4.08M

Category:

database

Базы данных. Access 2007

1. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Работа с таблицами
Проектирование таблиц
Формы
Макросы
Запросы
Отчеты

2. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 1. Работа с таблицами

3.

Базы данных Access (Microsoft Office)
Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb),
все в одном файле
Состав:
• таблицы
• формы – диалоговые окна для ввода и
редактирования данных
• запросы – обращения к базе данных для выбора
нужной информации или изменения базы
• отчеты – документы для вывода на печать
• макросы – средства автоматизации работы
• модули – дополнительные процедура на языке
Visual Basic
3

4.

4
Начало работы
Пуск – Программы – Microsoft Office –
Microsoft Access 2007
создание
создание
новой
новой базы
базы
данных
данных
шаблоны
шаблоны
последние
последние
документы
документы
открыть
открыть базу
базу
сс диска
диска

5.

Объекты базы данных
выбрать
выбрать
другое
другое
2×ЛКМ
2×ЛКМ
5

6.

6
Схема данных
ЛКМ
ЛКМ
таблица
таблица
ключевое
ключевое поле
поле
связь
связь «1- »
«1- »
Удалить связь: ЛКМ + Delete.
Создать связь: перетащить нужное поле на
соответствующее поле второй таблицы.

7.

7
Работа с таблицами
область
область
2xЛКМ
2xЛКМ
выделения
выделения
поля
поля
текущее
текущее
поле
поле
текущая
текущая
запись
запись
записи
записи
номер
номер текущей
текущей
записи
записи
новая
новая
запись
запись
на
на 1-ую
1-ую
запись
запись
предыдущая
предыдущая
запись
запись
последняя
последн
последняя
последн
запись
яя
запись
яя
запись
запись
следующая
следующая
запись
запись
новая
новая
запись
запись

8.

8
Сортировка и поиск
Сортировка по текущему полю (столбцу):
по возрастанию
по убыванию
сброс
Поиск и замена:
текущее
текущее
поле
поле или
или все
все
поля
поля
целиком,
целиком,
сс любой
любой частью,
частью,
сс началом
началом
всё,
всё, вверх,
вверх, вниз
вниз

9.

Фильтрация
Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих
некоторому условию (фильтру).
Остальные записи временно скрываются, пока фильтр
не будет снят.
9

10.

Фильтр по выделенному
10
1. Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста.
2. Щелкнуть по кнопке
3. Снятие фильтра
.
.

11.

11
Сложная фильтрация
Сложные условия
одновременно
одновременно
(операция
(операция И)
И)
точное
точное
совпадение
совпадение
новое
новое условие,
условие,
связанное
связанное через
через ИЛИ
ИЛИ
применить/сбросить фильтр
Расширенный фильтр – можно
• переставлять столбцы
• выводить не все столбцы
• устанавливать порядок сортировки
начинается
начинается
сс буквы
буквы «С»
«С»

12.

Установка/снятие пароля
12

13.

Служебные операции
13

14. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 2. Проектирование таблиц

15.

Создание таблиц (ввод данных)
2xЛКМ
2xЛКМ
поле-счетчик
поле-счетчик
ввод
значения
15

16.

Создание таблиц (шаблоны)
16

17.

17
Создание таблиц (импорт)
TXT-файлы
XML-файлы
другие
форматы

18.

Конструктор таблиц
18

19.

19
Конструктор таблиц
ключ
ключ
текущее
текущее
поле
поле
ПКМ
ПКМ
тип
тип поля
поля (выбор
(выбор
из
из списка)
списка)
свойства
свойства
текущего
текущего поля
поля

20.

Свойства полей
Размер поля: байт, целое, вещественное, …
Формат поля: как выводить на экран.
Маска ввода: шаблон (ввод телефона).
Подпись: как называется столбец при выводе на экран;
можно использовать скобки, знаки и т.д.
(«Население, млн. чел.»)
Значение по умолчанию (вписывается автоматически).
Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).
Сообщение об ошибке
(«Возраст должен быть > 18 лет!»)
Обязательное поле (да/нет)
Индексированное поле (да/нет)
20

21.

21
Конструктор таблиц
режим
сделать
режим
сделать поле
поле
таблицы
таблицыключевым
ключевым
изменить
изменить
индексы
индексы

22.

22
Индексы
Primary
Primary Key:
Key:
ключ
ключ таблицы
таблицы
выбор
выбор поля
поля из
из
списка
списка
ПКМ
ПКМ
название
название
индекса
индекса
свойства
свойства
индекса
индекса

23.

