Анализ документирования деятельности кадровой службы и направления ее совершенствования (ПАО «Козельский механический завод»)

1.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
на тему:
Анализ документирования деятельности
кадровой службы и направления ее
совершенствования (на примере ПАО
«Козельский механический завод»)
Выполнил(а) студент(ка) группы 2009-1200
Гришанова Любовь Александровна
Руководитель: Мальцева Марина Владиславовна

2.

ОБЪЕКТ, ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ
Объект:
Кадровое делопроизводство и документооборот.
Предмет:
Особенности оформления кадровых операций.
Задачи:
Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую базу,
регулирующую деятельность кадровой службы.
Исследовать основные принципы организации кадрового делопроизводства.
Рассмотреть систему кадровой документации и особенности их оформления.
Охарактеризовать деятельность ПАО «КоМЗ».
Проанализировать организацию деятельности отдела кадров и процесс
оформления документов в ПАО «КоМЗ».
Разработать направления совершенствования деятельности отдела кадров ПАО
«КоМЗ».
2

3.

ХАРАКТЕРИСТИКА ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
ПАО Козельский механический завод- один из
ведущих предприятий г. Козельск Калужской
области, который осуществляет проектирование и
изготовление оборудования для газоэнергетических и нефтеперерабатывающих
компаний.
Характеристика персонала предприятия по стажу
работы с 2021-2023гг
2021
Стаж работы
1
до 2х лет
Отклонение 2023г к 2021г
год/чел.
2022
год/человек
2023
год/чел.
человек
Темп роста %
2
3
4
5
6
2
7
7
+5
250
до 5 лет
до 10 лет
53
89
53
89
53
89
-
-
более 10 лет
11
11
11
-
-
итого
155
160
160
+5
-
3

4.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
РЕВИЗИОННАЯ КОМИССИЯ
ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ
КОМИТЕТ ПО СТРАТЕГИИ
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
ГЛАВНЫЙ ИНЖЕНЕР
ПЕРВЫЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ЗАМ. ГЕН.
ДИРЕКТОРА ПО
ПРОИЗВОДСТВУ
ЗАМ.
ГЕН.ДИРЕКТОРА ИТ
ОТДЕЛА
ОТК
ПЛАНОВО
ПРОИЗВОДСТВЕННЫ
Й ОТДЕЛ
ПРОГРАММИСТ
ПРОИЗВОДСТВЕННО
ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ЗАМ. ГЕН.
ДИРЕКТОРА ПО
УПРАВЛЕНИЮ
РИСКАМИ И
ВНУТРЕННИМУ
КОНТРОЛЮ
АППАРАТ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
ЗАМ. ГЕН.
ДИРЕКТОРА ПО
КОММЕРЧЕСКИМ
ВОПРОМАМ
ГЛАВНЫЙ
БУХГАЛТЕР
БУХГАЛТЕР
ОТДЕЛ СБЫТА
АДМИНИСТРАТОР
БД
ОТДЕЛ КИГ
ОТДЕЛ МТС
ДИСПЕТЧЕРСКАЯ
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЛАБОРАТОРИЯ
ОСНОВНЫЕ ЦЕХА И
ПРОИЗВОДСТВЕННЫ
Е ЕДИНИЦЫ
ТРАНСПОРТНЫЙ
ЦЕХ
ЮРИДИЧЕСКИЙ
ОТДЕЛ
ГАРАЖ АТХ
КОНСТРУКТОРСКОЕ
БЮРО
ЦЕНТРАЛЬНАЯ
ЗАВОДСКАЯ
ЛАБОРАТОРИЯ
ОТДЕЛ ОХРАНЫ
ТРУДА
4

5.

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА РЕГУЛИРУЮЩАЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОТДЕЛЕ КАДРОВ
Внешние нормативные документы
Внутренние нормативные документы
Конституция РФ
Устав Общества
Трудовой кодекс РФ
Локальные нормативные акты:
Федеральные законы
- Положение об отделе кадров;
Указы и распоряжения Президента РФ
- Положение об оплате труда;
Постановления
и
распоряжения - Положение о персональных данных;
Правительства РФ
- Положение о коммерческой тайне;
Государственные стандарты (ГОСТ)
- Положение о делопроизводстве.
Нормативные
акты,
утвержденные
Росархивом
Организационные документы:
Перечни
типовых
управленческих
- штатное расписание;
документов
Правила ведения и хранения трудовых - график отпусков;
- график сменности;
книжек
Инструкция по заполнению трудовых - должностные инструкции;
- правила внутреннего трудового распорядка;
книжек
- коллективный договор.
5

6.

ЗАДАЧИ ОТДЕЛА КАДРОВ ПАО «КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
Учетно-контрольные
• прием, перевод, увольнение, учет работников,
работа
с
временно
отсутствующими
работниками
Планово-регулятивные
• подбор, расстановка, перемещение, адаптация
работников
Отчетно-аналитические
• аналитическая работа, подготовка отчетов
Организационнометодические
• документирование деятельности работников,
кадровая работа с отделами предприятия,
планирование кадровой работы
Координационноинформационные
• работа с письменными обращениями,
архивная и справочная работа, прием
работников по личным и служебным
вопросам, обучение и переподготовка
6

7.

