Презентация 4. Служебная переписка

1.

«Служебная
переписка»

2.

1
План лекции:
1.Общая характеристика служебной
переписки;
2.Оформление реквизитов
служебного письма;
3.Разновидности служебных писем

3.

1
ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
• Значение деловой переписки
• Способы передачи деловой
информации
Содержание переписки
Требования к деловому письму
Особенности деловой
переписки
Реквизиты делового письма
Виды деловой переписки

4.

1
ЗНАЧЕНИЕ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
Деловая переписка занимает значительное
место в документальном массиве
учреждений. Являясь связующим звеном с
внешними организациями, она - один из
необходимых элементов ведения любой
предпринимательской деятельности.
• Переписка занимает около 80% входящей и
исходящей документации.

5.

1
СПОСОБЫ ПЕРЕДАЧИ
ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
• почтовая связь
• электронная связь

6.

1
СОДЕРЖАНИЕ
ПЕРЕПИСКИ
разъяснения
• запросы
подтверждения
• уведомления
просьбы
• соглашения
рекомендации
• претензии
• напоминания
• требования
• гарантии

7.

1
Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное
название широко применяемого вида официальных
документов,
служащих
средством
общения
различных организаций по поводу осуществляемой
ими своей деятельности.
К категории деловых писем относится также
переписка
между
частными
лицами,
если
содержание ее касается взаимных интересов.

8.

1
Классификация писем
Основание
классификации
Разновидности писем
Сфера применения
(тематика)
Административная переписка, коммерческая
переписка, производственная, судебная,
дипломатическая и др.
Назначение
Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос,
сопроводительное письмо, гарантийное,
благодарственное, письмо-приглашение,
поздравление, напоминание, требование,
рекламное письмо, письмо-отказ и др.
Статус адресата
Письмо в органы власти и управления, письмо в
вышестоящую организацию, письмо в
подведомственную организацию, письмо
конрагенту и др.
Количество
адресатов
Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов
(до четырех), письмо большему количеству
адресатов

9.

1
Классификация писем
Основание
классификации
По функциональному
признаку
Разновидности писем
Обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее
просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие
письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос;
Не
требующие
обязательного
ответного
письма:
письмо-извещение, информационное письмо; гарантийное письмо;
письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмонапоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмораспоряжение; сопроводительное письмо.
Циркулярные и обычные.
По признаку адресата Обычное деловое письмо направляется на один адрес,
а циркулярное – на несколько.
По структурным
признакам
Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе
авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного
согласно правилам делового этикета.
Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при
этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его
оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые правила.

10.

1
Макет письма

11.

1
Реквизиты «отправитель»
•Письмо оформляют как
минимум в двух экземплярах.
Первый экземпляр составляют
на бланке и отсылают
адресату,
второй
(его называют копией)
печатается на чистом листе
бумаги и подшивается в дело
как свидетельство
выполненной работы.
•Письмо оформляют как минимум
в двух экземплярах.
Первый экземпляр составляют на
бланке и отсылают адресату,
второй (его называют копией)
печатается на чистом листе бумаги
и подшивается в дело как
свидетельство выполненной
работы.

12.

1
Оформление делового письма: форма и внешние
атрибуты
Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации ГОСТ Р 7.0.8.
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20мм - левое (документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не
менее 30 мм)
10мм - правое
20мм - верхнее
20мм - нижнее
Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го , 13-го , 14-го
размера и одинарный или 1,5 интервалы.
Абзацный отступ текста документа-1,25 см
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
При создании документа на 2-х и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера
страниц проставляются посредине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной стороне листа.
При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на
оборотной стороне должны быть равны.

13.

Реквизиты «получатель»
1
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают
в именительном падеже.
Например :
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывают.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

14.

1
Реквизиты «получатель»
Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью "Арго"
И.Ю.ОЛЕНЕВУ
________________________
119678, г. Москва, ул. Мира,
д. 6, корп. 1, стр. 3
Иванову Сергею Михайловичу,
улица Вятская, дом 12, квартира 5,
город Москва, 119115
Проректорам
по воспитательной работе
вузов города Москвы
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
перед фамилией.

15.

1
Регистрация документа
Обычно на фирменном бланке существует специально отведенная строка для проставления
даты написания письма.
Например:
___________№___________
На №__________от ________
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,
состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер
и дату документа, на который должен быть дан ответ.

16.

1
Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата
заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;
год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2023 г. следует оформлять 05.06.2023.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
например :
05 июня 2023 г.,
а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:
2023.06.05.

17.

Заголовок темы письма
1
Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма.
Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос
«о чем?» и оформляется под реквизитами бланка, слева, от границы
левого поля
Например:
О создании аттестационной комиссии
О предоставлении информации
О проведении семинара
Заголовок к тексту может не составляться,
если текст не превышает 4-5 строк

18.

