Инструкция (1)

1.

Содержание
Раздел 1. Продажи
1. Выявление потребностей #3. Выявление потребностей
2. Согласование дизайна и материалов #9. Согласования дизайна и материалов
3. Формирование коммерческого предложения #13. Формирование коммерческого предложения
4. Оглашение стоимости #19. Оглашение стоимости
5. В ожидании решения клиента #22. В ожидании решения клиента
6. Отказ #24. Отказ
7. Подготовка к заключению договора #25. Подготовка к заключению договора
8. Формирование договора #28. Формирование договора
9. Договор заключен #29. Договор заключен
10. Проверка аудитора #32. Проверка аудитора
11. Продажа завершена #34. Продажа завершена
12. Подготовка к передачи технологу #35. Подготовка к передачи технологу
1

2.

Содержание
Раздел 2. Проектирование
1 Проверка аудитора Проверка аудитора
2. Обмерные работы Обмерные работы
3. Проектирование рабочие чертежи Проектирование рабочие чертежи
4. Согласование с клиентом Согласование с клиентом
5. Проектирование (тех часть) ПРОЕКТИРОВАНИЕ (ТЕХ. ЧАСТЬ)
6. Проверка руководителем Проверка руководителем
2

3.

Содержание
Раздел 3. Снабжение
1.
Снабжение смета Снабжение смета
2.
Снабжение закуп
3

4.

Содержание
Раздел 4. Производство
1. Ожидание производства Ожидание производства
2. Изготовление Изготовление
3. Контрольная сборка Контрольная сборка
4. Окончательный расчет/чек Окончательный расчет/чек
5. Подготовка к вывозу Подготовка к вывозу
6. Монтаж Монтаж
4

5.

Раздел 1. Воронка Продажи
Для создания новой Заявки необходимо нажать в столбце Выявление потребностей кнопку
Быстрая сделка, затем Сохранить. Номер Заявки присваивается автоматически.
5

6.

Этап 1.1. Выявление потребностей
После этого необходимо заполнить данные клиента, для этого нажмите 2 раза на сформированную
вами заявку и заполните все необходимые графы в подзаголовке Выявление потребностей
6

7.

Этап 1.1. Выявление потребностей
1.
В графе Ф.И.О заполняется полностью без сокращений.
2.
В графе ИИН указывается ИИН клиента
3.
В графе Адрес заполняется улица, дом, квартира
4.
В графе Подъезд нужно указать номер подъезда
5.
В графе Этаж нужно указать этаж
6.
В графе Телефон указывается контактные данные Покупателя
7.
В графе Источник: нужно выбрать из выпадающего списка
Пришел в салон (Клиент сам пришел в салон, без рекомендаций и реклам)
Рекомендация (Клиенту посоветовал знакомый, друг, родственник)
Инстаграм, звонок (Клиент пришел через инстаграмм)
Сайт (Клиент увидел наш сайт)
Постоянный клиент (Клиент уже заказывал у нас мебель)
8.
В графе Статус нужно выбрать из выпадающего списка частный это заказ или корпоративный.
9.
В графе Тип обращения нужно выбрать первый раз пришел клиент или повторно.
10.
Фамилия Дизайнера присваивается автоматически, согласно учетной записи.
11.
В графе Перечень изделий нужно заполнить краткое содержание заказа.
После заполнения всех граф необходимо нажать кнопку Сохранить и Закрыть заявку (см. стр. 8-11)
7

8.

Этап 1.1. Выявление потребностей
В графе Источник необходимо выбрать из выпадающего списка (см. предыдущий лист). Прошу
уделить особое внимание, этот пункт очень важен для правильного заполнения и позволит нам
провести аналитику по нашим Заказам.
8

9.

Этап 1.1. Выявление потребностей
В графе Статус выбрать из выпадающего списка Частный это клиент или Корпоративный
(Корпоративный клиент - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, которые
постоянно приобретают продукцию или заказывают услугу у данной компании)
9

10.

