На службе агентской сети

1.

На службе АГЕНТСКОЙ СЕТИ
Смолярова Елена
Начальник Отдела Хозяйственного Обеспечения Регионов (ОХОР)

2.

Наша команда
Коллеги, добрый день,
я начальник Отдела Хозяйственного Обеспечения Регионов
(ОХОР)
Если у Вас возникают проблемы или вопросы,
а также при отсутствии Вашего специалиста,
обращайтесь ко мне.
Тел.: +7 (495) 785 82 00 доб. 2063
E-mail: [email protected]
Дополнительно я буду заниматься следующими вопросами:
- Открытие новых агентств;
- Переезды агентств;
- Согласование закупки мебели;
- Прочие вопросы агентств.

3.

Наша команда
Тел.: +7 (495) 785 82 00, доб. 2069
E-mail: : [email protected]
Тел.: +7 (495) 785 82 00, доб. 2062
E-mail: [email protected]

4.

Распределение Агентств
Ловкова Татьяна
Марина Татьяна
11
54
61
Москва
Волгоград
Ростов-на-Дону
Ловкова
Ловкова
Ловкова
3
3
21
Москва
ДО Иваново
Уфа
Махрина
Махрина
Махрина
61
Таганрог (ДО)
Ловкова
21
ДО Стерлитамак
Махрина
61
Новошахтинск (ДО)
Ловкова
23
Уфа
Махрина
66
81
Ростов-на-Дону
СПб
Ловкова
Ловкова
31
31
Н.Новгород
ДО Дзержинск
Махрина
Махрина
82
СПб
Ловкова
41
Зеленодольск ДО
Махрина
Махрина
Махрина
91
111
Воронеж
Саратов
Ловкова
Ловкова
41
71
111
Маркс (ДО)
Ловкова
71
113
Саратов
Ловкова
75
Казань
Новосибирск
Новосибирск (ДО
№2)
Новосибирск
141
Краснодар
Ловкова
Краснодар
Челябинск
Хабаровск
Челябинск
Снежинск (ДО)
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
75
Новосибирск (ДО)
Махрина
143
151
371
152
152
Ловкова
ДО Бердск
Красноярск
Екатеринбург
Екатеринбург
Тюмень
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
154
Челябинск
75
101
121
125
131
Челябинск
Самара
Самара
Пермь
Пермь
Ярославль
Липецк
Рязань
Калининград
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
131
ДО Ханты-Мансийск
Махрина
155
161
162
171
172
211
221
231
251
181
182
183
191
193
201
261
262
281
Омск
Омск
Омск
Ульяновск
Ульяновск
Кемерово
Тольятти
Тольятти
Магнитогорск
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина

5.

Распределение Агентств
Ловкова Татьяна
Махрина Татьяна
Оренбург
Оренбург
Новокузнецк
Ловкова
Ловкова
Ловкова
301
321
331
341
Улан-Удэ
Ловкова
371
372
391
401
421
421
431
441
448
452
454
461
471
501
Ванино (ДО)
Хабаровск
Петрозаводск
Архангельск
Сыктывкар
Сыктывкар (ДО)
Брянск
Ногинск
Подольск
Томск
Томск
Пенза
Саров
Смоленск
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
521
Якутск
531
572
581
601
632
741
273
274
291
Бердск
Барнаул
Иркутск
Махрина
Махрина
Махрина
331
ДО Ангарск
Махрина
331
332
351
361
381
382
411
551
591
592
592
621
651
651
ДО Усть-Илимск
Иркутск
Абакан
Владивосток
Мурманск
Мурманск
Владимир
Благовещенск
Киров
ДО Слободской
Киров
Саранск
Ижевск
ДО Можга
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Ловкова
651
ДО Глазов
Махрина
Череповец
Ловкова
661
Нижневартовск
Махрина
Сочи
Курган
Курск
Чебоксары
Йошкар-Ола
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
Ловкова
671
681
691
701
721
Астрахань
Ангарск
Чита
Ставрополь
Пятигорск
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина
Махрина

6.

Наша ответственность
Покупка канцелярии
и товаров для офиса
Заключение
хозяйственных
договоров (аренда,
уборка, охрана,
ремонт и т.д.)
Мебель
(заказ, списание,
продажа)
Некачественное
оказание услуг по
хозяйственным
договорам
Переезд, изменение
площади
Открытие
Закрытие
агентства
Оплата аренды,
счетов за охрану,
уборку, ремонт,
канцелярию, бумагу и
т.д.
ОХОР
Ремонт
(помещений,
мебели)

7.

Способы взаимодействия с ОХОР
DAN
Платежи
DAN
Служебные
записки
Service Desk
Электронная
почта / звонок

8.

