изменений
Измерения контроля качества
Стратегия управления
заинтересованными сторонами
проекта
Контракты
Система показателей качества
Реестр заинтересованных сторон
проекта
Журнал регистрации проблем
Матрица ответственности
Требования заинтересованных сторон
проекта
Оценки длительностей
Матрица отслеживания требований
Партнерские соглашения
Прогнозы
Иерархическая структура ресурсов
Описания работ
Список контрольных событий
Ресурсные календари
Оценка эффективности работы
команды
Отчеты об исполнении
Требования к ресурсам
Информация о выполненных работах
Требования к финансированию
проекта
Реестр рисков
Измерения выполнения работ
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
28

29.

Руководство и управление
исполнением проекта
Входы
• План управления
проектом
Project management plan
• Одобренные
запросы на
изменения
Approved change request
• Факторы среды
Инструменты
и методы
• Экспертные оценки
Expert judgment
• Информационная
система управления
проектом
Project management
information system
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
Выходы
• Результат, предмет
поставки
Deliverables
• Информация о
выполненных
работах Work
performance information
• Запросы на
29

30.

Мониторинг и управление
работами проекта
Monitor and Control Project Work
Входы
• План управления
проектом
Инструменты
и методы
• Экспертные оценки
Expert judgment
Project management plan
Выходы
• Запросы на
изменения
Change request
• Отчеты об
исполнении
• План управления
проектом
Performance reports
(обновления)
Project management plan
updates
• Факторы среды
предприятия Enterprise
environmental factors
• Документы проекта
• Активы процессов
организации
Project document updates
(обновления)
Organizational process
assets
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
30

31.

Осуществление общего
управления изменениями Perform
Входы
• План управления
проектом
Project management plan
• Информация о
выполненных
работах Work
performance information
• Запросы на
изменения
Integrated
Change Control
Инструменты
и методы
• Экспертные оценки
Expert judgment
• Собрания по
управлению
изменениями
Change control meeting
Выходы
• Обновление статуса
запросов на
изменения
Change request status
updates
• План управления
проектом
(обновления)
Change request
Project management plan
updates
• Факторы среды
предприятия Enterprise
• Документы проекта
environmental factors
(обновления)
• Активы процессов
организации
Project document updates
Organizational process
assets
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
31

32.

Запрос на изменение (вариант)
Наименование поля
Описание поля
Номер запроса на изменение
Заголовок
Приоритет
Приоритет, назначаемый инициатором изменения, один из следующих:
-высокий – обязательное изменение, других альтернатив нет;
-средний – обязательное или в высшей степени желательное изменение, но имеются альтернативы;
-низкий – необязательное, но желательное решение для совершенствования проекта.
Информация об инициаторе
Детальное описание изменения
Если необходимо, возможно использование дополнительных страниц, в качестве приложения к
запросу на изменение
Причины, вызвавшие потребность
в изменении
Влияние изменения на проект
Решение Руководителя проекта
по запросу на изменение:
Подпись
Дата
Принятое решение:
принять – произвести предлагаемые изменения;
отменить – признано нецелесообразным давать дальнейший ход этому запросу;
отложить – запрос имеет смысл, однако будет рассмотрен на более позднем этапе проекта;
провести оценку – запрос имеет смысл и необходимо провести анализ и оценку последствий;
эскалировать – запрос имеет смысл, и необходимо провести анализ и оценку последствий, однако
проводить такую оценку и принимать решение полномочия имеют только вышестоящие комитеты.
Решение Куратора проекта
Дата, подпись
Оценка последствий изменения и
рекомендациии
(производится экспертным
комитетом):
Список подпроектов, на которые окажет влияние изменение
Влияние на длительность плана в днях по подпроектам
Влияние на состав работ проекта по подпроектам
Влияние на стоимость проекта по подпроектам
Итоговая оценка (если возможно)
Решение Правления
Дата, подпись
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
32

33.

Уровни принятия решений
(пример)
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
33

34.

Завершение проекта или
фазы
Close Project or Phase
Входы
• План управления
проектом
Инструменты
и методы
Выходы
• Экспертные оценки
Expert judgment
Project management plan
• Принятые
результаты,
продукты проекта
• Окончательный
продукт, услуга или
результат
Final product, service, or
result transition
• Активы процессов
организации
(обновления)
Accepted deliverables
• Активы процессов
организации
Organizational process
assets updates
Organizational process
assets
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
34

35.

Благодарю за
работу!
Проектный менеджмент. Тема 2. Этапы и
процессы управления проектами
35