Порядок организации и ведения налогового учета при расчете налога на доходы физических лиц

1.

Порядок организации и ведения
налогового учета при расчете налога на
доходы физических
лиц.

2.

Выплата дохода физлицам накладывает на
компании и ИП особые обязанности.
Одна из них — ведение налогового учета в
специальном документе.

3. Назначение и форма регистра по НДФЛ

НАЗНАЧЕНИЕ И ФОРМА РЕГИСТРА ПО
НДФЛ
Налоговый регистр по НДФЛ — это документ, в котором систематически в
хронологическом порядке отражают данные за отчетный (налоговый) период:
о доходах, начисленных физлицам;
о предоставленных вычетах;
об исчисленном и удержанном НДФЛ.
Регистр ведется по каждому человеку.

4.

Унифицированной формы регистра нет. Ее разрабатывают
самостоятельно налоговые агенты — компании и ИП,
выплачивающие доходы физлицам.
Они обязаны удерживать с таких сумм НДФЛ, перечислять его в
бюджет, вести учет начислений, удержаний и выплат.
Разработанную форму регистра утверждают приложением к
налоговой учетной политике (ст. 314 НК РФ).

5. Сведения, которые необходимо отразить в налоговом регистре, включают данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):

СВЕДЕНИЯ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО
ОТРАЗИТЬ В НАЛОГОВОМ РЕГИСТРЕ,
ВКЛЮЧАЮТ ДАННЫЕ (П. 1 СТ. 230 НК РФ):
о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты
удостоверяющего личность, статус налогового резидентства);
документа,
• о выплаченных физлицу доходах: вид и код дохода, сумма дохода, дата
фактического получения дохода;
• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о
расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумма налога, дата его удержания.

6. Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

НЕ ОТРАЖАЮТСЯ В НАЛОГОВОМ
РЕГИСТРЕ ДОХОДЫ (СТ. 217, П. П. 1, 2 СТ.
227, ПП. 2 П. 1, П. 2 СТ. 228 НК РФ):
не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от
налогообложения в пределах норм);
• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные
права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог.
Исключение — доходы по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг,
если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ (п. 1 ст. 226 НК РФ);
• выплаченные ИП (иному лицу, которое занимается частной практикой), так
как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог;
• выплаченные плательщику НПД (п. 8 ст. 2 Закона «О проведении
эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на
профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

7. Восемь правил заполнения налогового регистра по НДФЛ

ВОСЕМЬ ПРАВИЛ ЗАПОЛНЕНИЯ НАЛОГОВОГО РЕГИСТРА
ПО НДФЛ
Регистр ведут отдельно по каждому физлицу, в отношении которого компания/ИП является налоговым
агентом по НДФЛ.
Данные по каждому физлицу отражают на основании «первички» за весь календарный год.
Учет в регистре ведут в отношении всех доходов физлиц, кроме полностью необлагаемых налогом,
доходов, выплачиваемых лицам, самостоятельно деларирующим и уплачивающим налог (ИП, иные
частнопрактикующие лица), самозанятым, выплат за купленное у физлиц имущество, имущественные
права.
Доходы и вычеты показывают в регистре в рублях и копейках.
НДФЛ указывают в полных рублях. Суммы до 50 коп. отбрасывают, суммы в 50 коп. и более округляют
до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Показатели в иностранной валюте отражают в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ): на
дату фактического получения доходов, на дату осуществления расходов.
Группировка данных в регистре должна позволять заполнять расчет 6-НДФЛ и справки о доходах
физлиц.
Все вносимые коррективы должны быть обоснованы и подтверждены подписью ответственного лица,
сделавшего исправления, с указанием даты и обоснованием исправления.

8. Пошаговый порядок заполнения регистра по НДФЛ

ПОШАГОВЫЙ ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
РЕГИСТРА ПО НДФЛ
Раздел 1
Начинаем заполнение регистра с общих сведений о налоговом агенте:
наименование;
ИНН и КПП.
Учитывая основное назначение регистра — формирование показателей
для заполнения ф. 6-НДФЛ, данные о налоговом агенте должны
заполняться по правилам п. 21 Порядка, утвержденного Приказом ФНС
России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

9.

Раздел 2
Раздел включает персональные данные физлица, которые позволяют идентифицировать
налогоплательщика
• ИНН
• ФИО
• реквизиты документа
• гражданство
• дату рождения
• адрес места жительства
Коды документов берутся из приложения № 6 к Порядку, утвержденному Приказом ФНС от
19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Гражданство и код страны постоянного проживания
нерезидентов — по Общероссийскому классификатору стран мира (Постановление
Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст). Для россиян проставляется код — 643.
В отдельной таблице помесячно отражают налоговый статус из приложения № 5 к Порядку,
утвержденному Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Для резидентов применяется
код «1», для нерезидентов — код «2», для резидентов-ВКС — код «7» и др.

10.

Раздел 3
В разделе отражают вычеты — данные размещаются в таблице отдельно по
каждому коду.
Коды берутся из Приложения № 2 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-711/387@. Например, код 126 — стандартный вычет на первого ребенка по ст.
218 НК РФ и другие.
Здесь же отразите общую сумму дохода, полученную сотрудником на
предыдущей работе, — в качестве справочной информации.
При расчете налоговой базы эта сумма не учитывается, но нужна для
правильного определения суммы стандартных вычетов, положенных
сотруднику на новом месте работы.

11.

Раздел 4
Здесь делают расчет налоговой базы и НДФЛ (исчисленного и удержанного).
Особенности определения базы по НДФЛ в зависимости от вида дохода
определены в ст. 210–215 НК РФ. Коды доходов и вычетов берут из приложений
№ 1 и № 2 к Приказу ФНС № MMB-7-11/387.
Доходы, не облагаемые НДФЛ в пределах лимита, отражают в регистре в
полной сумме, например, подарки стоимостью не больше 4 000 руб. в год (п. 28
ст. 217 НК РФ).
Все показатели, кроме суммы НДФЛ, вписывают в рублях и копейках. Сумму
налога — в полных рублях. Валютные показатели пересчитывают по курсу
Банка России на дату получения доходов.

12.

Раздел 5
В этом разделе по каждой ставке налога приводят
общие суммы доходов, вычетов и НДФЛ за
налоговый период.
Налог указывают в разрезе сумм, исчисленных,
удержанных, излишне удержанных и не
удержанных налоговым агентом.

13. Штрафы

ШТРАФЫ
Агент не ведет налоговый учет по НДФЛ
Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов, объектов
налогообложения:
10 000 рублей — при отсутствии регистров за календарный год;
30 000 рублей — при отсутствии более чем за год
п. 3 ст. 120 НК РФ

14.

Из-за отсутствия регистра по НДФЛ занижена база по
подоходному налогу
Штраф за нарушение правил учета — 20% от недоплаченного
налога, но не меньше 40 000 рублей
п. 3 ст. 120 НК РФ

15.

Регистры по НДФЛ не представлены налоговым
агентом по требованию налоговиков
Штраф 200 рублей за каждый не переданный в
срок документ
подп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ

16.

За достоверность данных регистра отвечают лица, составившие и
подписавшие его. Налоговый агент обязан обеспечить защиту
регистров по НДФЛ от несанкционированных исправлений.
Хранят регистры в течении пяти лет (п. 311 Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения,
утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).