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО УЧЕТУ КАДРОВ ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
Заявление о приеме на работу (сбор необходимых документов:
паспорт, СНИЛС и т.д.)
Ознакомление работника с локальными нормативными актами
Подписание сторонами трудового договора
Издание приказа о приеме на работу, утверждение ген.
директором, ознакомление под подпись работника
Приказ о переводе
Заявление, затем приказ об увольнении
Запись в трудовой книжке (сведения о трудовой деятельности)
Запись в личной карточке ф. Т-2
Открытие и ведение личного дела/Закрытие личного дела.
7

8.

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОТДЕЛЕ КАДРОВ ПАО «КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
ЗА ПЕРИОД 2021-2023 гг
Вид документов
2021
год
2022
год
2023
год
1
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Плановые документы
Документация по охране труда, в том числе
подтверждающая право на льготы
2
3
4
126
743
11
327
122
856
10
329
117
883
8
326
Отчетно-статистическая документация
Информационно справочная документация
Итого
23
800
2030
31
964
2312
36
989
2359
8

9.

SWOT-АНАЛИЗ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
Сильные стороны:
Возможности:
1.Наличие программного обеспечения 1С
1.Разработка инструкции по делопроизводству.
2.Активная работа с персоналом (проведение 2.Развитие компетенций кадровых сотрудников
аттестаций и других мероприятий, в целях (обучение работе с современными технологиями и
развития)
программным обеспечением).
3.Изменяемое штатное расписание.
3.Потенциал
документации.
для
сокращения
объемов
4.Учет кадров в соответствии с требованиями
законодательства
4.Возможность внедрения электронного кадрового
документооборота.
Слабые стороны:
Угрозы:
1.Отсутствие инструкции по делопроизводству.
1.Плановые
и
внеплановые
контролирующих органов.
проверки
2.Низкий уровень автоматизации (использование
бумажного
документооборота
и
неполное 2.Задержки в составлении и утверждении графика
использование 1С приводит к дублированию отпусков может привести к конфликтам с
информации и снижает эффективность работы работниками.
отдела кадров).
3.Риски оспаривания юридической значимости
3.Недостаточное обучение сотрудников (отсутствие кадровых
документов
из-за
ненадлежащего
необходимого уровня знаний в области работы с оформления, что снижает юридическую силу
программным обеспечением).
документов.
4.Рост документооборота.
9

10.

ВЫЯВЛЕННЫЕ НЕДОСТАТКИ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
В ПАО «КоМЗ» не разработана инструкция по
делопроизводству
Многие журналы регистрации не прошиты, не пронумерованы, не заверены
Работодатель, не всегда знакомит под подпись сотрудников с локально
нормативными актами, связанных с их трудовой деятельностью
Локальные нормативные акты оформлены не надлежащим образом, с
отсутствием необходимых реквизитов, что снижает юридическую значимость
документов
Замечен рост документооборота по ряду причин
Не все документы проходят процедуру регистрации, в частности Положение
об отделе кадров не имеет регистрационного номера
Недостаточное обучение сотрудников (отсутствие необходимого уровня
знаний в области работы с программным обеспечением)
Низкий уровень автоматизации
График отпусков на 2024 г., утверждён с нарушением срока
10

11.

НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
Разработка инструкции по кадровому делопроизводству, для данного
направления разработан проект Инструкции.
Оптимизация кадровой документации (сокращение объема
документов в рамках законодательства РФ), предложено
отказаться от избыточных кадровых документов:
- от приказа о приеме на работу;
- от ведения личных дел.
Поэтапный переход на электронный кадровый документооборот с
использованием единой цифровой платформы - «Работа в России».
11

12.

КАДРОВЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТОБОРОТ С ПОРТАЛОМ
«РАБОТА В РОССИИ»
Кадровый
работник
Учетная
система
1С
Создание
документа
Портал
«Работа в
России»
КЭДО
Создание
документа
Контроль
подписания
документов
Контроль
подписания
документов
Руководитель
Подписание
УКЭП
Работники
Подписание
Подписание
Подписание
УКЭП
УКЭП
УКЭП
12

13.

ДОРОЖНАЯ КАРТА ВНЕДРЕНИЯ КЭДО В ОТДЕЛ КАДРОВ ПАО
«КОЗЕЛЬСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»
Подготовка к внедрению:
1.Проведение аудита процессов
кадрового делопроизводства.
2.Изучение платформы «Работа в
России»
3. Оценка возможности интеграции с «1С
ЗУП»
Регистрация и настройка:
1.Регистрация на платформе «Работа в
России» и доступ к личному кабинету.
2. Заявки на использование, подсистемы
КЭДО.
3.Установка и настройка модуля
интеграции.
4.Настройка обмена данными
Формирование рабочей группы:
1.Образовать рабочую группу
ответственную за внедрение КЭДО,
определить ее состав и обязанности.
Этап 3: Июль- сентябрь 2024
Этап 2: Июнь 2024
Этап 1: Июнь 2024
Этап 4: Июльавгуст 2024
Обучение и тестирование:
1. Обучение сотрудников, работе с системой.
2. Разработка инструкций, и локальных
нормативных актов
3.Проведение тестового обмена документами
между сотрудниками и отделом кадров.
4. Выявление и устранение возможных
ошибок и недочетов
Этап 5: Август
2024
Уведомление сотрудников:
1.Уведомление всех сотрудников о
предстоящем переходе на
кадровый электронный
документооборот
Этап 6: сентябрь
2024
Помощь работникам:
1.Организация помощи
сотрудникам в оформлении
госключа, выделение
общественного компьютера, для
входа в личных кабинетах.
13

14.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
14