Инструкция по работе в системах ProSys3 и NPS2

1.

Инструкция по работе в системах
ProSys3 и NPS2
1

2.

Непроизводственные закупки
2

3.

Номенклатура
3

4.

1. Создание материалов и услуг
Материалы и услуги создаются в системе PRO_SYS3, для их добавления необходимо пройти в раздел «Нормативно-
справочная информация» - справочник «Товары и услуги».
Новый материал заводится как элемент справочника «Товары и услуги» по команде «Создать».
4

5.

2. Создание материалов
При создании материала необходимо заполнить следующие
значения:
1 - Наименование материала в поле Товар, услуга (для быстрой
визуальной идентификации позиции номенклатуры,
обязательный реквизит)
2 - Артикул (парт-номер позиции номенклатуры, его можно
проставить вручную или он будет заполнен автоматически при
записи)
3 - Цена (необязательный реквизит)
4 - Единица хранения (единица измерения, в которой ведется
учет складских остатков по данной позиции, обязательный
реквизит)
5 - Ставка НДС (обязательный реквизит)
6 - Тип номенклатуры (выбор из предопределенных значений
(товар, услуга, тара, работа), значение «Товар»)
7 - Вид номенклатуры (группа, в которую входит данная
позиция номенклатуры, обязательный реквизит - указываем
«Непроизводственный материал»)
8, 9, 10, 11 - Вес/Объем/Площадь/ Длина (соотношение
единицы хранения товара к единице измерения веса / объема
/ площади / длины, необязательные реквизиты)
После записи материал создается в справочнике в статусе «Не
согласован» и до согласования не может быть использован в
документах.
5

6.

3. Создание услуг
При создании услуги необходимо заполнить следующие
значения:
1 - Наименование услуги в поле Товар, услуга (для быстрой
визуальной идентификации позиции номенклатуры,
обязательный реквизит)
2 - Артикул (парт-номер позиции номенклатуры, его можно
проставить вручную или он будет заполнен автоматически при
записи)
3 - Ставка НДС (обязательный реквизит)
4 - Тип номенклатуры (выбор из предопределенных значений
(товар, услуга, тара, работа), значение «Услуга»)
5 - Вид номенклатуры (группа, в которую входит данная
позиция номенклатуры в соответствии с классификацией
товаров, обязательный реквизит - указываем «Услуга»)
6 - Код ОКПД2 (путём подбора из классификатора,
обязательный реквизит). По наименованию ОКПД2
определяется наименование услуги, может быть
отредактировано.
После записи услуга создается в справочнике в статусе «Не
согласован» и до согласования не может быть использована в
документах.
6

7.

2. Согласование номенклатуры
Отправка на согласование выполняется по кнопке «Отправить» из формы справочника «Товары и услуги»:
7

8.

2. Согласование номенклатуры
Далее в открывшемся
окне кликнуть
«Перейти к отправке»
Откроется окно старта
процесса согласования,
процесс согласования
запускается по команде
«Стартовать и
закрыть».
8

9.

Purchase request (PR)
9

10.

1. Создание документа PR
Документ PR создается в системе PRO_SYS3, подсистема «Бюджет».
10

11.

1. Создание документа PR
• Заполнение документа PR
1.
Дата начала действия – дата, с которой
начинает действовать документ PR
2. Дата окончания действия – дата
завершения действия документа PR
3. Организация – заполняется автоматически,
доступно к редактированию
4. Центр затрат выбирается из списка
5. Ответственный
6. Валюта - выбирается из списка
7. Разовый/Многоразовый переключатель
для определения типа закупки
8. Проект – выбирается из списка финансовых
проектов
9. Статья затрат - выбирается из списка
10. Состояние – заполняется автоматически,
отражает состояние документа
11. Комментарий
12. Товары
13. Дополнительно – указан автор документа
11

12.

1. Создание документа PR
• Заполнение номенклатуры в документе PR
Через вкладку Товары добавляется номенклатура - материалы и услуги (можно указать как
группу номенклатур, так и список номенклатур). Номенклатура добавляется в список по кнопке
«Добавить».
12

13.