1
Правила оформления делового письма
письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут
рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним
будет приниматься одно решение;
• письмо не должно быть большим по объему (большинство писем до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих
детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц
текста);
• на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен
быть обязательно дан ответ;
• деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без
исправлений;
• содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем,
содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы,
излагаться кратко и логически последовательно;
• деловое письмо должно содержать объективные сведения об
излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь
разъясняющие и дополняющие материалы.

19.

1
Обращение
В деловых служебных письмах могут использоваться:
-вступительное обращение
Например: Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый Николай Николаевич!
Уважаемые господин Прохоров!
- заключительная этикетная фраза
Например:
С уважением,…
Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения:
«Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
«Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых
отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
«Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к
партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

20.

1
ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
• Информационный
обмен с помощью
переписки следует
использовать только
в том, случае, когда
затруднен или
невозможен иной
способ обмена
мнениями
•Деловое письмо как документ информационно-справочного
характера при соответствующем оформлении приобретает
юридическую силу с момента оформления реквизитов и
подписания документа должностным лицом

21.

1
ТИПЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ ПО
ТЕМАТИЧЕСКОМУ ПРИЗНАКУ
• ДЕЛОВАЯ (деловое письмо)
Переписка, с помощью которой оформляют
экономические, правовые, коммерческие и
другие формы деятельности, называют
деловой корреспонденцией.
• КОММЕРЧЕСКАЯ (коммерческое письмо)
Письма, составляемые при заключении и
выполнении коммерческих сделок, по
вопросам сбыта и снабжения, имеющие
правовую силу, относятся к
коммерческой корреспонденции
(например, письмо-запрос, письмонапоминание (оферта), письмо-претензия и
ответы на них).

22.

1
Телеграмма
– обобщенное название различных
по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым
способом передачи текста – по
телеграфной сети общего
пользования
• Телеграммы чаще всего
отправляют почтой, при этом
необходимо заполнить готовый
бланк со следующими
реквизитами: адресат, текст,
подпись и адрес отправителя.

23.

1
Телекс
– обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с
особым способом передачи – по абонентской
телексной сети. Иначе говоря, телекс – это
телеграмма, посланная по телетайпу
(телепринту) – аппарату, применяемому для
непосредственной телеграфной связи.
• Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации –
точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.
• Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись,
номер, наименование и адреса отправителя.
• Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к
оформлению и написанию телеграмм.
• Отличается телекс от телеграммы и содержанием служебного
заголовка, в котором указывается информация об адресате и
отправителе, а также время передачи сообщения.

24.

1
Факс или телефакс
(факсограмма)
-получаемая на бумажном носителе копия документа
(письменного, графического, изобразительного),
переданного по каналам факсимильной связи (при
помощи факсимильной аппаратуры).
• Не существует каких-либо специальных требований оформления
документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в
соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему
виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
• Не допускается волнистость или деформация материального носителя
отправляемого документа.
• На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен,
изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

25.

1
Телефонограмма
– обобщенное название различных
по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым
способом передачи текста:
передается устно по каналам
телефонной связи и записывается
(печатается) получателем.

26.

1
• Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
исходящий регистрационный номер отправляемой
телефонограммы; наименование должности, фамилия,
имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;
подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий
регистрационный номер полученной телефонограммы.
• В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов,
при этом следует избегать труднопроизносимых слов и
сложных оборотов.
• Телефонограмма составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или ответственным
исполнителем. Если телефонограмма передается
нескольким адресатам, к ней прилагается список
организаций и предприятий, которым ее направляют, и
номера телефонов, по которым она должна быть
передана.

27.

1
Электронное сообщение
– документ, переданный «электронной
почтой» по системе связи между ЭВМ,
получаемый в виде видеограммы на
экране монитора (телетекст) или в виде
бумажной копии, отпечатанной на
принтере (машинограмма).
• Электронное сообщение состоит из
адреса (или нескольких адресов
получателей); заголовка, содержащего
служебную информацию, и текста.
• Электронная почта используется как для
передачи сообщений внутри одного
учреждения, так и между различными
организациями

28.

1
Основная литература
1. Грозова, О. С. Делопроизводство : учебное пособие для вузов / О. С. Грозова. — 2-е
изд. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 131 с. — (Высшее образование). —
ISBN 978-5-534-15964-6. — Текст : электронный // Образовательная платформа
Юрайт [сайт]. — URL: https://www.urait.ru/bcode/510372
2. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа : учебник и
практикум для вузов / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общей редакцией
Н. Н. Шуваловой. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт,
2023. — 384 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-15217-3. — Текст :
электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. —
URL: https://www.urait.ru/bcode/511417
3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и
делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд.,
перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Высшее
образование). — ISBN 978-5-534-16003-1. — Текст : электронный // Образовательная
платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://www.urait.ru/bcode/523612
4. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство :
учебное пособие для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 3-е изд., испр. и
доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 145 с. — (Высшее образование). —
ISBN 978-5-534-14216-7. — Текст : электронный // Образовательная платформа
Юрайт [сайт]. — URL: https://www.urait.ru/bcode/513409

29.

Спасибо за внимание