Подстановки
Цель: сделать защиту от ошибок ввода.
Решение: выбор из списка = поле подстановки
Варианты:
• заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
• из другой таблицы (выбор названия фирмы)
23

24.

Мастер подстановок
24

25. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 3. Формы

26.

26
Формы
Форма – это диалоговое окно для
• просмотра и редактирования данных
• ввода новых записей
• управления ходом работы (кнопки)
• вывода вспомогательной информации
Создание форм:
разные
разные способы
способы
создания
создания форм
форм
источник
источник
данных
данных

27.

Форма (на одну запись)
переход
переход по
по
записям
записям
27

28.

Ленточная форма
28

29.

Разделенная форма
29

30.

Режимы работы с формами
Режим формы – просмотр и
редактирование данных.
Режим макета – просмотр данных,
изменение оформления,
перемещение элементов.
Конструктор – изменение структуры и
оформления, добавление новых
элементов, …
30

31.

31
Конструктор форм
заголовок
заголовок
формы
формы
изменение
изменение
размеров
размеров
область
область
данных
данных
примечание
примечание
формы
формы

32.

Свойства формы и ее элементов
или ПКМ – Свойства
выбор
выбор
элемента
элемента
32
Макет = оформление
Данные: источник
(таблица или
запрос), фильтр,
сортировка
События:
• клавиши, мышь
• открытие, закрытие
• изменение записи

33.

Некоторые свойства формы (Макет)
подпись
подпись
изменяема
изменяема
яя граница
граница
(да/нет)
(да/нет)
область
область
выделения
выделения
(да/нет)
(да/нет)
кнопки
кнопки перехода
перехода
(да/нет)
(да/нет)
33

34.

Свойства элементов
Макет
• размеры
• оформление
• полосы прокрутки
Данные:
• название поля таблицы
• маска ввода (телефон)
• значение по умолчанию
• условие на значение
• сообщение об ошибке
События:
• клавиши, мышь
• изменение значения
Другие:
• всплывающая подсказка
34

35.

35
Связанные элементы
надпись
надпись (текст
(текст
можно
можно менять)
менять)
независимое
независимое
перемещение
перемещение
щелкнуть
щелкнуть
внутри,
внутри, чтобы
чтобы
изменить
изменить
текст
текст
щелкнуть
щелкнуть на
на
рамке,
рамке, чтобы
чтобы
выделить
выделить
элемент
элемент
поле
поле (название
(название
поля
поля таблицы)
таблицы)
маркеры
маркеры
(изменение
(изменение
размеров)
размеров)

36.

Группировка по столбцам (макет)
переместить
переместить
весь
весь столбец
столбец
общая
общая
граница
граница
«Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить
Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец
36

37.

Оформление элементов
Выделение элементов:
• ЛКМ на рамке элемента
• + Shift = выделить несколько элементов
условное
форматирование
толщина, стиль и цвет
контура
37

38.

Добавление новых полей
перетащить
38

39.

Добавление новых элементов
39
Рисунок
Свободная рамка объекта (объект редактируется)
Гиперссылка
Присоединенная рамка объекта (объект из базы)
Подчиненная форма
Разрыв страницы

40. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 4. Макросы

41.

Макросы
Макрос – это набор макрокоманд.
Макрокоманда описывает действие, которое надо
выполнить в определенной ситуации:
• открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм
• выполнение запроса
• установка значений полей
• поиск данных
• печать данных
• сообщения пользователю
Событие (для запуска макроса)
• действия пользователя (клавиатура, мышь)
• внутреннее событие (открытие и закрытие формы
изменение записи и т.д.)
41

42.

42
Простой макрос
ЛКМ
ЛКМ
ЛКМ

43.

43
Макросы
ЛКМ
ПКМ
ЛКМ

44.

Конструктор макросов
44

45.

45
Использование макросов
• AutoExec – выполняется автоматически
при открытии базы
• назначение событиям
выбрать
выбрать имя
имя
макроса
макроса из
из
списка
списка

46.

Группы макросов
Конструктор – Имена макросов
• Запуск
Макрос1: QQQ
Макрос1: MMM
Макрос1
только первая группа
46

47.

Условное выполнение
Конструктор – Условия
47

48. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 5. Запросы

49.