Этап 1.1. Выявление потребностей
В графе Тип обращения нужно выбрать из выпадающего списка Первичное или Повторное обращение.
10

11.

Этап 1.1. Выявление потребностей
После заполнения всех граф, нажмите кнопку Сохранить и Закрыть заявку. Заявка автоматически
перейдет в Согласование дизайна и материалов
11

12.

Этап 1.2. Согласования дизайна и материалов
Для прохождения данного этапа необходимо заполнить все графы в подзаголовке Согласования дизайна и
материалов
12

13.

Этап 1.2. Согласования дизайна и материалов
В этом столбце необходимо загрузить Эскиз отрисованный Дизайнером, Расчет заказа по изделиям (в
одном файле во вкладках Excel), вписать общую сумму заказа.
13

14.

Этап 1.2. Согласования дизайна и материалов
Способ оплаты выбирается из выпадающего списка
14

15.

Этап 1.2. Согласования дизайна и материалов
Юридическое лицо так же выбирается из выпадающего списка. Для определения компании-Исполнителя
необходимо обратиться в Бухгалтерию (согласно Регламента заключения договоров). Нажмите кнопку
Сохранить и Закройте заявку.
15

16.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Для формирования Коммерческого предложения необходимо зайти во вкладку Товары
16

17.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
В открывшемся диалоговом окне необходимо нажать кнопку Добавить Товар и выбрать товар
соответствующий вашему заказу.
17

18.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Здесь необходимо заполнить графы Цена, Скидка при ее наличии), Налог (НДС 12% при условии если
предприятие платит НДС).
18

19.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Для того чтобы добавить описание и характеристики для Коммерческого предложения необходимо
нажать стрелочку.
19

20.

Этап 1.2. Формирование коммерческого
предложения
На этой стадии нужно добавить Описание и характеристики каждого изделия и нажать кнопку
Сохранить.
20

21.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Для формирование Коммерческого предложения нажмите кнопку Документ в верхнем правом углу
21

22.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Затем из выпадающего списка выберите КП
22

23.

Этап 1.2. Формирование коммерческого предложения
Затем выберете кнопку со значком принтер и распечатайте ваше Коммерческое предложение. Для сохранения
коммерческого предложения в сетевую папку согласно Регламента заключения договоров нажмите кнопку
Скачать.
23

24.

Этап 3. Оглашение стоимости
В этом разделе у вас формируется задача. Эту задачу можно посмотреть как в самой заявке так и в Меню Bitrix24,
раздел Задачи и Проекты, список. В этом разделе вы можете посмотреть все свои задачи, который поставил для вас
ваш руководитель. Для выполнения данной задачи вам необходимо распечатать КП, позвонить клиенту и передать
Коммерческое предложение.
24

25.

Этап 1.3. Оглашение стоимости
Для завершение данной задачи вам необходимо нажать кнопку завершить
25

26.

Этап 1.3. Оглашение стоимости
После того как Дизайнер нажал кнопку Завершить у Администратора появляется задача, где он так же
должен либо принять работу, либо отправить на доработку.
26

27.

Этап 1.4. В ожидании решения клиента
После перемещение Заявки в Ожидании решения необходимо узнать готов ли клиент к заключению
договора. Здесь так же формируется Задача где необходимо нажать кнопку Завершить.
27

28.

Этап 1.4. В ожидании решения клиента
После того как Дизайнер нажал кнопку Завершить у Администратора появляется задача, где он так же должен либо
принять работу, либо отправить на доработку. В случае отказа Клиента необходимо самому перенести Заявку в
столбец Отказ. При положительном ответе от Клиента Заявка автоматически переносится в Подготовку к заключения
договора
28

29.

Этап 1.8. Отказ
В случае перенесения Заявки в столбец Отказ, появляется поле Причина отказа, где необходимо своими
словами объяснить причину отказа (например: Не устроил срок изготовления, стоимость и.т.д.)
29

30.

