Справочно-информационные документы. Протокол, акт, справка, докладная записка, служебное письмо, телеграмма и др

1. Справочно-информационные документы

Протокол, акт, справка,
докладная записка,
служебное письмо,
телеграмма и др.

2. Служебное письмо

Служебное письмо — обобщенное
название различных по содержанию
документов, служащих средством
общения между организациями в
процессе осуществления их
деятельности.

3. Служебное письмо. Разновидности

Информационное
Сопроводительное
Гарантийное
Претензионное
Письмо-напоминание
Письмо-просьба
Письмо-извещение и др.

4. ТЕЛЕГРАММА

ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ
ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ
АДРОН ПЕТРОВ
ул. Крылова, 5, Новосибирск-12,630012.
тел. 24-02-83. Р/счет_
Директор Печать Личная подпись Н.И. Петров
Исх. №_
Дата_

5. ТЕЛЕФОНОГРАММА

6. Протоколы

Протокол — документ, в котором
фиксируется последовательность и
содержание обсуждаемых
коллегиальным органом
(совещанием, конференцией, советом
и т. д.) поставленных вопросов и
принятых решений

7. Протоколы

Реквизиты
протокола: наименование
организации - автора; наименование
вида
документа
(протокол);
дата
(заседания); регистрационный номер;
место (заседания); гриф утверждения (в
том случае, если протокол подлежит
утверждению); заголовок к тексту; текст;
подписи.

8. Протоколы

Первая страница
протокола
оформляется как
правило, на общем
бланке
организации
формата А4.

9. Структура протокола

10. Протоколы

Текст
протокола
состоит из
вводной
и
основной
частей.

11. Пример оформления вводной части протокола

Пример оформления
повестки дня в протоколе

12. Пример оформления подписей к протоколу

13. Акты

Актом называют документ,
составленный несколькими
лицами (комиссией),
подтверждающий установленные
факты, события или действия.

14. Акты

Реквизиты акта: наименование
организации; наименование вида
документа; дата; регистрационный
номер; место составления; гриф
утверждения; заголовок к тексту; текст;
отметка о наличии приложения; подпись.

15. Акты

Текст акта состоит
из вводной и
констатирующей
части

16. Акты

Текст акта состоит
из двух частей —
вводной и
констатирующей
.

17. Примеры оформления некоторых частей акта

18. Пример оформления текста акта

19. Докладные записки

Докладная записка — документ,
адресованный вышестоящему
руководителю, содержащий
обстоятельное изложение какоголибо вопроса с выводами и
предложениями составителя.

20. Докладные записки

В зависимости от содержания и
назначения докладные записки делятся на
информационные, отчетные,
инициативные.
В зависимости от адресата докладные
записки бывают внутренние
(направленные непосредственному
руководителю) и внешние (направленные
в вышестоящие организации).

21. Докладные записки

Реквизиты
докладной
записки:
наименование
организации;
наименование вида документа; дата;
регистрационный
номер;
место
составления или издания; заголовок;
адресат; текст; подпись.

22. Докладные записки

Внутренние
записки пишут на
листе бумаги
(допускается
рукописный способ)
формата А4 с угловым
расположением
постоянных
реквизитов.

23. Докладные записки

Внешние
записки
оформляют на
общем бланке
формата А4.
Подписывает их
руководитель
организации

24. Справки

Справка документ информационного
характера, содержащий описание
производственной деятельности организации
и подтверждение каких-либо фактов,
событий.

25. Справки

Реквизиты справки: наименование
организации; наименование вида
документа; дата; регистрационный
номер; место составления; адресат;
заголовок; текст; подпись; оттиск печати.

26. Пример оформления справки о наличии документов

27. Объяснительные записки

Объяснительная записка —
документ, объясняющий
вышестоящему непосредственному
руководителю причины
невыполнения какого-либо
поручения, нарушения трудовой или
технологической дисциплины.

28. Объяснительные записки

МУ «Кемеровская служба спасения»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
__________
№ ________
Заместителю Главы города,
начальнику управления
жилищно-коммунального
хозяйства
И.О.Ф.
О причинах аварии при ремонте
теплотрассы
При ремонте теплотрассы в микрорайоне № 11 в ночь на 11 января 2009 года в результате
выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение двух железобетонных блоков, образующих
кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как руководителя нет, так как при выполнении работ
моими работниками были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры
предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного
рабочего дня.
Директор
личная подпись
И.О.Ф.

29. Пример оформления объяснительной записки

30. ИТОГИ:

докладные
служебные
объяснительные
пояснительные
наименование вида документа
ЗАПИСКИ
ИТОГИ:
Позитивные/негативные
факты. В конце предложение, просьба
Внутренняя переписка о
выполнении работы (мат.-техн.,
информ., организ., хоз. вопросы
Объясняет причины к-л
события, действия, факта и т.
д.
Поясняет содержание
основного документа, без
бланка

31. ИТОГИ:

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – различные по
содержанию документы, используют для
коммуникации между организациями,
физическими лицами.
Отсутствует наименование вида
документа!
Могут заверяться печатью

32.

Виды служебных писем
Письма
Информационное письмо
информационного Письмо-сообщение
характера
Сопроводительное письмо
Письмо-напоминание
Письмо-извещение
Письмо-уведомление
Рекламное письмо
Письмо-просьба
Письмо-запрос
Письмо,
содержащее
просьбу/предложе
Письмо-предложение
ние
Письмо-заявка
Письмо-заказ
Письмо-приглашение

33.

Виды служебных писем
Письмо,
содержащее
требование
Письма-ответы
Письмо-требование
Письмо-претензия
Письмо-согласие
Письмо-отказ
Письмо,
содержащее
обязательства
Гарантийное письмо
Этикетные письма
Письмо-соболезнование
Письмо-подтверждение
Рекомендательное письмо
Письмо-поздравление
Письмо-благодарность
Письмо-извинение

34. ИТОГИ:

ПОВЕСТКА – план проведения
протоколируемого мероприятия
Без бланка;
М.б. с реквизитом утверждения;
Пункты повестки нумеруются арабскими
цифрами;
Вопросы формулируются в П. п.;

35. ИТОГИ:

ПРОТОКОЛ – ход коллегиального
обсуждения вопросов и принятия решений
М. б. на общем бланке, на бланке конкретного
вида документа, без бланка;
М.б. с реквизитом утверждения;
Дата - дата проведения мероприятия;
Более 15 чел. Присутствующих – (список
прилагается);
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)
Срок оформления протокола не должен
пре6вышать 5-ти дней со дня заседания

36. ИТОГИ:

АКТ - фиксация фактического состояния
дел.
М.б. с реквизитом утверждения;
Не менее 2-х составителей;
М.б. на общем бланке, бланке
структурного подразделения; без бланка;
Дата акта – дата актируемого события;

37. ИТОГИ:

СПРАВКА – описание/подтверждение каких
либо фактов
Служебного характера – сведения по основной
деятельности организации (виды:
информационные, аналитические, отчетные);
Личного характера – удостоверение каких либо
юридических фактов в отношении физ. Лиц
(текст начинается с указания ФИО в И. п.);
Может заверяться печатью

38. Благодарю за внимание