Организация и технологии документационного обеспечения управления

1.

Организация и технологии
документационного
обеспечения управления

2.

Документационное
обеспечение
управленческой
деятельности организации - важнейшая обслуживающая
функция управления.
Рациональная организация документационного обеспечения
управления возлагается в организации на самостоятельную,
организационно-обособленную
службу,
подчиненную
руководителю организации, - службу документационного
обеспечения
управления
(служба
ДОУ,
служба
делопроизводства).
В небольших организациях, где объем обрабатываемых
документов
невелик
и
создание
такой
службы
нецелесообразно, всю работу по документационному
обеспечению управления выполняет секретарь руководителя
или специально выделенный для проведения этой работы
сотрудник.

3.

Согласно ГОСТ «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения
исполнения
или
отправления
называется
документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде
потоков документов, циркулирующих между пунктами
обработки содержания информации, к которым можно
отнести руководителей организации и структурных
подразделений,
управленческих
работников,
и
пунктами
технической
обработки
собственно
документов, обеспечивающих прием, учет, контроль,
формирование информационно-справочных массивов,
хранение и использование информации (подразделения
службы ДОУ, делопроизводственные работники
структурных подразделений и др.).

4.

В составе документооборота принято
различать следующие основные
документопотоки:
- входящие (поступающие) документы, т. е.
документы, поступившие в организацию;
- исходящие (отправляемые) документы, т. е.
официальные документы, отправляемые из
организации;
- внутренние документы, т. е. официальные
документы, не выходящие за пределы
подготовившей их организации.

5.

Разработка таких маршрутов базируется на типовой
технологии
организации
документооборота,
рекомендованной
Государственной
системой
документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
и предусматривающей следующие основные этапы:
- прием поступающих документов, их первоначальная
обработка;
- доставка документов по назначению;
- рассмотрение документов руководством организации
и руководителями структурных подразделений;
- регистрация документов;
- информационно-справочная работа;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- отправка документов.

6.

Государственная
система
документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность
принципов
и
правил,
устанавливающих
требования
к
документированию
единые
управленческой
деятельности и организации работы с документами в
органах государственного управления, на предприятиях,
в учреждениях и организациях.

7.

ГСДОУ
рекомендует закреплять порядок
прохождения документов в виде специальных
технологических схем, разработкой которых
занимается служба ДОУ. В схемах должны быть
отражены:
- этапы прохождения документов;
- пункты обработки документной информации;
- сроки обработки и исполнения документов.

8.

При организации документооборота и его
рационализации
принято
руководствоваться
принципами
(основными
положениями),
выработанными практикой делопроизводства и
научной организацией управленческого труда:
движение
документов
должно
быть
прямоточным, т. е. практически исключать
возвратные маршруты;
- документ должен пребывать только в тех
инстанциях, где это обусловлено необходимостью
работы с ним;
- документ должен быть в структурном
подразделении или у исполнителя однократно.

9.

Основные требования к составлению оформлению
документов:
1. юридические требования или требования правовой
культуры;
2. требования информационной культуры;
3. требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов;
4. требования технической эстетики.

10.

Унифицированная система
документации
Унифицированная система документации
(УСД) – это совокупность
взаимосвязанных форм документов,
обеспечивающих документированное
представление данных в определенных
видах хозяйственной деятельности,
средств их ведения, нормативных и
методических материалов по их
разработке и применению.
Цели создания УСД:
1) Обеспечение экономической эффективности
и гарантированного уровня качества
информации на всех этапах обработки
документов.
2) Совершенствование и уменьшение
разнообразия содержания и форм
10

11.

Требования к УСД
• УСД должна содержать полную информацию,
необходимую для оптимального управления тем
объектом, для которого разрабатывается эта
система;
• УСД должна быть ориентирована на
использование средств вычислительной техники
для сбора, обработки и передачи информации;
• УСД должна обеспечить информационную
совместимость различных уровней;
• все документы, входящие в состав
разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки
в них должны быть закодированы с
использованием международных, общесистемных
или локальных классификаторов.
11

12.

Направления унификации
Унификация
структуры
Унификация
содержания
Унификация
оформления
наличие трех частей
использование
эргономические
документа;
общий состав
реквизитов
заголовочной и
оформляющей частей;
стандартные размеры
носителя и полей
документа;
расположение
реквизитов документа.
стандартизованной
профессиональной
лексики;
соблюдение требований
деловой стилистики;
соблюдение требований
к идентификации
документов и
обеспечению их
юридической силы.
характеристики
документов;
информативность
форм представления
данных;
единообразие
оформления
однотипных
документов.
12

13.

Структура унифицированного документа
Унифицированный
документ
Заголовочная
часть
наименование
(предприятия, организации,
работающего,
оборудования);
характеристика документа
(ОКУД);
наименование документа;
зона для размещения
постоянных на документ
реквизитов-признаков и их
кодов.
Содержательная
часть
переменные
реквизиты-признаки;
количественносуммовые реквизитыоснования
13
Оформляющая
часть
подписи лиц,
несущих
юридическую
ответственность за
составление
документа;
дата заполнения
документа.

14.

