Коммерческое предложение на проект автоматизации бизнес-процессов внутренних и внешних рекламаций в АО «Каппа Рус»

1.

Коммерческое предложение на проект
автоматизации бизнес-процессов внутренних и
внешних рекламаций в АО «Каппа Рус»
Подготовил: Смолин Антон
Версия: v01_19.02.2024 г.
Актуально до: 29.02.2024г.
1

2.

ВВОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО
ДОКУМЕНТУ
НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА:
Данный документ является рекомендованной дорожной картой комплексного проекта по автоматизации бизнес-процессов
и организации единого информационного пространства компании АО "Каппа Рус". Объем и стоимость услуг могут быть
скорректированы по согласованию с Заказчиком, в зависимости от планов развития и приоритетов задач компании.
Указанная стоимость на программные продукты актуальна до 15.02.2024 г.
АВТОРСКОЕ ПРАВО:
Данный документ разработан специально для компании АО «Каппа Рус». Содержание этого документа не может
полностью или частично использоваться, копироваться или распространяться без предварительного письменного
разрешения Исполнителя.
ПРИНЦИПИАЛЬНЫЕ ПОДХОДЫ К ОКАЗАНИЮ УСЛУГ
Мы рассматриваем наших Заказчиков как партнеров, и оказываем им услуги, исходя из принципов комплексного подхода,
взаимного долгосрочного партнерства, полной информационной открытости. Мы дорожим доверием компаний, использующих
наши решения, и делаем все возможное для повышения эффективности внедренных процессов и защиты вложенных в них
инвестиций. Вместе с нашими партнерами мы строим стратегию развития внедряемых ИТ систем, корректируем направление
развития спектра наших услуг и предлагаемых решений.
Мы используем рекомендации Фирмы «1С» и лучшие мировые практики для управления проектами и уровнем
обслуживания. Наша система управления качеством услуг основана на положениях стандарта ISO 9001, что означает
непрерывную работу по совершенствованию сервиса. Предлагаемая услуга будет оказываться в строгом соответствии с
принятыми корпоративными стандартами по безопасности и построению корпоративной информационной системы.
2

3.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
ЗАДАЧИ
(основные):
Автоматизация работы с внутренними и внешними рекламациями может помочь компании в
нескольких аспектах:
Улучшение качества обслуживания клиентов: Автоматизация процесса обработки
рекламаций позволяет быстрее и эффективнее реагировать на жалобы и запросы клиентов.
Это может привести к улучшению уровня удовлетворенности клиентов и повышению их
лояльности к компании.
Снижение затрат на обработку рекламаций: Автоматизация процесса позволяет сократить
время, затрачиваемое на обработку рекламаций, что в свою очередь может привести к
снижению затрат на персонал и другие ресурсы.
Улучшение контроля и отчетности: Автоматизированные системы позволяют отслеживать и
анализировать данные о рекламациях, что помогает компании лучше понимать причины
возникновения проблем и принимать меры для их предотвращения в будущем.
Улучшение коммуникации внутри компании: Автоматизация процесса обработки рекламаций
может помочь улучшить коммуникацию между различными отделами компании, что в свою
очередь может привести к более эффективному решению проблем.
Увеличение прозрачности: Автоматизированные системы позволяют клиентам отслеживать
статус своих рекламаций, что повышает прозрачность процесса и помогает укрепить
доверие клиентов к компании.
В целом, автоматизация работы с внутренними и внешними рекламациями может помочь
компании улучшить качество обслуживания клиентов, снизить затраты, улучшить контроль и
отчетность, улучшить коммуникацию внутри компании и повысить прозрачность процесса.
3

4.

КРП проекта,
уточненный бюджет
проекта,
функциональные
требования.
Технология реализации проекта
Целеполагание
Цели
Обследование
Частное
техническое
задание
Моделирование
Проектирование
• Отчёт об обследовании
• Реестр бизнес процессов
• КРП и бюджет
моделирования
• Прогнозный бюджет и
сроки проекта
• Стратегия реализации
Система готова
к настройке
Разработка
Система готова
к внедрению
Система готова к
опытной
Внедрение
эксплуатации
Опытная
эксплуатация
Развитие системы
Система передана
в промышленную
эксплуатацию
Промышленная
эксплуатация
4

5.