1. Создание документа PR
• Сохранение документа PR
По кнопке «Записать» документ PR сохраняется и ему присваивается номер и состояние «Проект».
13

14.

2. Согласование документа PR
• Отправка документа PR на согласование
Для отправки документа PR на согласование необходимо нажать на команду «Отправить». Далее в открывшемся окне на «Перейти к
отправке». Откроется окно для старта процесса согласования, где необходимо запустить согласование по кнопке «Стартовать и закрыть»
14

15.

2. Согласование документа PR
• Контроль процесса согласования документа PR
Проследить процесс
согласования можно из
карточки документа по команде
«Процессы и задачи».
Либо через отчет «История
согласования» из списка
документов PR.
15

16.

2. Согласование документа PR
• Согласование документа PR
В рамках процесса согласования PR
согласующие лица могут согласовать
или отклонить документ, при
отклонении обязательно указание
комментария. Задачу согласования
можно найти на рабочем столе
системы (открывается при запуске
системы - «Задачи мне»).
По завершению процесса
согласования документ приобретает
статус «Согласован».
16

17.

2. Согласование документа PR
• Отмена процесса согласования документа PR
Для того, чтобы прервать процесс
согласования автору документа
необходимо пройти на вкладку
«Процессы и задачи» и провалиться в
процесс согласования.
В открывшемся окне кликнуть на
команду «Прервать», далее указать
причину прерывания процесса и
нажать на команду «Прервать
процесс».
17

18.

Purchase notification (PN)
18

19.

1. Создание документа PN
Документ PN создается в системе PRO_SYS3, подсистема «Бюджет».
19

20.

1. Создание документа PN
• Заполнение документа PN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
PR – выбирается документ PR, на основании
которого создается PN
Организация – заполняется автоматически
данными из PR
Контрагент – выбирается из списка контрагентов
Договор – выбирается из списка документов
Договоры
Срок действия – указывается срок действия PN,
должен быть в рамках срока действия PR
Тип PN выбирается из списка:
One time
Not to exceed
Blanket
Валюта цены – валюта цены договора, указанного в
PN
Центр затрат - заполняется автоматически данными
из PR
Статья затрат - заполняется автоматически данными
из PR
Проект - заполняется автоматически данными из PR
Состояние – заполняется автоматически, отражает
состояние документа
Товары
Дополнительно – указан автор документа,
необходимо заполнить Ответственного
20

21.

1. Создание документа PN
• Заполнение номенклатуры в документе PN
Через вкладку Товары добавляется номенклатура - материалы и услуги (можно указать как группу номенклатур,
так и список номенклатур). Номенклатура добавляется в список по кнопке «Добавить».
По умолчанию Товары заполняются номенклатурой из PR основания.
21

22.

1. Создание документа PN
• Сохранение документа PN
По кнопке «Записать» документ PN сохраняется и ему присваивается номер и состояние «Проект».
22

23.

2. Согласование документа PN
• Отправка документа PN на согласование
Для отправки документа PN на согласование необходимо нажать на команду «Отправить». Далее в открывшемся окне на «Перейти к
отправке». Откроется окно для старта процесса согласования, где необходимо запустить согласование по кнопке «Стартовать и закрыть».
23

24.

2. Согласование документа PN
• Контроль процесса согласования документа PN
Проследить процесс
согласования можно из
карточки документа по команде
«Процессы и задачи».
Либо через отчет «История
согласования» из списка
документов PR.
24

25.

2. Согласование документа PN
• Согласование документа PN
В рамках процесса согласования PN
согласующие лица могут согласовать
или отклонить документ, при
отклонении обязательно указание
комментария. Задачу согласования
можно найти на рабочем столе
системы (открывается при запуске
системы - «Задачи мне»).
По завершению процесса
согласования документ приобретает
статус «Согласован».
25

26.

2. Согласование документа PN
• Отмена процесса согласования документа PN
Для того, чтобы прервать процесс
согласования автору документа
необходимо пройти на вкладку
«Процессы и задачи» и провалиться в
процесс согласования.
В открывшемся окне кликнуть на
команду «Прервать», далее указать
причину прерывания процесса и
нажать на команду «Прервать
процесс».
26

27.