49
Запросы
«Ну и запросы у вас!» - сказала
база данных и «повисла».
(Фольклор)
Запрос – это обращение к СУБД для
выполнения каких-либо операций с данными.
Типы запросов:
• выборка (отбор нужной информации)
• создание таблицы
• обновление (изменение данных)
• добавление записей
• удаление записей
•…

50.

Запрос и фильтрация
Дополнительные возможности запросов:
• отбор информации из нескольких связанных
таблиц
• вывести не все столбцы
• вычисляемые поля (общая стоимость)
• итоговые расчеты (сумма, среднее)
• можно сохранить в базе много разных
запросов
• служат основой для других запросов и
отчетов
50

51.

Создание запросов
Мастер: режим «вопрос-ответ»
Конструктор: полностью вручную
51

52.

Мастер запросов
52

53.

Запуск запроса
22 xx ЛКМ
ЛКМ
53

54.

Конструктор
ПКМ
ПКМ
54

55.

55
Конструктор
все
все
поля
поля
••по
по возрастанию
возрастанию
••по
по убыванию
убыванию
••отсутствует
отсутствует
фильтр
фильтр
таблица
таблица
(ПКМ
(ПКМ –– Добавить
Добавить
таблицу)
таблицу)
перетащить
перетащить
ЛКМ
ЛКМ

56.

56
Работа со столбцами
перетащить
перетащить
(ЛКМ)
(ЛКМ)
ПКМ:
ПКМ:
•• вырезать
вырезать
•• копировать
копировать
•• вставить
вставить
•• свойства
свойства
выделить
выделить
(ЛКМ)
(ЛКМ)

57.

57
Условия отбора
Совпадение
Шаблон
* любое количество любых символов
? один любой символ
Неравенство
# любая цифра

58.

Построитель выражений
58
ПКМ
ПКМ
Forms – формы
Reports – отчеты
Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB)
Константы: пустая строка, Истина, Ложь
Операторы: + - * / < > <= >= = <> Not And Or Xor
Общие выражения – время, дата, нумерация страниц

59.

59
Вычисляемые поля
!!
Все
Вседанные,
данные, которые
которыеможно
можновычислить,
вычислить, не
не
должны
должны храниться
храниться вв таблицах!
таблицах!
•• ввести
ввести Цена*Количество
Цена*Количество
Выражение1:
Выражение1:
[Цена]*[Количество]
[Цена]*[Количество]
•• заменить
заменить Выражение1
Выражение1 на
на Сумма
Сумма
или
или ПКМ
ПКМ -Построить
Построить

60.

Вычисляемые поля
Задача: отобрать все заказы за 2007 год.
•• ввести
ввести Year(Дата)
Year(Дата)
Выражение1:
Выражение1: Year([Дата])
Year([Дата])
•• заменить
заменить Выражение1
Выражение1 на
на
Год
Год
60

61.

Запросы с параметрами
Задача: вводить числовые данные для фильтра
не в конструкторе, а при выполнении запроса.
Пример: «Какой суммой Вы располагаете?»
Любая
Любая неизвестная
неизвестная
строка
строка вызывает
вызывает
запрос
запрос
61

62.

Виды запросов
62
• выборка
• создание таблицы
• добавление в существующую таблицу
• обновление (изменение данных)
• перекрестный запрос (сколько заработал
каждый по месяцам)
• удаление записей
• итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)

63.

Режим SQL
SQL = Structured Query Language
(язык структурных запросов)
63

64. БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007

Тема 6. Отчеты

65.

Отчеты
65
Отчет – это документ, содержащий информацию
из базы данных и предназначенный для вывода
на печать.
Источник данных – таблица или запрос,
несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

66.

66
Создание отчетов
таблица
таблица
или
или запрос
запрос
(ЛКМ)
(ЛКМ)
простой отчет
конструктор
пустой отчет
мастер отчетов

67.

Режимы просмотра отчета
67
Представление отчета
(без разбивки на страницы)
Предварительный просмотр
(как на печати, по страницам)
Режим макета (можно менять
оформление)
Конструктор (добавление новых
элементов)

68.

Предварительный просмотр
на печать
готовые варианты
размер бумаги
ручная настройка
68

69.

Конструктор отчетов
=Date()
=Date()
=Time()
=Time()
="Страница
="Страница "" &
& [Page]
[Page] &
& "" из
из "" &
&
[Pages]
[Pages]
Заголовок отчета
– один раз в начале отчета.
Верхний колонтитул – в начале каждой страницы.
Область данных
– информация из БД.
Нижний колонтитул – в конце каждой страницы.
Примечание отчета – один раз в конце отчета.
69