Первый этап
Обследование
Ценность:
В результате аудита вы сможете получить прогнозную оценку именно «вашего» внедрения, а также поближе познакомится с нами, как с
Исполнителем
Результаты этапа:
Перечень бизнес-процессов с их приоритезацией и отметкой об использовании типовой/нетиповой функциональности предполагаемых к
внедрению систем Выбранная методология ведения проекта
Дорожная карта проекта
Прогнозные бюджет и план-график выполнения работ на проект
Точные план-график и бюджет следующего этапа проекта (моделирование)
Как проходит этап:
• Согласуется график встреч с каждым ключевым/и пользователем/ями процесса. Аудит проводится с каждым ключевым/и
пользователем/ями процесса индивидуально. На встрече:
• Определяется, зачем пользователю автоматизация процесса, какие задачи она должна решить;
• В каком виде процесс автоматизирован уже сейчас, и как пользователь видит его автоматизацию в дальнейшем;
• Готов ли он подстраиваться под типовую функциональность предполагаемых к внедрению систем или необходимы доработки. По
сомнительным вопросам показывается функциональность систем (на данном этапе могут быть подобраны другие, не
предполагаемые к внедрению ранее, программные продукты);
• Определяется насколько критична та или иная функциональность (приоритет);
• По итогам встреч составляется перечень БП и согласуется сторонами;
• На основе перечня БП формируются прогнозная оценка проекта и рекомендации по методологии проекта, дорожная карта проекта;
• Формируются точные план-график и бюджет следующего этапа проекта (моделирование);
• Проводится обсуждение результатов аудита и дальнейших шагов сторонами.

6.

Результаты этапа
Содержание перечня бизнес-процессов, получаемого в результате аудита:
Ответстве
Функцио БизнесПрограмм
Подразде нный со
Кол-во
нальный процесс /
ный
ления стороны польз БП
блок функция
продукт
Заказчика
Комментарии по
текущей системе
и/или текущей
организации
процесса
(as is)
Комментарий по Комментарий по Комментарий по
использованию автоматизации/ необходимости
типовой
доработке
начального
Приоритет БП
функциональности
переноса данных
(возможно
использовать/нет)

7.

Этапы
проекта:
Вопрос/
Этап
Обследование
Моделирование
Проектирование
Ценности
В результате аудита вы сможете
получить прогнозную оценку именно
«вашего» внедрения, а также
поближе познакомится с нами, как с
Исполнителем.
Цели
Понять:
«Зачем автоматизируем»;
«Что автоматизируем»;
«Что берем за основу»;
«По какой технологии внедряемся»;
«Прогнозные бюджет и сроки».
Документы
на выходе
Перечень бизнес-процессов с их
приоритезацией и отметкой об
использовании типовой/нетиповой
функциональности
предполагаемых к внедрению
систем
Дорожная карта проекта
Прогнозные бюджет и план-график
выполнения работ на проект
Точные план-график и бюджет
следующего этапа проекта
Вы сможете «заглянуть в
будущее»: посмотреть, как
будут отражаться в системе
бизнес-процессы;
Вы сможете определить свои
требования к внедрению.
Определить состояние систем
Заказчика «как есть»
Показать «как уже есть в
автоматизируемых системах»
Определить состояние систем
«как будет» (Разработать
функциональные требования)
Определить отклонения от
типовой функциональности
Подтвердить выбор
конфигураций систем
Разработка
Вы сможете
получить точное
В результате
описание доработок,
разработки Вы
необходимых для
получите систему,
того, чтобы внедрить
пригодную для начала
продукт, полностью
эксплуатации.
удовлетворяющий
всем требованиям.
Однозначно
определить
требования к
системе
(разработать
частные технические
задания)
Настроить
разработать
функциональность
Устранить
критические
разрывы
Выполнить перенос
исторических
данных
Внедрение
В результате
внедрения Вы сможете
начать использовать
систему в работе.
Обеспечить
использование
системы
Обеспечить поддержку
Документ «Функциональные
требования» (включая Реестр
бизнес-процессов) с описанием
модели to be и разрывов
Документ/ы
«Частное
техническое
задание»
Программы и
методики испытаний
Протоколы
тестирования
Аттестационные листы
(результат обучения
пользователей)
Протокол о вводе в
опытную эксплуатацию
Протокол о вводе в
промышленную
эксплуатацию

8.

Подходы к внедрению проекта
Подход
Проектная автоматизация
Суть
Данный подход, предполагает последовательное
выполнение этапов проекта (предыдущий слайд).
Методология основывается на тщательном
планировании и документировании требований
на весь проект сразу.
Плюсы
Минусы
Четкое определение требований ко всему
проекту позволяет заранее определить точные
сроки и бюджет автоматизации;
Детальное документирование облегчает
отслеживание процесса и управление рисками;
Завершение каждого этапа перед переходом к
следующему обеспечивает высокое качество
продукта.
Решение конкретных задач
Гибкая автоматизация
Подход ориентирован на итеративное внедрение проекта.
Основное внимание уделяется быстрой реакции на
изменяющиеся требования к функциональности.
Подход позволяет быстро реагировать на изменения в
требованиях к функциональности;
Продукт можно внедрять поэтапно (например,
автоматизировать сначала одно подразделение, затем
другие), что позволяет быстрее видеть результаты;
Вовлечение Заказчика в процесс разработки способствует
более точному соответствию результатов ожиданиям.
Подход не учитывает изменений требований к
Оценка по стоимости и срокам есть только на ближайший
функциональности в процессе выполнения
участок внедрения. Общая оценка на внедрение
проекта;
«плавающая» в зависимости от новых требований, что не
Подход подразумевает долгий цикл разработки;
всегда подходит для проектов с жесткими сроками и
Трудно предсказать, какие изменения могут
бюджетами;
потребоваться в будущем, что может вызвать
Требует активного участия Заказчика, что может быть
проблемы при адаптации.
нагрузкой для его ресурсов.
Подход фокусируется на
непрерывном потоке работы и
визуализации процесса. Задачи
решаются по мере поступления
обособлено, а не на этапах.
Позволяет легко адаптироваться к
изменениям и приоритетам;
Повышает прозрачность процесса
работы.
Не подходит для внедрения
полноценного проекта, решает
только конкретную небольшую
задачу (например, настройку
определенного бизнес-процесса)

9.