Этапы обработки входящих
документов
1. Прием и первичная обработка документов
1.1. Проверка правильности доставки и целостности вложений
1.2. Вскрытие документов
1.3. Нанесение регистрационного штампа
1.4. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
2. Предварительное рассмотрение
2.1. Доклад руководителю о поступивших документах и передача ему
наиболее важных и срочных документов
2.2 . Распределение корреспонденции между заместителями
структурных подразделений
2.3. Подбор при необходимости дополнительных материалов
(предыдущих писем, контрактов..)
2.4. Наложение руководителем резолюции
2.5. Внесение сведений из резолюции об исполнителях, сроках
исполнения документов в журнал входящей корреспонденции,
карточку регистрации
3. Контроль исполнения документов
4. Формирование дел

15.

Предварительное рассмотрение и
распределение документов
• Документы, адресованные руководителю или без указания
конкретного должностного лица, предварительно рассматриваются
работником службы ДОУ;
• Выделение из всего массива поступивших документов, требующих
обязательного рассмотрения руководителя или заместителя
руководителя организации, в соответствии с распределением
обязанностей между заместителями;
• Основанием для принятия решения является содержание документа;
• Документы, не требующие рассмотрения руководителя,
направляются напрямую в структурные подразделения или
конкретным исполнителям.

16.

Этапы работы прохождения
исходящих документов
1. Согласование проекта документа
2.Согласование, визирование (в необходимых случаях)
3. Подписание и утверждение
4. Регистрация (в журнале или на карточке)
5. Отправка документа адресату
5.1.Проверка правильности оформления документов
5.2. Проверка наличия приложений, указанных в документе,
соответствие количества экземпляров количеству адресатов
5.3.Проверка правильности адресовании
5.4. Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию
(сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату
отправки)

17.

Регистрация документов
• Регистрация - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения
• Цель регистрации – обеспечение учета, контроля и
поиска документов
• Процесс регистрации – это перенос с документа
реквизитов и занесение их в определенную
регистрационную форму (журнал, карточку, форму
базы данных ПЭВМ), позволяющий создать базу данных
о документах организации, что является основой
последующей работы с документами

18.

Регистрационный штамп
Наименование организации
Вх.№_______________________________
От_________________________________
Необходимо регистрировать:
документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций,
важные письма других организаций,
обращения граждан и др.
Не надо регистрировать:
поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения;
пакеты с пометкой «лично»,
документы, поступающие в копиях для сведения.

19.

Правила первичной
регистрации
На первом этапе регистрации заполняют разделы
карточки (машинописным или рукописным способом):
• входящий номер и дата регистрации. Например: №
150 от 15.01.2021 (№ 150 – порядковый номер
поступающего документа, начиная с 1 января
текущего года, 15.01.2000 – дата поступления
регистрируемого документа). Этот номер и дата
должны быть указаны и в регистрационном штампе на
документе;
•от кого поступил документ (Министерство
образования и науки РФ);
• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
• дата полученного документа и исходящий номер
(20.12.2021 №259/10);
• краткое содержание документа. Например: просьба
заключить договор на поставку строительных
материалов.

20.

Лицевая сторона карточки регистрации
входящих документов
Дата регистрации и
входящий номер
10.01.2021 №35
От кого поступил
документ
Министерство
образования и
науки РФ
Количество листов
и экземпляров
Дата полученного
документа,
исходящий номер
2 л. в 1 экз.
25.12.2021
№ 2054-02/5
Краткое содержание документа:
Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации
горячего питания студентов ссуз области.
Кто направил документ. Резолюция.
Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2021

21.

Оборотная сторона
Дата передачи на
исполнение
Кому направлен
документ, расписка
в получении
Дата возврата,
расписка
принявшего
документ
Номер дела, в
котором хранится
документ или
отметка в
уничтожении
10.01.2021 №35
Кирсановой М.В.
20.01.2021
Д №02-36
Отметка о контроле и исполнении:
Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания.
Подписал: председатель Я.Я. Моргачев
Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета
Я.Я. Моргачев 20.01.2021

22.

Образец карточки регистрации
исходящих документов
Дата и порядковый
регистрационный
номер
Количество листов
и экземпляров
20.01.2021
2 л. в 1 экз.
№ 259-02/36
Кому направлен
документ
Министерство
образования и
науки РФ
Расписка в
получении или
номер реестра,
отправлен, дата
Заказное № 36
от 25.03.2021
Краткое содержание документа:
Информация об организации горячего питания студентов ссуз области.
Кем подписан документ: председатель
Я.Я. Моргачев
25.03.2021

23.

Контроль за исполнением
документов
Цель контроля – содействие своевременному и правильному
исполнению решений, заданий и поручений руководства,
обеспечение получения информации, необходимой для
оценки деятельности подразделений и исполнителей
за исполнением
документов
по существу
поставленных в них вопросов
за соответствием формы
создаваемых документов
их содержанию и
за своевременностью
исполнения
Основные задачи:
• контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и
внутренних документов и устных указаний руководства;
• обобщение данных, получаемых в результате контрольной
деятельности, и доведение их до сведения руководства;
• разработка предложений по ускорению и совершенствованию
документообращения, укреплению исполнительской
дисциплины.