Документооборот и делопроизводство. Понятие документооборота

1.

Понятие документооборота
Документ – зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Под реквизитом понимаются обязательные
информационные элементы оформления
официального документа (автор, адрес, дата, текст,
подпись и др.).
Стандарт определяет официальный документ
как любой документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный
в установленном порядке.

2.

Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен финансовыми и
юридическими документами в электронном виде. Но это не то же самое, что
сканированная копия, отправленная на email.
Электронный документ — это файл, подписанный специальной
электронной подписью. Его передают по безопасным каналам связи.
Перехватить или подделать такой документ также сложно, как взломать банк. К
тому же электронная подпись (ЭЦП), которой подписывают документ,
подтверждает, что его содержимое не менялось.
С 1 марта 2022 года вступил в силу приказ ФНС от 29 октября 2021 г. №
ЕД-7-26/936@ "Об утверждении Положения о Реестре операторов
электронного документооборота". Этим приказом налоговая служба ввела
в строй новый Реестр операторов электронного документооборота (цель
налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО, которые
обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости и
которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами
и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен
письмами, требованиями и т. д.).
.

3.

Как перейти на электронный документооборот?

4.

Как перейти на электронный документооборот?
1. Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными
документами, подписанными электронной подписью.
2. Изучить схему бумажного документооборота и перевести ее в электронный
формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто
имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это
позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется
работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить
затерянность документов или задержку.
3. Оформить электронную подпись для сотрудников, которые будут
подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет,
ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники
могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
4. Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением
воспользоваться:
• онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;
• интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем
документов большой.

5.

Кто обязан перейти на электронный документооборот?
С 01.01.2023 бюджетные организации обязаны применять
приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н. Он утвердил
унифицированные формы электронных документов
бухгалтерского учета в бюджетной сфере, а также
методические указания по их формированию и применению.

6.

Кто обязан перейти на электронный документооборот?

7.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)
Официально эксперимент Минтруда по кадровому
документообороту был завершен 15 ноября 2021 года.
Законодатели решили его не продолжать, а сразу запустить
переход на цифру.
Таким образом, работодатели, которые не участвовали
в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас
(закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента
установили переходный период до 1 июля 2022 года.
Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет
подготовить техническую базу и оформить руководителю
и работникам электронные подписи.
А с 1 сентября 2022 года обмен кадровыми документами
между работодателем и работниками доступен через
государственный портал «Работа в России». Доступ к платформе
осуществляется, в том числе, через портал «Госуслуги».

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)

14.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)

15.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)

16.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)

17.

Кадровый электронный документооборот
(КЭДО)

18.

Преимущества электронного
документооборота:
1.Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на
ЭДО. Треть российских компаний использует электронный документооборот.
Причем крупный бизнес охвачен на 50–70%, а малый и средний — только на 5–
12% (на фоне пандемии развитие этого сегмента рынка заметно ускорилось: по данным нашей
компании на 30% выросло число субъектов бизнеса, которые внедряют систему юридически
значимого электронного документооборота. В 2021 году мы ожидаем усиления этой тенденции: все
больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде).
2. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость
подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них
снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские
услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку
картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить
подключение к системе ЭДО.
3. При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно
ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам —
содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник.
4. Если бизнес переходит на электронный документооборот, он автоматизирует
обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать
сведения, проще находить информацию о клиентах и сделках, а руководству —
принимать эффективные управленческие решения.

19.

Для кого электронный документооборот
обязателен
с
января
2022
года:
С 1 января 2023 года внутренний ЭДО в обязательном порядке вводится во всех
государственных и муниципальных учреждениях. Об этом нам говорит пункт 6
приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.
Для работы с госслужбами
1. Налоговая отчетность в ФНС - Все юрлица
2. Налоговая декларация по любому налогу -Юрлица и ИП со штатом от 100 работников
3. Декларация по НДС - Юрлица и ИП — плательщики НДС
4. Расчет страховых взносов за работников - Юрлица и ИП, у которых 10 и больше
сотрудников
5. Отчет в ПФР и ФСС - Юрлица и ИП, у которых 25 и больше сотрудников
6. Отчет в Росстат - Все юрлица и ИП
Для работы с контрагентами
1. Участники электронных торгов (госзакупки) - Обязательно для заказчика и исполнителя
2. Производители и продавцы маркированных товаров - Обязательная регистрация в
системе «Честный знак»
3. Производители и продавцы алкогольной продукции - Обязательная регистрация в ЕГАИС
4. Фермеры и продавцы фермерской продукции, подлежащей ветеринарному контролю Обязательная регистрация в системе «Меркурий»
5. Продавцы импортных прослеживаемых товаров - Обязательная регистрация в
национальной системе прослеживаемости товаров

20.