Заказ поставщику (OR)
27

28.

1. Создание документа Заказ поставщику
Документ Заказ поставщику создается в системе NPS2, подсистема «Закупки».
28

29.

1. Создание документа Заказ поставщику
• Заполнение документа Заказ поставщику
1. Вид заказа – из списка необходимо
выбрать «Непроизводственный»
2. PN – из списка выбирается документ
PN, на основании которого делается
Заказ поставщику
3. Поставщик – автоматически
подтягивается из PN, не редактируется
4. Соглашение – заполняется
автоматически после заполнения PN,
описывает условия закупок
5. Хоз. операция – заполняется
автоматически
6. Договор – заполняется автоматически
договором, указанным в PN
7. Склад - (для определения склада
приемки) заполняется только при
заказе товаров (используется
Непроизводственный склад)
8. Товары
9. Дополнительно – заполняются фин.
параметры документа
29

30.

1. Создание документа Заказ поставщику
• Заполнение номенклатуры в документе Заказ поставщику
На вкладке Товары по кнопке «Добавить» в список добавляется необходимая номенклатура (товары и услуги), в
одном заказе можно указать либо номенклатуру с типом «Материал», либо с типом «Услуга», смешанные
заказы сделать нельзя:
30

31.

1. Создание документа Заказ поставщику
• Заполнение фин. параметров в документе Заказ поставщику
1.
Менеджер – заполняется автоматически
сотрудником, создающим документ,
доступен к редактированию
2.
Подразделение – подтягивается из PN
3.
Контактное лицо поставщика, не
обязательно для заполнения
4.
Адрес доставки, не обязательно для
заполнения
5.
Автор документа
6.
Статья затрат - подтягивается из PN
7.
Проект - подтягивается из PN
8.
Информация для печати - комментарий,
выводится в печатную форму
9.
Валюта подтягивается автоматически из
договора, не редактируется
10. Налогообложение заполняется
автоматически, редактировать не нужно
31

32.

1. Создание документа Заказ поставщику
• Сохранение документа Заказ поставщику
После заполнения всех необходимых полей необходимо записать документ, далее «Провести и закрыть».
32

33.

2. Согласование документа Заказ поставщику
• Отправка документа Заказ поставщику на согласование
Для того, чтобы отправить документ Заказ поставщику на согласование, необходимо в списке документов выделить заказ и кликнуть на команду
«Документ» - «Отправить на согласование». Либо это можно сделать из формы документа. После отправки на согласование система выдаст сообщение
«Документ отправлен на согласование».
33

34.

2. Согласование документа Заказ поставщику
• Согласование документа Заказ поставщику
Документ «Заказ поставщику»
согласуется в системе PRO_SYS3.
В рамках процесса согласования
документа Заказ поставщику
согласующие лица могут согласовать
или отклонить документ, при
отклонении обязательно указание
комментария. Задачу согласования
можно найти на рабочем столе
системы (открывается при запуске
системы - «Задачи мне»).
После того как документ «Заказ
поставщику» будут согласован в
системе PRO_SYS3, в NPS2
автоматически изменится статус
документа на «Согласован».
34

35.

2. Согласование документа Заказ поставщику
• Заказ поставщику в PRO_SYS3_PROD_SA
В системе PRO_SYS3 «Заказ
поставщику» находится в
разделе Бюджет.
Через данный список можно
найти нужный документ.
35

36.

2. Согласование документа Заказ поставщику
• Контроль процесса согласования документа Заказ поставщику (происходит в системе PRO_SYS3)
Проследить процесс
согласования можно из
карточки документа по команде
«Процессы и задачи».
Либо через отчет «История
согласования» из списка
документов PR.
36

37.

Заказ на внутреннее
потребление
37

38.

1. Создание заказа
Документ создается в системе NPS2. Для создания заказа необходимо пройти в раздел Склад и доставка Заказы на внутреннее потребление и нажать кнопку «Создать».
38

39.

