Деловое (служебное) письмо

1. Деловое (служебное) письмо

2. Деловое (служебное) письмо

3. Образец письма

Органы исполнительной
власти
Санкт-Петербурга
ПРАВИТЕЛЬСТВО
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ
ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

4. Нормативно-правовые акты

1.
Приказ Росархива от 25.12.2020 N 199 Об утверждении Методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных
органах, органах местного самоуправления
2.
ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом
Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст)

5.

Деловое (служебное) письмо готовится в государственном органе, органе местного самоуправления как:
Доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
Ответ на запрос федерального государственного органа
Ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской
Федерации
Ответ государственного органа субъекта российской федерации о выполнении поручения главы республики в составе
российской федерации, руководителя края, области, автономной области и автономного округа в составе Российской
Федерации
Ответ на запрос члена совета федерации федерального собрания Российской Федерации
Ответ на парламентский запрос
Ответ на запрос депутата государственной думы федерального собрания Российской Федерации, депутата
представительного органа субъекта Российской Федерации
Ответ на обращение гражданина или организации

6.

Ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности
государственного органа
Сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов президента российской
федерации и правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых
актов субъекта Российской Федерации
Ответ на запрос иного государственного органа, организации
Запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или
об отказе в предоставлении государственной услуги и др.
Инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций государственного органа, органа
местного самоуправления, полномочий должностных лиц государственного органа, органа местного
самоуправления
В других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации
(документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу)

7.

В инструкции по
делопроизводству
рекомендуется установить:
Порядок оформления
деловых (служебных)
писем, в том числе на
должностных бланках
Процедуру согласования
деловых (служебных) писем
Требования к текстам деловых
(служебных) писем, особенности
составления инициативных писем,
писем-ответов, ответов на обращения
граждан и организаций, поступающих в
государственный орган, орган местного
самоуправления
Особенности составления и
оформления совместных
писем
Особенности применения в деятельности
государственного органа, органа местного
самоуправления средств электросвязи,
информационно-коммуникационных технологий для
получения и отправки деловых (служебных) писем и
других документов

8.

В инструкции по
делопроизводству
рекомендуется установить
состав реквизитов,
используемых при
оформлении деловых
(служебных) писем:
Адресат
Дата документа
Регистрационный номер
документа
Ссылка на
регистрационный номер
и дату поступившего
документа
Заголовок к тексту
Текст документа
Отметка о наличии
приложений
Подпись
Отметка об электронной
подписи (в случае
подготовки и отправки
делового (служебного)
письма в форме
электронного документа)
Отметка об исполнителе
Виза

9.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:
Деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на
стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа - указываются в реквизите
"подпись"
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных
лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению
документов
В деловых (служебных) письмах используется реквизит "заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" И формулирующий в
краткой форме тему письма
В деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера "уважаемый...!" - В начале письма, над текстом и "с
уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта
письма

10.

Деловые (служебные) письма излагаются:
От 1-го лица множественного числа ("просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение
проект..." И др.)
От 3-го лица единственного числа ("министерство не считает возможным...", "Федеральное архивное агентство
предлагает рассмотреть возможность...")
От 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке
("прошу вас представить сведения о...", "Считаю возможным принять участие в...")
Деловые (служебные) письма в установленном инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру
согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами государственного органа, органа
местного самоуправления
В установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью государственного органа,
органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к документу", который может дополняться номером экземпляра

11.

Деловые (служебные) письма излагаются:
От 1-го лица множественного числа ("просим предоставить информацию...",
"Направляем на заключение проект..." И др.)
От 3-го лица единственного числа ("министерство не считает возможным...",
"Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность...")
От 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на
должностном бланке ("прошу вас представить сведения о...", "Считаю возможным
принять участие в...")
Деловые (служебные) письма в установленном инструкцией по делопроизводству порядке
проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными
лицами государственного органа, органа местного самоуправления

12.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:
Деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые
руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе
бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа - указываются в реквизите
"подпись"
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях
(поручениях) должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки
инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственного органа, органа
местного самоуправления
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по
исполнению документов
В деловых (служебных) письмах используется реквизит "заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" И
формулирующий в краткой форме тему письма
В деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера "уважаемый...!" - В начале письма, над
текстом и "с уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются
исполнителем при подготовке проекта письма

13.

Деловые (служебные) письма подписываются руководителем государственного органа, его
заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением
обязанностей, установленным правовым актом государственного органа, органа местного
самоуправления
В случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные)
письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите "подпись" в
этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с
приказом об исполнении обязанностей, например: "И.О. Министра" или "исполняющий обязанности
министра"
В установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью
государственного органа, органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к
документу", который может дополняться номером экземпляра