Способы взаимодействия с ОХОР
В каких случаях:
1. Оплата счёта
DAN /Платежи
2. Отслеживание поступления
оригиналов закрывающих
документов в ЦО.

9.

DAN/Платежи
Инструкции по
работе в DAN
Выбор месяца:
услуга – месяц оказания услуги;
товар – текущий месяц
СЗ и ссылку на нее
загружать сюда

10.

Способы взаимодействия с ОХОР
В каких случаях:
1. Покупка мебели
(дополнительной)
DAN/Служебные записки
2. Ремонт помещения
3. Переезд, присоединение/отказ
от комнаты и т.п.
4. Прочие «разовые» расходы
(мытье окон, чистка стульев,
ремонт кондиционера и т.п.)
Важно! До согласования СЗ услуги не должны быть предоставлены!!!

11.

DAN Служебные Записки
Инструкции по
работе в DAN СЗ

12.

Способы взаимодействия с ОХОР
В каких случаях:
1. Уведомления о смене реквизитов
контрагентов и прочие
уведомления от контрагентов
Service Desk/
Хозяйственное обеспечение
Агентств
2. Запрос на смену контрагента
3. Запрос на списание мебели
4. Прочие важные вопросы, не
требующие СЗ (авария, срочный
ремонт, замена лампочек и т.п.)
5. Некачественная работа
контрагентов (плохо убираются,
проблемы с отоплением,
кондиционированием и т.п.)

13.

Service Desk

14.

Способы взаимодействия с ОХОР
В каких случаях:
Электронная почта / звонок
1. В случаях возникновения любых
оперативных хозяйственных
вопросов
2. При возникновении конфликтных
ситуаций с
контрагентами/арендодателями.
3. Поделиться новостями

15.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Как заказать воду для офиса?
Ответ:
1. Заказать воду можно за счет бюджета на канцелярию. Бюджет на
канцелярию можно проверить в DAN.
2. Запрашиваете счет у контрагента и делаете заявку на оплату в DAN,
статья расходов – Канцелярия (не WARP)
3. После доставки воды загружаете скан закрывающих документов в
DAN, оригиналы отправляете в ЦО
Важно! Мы не заключаем договоры на покупку воды, канцелярии,
мелкий ремонт и т.п. Работаем по схеме: счет – оплата – доставка.

16.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Сломалась мебель – что делать?
Ответ:
1. Создаем заявку в Service desk на списание: обязательно описываем
причины списания, вид мебели, кол-во, инвентарный номер каждого
предмета, прикладываем фото хорошего качества данной мебели
2. Заявка поступает в ОХОР
3. В течение 7 дней Вам приходит ответ по Service desk
4. После списания мебели Вы можете заказать при необходимости
аналогичную мебель вместо списанной. Бюджет согласуется с
ОХОР. СЗ создавать не нужно. Просто загружаете счет в DAN.
Важно! Утилизация и ремонт ИТ оборудования – отдельный процесс

17.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Нам НЕ нужна мебель. Что нам делать?
Ответ:
1 Если мебель сломана, нужно создать заявку в ServiceDesk на списание
(см. предыдущий слайд).
2 Если мебель в хорошем состоянии, возможно продать ее по рыночной
стоимости, например, на Авито. После продажи мебели нужно создать
заявку в ServiceDesk на списание проданной мебели с указанием
полученной суммы. Средства от продажи мебели будут зачислены на
расчетный счет агентства.
Важно! Предварительно запрос на продажу мебели нужно отправить
Смоляровой Елене по электронной почте.

18.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Нам нужна мебель. Что делать?
Ответ:
1. Если мебель покупаем взамен сломавшейся, то СЗ создавать не
требуется. Нужно создать заявку в ServiceDesk на списание сломанной
мебели. Когда заявка будет выполнена, в DAN можно создавать заявку на
оплату.
2. Если мебель дополнительная (например, для нового менеджера), то
создаем СЗ в DAN, заполнив шаблон, приложенный к данному типу СЗ.
3. СЗ поступает на согласование в ЦО.
4. ЦО принимает решение: согласовывает покупку или отклоняет. Статус СЗ
Вы можете отслеживать в DAN.
5. В случае статуса СЗ «согласована» Вы создаете заявку на оплату в DAN.
6. В случае статуса СЗ «отклонена» заявку создавать не нужно.
Важно! До согласования СЗ в DAN, заявку на оплату создавать не нужно!!