1. Создание заказа
Необходимые поля для заполнения:
1. Подразделение (заполнится по автору документа)
2. Хоз. операция – по умолчанию устанавливается «Списание на расходы»; если требуется выдача в индивидуальное
пользование (инструменты, СИЗ), то вид операции – «Передача в эксплуатацию»
3. Склад - Непроизводственные материалы
4. Комментарий (при необходимости)
39

40.

1. Создание заказа - заполнение списка номенклатуры
• После заполнения обязательных полей необходимо заполнить табличную часть Товары. Новую
номенклатуру можно добавить через кнопку Добавить, либо через кнопку Заполнить – Подобрать товары
(рекомендуется этот способ – можно оперативно смотреть складские остатки по выбранным товарам).
• Реквизит «Дата доставки» в табличной части обязателен к заполнению. Чтобы заполнить его для всех
текущих и будущих строк, в нижней части документа можно проставить галку «Отгружать одной датой»
• Статья списания заполнится автоматически
• После этого документ можно провести.
40

41.

2. Согласование документа Заказ на внутреннее потребление
• Отправка документа на согласование
Для того, чтобы отправить документ на согласование, необходимо выделить его в списке документов и кликнуть на команду «Документ» «Отправить на согласование». Либо это можно сделать из формы документа. После отправки на согласование система выдаст сообщение
«Документ отправлен на согласование».
41

42.

2. Согласование документа Заказ на внутреннее потребление
• Согласование документа
Документ согласуется в системе
PRO_SYS3.
В рамках процесса согласования
документа согласующие лица
могут согласовать или отклонить
его, при отклонении обязательно
указание комментария. Задачу
согласования можно найти на
рабочем столе системы
(открывается при запуске системы
- «Задачи мне»).
После того как документ будет
согласован в системе PRO_SYS3, в
NPS2 автоматически изменится
статус документа на
«Согласован».
42

43.

Договор
43

44.

1. Создание договора
Договор создается в системе PRO_SYS3. Для создания договора необходимо пройти в раздел Документы и
файлы - Внутренние документы и нажать кнопку Создать.
44

45.

1. Создание договора
Откроется модальное окно, где необходимо выбрать вид документа Договор (в папке Договор) и нажать
Создать.
45

46.

1. Создание договора
• Заполнение документа Договор
1.
Стороны договора
Наша организация заполняется по
умолчанию
Контрагент (в случае многостороннего
договора – несколько контрагентов)
2. Тип договора: Непроизводственный (заполняется по
умолчанию)
3. Фин. проект (opex\capex)
4. Цель договора выбирается из списка:
Закупка
Закупка (импорт)
Реализация
5. Сумма, с указанием валюты и НДС (значение сумм
автоматически подтягиваются при заполнении табличной
части «Товары и услуги»)
6. Срок действия договора, продление
7. Подразделение заказчика договора от нашей
организации
8. Заказчик - внутренний заказчик данной закупки
9. Условия поставки
10. Предмет документа – описание предмета закупки
11. Команда для добавления файлов
12. Комментарий - отображается у согласующего
13. Файлы вкладка для добавления и сохранения файлов
14. Товары и услуги
15. Условия оплаты
46

47.

1. Создание договора
• Заполнение номенклатуры в договоре
На вкладке Товары и услуги добавляется номенклатура. По команде «Добавить» – «Показать все»
открывается справочник Товары и услуги.
47

48.

1. Создание договора
• Заполнение условий оплаты в договоре
При заполнении условий оплаты необходимо выбрать являются ли они стандартными или нет.
Стандартные условия:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Вариант оплаты: «Кредит (после
отгрузки)» заполняется по умолчанию, не
корректируется
Срок (дней): 45 (календарные дни)/ 30
(рабочие дни)
% платежа: 100%
Сумма платежа
Учет отсрочки (календарные дни/рабочие
дни)
Валюта взаиморасчетов
Валюта оплаты
Оплата в иностранной валюте (да/нет)
Курс оплаты: ЦБ РФ/ЕЦБ/по кросс-курсу
Требуется указание гарантии (да/нет). При
значении «да» возможно указание
вариантов:
От поставщика
Для поставщика
Банковский счет - счет организации
Банковский счет контрагента
(необязательно к заполнению)
Комментарий к условиям оплаты
48

49.

