Базы данных Access 2007 (часть 1)

1.

БАЗЫ ДАННЫХ.
ACCESS 2007

2.

Базы данных
• База данных (БД) – это хранилище
данных о некоторой предметной
области, организованное в виде
специальной структуры.
Основные задачи:
Обеспечение хранения в БД всей необходимой
информации.
Обеспечение возможности получения данных по
всем необходимым запросам.
Сокращение избыточности и дублирования
данных.
Обеспечение целостности данных (правильности
их содержания): исключение противоречий в
содержании данных, исключение их потери и т.д.

3.

Типы баз данных
табличные БД
данные в виде одной таблицы
сетевые БД
набор узлов, в котором каждый может
быть
связан с каждым.
иерархические БД
в виде многоуровневой структуры
реляционные БД (99,9%)
набор взаимосвязанных таблиц

4.

Табличные БД
Модель – картотека
Петров Вася
Суворовский пр., д. 32, кв. 11
275-75-75
Примеры:
• записная книжка
• каталог в библиотеке
поля
записи
Фамилия
Имя
Адрес
Телефон
Петров
Вася Суворовский пр., д. 32, кв. 275-75-75
11
Иванов
Дим
а
Кирочная ул., д.25, кв.12
276-76-76
самая простая структура
во многих случаях – дублирование данных:
А.С. Пушкин Сказка о царе Салтане
20 стр.
А.С. Пушкин Сказка о золотом петушке
12 стр.

5.

Сетевые БД
Сетевая БД – это набор узлов, в которых каждый
может быть связан с каждым (схема дорог).
Старые Васюки
Средние Васюки
А
Г
Васюки
Новые Васюки
Б
В
лучше всего отражает структуру некоторых
задач (сетевое планирование в экономике)
сложно хранить информацию о всех
связях
запутанность структуры

6.

Иерархические БД
Иерархическая БД – это набор данных в виде
многоуровневой структуры (дерева).
Рабочий
стол
Мои
документы
Моя
музык
а
Мои
рисунк
и
Мой
компьютер
Мои
видеозаписи
A:
С:
D:
Сетевое
окружение
Учебники Задания
Рисунки

7.

Иерархические БД
Приведение к табличной форме:
Продавец
Товар
Модель
Иван
Монитор
Sony
S93
$306
Иван
Монитор
Sony
X93B
$312
Иван
Монитор
Phillips
190 B5 CG
$318
Иван
Монитор
Samsung
SyncMaster 193P $452
Изготовитель
Цена
…
дублирование данных
при изменении значения поля (например,
адреса фирмы) надо менять его во всех
строках
нет защиты от ошибок ввода оператора
(Phillips-Philips) - лучше было бы выбирать из

8.

Реляционные БД
Реляционная база данных – это набор простых таблиц,
разбитых на строки и столбцы, на пересечении
которых
находятся данные, между которыми
установлены связи (отношения) с помощью числовых
кодов.
Сводная ведомость
Дисциплина
Студент
Оценка
Дата сдачи
Информатика
1
зачет
24.12.2009
Математика
2
Отл.
Математика
3
Информатика
4
Студенты
Фамилия
Год
рожд
Группа
16.12.2009
Алферова
1990
103
зачет
29.06.2010
Маркелов
1991
103
Хор.
2.07.2010
Сафина
1989
103
Преподаватели
Фамилия
Предмет
Данчул
Математика
Павлов
Информатика
Сафонова
Математика

9.

Запись – строка таблицы, описывает один экземпляр из
множества объектов.
Поле – столбец таблицы, содержит свойство (атрибут) объекта.
Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой, дата, и
др.) и значение.
Записи (строки)
Поля (столбцы). В полях хранятся различные типы данных
Сотрудники
Отдел
Комната
Телефон
Иванов С.М.
Маркетинг
21
45-43
Кузнецова Л.И.
Доставка
13
21-56
Васин Г.Н.
Бухгалтерия
43
37-33
Яковлева Н.К.
Бухгалтерия
42
37-48
Иванов П.В.
Маркетинг
21
45-47
Суханова О.А.
Канцелярия
10
01-12
Аристова Т.Е.
Бухгалтерия
43
37-33

10.

MS Access– это система управления
реляционными базами данных
MS Access работает со следующими объектами:
Таблицами;
Формами;
Запросами;
Отчетами;
Макросами;
Модулями.
Все объекты содержатся в одном файле с
расширением *. accdb

11.

Интерфейс СУБД ACCESS 2007-2010
Вкладки для
выбора режима
работы
Панель инструментов при
работе с вкладкой «Работа с
таблицами»
Вкладки для
работы с
различными
объектами
Поле для просмотра,
редактирования и создания
объекта
Область
навигации –
список
объектов
Строка в
таблице кортеж

12.

