Сравнительный анализ автоматизированных систем ДОУ

1.

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация
«ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления
и архивоведение
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
на тему:
«СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
ДОУ»
Выполнена:
обучающимся группы
460121/2
заочной формы обучения
Сазоновой Анны Сергеевны
Научный руководитель:
Ведущий преподаватель
Пастух Тамара Александровна
Тула, 2024 г.

2.

Цель работы - исследование рынка автоматизированных систем
документооборота.
Задачи ВКР:
Рассмотреть теоретические аспекты документооборота в организации;
Описать нормативно-правовое регулирование документооборота в РФ;
Охарактеризовать направления автоматизации документопотока;
Оценить современное состояние автоматизированных систем;
Проанализировать автоматизированные системы.
Объект исследования - система документационного обеспечения
управления.
Предмет исследования – рынок автоматизированных систем
документооборота на предприятии.
2

3.

Задачи, решаемые АС ДОУ
1. Организация процедур документирования, включая подготовку, оформление,
согласование и утверждение документов, а также их выпуск.
2. Осуществление процедур документооборота, включающих прием и
регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение прохождения и
контроля документов на стадии проектов, а также отправку и архивирование
документов.
3. Организация документационной работы в управленческом процессе
учреждения, включая контроль исполнения документов, учет, хранение, создание
классификационных систем, индексацию, поиск и обработку документации.
4. Обеспечение безопасности документов от несанкционированного доступа,
включая организацию совместной работы с документами с контролем уровней
доступа сотрудников.
5. Организация процессов принятия управленческих решений и отчетности на
основе документов, предоставление информационного консультирования и
обслуживания пользователей.
6. Реализация автоматизированного архивирования, хранения и уничтожения
документов с соблюдением правил работы с архивами и документацией.
7. Оперативная передача документов на хранение в государственные архивы или
их уничтожение в соответствии с архивными процедурами и правилами.
3

4.

Определенное подмножество функциональных
характеристик, общих для задач традиционного
делопроизводства в России
1. Возможность ведения справочников-классификаторов:
- Система предоставляет функционал для создания и управления справочникамиклассификаторами, используемыми в организации.
2. Виды документов, используемые в системах:
- Система поддерживает различные виды документов, которые могут быть созданы,
редактированы и хранены в системе, включая текстовые документы, электронные таблицы,
презентации и другие форматы.
3. Регистрационные реквизиты документов:
- Система обеспечивает возможность указания и регистрации необходимых реквизитов
документов, таких как дата создания, автор, получатель и другие идентифицирующие данные.
4. Ведение резолюций и осуществление контроля исполнения документов:
- Система позволяет создавать и управлять резолюциями к документам, а также
осуществлять контроль исполнения поставленных задач и сроков выполнения.
5. Организация поиска документов:
- Система предоставляет возможность осуществлять поиск документов по различным
критериям, таким как ключевые слова, категории, даты и другие параметры.
6. Формирование отчетов:
- Система позволяет генерировать различные отчеты о документах, активности
пользователей, сроках исполнения и других аспектах работы системы.
7. Списание документов в дело и передача в архив:
- Система обеспечивает функционал для спецификации и проведения процесса списания
документов в дело, а также их последующей передачи в архив.
4

5.

Интегральные оценки рассматриваемых систем по
их функциональным характеристикам
Группа функциональных параметров
Дифферен
Системы
автоматизации
циальная
делопроизводства
и
оценка
документооборота
Дело-96
LanDocs
Золушка
Справочники-классификаторы
19
16
12
7
Виды документов
5
5
3
2
Регистрация документов
40
38
15
26
Ведение резолюций по документу
10
10
8
7
Контроль исполнения документов
16
15
9
6
Поиск документов
16
15
3
10
Формирование отчетов
3
3
1
3
8
7
4
Списание документов в дело, передача в архив
1
5

6.

Сравнительная характеристика систем автоматизации
делопроизводства и документооборота
№
Параметры
Системы автоматизации
делопроизводства и документооборота
Дело-96
LanDocs
Золушка
+
1
Подразделения
(И)
(И)
2
Должностные лица
(И)
+
3
Виды (группы) документов
(И)
+
+
4
Организации-корреспонденты
(И)
+
-
5
Пользователи
+
+
+
6
Граждане
+
-
-
7
Номенклатуры дел
+
(И)
-
8
Типы связок документов
+
-
+
9
Тематический рубрикатор
+
-
+
10
Грифы доступа
+
+
-
+
+
-
11
Совокупность папок пользователя
–
12
Виды доставки
+
+
-
13
Типы реестров
+
-
-
14
Стандартные списки рассылки
+
+
+
15
Типы файлов
+
+
-
16
Стандартные тексты
+
-
+
17
Ключевые слова
-
-
+
18
Типы действий
-
+
-
19
Действия для документа
-
+
-
6