1. Создание договора
• Заполнение условий оплаты в договоре (продолжение)
При заполнении условий оплаты необходимо выбрать являются ли они стандартными или нет.
Нестандартные условия:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Вариант оплаты: «Предоплата (до
отгрузки)» или «Кредит (после
отгрузки)»
Срок (дней)
% платежа
Сумма платежа
Учет отсрочки по (календарные
дни/рабочие дни)
Валюта взаиморасчетов
Валюта оплаты
Оплата в иностранной валюте
(да/нет)
Курс оплаты: ЦБ РФ/ЕЦБ/по кросскурсу
Требуется указание гарантии
(да/нет). При значении «да»
возможно указание вариантов:
От Поставщика
Для поставщика
Банковский счет – счет
организации
Банковский счет контрагента
Комментарий к условиям оплаты
49

50.

1. Создание договора
• Вложение файлов в договор
Для того, чтобы вложить в документ файлы, необходимо прежде записать документ, далее пройти на вкладку Файлы и
нажать «Добавить».
50

51.

2. Регистрация и процесс согласования договора
• Регистрация договора
Для того, чтобы зарегистрировать документ, необходимо нажать на команду «Зарегистрировать», после чего документу
присваивается регистрационный номер и дата. Если необходимо внести номер договора по нумерации от контрагента,
значение может быть задано (отредактировано) вручную.
51

52.

2. Регистрация и процесс согласования договора
• Отправка документ Договор на согласование
Оригинатор запускает процесс согласования из формы документа по команде «Отправить». Далее в открывшемся окне на «Перейти к
отправке». Откроется окно для старта процесса согласования, где необходимо запустить согласование по кнопке «Стартовать и закрыть».
52

53.

2. Регистрация и процесс согласования договора
Согласование документа Договор
В рамках процесса согласования PR
согласующие лица могут согласовать
или отклонить документ, при
отклонении обязательно указание
комментария. Задачу согласования
можно найти на рабочем столе
системы (открывается при запуске
системы - «Задачи мне»).
По завершению процесса согласования
документ приобретает статус
«Согласован».
53

54.

2. Согласование документа PR
• Контроль процесса согласования договора
Проследить процесс
согласования можно из
карточки документа по
команде «Процессы и
задачи».
Либо через отчет
«История согласования»
из списка «Внутренние
документы».
54

55.

2. Согласование документа договор
• Отмена процесса согласования документа Договор
Для того, чтобы прервать процесс
согласования автору документа
необходимо пройти на вкладку
«Процессы и задачи» и провалиться в
процесс согласования.
В открывшемся окне кликнуть на
команду «Прервать», далее указать
причину прерывания процесса и
нажать на команду «Прервать
процесс».
55

56.

2. Регистрация и процесс согласования договора
• Подписание Договора в системе
По завершению процесса согласования и отправки системой договора на подписание исполнитель (закупщик) видит задачу на своем
рабочем столе и последовательно выполняет следующие действия:
1.
Загружает скан-копии подписанного договора в систему
2.
Подтверждает подписание договора всеми сторонами в системе
После подписания бумажного документа всеми сторонами, простановки печатей и регистрационного номера он сканируется и
прикладывается в карточку документа. Такой файл фиксирует финальное состояние документа, и его вывод на печать может
использоваться вместо ксерокопирования бумажного оригинала.
56

57.

2. Регистрация и процесс согласования договора
• Подписание Договора в системе (продолжение)
Оригинатор (Закупщик) по факту получения
подписанного экземпляра заполняет
данные о подписании как с стороны нашей
организации, так и стороны контрагента:
Кем подписан
Признак подписания
Дата подписания
Далее оригинатор подтверждает выполнение задач
подписания на рабочем столе в системе.
57

58.

