Основные понятия и определения управления проектами

1.

Основные понятия и определения
управления проектами

2.

Что такое проект?
Проект — комплекс мероприятий или задач,
объединенных общими целями и имеющих
определенный срок выполнения. Главной
целью в проекте может быть создание новой
услуги или продукта, а также достижение других
результатов.
Управление проектами — способ организовать
работу внутри компании так, чтобы наилучшим
образом достичь целей и задач, уложиться в
бюджет, выполнить сроки и другие требования к
проекту.

3.

Что такое проект?
Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект
— это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими
словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать
проектом.
Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум
признакам:
Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых
случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но
крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного
внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной
программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен
финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то
фирма может лишиться источника финансирования.
Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать
команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и
определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами
можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений.

4.

Что такое проект?
Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать,
опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не
функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.
Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от
традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:
Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется
монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам
процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет
определенную работу.
Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не
сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны,
важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности
позволяет добиться желаемого результата.
Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов
управления проектами в компании, который позволяет реализовать
стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении.

5.

Цели управления
Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении
мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели
и соблюдение установленных требований.
Цели управления проектами сводятся к получению максимального
результата при минимальных временных и финансовых затратах.
Возможные варианты задач, которые необходимо решить для
достижения целей управления проектами:
наладить управление рабочим процессом;
эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в
установленные сроки;
анализировать издержки и по возможности сокращать их;
контролировать рациональное использование ресурсов.

6.

Зачем нужно руководить
проектами
Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения
стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления,
которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их
между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.
Преимущества управления проектами:
контроль каждой стадии работы;
прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
оптимизация финансовых и других ресурсов;
быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
единые критерии для оценки эффективности.

7.

Зачем нужно руководить
проектами
Используя управление проектами, организация
может разделить рабочий процесс на
отдельные части, контролировать расход
бюджета, устанавливать дедлайны и
отслеживать достигнутые результаты на каждом
из этапов. После того, как работы по проекту
будут завершены, можно оценить результаты,
как по каждому процессу, так и в совокупности
контексте конкретного проекта.

8.

Основные этапы управления
проектами
1. Инициирование проекта.
Инициация рассматривает первичное
содержание проекта. В будущем информация
может уточняться и дополняться в процессе
работы. На первом этапе важно определить
суть и основные цели проекта, собрать команду,
выбрать руководителей, просчитать бюджет и
доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее
проект, тем больше времени следует уделить
первому этапу.

9.

Основные этапы управления
проектами
2. Планирование проекта.
На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться
проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам
и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над
проектом.
Основные шаги, которые важно выполнить:
окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
определить список работ и их приоритетность;
сформулировать критерии оценки эффективности;
установить дедлайны;
распределить финансирование;
сформировать команду и назначить обязанности;
организовать систему контроля.

10.

Основные этапы управления
проектами
3. Исполнение проекта.
На следующем этапе запускается
выполнение всех задач по заранее
подготовленному плану. Важно организовать
работу команды, четко разъяснить каждому
его задачи и функции, а также не забывать о
мотивации для всех сотрудников.

11.

Основные этапы управления
проектами
4. Мониторинг.
Необходимо отслеживать и контролировать
каждый этап работы, а не только финальный
результат. Благодаря грамотной аналитике
можно своевременно обнаружить ошибки и
слабые места, оперативно их исправить и
повысить эффективность. Контролировать
работу лучше, используя автоматизированные
системы со сквозной встроенной аналитикой и
возможностью подготовки отчетов.

12.

Основные этапы управления
проектами
5. Закрытие проекта.
Завершающий этап, когда рабочая команда
передает результаты клиенту или запускают
фазу нового проекта. Обратная связь от
заказчика необходима, чтобы оценить
работу организации в целом и сделать
выводы, которые позволят повысить
эффективность команды и избежать
возможных ошибок в будущем.

13.

Методы управления проектами
1. Waterfall — метод каскадного управления
проектами, основанный на последовательном и
строгом соблюдении каждого этапа по
предварительно подготовленному плану, например:
аналитика;
проектирование;
разработка;
тестирование;
эксплуатация и поддержка.

14.

Методы управления проектами
2. Agile — метод управления проектами,
основанный на наборе гибких методик. Здесь
отсутствует строгая последовательность, а
главная ценность — качество продукта.
Выбирают этот метод управления команды,
которые готовы к любым доработкам и
внесению изменений. Это может быть
актуально в ИТ-сфере и работе над
творческими проектами.

15.

Методы управления проектами
3. Scrum — частично это методология управления
Agile, но процесс разделяют на короткие периоды
или спринты. Все так же в приоритете результат и
удовлетворение запроса клиента с его
максимальным вовлечением в процесс. Каждый
спринт сопровождается созданием какой-то части
продукта, демонстрации результатов клиенту и
тестированием. Получив обратную связь от
заказчика, команда вносит корректировки, улучшает
эффективность и переходит к следующему периоду.

16.

Методы управления проектами
4. Kanban — метод управления проектами,
который также базируется на принципах Agile.
Суть в том, что все обязанности равномерно
распределяют между сотрудниками, чтобы
избежать перегруза команды. При работе
используется метод визуализации —
используют обычные доски или специальные
онлайн-сервисы, которые помогают наглядно
видеть, какие поручения за кем закреплены, как
идут работы, кто за что отвечает.

17.

Инструменты
Teamwork — модуль для работы с проектами любой сложности,
управления качеством проекта и отдельными задачами. Предлагаются
инструменты для совместной работы, опции для параллельного или
последовательного выполнения задач, есть функции для сбора
аналитики и отчетности.
Service — модуль для повышения качества услуг внутри компании, в
частности автоматизации всех подразделений и улучшения работы их
сервисов. Есть опции для настройки SLA, сбора аналитики, контроля
сроков, подготовки отчетов.
Корпоративный портал — модуль для выстраивания единого
информационного пространства для работы всех членов команды и
получения актуальной информации по текущим проектам.
Аналитика — модуль с инструментами для контроля выполнения задач
и подготовки отчетов по каждому проекту.