Функции документа:
К общим функциям документа относятся:
• информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо
необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;
• организационная: с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы
людей для организации и координации их деятельности;
• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой
документ порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными
элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;
• воспитательная: он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня
образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает
эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;
• культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что
лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научнотехнической документации находит отражение уровень научного и технического
развития общества.

21.

Функции документа:
К специфическим функциям документа относятся:
• управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией
наделены так называемые управленческие документы (плановые документы,
отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для
реализации целей управления;
• юридическая (правовая): документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены
законодательные, нотариально заверенные документы, договорная документация и
правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и
правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время
(например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть
любой документ);
• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника
исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть
создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как
документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

22.

Современное
делопроизводство:
Современное делопроизводство рассматривается как отрасль
человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами. Содержание данного вида
деятельности сводится к трем составляющим:
• документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и
общественной жизни людей;
• организации и технология работы с документами в учреждении, на
предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
• хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера
деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело».
Делопроизводство
Документирование
Документооборот
Архивное дело
создание документов
движение и учёт
документов
организация хранения
документов

23.

Нормативно-правовое обеспечение
российского делопроизводства:
1. Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 года № 5154-1.
2. Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-Ф3.
3. Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 года № 5485.
Нормативные акты, имеющие для организации делопроизводственного обеспечения управления
первостепенное значение:
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденная приказом Министрства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536
• Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.
• ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов (в редакции 14.05.2018).
Кроме этого в стране действуют ряд подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые
требования к управленческой документации:
1. типовые инструкции по управлению документацией в различных видах организаций и отраслях
деятельности;
2. типовое положение о службе управления документацией;
3. типовое положение о порядке документирования информации;
4. типовое положение о порядке доступа к документам и использования документированной
информации;
5. типовые перечни документов постоянного срока хранения;
6. перечни документов с указанием сроков хранения;
7. регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ;
8. правила работы архивов организаций;
9. государственные национальные стандарты,
10. общероссийские классификаторы документов и др.

24.

1. По вопросам
руководства
2. По срокам
исполнения
Классификация документов:
- документы по общим вопросам
- документы по административным вопросам
8. По месту
составления
- внутренние
- внешние
- срочные
- несрочные
9. По направлениям
документооборота
- входящие
- исходящие
10. По форме (степени
унификации)
- индивидуальные
- типовые
- трафаретные
3. По функциям - документы работников финансовых органов
- бухгалтерии
управления
- отдела планирования
- отдела снабжения
- других функциональных подразделений
4. По сложности - простые
содержания
- сложные
5. Организационнораспорядительная
документация
6. По способу
фиксации
11. По стадиям создания - оригинал
- копия
12. По происхождению
- организационные
- распорядительные
- информационно-справочные
- по личному составу
- обращения граждан
- финансово-бухгалтерские
- нормативные документы государственных органов
- письменные
- графические
- магнитный носитель
- фотодокумент
- звукодокументы
- кинодокументы
7. По наименованиям - приказы
- протоколы
- акты
- служебные письма
- договоры
- другие
13. По степени
гласности
- служебные
- личные
- открытые (несекретные)
- с ограниченным доступом
(совершенно секретные,
секретные)
- для служебного
пользования
- с грифом
«конфиденциально»
14. По юридической силе - подлинные
(действительные и
недействительные)
- подложные
15. По срокам хранения
- постоянного
- временного
16. По степени
обязательности
- информационные
- директивные

25.

Унификация управленческой документации:
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых
действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и
необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов,
приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и
хранению. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым
правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной
системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки
документов, достижением их информационной совместимости.
Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения
документов.
На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере
деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения
информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.
К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация,
представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам.
Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных
документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения
становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации.
Например, типовой договор.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и
специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном
оформлении. Например, анкеты, приказы о приеме на работу.
Анкетная форма — способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная
информация приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под
другой. Переменная информация — в виде ответов на вопросы с правой стороны.

26.