3. Продление и расторжение договора
• Продление договора
Система поддерживает 3 варианта продления договора:
1.
2.
3.
Не продлевается - для разовых хозяйственных
операций предусматривается данный вариант
Допускает продление – осуществляется через
создание ДС, связанного с основным договором
Автоматическое продление - для договоров,
которые продлеваются, если стороны не заявят об
обратном, предусмотрено несколько вариантов
автоматического продления: на месяц, на квартал,
на полугодие, на год, на неопределенный срок.
В случае автоматического продления система сама
определяет срок истечения договора и устанавливает
новый срок с учетом указанного варианта. Уведомление
об изменении срока договора отправляется
ответственному за договор по электронной почте.
58

59.

3. Продление и расторжение договора
• Расторжение договора
Расторжение договора – для её учета
используется реквизит «Расторгнут» в
карточке договора. При этом можно
указать, каким документом договор был
расторгнут (дополнительное соглашение,
решение суда и т. п.).
59

60.

4. Прочие договорные документы
На основании основного договора можно создать следующие виды
документов:
Дополнительное соглашение
Спецификация
Протокол согласования цен
Гарантийное письмо
Дополнение
Прайс-лист
Приложение
Для создания документов данного типа необходимо открыть
карточку договора основания и нажать «Создать на основании» –
Внутренний документ. Далее выбрать необходимый вид документа,
например, Дополнительное соглашение и кликнуть на «Создать».
60

61.

4. Прочие договорные документы
• Документы заполняются и отправляются на согласование
аналогично договору.
• Состав реквизитов документа и маршрут согласования такой
же, как и для основного договора.
• На уровне системы также задается связь для создаваемого
документа и основного договора, с учетом общей нумерации
(номер основного договора является частью номера
дополнительного документа).
61

62.

Отчёты
62

63.

1. Анализ бюджета по PR
Отчет Анализ бюджета по PR
формируется в системе PRO_SYS3,
подсистема Бюджет.
Данный отчет формируется по
конкретному документу PR,
показывает остаток PR на момент
формирования отчета.
Также через данный отчет можно
увидеть документы, созданные на
основании PR (в том числе и те,
которые находятся на согласовании)
и остаток по ним.
63

64.

2. Анализ бюджета по PN
Отчет Анализ бюджета по PN
формируется в системе PRO_SYS3,
подсистема Бюджет.
Данный отчет формируется по
конкретному документу PN,
показывает остаток PN на момент
формирования отчета.
Также через данный отчет можно
увидеть документы, созданные на
основании PN, которые находятся
на согласовании и сумму по ним.
64

65.

3. Сводный отчет по бюджету
Сводный отчет по бюджету
формируется в системе PRO_SYS3,
подсистема Бюджет.
Данный отчет показывает все
движения и списания по бюджету.
Можно задавать различные виды
отборов: по документу, по центру
затрат, про проекту, т.д.
65

66.

4. Отчет Анализ использования бюджета (финансы)
Отчет Анализ использования
бюджета формируется также
как и Сводный отчет по
бюджету, но с детализацией
по документам.
66

67.

Работа непроизводственного склада
67

68.

Приобретение материалов
68

69.

Оформление приобретения
Для материалов кладовщик самостоятельно формирует документ «Приобретение товаров и услуг»
(вводя его на основании «Заказа поставщику»), после чего передает документы бухгалтеру для проверки
и ввода счет-фактуры.
Документ «Заказ поставщику» должен быть в статусе «Согласован», он доступен в разделе «Закупки»,
подраздел «Закупки»
69

70.

Оформление приобретения
По данным заказа поставщику автоматически заполняются следующие реквизиты:
Хозяйственная операция «Закупка у поставщика»
Поставщик
Соглашение
Организация
Договор
Склад
Счет контрагента
70

71.

Оформление приобретения
Табличная часть приобретения также заполняется из заказа поставщику, в отдельной колонке
показывается цена из заказа, а фактическая цена и ставка НДС могут быть отредактированы:
После заполнения документ необходимо провести и закрыть
71

72.

Оформление приобретения
Для массовой обработки заказов поставщика и создания документов приобретения предлагается
использование рабочего места «Накладные к оформлению». Здесь возможно выбрать несколько
заказов и по одному нажатию кнопки «Оформить» создать по ним соответствующие приобретения:
72

73.

Поступление материалов
на склад
73

74.