19.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
В нашем офисе нехватка стеллажей или шкафов для папок с
документами. Как правильно заказать?
Встречные вопросы:
1. Что и почему/для чего мы храним в шкафах и стеллажах?
2. Нужно ли все это хранить?
3. Соблюдаются ли правила хранения документов?
Важно!
Соблюдать требования Закона о защите персональных данных,
а также принятые в компании правила хранения и уничтожения
документов:
• В Агентствах запрещается хранить копии документов с
персональными данными - только до отправки в ЦО
• Документы, не подлежащие хранению, необходимо ежемесячно
уничтожать путем измельчения в шредере

20.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Перегорели лампочки в офисе – что делать?
Ответ:
1 Проверить кто обязан менять лампочки по договору аренды
2 Если это наша обязанность, нужно запросить счет на замену лампочек
(у арендодателя или другого контрагента) и сделать заявку на оплату в
DAN. Статья расходов – Ремонт и обслуживание помещений.
3 СЗ создавать не нужно

21.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Хотим сделать ремонт в офисе. Что нам делать?
Ответ:
1. Если это экстренный ремонт (сломался замок, течет унитаз), то СЗ
создавать не требуется. Нужно создать заявку в ServiceDesk о
необходимости ремонта. Когда заявка будет согласована, в DAN можно
создавать заявку на оплату.
2. Если ремонт текущий и запланированный (например, покраска стен), то
нужно сделать СЗ в DAN, заполнив шаблон, приложенный к данному типу
СЗ. В СЗ нужно загрузить фото помещения, прописать стоимость
ремонта, по возможности загрузить смету.
3. СЗ поступает на согласование в ЦО. Статус СЗ Вы можете отслеживать в
DAN.
4. В случае статуса СЗ «согласована» Вы создаете заявку на оплату в DAN.
5. В случае статуса СЗ «отклонена» заявку создавать не нужно.

22.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Когда создавать заявку на оплату, если покупка требует создания
служебной записки (СЗ)? Могу я сразу создать в DAN и СЗ, и заявку на
оплату?
Ответ:
См. следующий слайд
Важно!
1 Не создавать заявки на оплату в DAN до полного согласования СЗ.
2 Согласованная СЗ не означает автоматическую оплату счета
2 При создании заявки на оплату в DAN необходимо загрузить в колонку
«Обоснование» СЗ и ссылку на нее.

23.

Часто задаваемые вопросы
Приобретение товаров и услуг
Товары и услуги
WARP
Прочее
(бумага и вкладыш А4)
Бумага для чернобелой печати
плотностью до 80 г/м2,
для цветной печати
плотностью от 80 до
100 г/м2, не выше, не
менее 500 листов в
пачке. Папки-вкладыш
А4 для полисов.
-
Разовая дополнительная
услуга (покупка
мебели,жалюзи, ремонт)
По договору (уборка,
охрана), стандартная
закупка (канцелярия,
расходные материалы)
СЗ в DAN
!!!! Только после
согласования СЗ, можно
создать заявку на оплату
Стандартная
процедура
Покупка мебели взамен
сломанной
-
Заявка в ServiceDesk на списание
сломанной мебели
!!!! Только после списания старой,
создаем заявку на оплату новой в
DAN

24.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Хотим переехать. Как быть?
Ответ:
1. Создаете СЗ в DAN, заполнив шаблон (представлен в след.слайде)
2. СЗ поступает на согласование в ЦО.
3. ЦО рассматривает СЗ (до 7 дней)
4. В случае согласования СЗ, специалист ОХОР, совместно с директором агентства
готовит расчет на переезд.
5. Далее расчет на переезд представляется руководству, после чего специалист ОХОР
сообщает решение о переезде.
6. Специалист ОХОР запрашивает у нового арендодателя договор аренды, и только в
случае согласования договора аренды ОХОР пишет письмо текущему арендодателю
о расторжении договора аренды.
Важно! Не принимать никаких самостоятельных решений по поводу переезда, не
говорить нынешнему арендодателю о переезде пока не будет точной информации из
ЦО! Процесс переезда, как правило, занимает не меньше 30 дней.

25.

Бланк СЗ «Переезд, увеличение площади
по инициативе Агентства»
А1 Заявка
А2 Дата создания
А3 Агентство №
А4 Город
А5 Тема:
А6 Обоснование:
Б1 Кол-во менеджеров:
Б2 Кол-во агентов:
Портфель агентства (количество
Б3 действующих договоров/СГП):
Б4 GE/APE:
Б5 Уровень расторжений:
В1 Текущее помещение
В2 площадь:
В3 кол-во комнат:
В4 арендная ставка руб./ кв.м./ мес.
В5 Коммунальные расходы
В6 Уборка
В7 Охрана
В8 парковка:
В9 тип здания:
расположение (район города):
В10
В11 срок окончания договора аренды:
*Из отчета своевременна я
опла та
*за полняется
УОФК
*Из
отчета своевременна
я
опла та
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*близость к центру, деловым
зона м
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*Новое помещение 1,2,3… - заполняется в случае , когда у агентства есть свои варианты/предложения по переезду
Г1 *Новое помещение 1
Г2 площадь:

26.