Стандартизация управленческой
документации:
Суть стандартизации в делопроизводстве
заключается в разработке оптимальных правил и
требований по составлению, оформлению,
документообороту и архивному хранению
документов, принятых в установленном порядке для
всеобщего и многократного применения их на
добровольных началах. Принятые в установленном
порядке правила и требования могут быть
оформлены в виде национального стандарта России
(ГОСТ Р) или стандарта организации.

27.

Современное делопроизводство:
цели
и
задачи
Делопроизводство – деятельность, охватывающая процесс создания документов и
организацию работы с ними.
Основные задачи делопроизводства:
• создание документов, то есть фиксация на каком-то носителе (для создания
документов используют текстовые редакторы и табличные процессоры);
• регистрация и контроль исполнения (используют программы по автоматизации
управления и организации труда секретарей);
• продвижение документов (для обмена информацией применяют компьютерные
сети);
• систематизация и хранение (используют системы управления базами данных –
картотеки).
Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать
делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного
делопроизводства становятся:
• оперативность в составлении и прохождении документа;
• высокое качество документов;
• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их
многократного дублирования);
• безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

28.

Информационные связи
предприятия

29.

Документооборот предприятия

30.

Классификация управленческих
документов по направленности
документоборота:

31.

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ:
Оформление организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016,
устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов. Правильно
оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.

32.

Макет документа
согласно
ГОСТ Р 7.0.97-2016

33.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной
или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся
ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а
также содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки состоит, как
правило, из трех взаимосвязанных
смысловых частей.
В первой части излагаются причины,
факты или события, послужившие
поводом для ее написания.
Во второй части анализируется
сложившаяся ситуация и приводятся
возможные варианты ее решения.
Третья часть содержит выводы и
предложения о конкретных
действиях, которые, по мнению
автора докладной записки,
необходимо предпринять. Вторая
часть докладной записки может
отсутствовать.
Реквизиты докладной записки:
- наименование структурного
подразделения;
- наименование вида документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (не обязательно);
- место издания;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись.

34.

Образец внутренней докладной записки

35.

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия
решений коллегиальным органом управления.
Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет
секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа
управления или его заседания в именительном падеже.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии
– «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с
большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя,
секретаря и присутствующих.
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке
через запятую.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, вопросы в которой
располагаются по степени их сложности и важности. Выражение
«Повестка дня» пишется от начала левого поля.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ пишут прописными буквами.
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия
выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола
приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада
или сообщения. Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер
вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии лиц, выступивших в
обсуждении, и приводится содержание выступления, включая
заданные выступающему вопросы и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение, которое
формулируется кратко и лаконично.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение
календарного года.
Реквизиты протокола:
- наименование организации
(наименование структурного
подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение
календарного года);
- место составления (город);
- заголовок к тексту (отражает вид
коллегиальной работы и
наименование коллегиального
органа);
- текст вводной и основной частей;
- подпись;
- отметка об исполнении документа
и направлении его в дело.

36.

Образец протокола

37.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленный факт, событие, действие.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их
содержания и назначения. Актами фиксируются результаты
ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания
материальных ценностей, дел, уничтожения документов,
акты аварий, прием законченных работ и т.д.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольноревизионного характера, содержащие рекомендации и
предложения).
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть содержит основание для составления акта,
перечень лиц, составивших акт и присутствующие при этом
(председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной
работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют
факты или события, излагают выводы, предложения,
заключения составителей акта. Текст может делиться на
пункты и подпункты, может быть составлен в форме
таблицы.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают
количество экземпляров акта в соответствии с
нормативными правилами или практической
необходимостью, место нахождения каждого экземпляра
или адресатов, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его
составлении (должности не указывают).
Реквизиты акта:
- наименование организации
(наименование министерства или
ведомства, структурного подразделения)
- автора документа;
- наименование вида документа – А К Т;
- дата (дата актируемого события,
которую проставляют сразу, независимо
от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст;
- приложения (если есть);
- грифы утверждения и согласования
(если необходимо);
- подпись (лиц, указанных во вводной
части, с расшифровкой фамилий,
указанием инициалов; должность не
указывают).

38.

Образец акта

39.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления,
действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и
оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной
частей.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых
действий или основание и цель издания документа. Если
основанием для издания приказа послужил законодательный
или нормативный правовой акт вышестоящей организации или
документ, ранее изданный данной организацией, то в
констатирующей части указывается его название, дата и номер.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки печатными
буквами.
Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении от
первого лица единственного числа. Каждое поручение
распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта.
Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение,
включает наименование исполнителя или исполнителей
(наименование должности, фамилия и инициалы, структурное
подразделение), предписываемое действие, срок выполнения
поручения.
Последним пунктом приказа является пункт, в котором указываются
наименование должности лица, ответственного за контроль
исполнения приказа, его фамилия и инициалы.
Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия.
Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие
- заместитель.
Реквизиты приказа:
- наименование организации
(наименование министерства,
ведомства);
- наименование вида документа ПРИКАЗ;
- дата, номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.