Приёмка и размещение
Кладовщик должен сформировать следующие документы для фактической приемки и размещения на
ячейках склада:
• «Приходный ордер на товары» (на основании приобретения)
• «Отбор (размещение) товаров» (задание на размещение в ячейки по всей поступившей номенклатуре
или по отдельной части, независимо от конкретного документа поступления)
Фактическое поступление
товаров на склад
оформляется документом
«Приходный ордер на
товары» с
использованием рабочего
места «Приемка товаров
на склад» (раздел «Склад
и доставка», подраздел
«Ордерный склад», пункт
«Приемка»)
74

75.

Приёмка и размещение
Реквизиты и табличная часть товаров в ордере заполняются по данным приобретения, которое является его
основанием (значения могут быть скорректированы вручную):
75

76.

Приёмка и размещение
В табличной части для заполнения количества на основании приобретения используется команда «Заполнить»
76

77.

Приёмка и размещение
Список созданных ордеров доступен для отслеживания и обработки в нижней части интерфейса:
77

78.

Приёмка и размещение
Для дальнейшего размещения в конкретные ячейки склада используется вкладка «Размещение в ячейки».
Все неразмещенные товары представлены единым списком без привязки к документам поступления.
Документы размещения могут быть сформированы как по выбранной номерклатуре, так и по всему списку:
78

79.

Приёмка и размещение
Если в настройках адресного склада для ячеек указаны ограничения по размерности или по весу, система
автоматически распределит товар в соответствии с ограничениями, а в случае отсутствия свободных ячеек –
оставит часть товара с признаком «Разместить» до появления возможности размещения:
79

80.

Приёмка и размещение
В документе размещения товаров можно проконтролировать автоматическое расположение по ячейкам и
при необходимости внести изменения вручную:
80

81.

Выдача со склада
81

82.

Выдача материалов
Предварительно в документе «Заказ на внутреннее потребление» необходимо перевести выдаваемые
материалы в действие (статус) «Отгрузить». Для этого следует выделить все строки (например, нажав
комбинацию клавиш Ctrl+A) и нажать кнопку Обеспечение – Отгрузить
При этом в каждой строке заказа проставится соответствующее действие.
Если по какому-либо товару отсутствуют остатки на складе, система не позволит проставить действие
Отгрузить.
После этого документ можно провести.
82

83.

Выдача материалов
На основании согласованного документа «Заказ на внутреннее потребление» создается документ
«Внутреннее потребление», который осуществляет фактическое списание материала со склада.
83

84.

Выдача материалов
В табличной части товаров заполнение проводится через подбор товаров из заказа
84

85.

Выдача материалов
Далее необходимо создание дополнительных документов для списания материалов с ячеек
• Расходный ордер на товары
• Отбор (размещение) товаров
Процесс оформления отпуска товаров со склада с адресным хранением состоит из этапов:
1-й этап. Оформление документа Расходный ордер на товары по одному или нескольким распоряжениям на отгрузку с
указанием зоны отгрузки товаров. Для документа устанавливается статус К отбору.
2-й этап. Подготовка заданий на отбор товаров. При подготовке заданий можно ограничить их по объему, весу товаров,
рабочим участкам и т. д. В новом задании на отбор товаров устанавливается статус Подготовлено.
3-й этап. Печать заданий на сборку товаров и передача исполнителям для комплектации заказа. Можно распечатать
одно или несколько заданий для разных исполнителей. При передаче заданий исполнителям для задания
устанавливается статус В работе.
4-й этап. Сборка товаров исполнителями (комплектация). Указание количества собранных товаров в задании на сборку.
После того как собранный товар проверен, для задания на отбор товаров устанавливается статус Выполнено.
Выполнением задания является факт перемещения собранного товара в зону отгрузки.
5-й этап . Расходные ордера, по которым все товары отобраны из ячеек (или по которым больше отобрать не
получится), могут быть переведены в статус К отгрузке. При этом программа предложит уменьшить количество в
расходном ордере в соответствии с количеством, отобранным из ячеек.
6-й этап. Отпуск товаров заказчику. После отгрузки товаров в документе Расходный ордер на товары устанавливается
статус Отгружено.
85

86.