Этап 1.5. Подготовка к заключению договора
Для успешного прохождения данного этапа необходимо заполнить все графы в подзаголовке Подготовка
к заключению договора.
30

31.

Этап 1.5. Подготовка к заключению договора
Номер Договора присваивается согласно Регламента по заключению договоров и Реестра договоров в
общей папке (//192.168.0.101/Public/KATРИН/Бланки и документы/Договоры/1Реестр_Договоров.xlsx)
31

32.

Этап 1.5. Подготовка к заключению договора
Нужно заполнить № удостоверения личности клиента, дата выдачи удостоверения личности, орган
выдачи, дата договора согласно Реестра договоров, срок изготовления (кол-во рабочих дней), подгрузить
скан версию подписанного Клиентом договора и приложения. После заполнения всех граф необходимо
нажать кнопку Сохранить и закрыть Заявку. Заявка автоматически переносится на этап Договор
заключен
32

33.

Этап 1.5. Формирование договора
Для выгрузки договора с Bitrix24 необходимо нажать на кнопку Документ в верхнем правом углу и
выбрать Договор с указанием необходимого Юридического лица.
33

34.

Этап 1.5. Формирование договора
Дождитесь формирование договора. После подгрузки договора вы можете распечатать данный файл,
либо скачать и загрузить в папку Pablic (согласно регламента)
34

35.

Этап 1.6. Договор заключен
Для прохождения данного этапа нужно заполнить все графы в разделе Договор заключен.
35

36.

Этап 1.6. Договор заключен
В графе Оплачено нужно выбрать из выпадающего списка
36

37.

Этап 1.6. Договор заключен
На этом этапе нужно погрузить скан версию платежного документа. Для этого нужно подойти к Бухгалтеру
получить платежный документ, отсканировать его, загрузить в приложение и нажать кнопку Сохранить.
37

38.

Этап 1.7. Проверка аудитора
На этом этапе у Администратора формируется задача. Для просмотра своих задач, необходимо зайти в
Меню с левой стороны рабочего экрана и выбрать вкладку Задачи и проекты.
38

39.

Этап 1.7. Проверка аудитора
Аудитор должен проверить правильность Заключенного договора, правильность реквизитов указанных в
договоре, соответствие эскиза установленным стандартам и расчеты Дизайнера. После проверки Аудитор
должен нажать кнопку Завершить и Договор автоматически переходит на этап Продажа завершена.
39

40.

Этап 1.8. Продажа завершена
40

41.

Раздел 2. Воронка проектирование
Для отслеживания сроков изготовления и дат контрольных замеров на стадии Подготовка к передачи
технологу необходимо скопировать заявки и разделить их по наименованию изделий (в случае если изделий
несколько)
41

42.

Этап 2.1. Подготовка к передачи технологу.
Копирование заявок
Все сделки ведутся отдельно по изделиям. Для того, чтобы скопировать сделку необходимо нажать на
кнопку настройки в верхнем правом углу
42

43.

Этап 2.1. Подготовка к передачи технологу.
Копирование заявок
Нажать кнопку Копировать
43

44.

Этап 2.1. Подготовка к передачи технологу.
Копирование заявок
Здесь создаются две одинаковые сделки. Нужно убрать лишнее, подгрузить отдельные эскизы по каждому изделию,
изменить перечень изделий и сумму соответственно каждому изделию. После этого нажать кнопку Сохранить.
44

45.

Этап 2.1. Подготовка к передачи технологу
На этой стадии необходимо заполнить раздел Подготовка к передачи технологу
45

46.

Этап 2.1. Подготовка к передачи технологу
После заполнения всех граф, Договор автоматически переходит на этап Проверка аудита.
46

47.

Воронка проектирование
47

48.