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА 1C:Документооборот
Предварительный перечень работ
Аудит ключевых пользователей
по процессам, требованиям,
документам и потокам данных.
(На данный момент можем
предположить, что это: сотрудник
или начальник отдела продаж и
сотрудник или начальник отдела
контроля качества,
управленческий состав)
Комментарий
Сотрудник
Срок
Срок
выполн выполн
ения
ения Сумма
(р.дней) (р.дней)
min
max
Цель: Получение понимания текущего состояния бизнес-процессов и потоков данных в организации.
Ценность: Позволяет Заказчику выявить проблемные зоны, оптимизировать процессы и обеспечить
эффективное использование систем.
Помогает Подрядчику выявить потребности Заказчика, определить объем работ, ресурсы и сроки для
успешного внедрения.
Аналитик,
руководитель
проектов
3
6
Цель: Документирование обсужденных вопросов, решений и согласований на встречах, описание логики
обсужденного процесса.
Формирование протоколов встреч
Формирование и согласование
реестра функциональных блоков
Ценность:
Является основой для заполнения реестра функциональных блоков и отчета об обследовании за счет
описанной логики процессов.
Служит важным инструментом управления проектом, предоставляя точные записи о решениях и
согласованиях. Обеспечивает прозрачность и понимание процесса внедрения для Заказчика, позволяя
отслеживать прогресс и принятые решения.
Создает документированный след обсуждений, что снижает риск недопонимания требований и
предотвращает потенциальные конфликты.
Цель: Определение и структурирование ключевых функциональных блоков, которые будут внедрены в
ходе проекта.
Ценность:
Улучшает понимание заказчиком охвата будущей системы и ее соответствия бизнес-потребностям.
Позволяет определить необходимый объем работы и ресурсы для каждого функционального блока.
Создает структурированную основу для дальнейших проектирования и разработки, с учетом потребностей
Заказчика.
261 000
руб.
Аналитик
4
8
Аналитик
3
5
9

10.

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА 1C:Документооборот
Формирование
прогнозного бюджета и
план-графика выполнения
работ на проект (вилка), а
также формирование
точного бюджета и планграфика следующего
этапа проекта моделирования
Цель: Оценка ресурсов, необходимых для успешного внедрения проекта.
Ценность:
Обеспечивает Заказчика прозрачной информацией о затратах и времени, необходимых для завершения
проекта.
Позволяет Заказчику более точно планировать свои ресурсы, участвовать в формировании бюджета и
сроков проекта.
Создает основу для выявления и управления рисками, а также для принятия информированных решений
в процессе внедрения.
Руководитель
проекта, Аналитик,
Разработчик
2
4
1
3
261 000
руб.
13
26
261 000
руб.
Цель:
Составление документа, обобщающего результаты обследования текущего состояния системы и плана
действий на проекте.
Формирование отчета об
обследовании
Ценность:
Руководитель
Помогает определить области, требующие внимания, и предложить конкретные решения для улучшения проекта, Аналитик,
существующей ситуации. Предоставляет Заказчику полное понимание текущего положения дел,
Архитектор системы
выявленных проблем и потенциальных улучшений.
Создает основу для дальнейшей работы, позволяя разработать стратегии внедрения, которые наилучшим
образом соответствуют бизнес-потребностям клиента. Серьезно влияет на прозрачность процесса
внедрения, позволяя Заказчику принимать обоснованные решения на основе анализа текущей ситуации.
Цель:
Организация эффективного управления проектом.
Формирование проектной
документации, проектное
управление
Ценность:
Обеспечивает заказчика понятной и структурированной информацией о ходе проекта, его ключевых
этапах и результатах. Служит инструментом для планирования, отслеживания и контроля выполнения
работ, что способствует успешному завершению проекта.
Улучшает взаимопонимание между командами Заказчика и Подрядчика, создавая единую точку
ориентирования.
Руководитель
проекта
Итого:
10

11.

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ О КОМПАНИИ
ПЕРВЫЙ БИТ
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНТЕГРАТОР ЭФФЕКТИВНЫХ
ИТ-РЕШЕНИЙ
№1
систем ERP-класса по числу
внедрений по версии CNews
и TAdviser
11

12.

С Уважением, Смолин Антон
Руководитель группы проектного отдела
Первый Бит, Санкт-Петербург.
E-mail: [email protected]
Моб.: 8 (995) 911-30-20
БУДЕМ РАДЫ
СОТРУДНИЧЕСТВУ!
12