Объекты базы данных Access
ФОРМА. Этот объект предназначен для
ввода и вывода данных, а также для
управления работой приложения.
Отчеты
Внешний вид
данных, извлекаемых из
таблиц или запросов, определяется
формами. С помощью форм можно
запускать макросы или процедуры
Visual Basic.
МАКРОС. Этот объект
ОТЧЕТЫ - это объект БД,
предназначенный для
Формы
форматирования,
вычисления, печати и
обобщения выбранных
данных. Отчет можно
просматривать на экране
Таблицы
ЗАПРОС. Это объект,
Таблицы
представляет
собой
Таблицы
Макросы
Запросы
обеспечивающий
структурированное описание
настраиваемый вывод данных
одного или нескольких
из одной или нескольких
действий, которые
таблиц. Имеется возможность
необходимо выполнить в
создавать запросы на выборку,
качестве реакции на
обновление, вставку и удаление
определенные события.
МОДУЛЬ. Модули
Это объект, содержащий
данных.
СТРАНИЦЫ. Объекты БД, которые
Страницы
пользовательские процедуры, написанные
позволяют публиковать данные на
на языке Visual Basic. Модули обеспечивают
веб-страницах в корпоративной сети
выполнение функций из любого места
организации.
приложения, или могут быть связаны с
конкретной формой.

13.

Таблицы в MS Access
Таблица является базовым объектом.
Вся информация находится именно в таблицах. Все
остальные объекты – производные, и являются
правилами, по которым преобразуется информация
из таблиц.
Любая таблица может быть представлена в двух
видах:
В режиме конструктора. В этом режиме для каждого
поля указывается название, тип и выбирается
ключевое поле.
В оперативном режиме. В этом режиме выполняется
ввод, редактирование и просмотр записей таблицы.

14.

Таблица – базовый объект в Access
ТАБЛИЦА - это объект, используемый для непосредственного
хранения данных. Каждая таблица содержит сведения об
определенном предмете.
Записи (строки)
Поля (столбцы). В полях хранятся различные типы данных
Сотрудники
Отдел
Комната
Телефон
Иванов С.М.
Маркетинг
21
45-43
Кузнецова Л.И.
Доставка
13
21-56
Васин Г.Н.
Бухгалтерия
43
37-33
Яковлева Н.К.
Бухгалтерия
42
37-48
Иванов П.В.
Маркетинг
21
45-47
Суханова О.А.
Канцелярия
10
01-12
Аристова Т.Е.
Бухгалтерия
43
37-33

15.

В таблицах отображаются сущности –
множества абстрактных или реальных
объектов, обладающих общими
характеристиками (атрибутами и связями).
В записях отображаются экземпляры
сущности.
В полях отображаются атрибуты сущности.
В ячейках – значения атрибутов экземпляров
сущности.

16.

Режимы создания таблиц в СУБД Access
Режим
Конструктор
Режим Таблица

17.

Характеристика типов данных БД Access
Составив список полей для всех таблиц, необходимо выбрать тип данных
для каждого поля.
Тип данных — это свойство, определяющее, что можно ввести в поле, а
что — нет.
Тип данных
Использование
Размер
Текстовый (Text)
Алфавитно-цифровые данные
До 255 байт
Поле МЕМО (Memo)
Абзацы, тексты, предложения, таблицы
кодировок с символами
Не более 65535
символов
Числовой (Number)
Определяет вид числа целое или с
десятичной точкой после запятой
8 /16 байт
Дата/время (Date/time)
Используется для хранения календарных дат
или значений времени
8 байт
Счетчик (AutoNumber)
Специально предназначен для
автоматической генерации первичного ключа
4 байта
Поле объекта OLE (Ole
Object)
Позволяет хранить такие сложные данные,
как рисунки, звуковые файлы, диаграммы
До 2 Гбайт
Логический (Boolean)
Используется для хранения значений вида
«истина/ложь»
1 бит

18.

Начало работы
18
Пуск – Программы – Microsoft Office –
Microsoft Access 2007
создание
новой базы
данных
шаблоны
последние
документы
открыть базу
с диска

19.

Объекты базы данных
выбрать
другое
2×ЛКМ
19

20.

Схема данных
ЛКМ
таблица
20
ключевое поле
связь «1- »
Удалить связь: ЛКМ + Delete.
Создать связь: перетащить нужное поле на
соответствующее поле второй таблицы.

21.

Работа с таблицами
область
2xЛКМ
выделения
21
поля
текущее
поле
текущая
запись
записи
номер текущей
записи
новая
запись
на 1-ую
запись
предыдущая
запись
последняя
последн
запись
яя
запись
следующая
запись
новая
запись

22.

Создание таблиц (ввод данных)
2xЛКМ
поле-счетчик
ввод
значения
22

23.

Создание таблиц (шаблоны)
23

24.

Создание таблиц (импорт)
24
TXT-файлы
XML-файлы
другие форматы

25.

Конструктор таблиц
25

26.

Конструктор таблиц
ключ
текущее
поле
ПКМ
26
тип поля (выбор
из списка)
свойства
текущего поля

27.

Свойства полей
Размер поля: байт, целое, вещественное, …
Формат поля: как выводить на экран.
Маска ввода: шаблон (ввод телефона).
Подпись: как называется столбец при выводе на экран;
можно использовать скобки, знаки и т.д.
(«Население, млн. чел.»)
Значение по умолчанию (вписывается автоматически).
Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).
Сообщение об ошибке
(«Возраст должен быть > 18 лет!»)
Обязательное поле (да/нет)
Индексированное поле (да/нет)
27

28.

Конструктор таблиц
режимсделать поле
таблицыключевым
28
изменить
индексы

29.

Подстановки
Цель: сделать защиту от ошибок ввода.
Решение: выбор из списка = поле подстановки
Варианты:
• заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
• из другой таблицы (выбор названия фирмы)
29

30.

Мастер подстановок
30