Документооборот в профессиональной юридической деятельности

1. Документооборот в профессиональной юридической деятельности

Дисциплина:
«Основы делопроизводства»

2. План

2
План
1. Понятие о документообороте.
Требования к организации
документооборота.
2. Организация приема, рассмотрения и
регистрации документов
3. Контроль исполнения документов
4. Организация отправки исходящих
документов

3. Документооборот

3
Документооборот
движение документов в организации
с момента их создания или получения
до завершения исполнения или
отправления

4. Принципы организации делопроизводства

4
Принципы организации
делопроизводства
движение документов должно быть
прямоточным, т.е. практически исключать
возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех
инстанциях, где это обусловлено
необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном
подразделении или у исполнителя однократно.

5. Организационные формы делопроизводства

5
Организационные формы
делопроизводства
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все
работы с документами от момента получения (создания) до передачи их
на архивное хранение проводятся в одном месте
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда
структурные подразделения организации территориально разобщены.
Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном
подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник,
которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
Смешанная форма делопроизводства -централизуется часть
выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило,
это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой
документов, контролем за исполнением, копированием и размножением.
Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов,
подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных
подразделениях.

6. Основные документопотоки (совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут):

6
Основные документопотоки
(совокупность документов одного вида или
назначения, имеющих единый маршрут):
входящие (поступающие)
документы
исходящие (отправляемые)
документы
внутренние документы

7. Это важно знать!

7
Это важно знать!
"Государственная система
документационного обеспечения
управления. Основные положения.
Общие требования к документам и
службам документационного
обеспечения"
(одобрена коллегией Главархива СССР
от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР
от 23.05.1988 N 33)

8.

8
1
• прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
2
• доставка документов по назначению;
3
• рассмотрение документов руководством организации и
руководителями структурных подразделений;
4
• регистрация документов;
5 • информационно-справочная работа;
6 • контроль исполнения документов;
7 • исполнение документов;
8 • отправка документов

9. Элементы технологической схемы прохождения документов

9
Элементы технологической схемы
прохождения документов
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной
информации;
сроки обработки и исполнения
документов.

10. Примерная схема прохождения документа

10
Примерная схема прохождения
документа
Руководитель
В течение
суток
ДОУ
В день
регистрации
Руководитель
подразделения
В течение суток
В течение
Исполнитель –
сотрудник
подразделения
5 дней
В течение 10 дней
Соисполнитель

11. Прием поступающих документов

11
Прием поступающих документов
I.
Проверяются правильность доставки корреспонденции
и целостность упаковки
II. Производится сортировка корреспонденции на
вскрываемую и невскрываемую
III. Определяется необходимость сохранения упаковки
(конвертов)
IV. Проверяются целостность и правильность вложения
каждой упаковки
V. Проставляется отметка о получении
VI. Производится сортировка документов и невскрываемой
корреспонденции по адресатам
VII. Организуется доставка документов адресатам

12. При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы:

12
При предварительном рассмотрении
необходимо выделить документы:
документы, подлежащие рассмотрению
руководством организации
документы, не требующие резолюции
руководства
документы, не требующие регистрации
документы, решение которых не входит в
компетенцию организации
обращения граждан

13. Регистрация документов Документы могут регистрироваться:

13
Регистрация документов
Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных
карточках (РКК) с помощью пишущих
машин;
на экранных формах РКК с помощью
средств вычислительной техники, т.е. с
использованием компьютерных
технологий.

14. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

14
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
проверка своевременности доведения контрольного документа
до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке
исполнения;
получение информации о ходе исполнения и регулирование
при необходимости хода исполнения;
снятие документа с контроля с одновременной проверкой
правильности оформления документов в части соответствия
подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном
документе, подписи в резолюции на контрольном документе и
др.;
обобщение результатов контроля исполнения, составление
аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской
дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

15. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

15
ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ
ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Проверяются правильность оформления и
комплектность исходящих документов
Проводится сортировка документов по видам почтового
отправления
Осуществляется адресование конвертов
Проводится фальцевание документов
Осуществляется заклеивание конвертов
Производится взвешивание корреспонденции
Проставляются стоимость отправления,
Доставляется корреспонденция в почтовое отделение
связи.