40.

Образец приказа по
основной деятельности

41.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием,
перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение
разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и
другие вопросы управления персоналом.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы
(трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Номер (индекс) пишут либо с буквой «к» или обозначение «л/с», что значит приказ по кадрам или по личному составу.
Заголовок к тексту – «По личному составу» или «Об изменении штатов».
Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки,
распоряжения и т.д.).
В пункте приказа (приказе) следует указывать:
при приеме на работу - на какую должность; в какое подразделение; с какой оплатой; с какого числа; вид работы –
постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок..., по совместительству; особые
условия работы - с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.
при переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают вид и причину перевода; устанавливаемый оклад;
длительность, в случае временного перевода; в качестве основания приводят заявление работника о переводе на
другую работу; при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя
структурного подразделения.
при поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя
структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного
подразделения.
при предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения
работника, за какой период предоставлен отпуск.
при увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК и
дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При
увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.
Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

42.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием,
перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение
разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и
другие вопросы управления персоналом.
Особенности оформления и действия приказов:
- приказы оформляют на бланках формата А4;
- нумеруют приказы в течение календарного года;
- приказы обязательно визирует юрист, заместитель директора по
кадрам. Начальник отдела кадров (ОК) или работник, ведущий
кадровую документацию, должен ознакомить каждого
сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу:
«С приказом ознакомлен», подпись работника, дата
ознакомления;
- приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда есть
пункты со своими сроками вступления в силу, например, приказ
подписан 27 сентября, а назначение работника на должность
произведено 4 октября;
- срок хранения приказов - 75 лет.
Реквизиты приказа по личному
составу:
- наименование организации
(наименование министерства или
ведомства) - автора документа;
- наименование вида документа ПРИКАЗ;
- место издания (город);
- дата, номер (индекс);
- заголовок;
- текст.

43.

Образец приказа по личному составу

44.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями,
частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о
событиях.
Реквизиты письма:
Во вступлении дается обоснование составления письма: причина
возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом
для составления письма послужил какой-либо документ, дается
ссылка на него.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся
доказательства или опровержения. Основная часть должна быть
убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности
или обоснованности предлагаемых решений.
В заключительной части кратко формулируется основная цель
письма.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное
подразделение, конкретному должностному лицу,
руководителю организации. Если письмо адресовано
организации или в ее структурное подразделение, то их
название пишут в именительном падеже. При направлении
документа конкретному должностному лицу наименование
организации пишут в именительном падеже, название
должности, Ф.И.О. - в дательном.
В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.
- наименование организации
(наименование министерства или
ведомства) - автора документа;
- справочные данные об
организации (адрес, телефон,
факс, e-mail, номер счета в банке);
- дата, номер;
- адресат;
- ссылка на регистрационный
индекс (номер) и дату документазапроса (например,
инициативного письма) только на
бланке для писем;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- печать (если нужно);
- отметка об исполнителе.

45.

Образец
информационного
письма
Образец письма-извещения

46.

Документооборот предприятия:
Продвижение документов происходит:
•в пространстве (внутри и вне предприятия);
•во времени (от момента создания или получения документа до его отправки адресату
или передачи на хранение).
Основные принципы организации документооборота:
•прохождение документов должно быть оперативным;
•каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить
или ограничить возвратные перемещения документов;
•порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть
единообразными.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить
на следующие этапы:
1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного
обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

47.

Движение документов в организациях:

48.

Основная задача организации документооборота —
прямоточность в движении документов и однократность их
обработки.
Основные характеристики потоков, которые учитываются при организации
документооборота:
•объем потока (кол-во документов, проходящих через канцелярию);
•структура потока (разновидность документов, авторство);
•режим потока (периодичность движения).
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние
и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из
этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и
внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для
определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации
в целом.

49.