Выдача материалов
Для управления процессом выдачи в данном случае возможно использование рабочего места «Отгрузка
товаров со склада» (раздел «Склад и доставка», подраздел «Ордерный склад», пункт Отгрузка»), где можно
отследить документы «Внутреннее потребление», переданные в работу и создать по ним необходимые
ордера (как по одному распоряжению, так и по нескольким).
86

87.

Выдача материалов
На следующей вкладке формируется отбор из ячеек склада
После формирования данных документов процесс выдачи с ордерного склада окончен.
87

88.

Инвентаризация
88

89.

Общая схема
Все проблемы в складском учете
рекомендуется устранять путем проведения
инвентаризации товаров, а не исправлением
документов задним числом.
Процесс инвентаризации на складе состоит
из следующих этапов:
выдача задания на пересчет товаров;
пересчет товаров в соответствии с
заданием;
фиксация результатов пересчета товаров;
оформление выявленных излишков,
недостач и порчи товаров в финансовом
учете.
89

90.

Процесс с выполнением пересчета материалов
Документы инвентаризации доступны в разделе «Склад и доставка», подраздел «Излишки, недостачи,
порчи». Для организации пересчета товаров предусмотрен документ «Пересчет товаров».
90

91.

Процесс с выполнением пересчета материалов
Пересчет осуществляется на уровне склада/помещения или по ячейкам – это зависит от выбранного
типа хранения. При формировании документа можно произвести отбор номенклатуры по складу,
помещению, характеристике, складской группе и т. д.
Если пересчет товаров ведется на складе (помещении) с адресным хранением товаров в ячейках (в
Елабуге), то дополнительно для каждого товара в документе пересчета будет показана ячейка адресного
хранения.
При помощи документа «Пересчет товаров» есть возможность решить следующие задачи:
зарегистрировать фактическое и учетное количество товаров;
зарегистрировать отклонения фактического количества от учетного количества товаров.
Для адресного склада Елабуги документ должен вестись с учетом следующих статусов:
Подготовлено – выполняется подбор товаров к пересчету;
В работе – отражается процесс фактического пересчета товаров на складе. Задание на пересчет
представлено в виде печатной формы;
Внесение результатов – отражается фактическое количество товаров, полученное по результатам
пересчета на складе. Если в процессе пересчета товаров не было выявлено никаких расхождений, то
фактическое количество заполняется равным учетному;
Выполнено – регистрируется завершение пересчета товаров на складе.
91

92.

Процесс с выполнением пересчета материалов
На адресном складе процесс пересчета невозможен, если есть невыполненные задания на отбор и
размещение товаров. Также не рекомендуется создавать задания на момент проведения инвентаризации
товаров. Пересчет товаров на адресном складе выполняется только по ячейкам.
По результатам выявленных излишков, недостач и порчи товаров оформляются складские акты. При
проведении документа «Пересчет товаров» в статусе «Выполнено» изменяются фактические остатки
товаров на складе. В этом случае система контролирует, чтобы по всем выявленным расхождениям были
оформлены складские акты.
92

93.

Процесс с выполнением пересчета материалов
В дальнейшем по документу формируется отчет «Неоформленные недостачи и излишки»
93

94.

Процесс без выполнения пересчета материалов
Отразить выявленные излишки, недостачи, порчи и пересортицы товаров можно и без использования
документа «Пересчет товаров». Например, в том случае, если материал необходимо списать по причине
его плохого качества, материал потерян при перевозке и т. д.
Если в процессе оперативной работы на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние»
товары, то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков,
недостач, порчи и пересортицы товаров.
Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров
является изменение фактических остатков товаров на складах.
94

95.

Процесс без выполнения пересчета материалов
Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на
складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на
склад – изменяет фактические остатки товаров на складе;
Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на
складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада
– изменяет фактические остатки товаров на складе;
95

96.

Процесс без выполнения пересчета материалов
Ордер на отражение пересортицы – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе
фактов пересортицы товаров. В дальнейшем на основании данных об обнаруженной пересортице товаров
оформляется финансовый документ «Пересортица товаров».
Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на
складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара.
96