Понятие о документах и значение делопроизводства и документооборота в УИС

1. Служебное делопроизводство. Т.2.5 Часть 1. Понятие о документах и значение делопроизводства и документооборота в УИС

2. Учебные вопросы:

1.Понятие и классификация
документов, значение
делопроизводства в
деятельности ФСИН России.
2.Понятие документооборота и
его структура.
3.Организация
документооборота в УИС.

3.

• Об утверждении правил
делопроизводства в государственных
органах, органах местного
самоуправления : Приказ Росархива
от 22 мая 2019 г. № 71;
• Национальный стандарт РФ ГОСТ
Р 7.0.97-2016 Система стандартов по
информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационнораспорядительная документация.
Требования к оформлению документов;

4.

• Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы :
Приказ ФСИН России от 10.08.2011 № 463;
• Об утверждении Перечня документов,
образующихся в процессе деятельности
Федеральной службы исполнения
наказаний, органов, учреждений и
предприятий уголовно-исполнительной
системы Российской Федерации, с
указанием сроков хранения : Приказ
ФСИН России от 02.09.2022 № 523.

5. Вопрос №1. Понятие и классификация документов, значение делопроизводства в деятельности ФСИН России

6.

Информация - сведения о лицах,
предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах независимо
от формы их представления
Как правило, в практической
деятельности люди используют
информацию, зафиксированную
на определенном носителе

7.

«Документ» - это зафиксированная
на материальном носителе
информация с реквизитами,
позволяющими ее
идентифицировать;
«Реквизит документа» обязательный элемент
оформления официального
документа;

8. Классификация документов:

В соответствии с их назначением:
• средства регламентации деятельности
(уставы, положения, регламенты, правила,
инструкции и др.);
• средства распорядительной деятельности
(приказы, указания, постановления, решения,
распоряжения и др.);
• средства накопления и обобщения
информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• средства передачи информации (письма,
телеграммы, факсограммы и др.).

9. По форме: - официальные - неофициальные По степени подлинности: - копии - подлинники По степени открытости: - открытые

(несекретные)
- документы с ограниченным доступом

10. По способу фиксации информации: - электронные документы - рукописные документы - машинописные документы По срокам хранения: -

документы постоянного хранения
- документы временного хранения

11.

Делопроизводство деятельность,
обеспечивающая создание
официальных документов и
организацию работы с ними в
учреждениях и органах УИС
Делопроизводство включает в
себя документирование и
документооборот

12. Основным структурным подразделением учреждений ФСИН России, осуществляющим делопроизводство, является секретариат

13. Вопрос №2. Понятие документооборота и его структура

14.

«Документооборот» - движение
документов с момента их создания
или получения до завершения
исполнения, помещения в дело и
(или) отправки
«Документирование» - фиксация
информации на материальных
носителях в установленном
порядке

15.

Документооборот состоит из
нескольких документопотоков
По направлению:
- горизонтальные потоки
(связывающие организации одного
уровня);
- вертикальные (связывающие
организации различных уровней).

16. По отношению к управленческому объекту: - входящий - исходящий - внутренний

17.

Приказ ФСИН России
№ 463 от 10.08.2011

18.

19. Вопрос №3. Организация документооборота в УИС

20. Документооборот включает в себя следующие мероприятия (этапы):

• Доставка документов;
• Прием и первичная обработка
поступающих документов;
• Регистрация поступающих
документов;
• Рассмотрение документов
руководством учреждения и органа
УИС и доведение документов до
исполнителей;

21.

• Организация исполнения
документов;
• Регистрация отправляемых
документов;
• Отправка документов;
• Учет и анализ документооборота.

22. После завершения документооборота, документы проходят еще 2 этапа:

- Этап хранения документов;
- Этап уничтожения документов.

23. Доставка документов

• Доставка документов осуществляется:
курьером, почтовой связью,
фельдъегерской и специальной связью,
электрической связью.
• Доставка документов в пределах
населенного пункта осуществляется на
служебных автомобилях, которые должны
быть оборудованы средствами радиосвязи.
• Перевозка служебных документов
городским и общественным транспортом
запрещена!

24. Прием и первичная обработка документов

• Прием документов осуществляется
службой делопроизводства.
• В нерабочее время прием документов
осуществляется дежурным по учреждению
УИС.
• Факт приема документов заверяется
личной подписью сотрудника в реестре
(разносной книге) и оттиском печати «Для
пакетов». Указывается количество
документов, дата и время их приема.

25. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта

поступления документа.
Ошибочно доставленные
документы возвращаются
почтовому учреждению или
пересылаются надлежащему
отправителю.

26. Регистрация поступающих документов

• Документы регистрируются в день их
поступления.
• Документы, поступившие в нерабочий день,
регистрируются на следующий рабочий
день.
• Некоторые документы (пригласительные,
поздравительные, рекламные документы,
печатные издания и др.) не регистрируются.
• Обращения граждан регистрируются
в течение 3-х дней.

27.

28.

Формы регистрации
документов:
• журнальная
• карточная
• электронная
28

29. Рассмотрение документов руководством учреждения УИС

• Документы передаются на рассмотрение
руководству учреждения УИС
только после их регистрации.
• Указания по исполнению документа
оформляются начальником на отдельном
бланке.
• После рассмотрения руководителем
учреждения УИС, документы
возвращаются в службу делопроизводства.

30.

31. Организация исполнения документов

• сбор и обработка необходимой
информации;
• подготовка проекта документа и всех
необходимых приложений к нему;
• согласование проекта с
заинтересованными должностными
лицами;
• доработка проекта документа по
полученным замечаниям;

32.

• представление проекта документа на
подпись (утверждение);
• определение места хранения документа
(копии документа) проставлением
отметки с указанием номера дела по
номенклатуре дел, в которое должен
быть помещен документ.

33. Регистрация отправляемых документов

• Регистрация отправляемых документов
осуществляется в день их подписания
(утверждения) или на следующий
рабочий день.
• Регистрационный номер документа и
дата регистрации проставляются на
подлиннике документа и на копии,
остающейся в деле структурного
подразделения.

34. Отправка документов

• Документы подлежат отправке в день их
регистрации или на следующий рабочий
день.
• Документы, отправляемые почтовой
связью, упаковываются в пакеты.
• Документы, содержащие служебную
информацию ограниченного доступа и
государственную тайну, направляются
фельдъегерской связью или спецсвязью.

35. Учет и анализ документооборота

Учет объемов документооборота в
учреждении или органе УИС ведется в
целях совершенствования организации
работы с документами и расчета
оптимальной численности работников,
занятых в делопроизводстве .
Осуществляется службой
делопроизводства учреждения (органа)
УИС. Анализируемый период – полугодие
и календарный год

36. Спасибо за внимание!