Описание процесса распределения брендированных сувениров сотрудникам

1.

Описание процесса распределения
брендированных сувениров сотрудникам
Стоков Машинное оборудование,
Стоков Компоненты,
Стоков Финансы,
Стоков Финансовые Услуги

2.

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
1. Руководством компании принято решение распределить сувенирную продукцию среди
сотрудников.
2. Распределение сувениров будет организовано в соответствии с процедурой дарения, которая
предполагает:
оформление с сотрудником договора дарения и акта приемки передачи
удержание с суммы выбранных сувениров подоходного налога в соответствии с
законодательством
3. Познакомиться с ассортиментом, выбрать понравившиеся сувениры и оформить заказ можно
будет в приложении https://vstokov.onrender.com/.

3.

АЛГОРИТМ И СРОКИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ СУВЕНИРОВ
ЭТАП 1
1 - 2 апреля
Регистрация в приложении и знакомство с
каталогом
29 - 30 марта
Коммуникация сотрудникам
ЭТАП 2
3 - 6 апреля
Активация приложения и оформление заказа
7 - 14 апреля
Обработка информации и сбор заказов на
складе
ЭТАП 3
15, 17 - 19 апреля
Выдача заказов сотрудникам, подписание
документов
20 апреля
Передача документов в бухгалтерию и HRadmin
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
Для каждой позиции товара
определено максимально
возможное количество для заказа
Приложение будет активировано
3 апреля в 08.00, закрыто для
оформления заказа 6 апреля в
15.00
При оформлении заказа
НЕОБХОДИМО выбрать дату, в
которую вам удобно будет
забрать заказ (кроме сотрудников
в Химках)
Воспользоваться приложением
НЕ СМОГУТ сотрудницы,
находящиеся в декретном
отпуске, и сотрудники,
планирующие увольнение до 31
апреля.

4.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРИЛОЖЕНИЕМ - как открыть приложение
Введите в строку браузера ссылку на приложение - https://vstokov.onrender.com/
Пользоваться приложением можно как с компьютера, так и с мобильного телефона.
Зарегистрируйтесь в приложении
В качестве логина будет использоваться ваш табельный номер, который можно узнать у своего
менеджера.

5.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРИЛОЖЕНИЕМ - как зарегистрироваться в приложении
В поле логина введите свой табельный номер.
Придумайте пароль (минимальная длина пароля 6 символов)
Для исключения ложной регистрации введите дополнительно своё имя и отчество.
ВАЖНО:
Запомните свой табельный номер и пароль для входа. Табельный номер будет совпадать с номером заказа.

6.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРИЛОЖЕНИЕМ - как создать заказ
В приложении находится каталог
продукции с описанием, фотографиями,
количеством в наличии и максимальным
количеством для заказа.
Нажатием кнопки +1 сотрудник добавляет
продукты в корзину заказа.
Сотруднику НЕОБХОДИМО выбрать дату
приезда на завод, чтобы забрать подарок.
(для сотрудников в Калуге).
Последний выбранный продукт находится
в верхней строке заказа.
В правом верхнем углу приложения можно
увидеть общую сумму подарка и
предварительно рассчитанный налог к
удержанию.
Список выбранных товаров можно
сохранить на своём устройстве, нажав
кнопку Сохранить у себя.
При возникновении проблем с приложением нужно:
1. Закрыть приложение и зайти вновь через несколько минут
2. Если предыдущее действие не помогло, то нужно обратиться к своему менеджеру, который свяжется с
разработчиком приложения (Минкин Роман)

7.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ/ПРОЦЕСС ПОЛУЧЕНИЯ ЗАКАЗА
В Калуге:
Место выдачи - шоу-рум Рено
Получатель приходит на завод в дату,
выбранную при создании заказа
Наличие паспорта
для заполнения
документов
Номер
заказа/табельный
номер
Личное
присутствие
Получение
заказа
Называет сотруднику склада номер заказа
и заполняет 2 копии договора дарения и
акта приема-передачи, где указывает ФИО
и паспортные данные.
Передает заполненные документы вместе
с паспортом сотруднику склада
После проверки правильности заполнения
документов сотрудник получает заказ и 1
экземпляр документов
Сотрудники склада передают заполненные
документы в бухгалтерию и HR-admin.
В Москве:
Подарки для сотрудников других локаций будут доставлены в
Москву до 17 апреля. За организацию выдачи отвечает – Наталья
Захарова
Сотрудники заполняют 2 копии договора
дарения и акт приёма-передачи и
передают Наталье Захаровой

8.

СРОКИ/ВРЕМЯ ВЫДАЧИ ЗАКАЗА в Калуге
При формировании заказа сотрудник может выбрать следующие опции:
Суббота 15 апреля с 09.00 до 16.00 - предпочтительно те сотрудники, кто работают за пределами
Калуги и не смогут забрать заказ в течение рабочей недели
Понедельник 17 апреля с 11.00 до 18.00
Вторник 18 апреля с 11.00 до 18 00
Среда 19 апреля с 11.00 до 18.00
НАДЕЕМСЯ, ЧТО ТАКОЙ ГРАФИК БУДЕТ УДОБНЫМ ДЛЯ ВСЕХ И ПОЗВОЛИТ
ИЗБЕЖАТЬ СТОЛПОТВОРЕНИЯ И ДОЛГОГО ОЖИДАНИЯ В ОЧЕРЕДИ!

9.

ВОПРОСЫ/ОТВЕТЫ
1. Почему есть ограничения по максимальному количеству заказа?
Дело в том, что количество имеющихся сувениров разнится от позиции к позиции, вводимые ограничения
дают возможность каждому желающему выбрать себе что-то из имеющегося списка.
2. Почему сотрудницам, находящимся в декретном отпуске, недоступно приложение?
Это связано с тем, что формально у них нет дохода, с которого можно было бы удержать налог.
3. Как будет осуществляться удержание налога?
В рамках данного проводимого мероприятия по дарению товаров, НДФЛ будет рассчитан со стоимости
подарка, указанного в договоре, без учета освобождения, предусмотренного в пунктом 28 статьи 217
Налогового Кодекса РФ в отношении подарков, стоимостью не более 4000 рублей в год. Удержание будет
в расчёте зарплаты за апрель 2023 г.
4. Можно ли будет вернуть заказ после получения, если сувениры не понравятся?
Сотрудникам дается два дня на ознакомление с каталогом, где описаны основные характеристики
товара, поэтому возврат товара не предусмотрен.
5.Можно ли будет получить товар в другие даты?
Для оформления в учёте документы должны быть переданы в бухгалтерию и HR-admin не позднее 20
апреля, поэтому последним днем выдачи является 19 апреля.