Тема 9

1.

Служебная документация для внутреннего и
внешнего пользования

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Объяснительная записка – документ,
который содержит объяснение причины
свершившегося события, поступка, факта,
происшествия.
Объяснительная записка должна включать две основные
части:
фактическую – здесь важно указать факты, которые
послужили поводом для написания данного документа
причинную – здесь необходимо прописать причинноследственные связи.

10. Служебное письмо

Обязательные реквизиты:
Наименование организации - автора документа;
Справочные данные об организации;
Код организации;
ОГРН;
ИНН/КПП;
Дата, номер;
Адресат;
Ссылка на регистрационный индекс и дату;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Отметка об исполнителе;
Отметка о наличии приложений (сопроводительное письмо);
Печать (гарантийное письмо).

11.

12. Письмо-просьба

Цель – получение информации, услуг, товаров, необходимых организацииавтору.
• Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение
самой просьбы.
• Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас
провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас
сообщить..." и т.д.
• Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:
"Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы
сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.

13. Письмо-ответ, содержащий отказ в просьбе или отклонении предложения.

Составляется по следующей схеме:
- повторение просьбы;
- причины, по которой просьба не может быть
удовлетворена или предложение не может быть
принято;
- аргументированное объяснение отказа или отклонения
предложения.

14. Письмо-приглашение

Структура написания письма-приглашения
• Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную
информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может
быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
• Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько
дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы
приглашенный человек имел времяи возможность принять решение
и собраться на торжество.
• Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в
случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать
вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.
Оформление письма-приглашения осуществляется согласно
правил, установленных для делового письма.

15. Письмо-благодарность

служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или
гражданину с выражением благодарности за совершенные действия
• составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем.
Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
"Благодарим за оказанную помощь в ...", "Выражаем Вам свою
благодарность за ...", "Позвольте Вас поблагодарить за…", "Позвольте
выразить Вам искреннюю благодарность за…" и т.п.
• Письмо-благодарность оформляется на бланке письма.

16. Письмо-подтверждение

Адресат подтверждает получение сведений, документов или других
материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности,
намерения и т.п.
• Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте
письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается
получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой
языковой формулой этой разновидности писем является:
"Подтверждаем
(получение
документов,
предварительную
договоренность, согласие на ...)".
• Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием,
предложением.

17. Практические задания

Задание 1.Выберите ситуацию и напишите объяснительную
записку.
Представьте что вы…
1) Потеряли библиотечную книгу;
2) Пропустили занятия по предмету «Основы права»;
3) Опоздали на выездную предметную олимпиаду;
4) Опоздали на практику;
5)Забыли принести в университет тетрадь с домашним
заданием по предмету.

18.

Задание 2.
Объясните значения приведенных ниже слов, составьте с каждым из них
предложения: акция, риелтор, брокер, тендер, ипотека, бренд.
Задание 3. Вставьте пропущенные окончания.
По прибытии… на совещание, по предъявлении… документа, по
истечени… срока, по приезд… в город.
Задание 4.
Составьте словосочетания с предложенными парами слов и ответьте на
вопрос: «Как называются такие слова?»
Гарантийный - гарантированный, исполнительный – исполнительская,
выборный – выборочный, методический – методичный, жилой –
жилищный, демократический – демократичный, командированный –
командировочное.

19. Задание СРСП 9

Составить тексты на следующие виды деловых
писем:
Письмо-просьба
Письмо-ответ
Письмо-подтверждение
Письмо-извещение
Письмо-приглашение
Письмо-благодарность
Письмо-поздравление

20. Задание СРС 9

Подготовить презентацию на тему «Служебная
документация для внутреннего и внешнего
пользования».