Прием и передача телефонограмм

1.

Профессия ПКРС 46.01.01Секретарь
ПМ 02.Организационная деятельность
МДК.02.01 Организация секретарского
обслуживания
Прием и передача
телефонограмм

2.

ЦЕЛЬ УРОКА:
Изучить правила
отправления,
приема, оформления
телефонограммы,
реквизиты.

3.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Телефонограмма документ, содержащий
служебное сообщение
или оперативную
информацию,
передаваемую устно по
телефону.

4.

ПРИМЕНЕНИЕ
Телефонограмма
применяется для
срочных оповещений о
совещаниях, заседаниях,
внезапно случившихся
событиях, об отмене
запланированных
мероприятий.

5.

СПОСОБ ПЕРЕДАЧИ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма
передается только
по местной
телефонной связи

6.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРЕДАЧЕ
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
1.Информация должна
быть точной и краткой.
2.Трудные слова должны
передаваться по буквам.
3.Объем ТФГ должен
содержать не более 50 слов.
4.ТФГ проверяется
повторным чтением

7.

СХЕМА 7П
П1 - приветствие
П2 - представление
П3 - причина
П4 - проблема
(обсуждение
вопроса)
П5 - подведение
итогов
П6 - признательность
П7 - прощание

8.

1
2
Звонок
Здравствуйте, Вам звонят из ЗАО «Полиграф», примите тфг
Текст не более 50 слов
3
4
Кто принял, номер тел., время приема
Спасибо, досвидание
5
6

9.

ОФОРМЛЕНИЕ
Телефонограмма
относится к группе
информационно справочных документов.
оформляется на общем
бланке организации
или на листе бумаги
формата А-4 в 1
экземпляре.

10.

ОФОРМЛЕНИЕ
По ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированная система
организационно распорядительной
документации.
Требования к
оформлению документов

11.

РЕКВИЗИТЫ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
1.Наименование организации (автора документа);
2.Наименование документа;
3. Адресат;
4.Дата ;
5.Регистрационный номер документа;
6.Заголовок к тексту;
7.Текст;
8.Подпись должностного лица (наименование должности,
ФИО);

12.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ
9.Должность
сотрудника, Ф И.О.
тел., передавшего
ТФГ;
10. Должность
сотрудника, Ф.И.О.,
тел., принявшего ТФГ
11.Время передачи ТФГ.;

13.

Задача секретаря,
принявшего телефонограмму,
ознакомить с её содержанием
всех должностных лиц,
которым предназначена
информация.

14.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА
Телефонограмма
должна быть
оформлена,
зарегистрирована,
подписана
должностным
лицом.

15.

ХРАНЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Исполненный документ подшивают
в дело:
адресант – в исходящие документы;
адресат – во входящие документы.
Срок хранения по решению ЭК или
По Перечню типовых
управленческих документов,
образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков
хранения, утвержденном
Росархивом 29 мая 2010г. с
изменениями от16.02.2016 №403

16.

ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Министерство легкой
промышленности
президенту
ТЕЛЕФОНОГРАММА
концерна «АРМА»
А.М. Косенко
22 апреля 2017
№15
Предлагаю двадцать пятого апреля прибыть к 10
часам на совещание по вопросу качества
выпускаемой продукции.
Заместитель
министра
Передал: 10 ч 20 мин секретарь зам. министра
Ковальская М.А. тел. 2978563
Принял: секретарь президента концерна
Зуева О.С., тел.7456358
И.Н.Красюк

17.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!