Регистрация документов:
Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа в
журнале регистрации.
На практике в настоящее время находят применением три системы
регистрации документов:
• централизованная — регистрация в журналах в службе ДОУ или у секретаря;
• децентрализованная — в журналах по месту их разработки или исполнения, т.е.
в структурных подразделениях;
• смешанная — сочетает в себе элементы вышеперечисленных.
Практика показывает, что смешанная — наиболее эффективная.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и
внутренние — в день подписания.
Наибольшее распространение получили две формы регистрации —
журнальная и карточная.
Журнальная может быть эффективна в организациях с небольшим объемом
документооборота (до 1000 документов в год), а также для учета специальных
видов документации.
Виды журналов:
• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Внутренних документов.

50.

Контроль исполнения документов:
Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Контроль исполнения включает проверку своевременного доведения документа до
исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и
ответственные исполнители.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Большинство документов,
срок исполнения которых не установлен нормативными актами, как правило, должны
исполняться в течение 10 дней.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их
поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по
делопроизводству.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения
указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в
следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные —
распоряжением руководителя, который их установил.
По срокам исполнения различают три вида контроля:
• текущий — ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых
истекает сегодня;
• предупредительный — за 2-3 дня предупреждать сотрудника о необходимости решения
порученного ему вопроса;
• итоговый — аналитическая работа по обобщению исполнительной дисциплины в
организации.

51.

Систематизация и хранение документов:
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дела – эта совокупность документов, относящихся к определенному вопросу
или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку.
Внутри дела документы должны быть расположены в определенном
порядке, например:
• В хронологической последовательности их появления;
• В логической последовательности;
• В алфавитном порядке.
Существуют правила группирования документов в дела. Их называют
признаками заведения дел. Наиболее известные из них:
• По названиям (справки, приказы);
• За определенный период (квартал, месяц);
• По территориальному признаку (переписка с предприятием, расположенным в
Срединных Землях);
• По одному вопросу (предоставление кредитов);
• Одного автора (организации);
• Документы с единым сроком хранения.
Группировка производится с помощью номенклатуры дел – систематизированного
списка дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием
сроков их хранения. В начале каждого года вводится в действие номенклатура на
новый производственный год.

52.

Систематизация и хранение документов:
Номенклатура дел должна отвечать следующим требованиям:
• полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;
• разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;
• четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание
документов и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не
соответствующих содержанию или сроку хранения;
• систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.
При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью
номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел.
При формировании дел надо соблюдать следующие требования:
• документ храниться в одном деле в единственном экземпляре;
• в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;
• документы разных сроков хранения помещаются в разные дела;
• документы по одному вопросу помещаются в одно дело;
• документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или
обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров;
• дело не должно превышать 250 листов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично, упрощенно.
Индекс дела формируется из условного обозначения структурного подразделения и
порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений
должна быть постоянной из года в год.

53.

Экспертиза ценности документов:
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на
государственное или иное хранение, установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
В задачу экспертизы входит охрана архивов от потока документов,
имеющих временный, оперативный или справочный характер.
Экспертная комиссия организации создается на правах совещательного
органа приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны
хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание
документации своей организации. Председателем экспертной комиссии
должен быть один из руководящих работников.
Результатом работы экспертной комиссии является распределение
документов на четыре группы по различным сроками хранения:
• постоянного в государственных реестрах;
• временного в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащего уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Решение экспертной комиссии вступает в силу после утверждения
руководителя организации. Уничтожение документов и дел оформляется
актами.

54.

Архивный фонд Российской Федерации:
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в
государственных организациях ограничено сроками:
• документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры,
отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий
федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет;
• документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей,
автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации
краевого и областного подчинения — в течение 10 лет;
• документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства,
организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел,
документов по личному составу - в течение 75 лет;
• документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с
участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности
- в течение 10 лет;
• научной, технологической и патентной документации – в течение 10 лет;
• конструкторской документации - в течение 15 лет;
• проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет;
• телеметрической документации - в течение 5 лет;
• кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени
изготовления;
• фотодокументы - в течение 3 лет;
• документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

55.

ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для
выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным
оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
Эргономика – наука, изучающая трудовые процессы с целью создания оптимальных условий труда.
Условия труда – это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и
работоспособность человека в процессе его деятельности.
СанПиН 2.2.4.3359-16 "Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих
местах", утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21 июня 2016 г. № 81
СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным
машинам и организации работы", утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 30 мая 2003 г.
.
Параметры
Наименование Рост работника Высота мебели
мебели
Канцелярский
стол
Стол для
работы на ПК
Стул, кресло
До 170 см
Естественная
и
освещенность
Уровень шума
Значения
искусственная 300-500 люкс
Не более 65 дб
Площадь на 1 (один) ПК
Не менее 6 м кв.
Объем на один ПК
Не менее 20 м куб.
72 см
Выше 170 см
75 см
Кресла
До 170 см
66 см
Воздухообмен
Микроклимат
параметры)
Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и
наклоном спинки
Нормальный (проветривания, вентилирование,
кондиционирование)
(оптимальные Влажность 40-60%, температура воздуха зимой:
+18--+21 градус; температура воздуха летом: +23-+25 градусов
Выше 170 см
68 см
До 170 см
45 см
Расстояние до экрана монитора 50 – 70 см
(при работе)
Выше 170 см
47 см
Непрерывное время работы на ПК Не более двух часов, обязательные перерывы
Специальные меры
Комплексные упражнения для мышц тела и глаз,
психологическая разгрузка

56.

ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
.

57.

ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
.

58.

ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
.

59.

ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
.

60.

КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства,
технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от
карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства,
применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженернотехнических работ.
.

61.

СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И
ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
.

62.

СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
.

63.

СРЕДСТВА
ОБРАБОТКИ
ДОКУМЕНТОВ
.

64.

СРЕДСТВА ТРИРАЖИРОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами
копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения
документов (оперативной или малой полиграфии).
Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при
копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной
печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
.

65.

СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНОУПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ
.

66.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а
также работы с ними. В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в
документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также
контролироваться все их версии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл
делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание
документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение
документов в любых форматах
.

67.

Основные свойства СЭД
1) Открытость (все СЭД построены по модульному принципу, это позволяет добавлять к СЭД новые функции или
совершенствовать уже имеющиеся);
2) Высокая степень интеграции с прикладным ПО (пользователи имеют дело только с обычными прикладными
программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми
функциями и элементами меню);
3) Особенности хранения документов (в большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения
документов по принципу "шкаф/полка/папка". Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и
полок за счет применения механизма ссылок);
4) Особенности маршрутизации документов (в общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой"
маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте
пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения
документов (или
.
задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго
регламентированы, и пользователи не вправе их менять);
5) Разграничение доступа (в СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за
доступом к документам);
6) Отслеживание версий и подверсий документов (при одновременной работе с документом сразу нескольких
пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией
СЭД является использование версий и подверсий документа);
7) Наличие утилит просмотра документов разных форматов (в состав большинства СЭД входят утилиты для
просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов);
8) Аннотирование документов
(в большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и
передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. В некоторых СЭД существует так
называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом
изображении);
9) Поддержка различных клиентских программ(клиентами большинства СЭД могут быть ПК с различными ОС).

68.

Общая классификация СЭД
Концепция ЕСМ - "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management —
ECM)", а не управление электронным документооборотом.
Классификация СЭД:
1. СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе
концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и
горизонтальных приложений.
2. Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную
инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов,
коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны
функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы.
.
3. Системы управления содержимым (content management systems). Системы
данного типа
обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого
(вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования
и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего
размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
4. Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы
обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet.
5. Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется
конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в
формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со
всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.
6. Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа
предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей
маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных
бизнес-процессов.

69.

Общая классификация СЭД
В отечественной литературе представлена следующая классификация программных
продуктов:
по степени комплексности автоматизации:
• системы автоматизации отдельных аспектов документационного обеспечения
управления (например, программы автоматизации контроля исполнения документов
и поручений);
• системы автоматизации документационных процессов отдельных структурных звеньев
— должностных лиц или структурных подразделений (например,
. программы
автоматизации бухгалтерии «1С: Предприятие»);
• системы комплексной автоматизации ДОУ фирмы (организации) в целом - подобные
системы весьма актуальны и могут реализоваться только в корпоративных
вычислительных сетях (например, система «Дело-2000»);
• комплексные системы автоматизации управления фирмой, где задачи автоматизации
документооборота, ДОУ являются лишь составной частью.
Создание корпоративных систем автоматизации управления организацией —
наиболее перспективное направления развития сетевых офисных систем (например,
программный комплекс «Галактика»).

70.

В большинстве
отечественных СЭД
реализованы
следующие функции:
• Обработка/хранение документов;
• Управление потоками работ (передача документов
между
.
исполнителями);
• Контроль исполнения документов;
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
• Работа с взаимосвязанными документами;
• Регламентация прав доступа;
• Списание документов;
• Интеграция с внешними системами электронной почты и
др.