В5 Коммунальные расходы
В6 Уборка
В7 Охрана
В8 парковка:
В9 тип здания:
расположение (район города):
В10
В11 срок окончания договора аренды:
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
Бланк СЗ «Переезд, увеличение площади
по инициативе Агентства»
*близость к центру, деловым
зона м
*да нные за пра шива ются в УКСиЛ
*Новое помещение 1,2,3… - заполняется в случае , когда у агентства есть свои варианты/предложения по переезду
Г1 *Новое помещение 1
Г2 площадь:
Г3 кол-во комнат:
Г4 арендная ставка руб./ кв.м./ мес.
Г5 Коммунальные расходы
Г6 Уборка
Г7 Охрана
Г8 парковка:
Г9 тип здания:
Г10 расположение (район города):
*необходимо доба вить фото,
Приложения
проект договора и т.п.
Г11
Д1 *Новое помещение 2
Д2 площадь:
Д3 кол-во комнат:
Д4 арендная ставка руб./ кв.м./ мес.
Д5 Коммунальные расходы
Д6 Уборка
Д7 Охрана
Д8 парковка:
Д9 тип здания:
Д10 расположение (район города):
Приложения
Д11
Е1 *Новое помещение 3
Е2 площадь:
Е3 кол-во комнат:
*необходимо доба вить фото,
проект договора и т.п.

27.

Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Получили какое-то письмо/документ от контрагента – что делать?
Ответ:
1. Счета и закрывающие документы (акты, товарные накладные и УПД)
необходимо отсканировать и загрузить в ДАН.
2. Уведомление/письмо нужно сразу сделать отсканировать и передать
в ОХОР любым удобным способом (Service Desk, электронная почта)
3. Оригиналы отправить с очередной отправкой в ЦО
Важно! Скан нужно отправить в ОХОР сразу после получения. Не ждать
отправки в ЦО

28.

Оформление документов
Закрывающие документы
Товар
Накладная или УПД
Услуга
Акт выполненных работ,
оказанных услуг
или УПД
Важно! Если мы получили товар, который мы можем потрогать руками (мебель,
канцелярия и т.п.) , нам нужна товарная накладная, если нам предоставили услугу
(ремонт, уборка,доставка и т.п.), нам нужен акт!
Или в обоих случаях УПД - универсальный передаточный документ .

29.

Оформление документов
Подписание актов, накладных
Контрагента устраивает
доверенность, выданная ОМ
или Директору агентства
Контрагента не устраивает
доверенность, выданная ОМ или
Директору агентства
Подписываем экземпляр
контрагента.
2й экземпляр сканируем и
загружаем в DAN, оригинал
отправляем курьерской службой
в ЦО
Сканируем один из экземпляров
и загружаем в DAN, оба
экземпляра оригинала
отправляем курьерской службой
в ЦО на подпись в ОХОР
Важно! Не подписывать самостоятельно наши экземпляры закрывающих
документов!

30.

Оформление документов
Сроки предоставления закрывающих документов в ЦО
Товарные накладные (УПД)
необходимо отправлять так, чтобы они были доставлены до 4 числа следующего месяца
(то есть за ноябрь до 4 декабря),
Акты (УПД)
необходимо отправлять так, чтобы они были доставлены до 5 числа следующего месяца
(то есть за ноябрь до 5 декабря)
Перед сканированием и отправкой документов в ОХОР необходимо проставить в нижнем
правом углу номер агентства
При отправке учитывайте время на курьерскую доставку – в среднем это 2-3 дня.
Важно! Все документы предварительно выкладывать в DAN в электронном варианте
И перед фактической отправкой менять статус на «Передано курьерской службой»

31.

Оформление документов
ВАЖНО!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Договоры
Необходимо предоставлять ВСЕ договоры в варианте Word, т.к. все юридические документы
перед подписанием проходят несколько этапов согласования в системе DocsVision.
Пожалуйста, направляйте документы на согласование заблаговременно.
Согласование занимает от 3 до 5 дней.
Счета на оплату
Необходимо заблаговременно загружать документы (счет, акт или товарная накладная) в систему DAN, т.к.
процесс согласования запроса средств и процесс оплаты занимает от 2 до 5 дней. Оплата производится
только на основании загруженных документов.