Проверка аудитора
На этом этапе у Аудитора формируется задача. Для просмотра своих задач, необходимо зайти в Меню с
левой стороны рабочего экрана и выбрать вкладку Задачи и проекты.
48

49.

Проверка аудитора
Аудитор должен проверить правильность Заключенного договора, правильность реквизитов указанных в договоре,
соответствие эскиза установленным стандартам и расчеты Дизайнера. После проверки Аудитор должен нажать кнопку
Завершить и выбрать Технолога. Договор автоматически переходит на стадию Обмерные работы.
49

50.

Обмерные работы
На данном этапе ответственный за Лид становится назначенный на предыдущем этапе Технолог.
50

51.

Обмерные работы
Для прохождения этого раздела нужно подгрузить бланк замера либо акт об отсутствия строй готовности, выбрать дату
когда был контрольный замер и дату планируемого завершения (дата планируемого завершения рассчитывается = дата
изготовления + дата контрольного замера. Суббота воскресение в расчетах не учитывается). После заполнения всех
граф лид автоматически переходит в раздел Проектирование рабочие чертежи.
51

52.

Проектирование рабочие чертежи
Технолог подгружает документы согласно названия граф в данном разделе. После заполнения всех граф
Лид автоматически переводится в Согласование с клиентом.
52

53.

Проектирование рабочие чертежи
53

54.

Согласование с клиентом
После перевода в раздел Согласование с клиентом автоматически меняется ответственный лицо на
Дизайнера. Для успешного прохождения данного раздела Дизайнер должен подгрузить Акт согласования
на внесение изменений при проектировании.
54

55.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ (ТЕХ. ЧАСТЬ)
На данном этапе автоматически меняется ответственное лицо – Технолог. Технолог должен подгрузить
сюда свою Техническую часть.
55

56.

Проверка руководителем
После попадания Лида в раздел Проверка руководителя у Начальника ПТО (Начальника цеха)
формируется задача.
56

57.

Снабжение смета
Менеджер по снабжению скачивает файл «Заявка на материалы», формирует Смету согласно счетам на
оплату полученных от Поставщиков и подгружает ее в свой раздел. Сделка автоматически переносится
на стадию Снабжение закуп после погружения файла
57

58.

Снабжение закуп
После закупа всех материалов необходимых для успешного завершения заказа Менеджер по снабжению
переносит сделку на стадию Подготовка к производству.
58

59.

ВОРОНКА ПРОИЗВОДСТВО
59

60.

Ожидание производства
Ожидание производства – сюда будут поступать заказы готовые для отработки в Цех. Заказы, которые
Начальник цеха взял в работу необходимо перетащить на стадию Изготовление.
60

61.

Изготовление
Изготовление – на этой стадии находятся все заказы, которые находятся на изготовлении. После завершения
изготовления изделий в цеху Начальник цеха – переносит Заказ на стадию Контрольная сборка.
61

62.

Контрольная сборка
После успешной сборки изделия в цеху необходимо подгрузить в программу Bitrix24 фотографии готовых изделий и
нажать кнопку сохранить. После подгрузки всех фотографии сделка автоматически переходит на стадию
Окончательный расчет/чек.
62

63.

Окончательный расчет/чек
Здесь автоматически меняется ответственный – им становится Дизайнер. На этой стадии нужно связаться с
Клиентом и уведомить, что заказ готов. После окончательного расчета необходимо подгрузить чек об оплате и
нажать кнопку Сохранить. После Сделка автоматически переходит на стадию Подготовка к вывозу.
63

64.

Подготовка к вывозу
На этой стадии необходимо определить дату монтажа и нажать кнопку Сохранить. После завершения
данного условия сделка автоматически переводится на стадию Монтаж.
64

65.

Монтаж
После завершения Монтажа на адресе клиента, необходимо либо подгрузить акт выполненных работ
подписанный Клиентом, либо подгрузить дефектный акт и переместить на стадию Завершено с замечаниями.
65